Transcript Dokumenthantering hos kommunala bolag

Dokumenthantering hos
kommunala bolag –
Rätt från början!
Hösten 2014
Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Linköpings stadsarkiv
[email protected], tel. 013-26 30 22
1
2014-11-07
Dokumenthantering
Agenda
•
Varför ska hålla ordning på våra allmänna handlingar?
•
Kort om offentlighet/sekretess
•
Diarieföring
•
Arkivering
2
2014-11-07
Dokumenthantering
Kort om stadsarkivet
• Lokaler i Stifts- och landsbiblioteket på Östgötagatan
• Tre verksamhetsområden:
- Bevara och vårda
- Tillgängliggöra arkiven
- Verkställa tillsyn
3
2014-11-07
Dokumenthantering
Lagar som styr dokumenthanteringen
i offentlig verksamhet
Tryckfrihetsförordning
Offentlighets- och sekretesslagen
Arkivlag
Arkivförordning
Förvaltningslag
Kommunal redovisningslag
Linköpings kommuns arkivreglemente
Aktiebolagslag
Bokföringslag
4
2014-11-07
Dessutom för bolag
Dokumenthantering
Varför ska vi hålla ordning på våra
handlingar?
För medborgarnas skull:
Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del av allmänna handlingar
(med vissa undantag som regleras i lag)
För vår egen skull:
Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och handlingar som finns,
så kan vi inte heller bedriva någon effektiv verksamhet
5
2014-11-07
Dokumenthantering
Vad är en handling
•
Ett fysiskt medium som bär information
•
En form för att lagra och bevara upplysningar
6
2014-11-07
Dokumenthantering
Allmän handling
= det allmännas handlingar
= inte privata handlingar
Lagen säger att en handling är allmän om den:
• Inkommen till
• eller upprättad på
• och förvarad hos myndighet
7
2014-11-07
Dokumenthantering
Inkommen
•
Passerat en myndighetsgräns (även ut)
•
Brev, fax:
Anlänt till myndighetens lokal
eller
till behörig tjänsteman eller politiker
•
Elektronisk handling:
Gjorts tillgänglig för myndigheten
•
Anbud:
Vid anbudsöppningen
8
2014-11-07
Dokumenthantering
Upprättad
•
Färdigställts vid myndighet
•
När ärendet slutbehandlats
•
Tre slag av upprättade handlingar:
- expedierats (skickats)
- inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende
- handling som justerats
Exempel:
•
Diarium, journal, register: när det är klart vid införing
•
Dom: när den avkunnas
•
Protokoll: när det justerats
9
2014-11-07
Dokumenthantering
Förvarad
(TF 2 kap 3 §)
Förvarad (ej enbart på arbetsplatsen) hos myndighet
En upptagning är att anses som förvarad hos myndighet om
upptagningen är tillgänglig med tekniska hjälpmedel.
10
2014-11-07
Dokumenthantering
Varför bevara handlingar?
arkiveringen startar när handlingen kommer in
och inte i slutet av processen
•
Offentlighetsprincipen
- En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle
•
Verksamhetsnytta
- Rätt information vid rätt tillfälle
- Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut
•
Rättssäkerhet
- Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge
•
Forskning och kulturarv
- Arkivet är en del av det nationella kulturarvet
11
2014-11-07
Dokumenthantering
Arkivbeskrivning
Beskrivning av myndighetens organisation och verksamhet,
för att underlätta sökandet i arkivet
Enligt:
- OSL ska en "Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar"
- Arkivlagen ska varje myndighet upprätta en "Arkivbeskrivning”
12
2014-11-07
Dokumenthantering
Dokumenthanteringsplaner
•
Redovisar vilka allmänna handlingar som finns
•
Var handlingarna förvaras
•
Anger hur arkivering ska göras
•
Anger om de ska bevaras eller gallras
•
Inga allmänna handlingar får gallras (förstöras) utan ett gallringsbeslut
•
Antagen av styrelsen
•
Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med
stadsarkivet
13
2014-11-07
Dokumenthantering
Dokumenthanteringsplaner
•
Redovisar vilka handlingar som finns
•
Var handlingarna förvaras
•
Anger hur arkivering ska göras
•
Anger om de ska bevaras eller gallras
•
Allmänna handlingar får endast gallras (förstöras) om
ett gallringsbeslut finns
•
Antagen av styrelsen
•
Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med
stadsarkivet
14
2014-11-07
Offentlighets- och sekretesslag
Organiserad så att:
• Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt
• Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial
• Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls
5 kap
handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar
(dvs. diarieföring)
• Registreringen ska ske utan dröjsmål.
15
2014-11-07
Dokumenthantering
OSL forts.
• I registret ska framgå:
•
•
•
•
Datum
Diarienummer
Avsändare/Mottagare *
Ärendemening*
* får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess
16
2014-11-07
Dokumenthantering
OSL forts.
Om en uppgift är sekretessbelagd hos en myndighet,
så följer sekretessen med till arkivmyndigheten
19 kap
1 § Myndighetens affärsverksamhet rörande uppgifter
om affärs- eller driftförhållanden har en sekretess på 20 år
17
2014-11-07
Dokumenthantering
Diarieföring
•
Kallas registrering i lagtext
•
Ekonomi- och personalsystem är en annan typ av registrering
(ordet diarieföring används till ärendehantering)
•
Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar
kan hållas ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att
bläddra i)
•
Inom Linköpings kommun används W3D3
18
2014-11-07
Dokumenthantering
Vad ska diarieföras?
Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser.
- Är det en inkommande handling från allmänhet, företag,
organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd
eller annat kontor inom kommunen som kan
föranleda beslut, yttrande eller förslag?
- Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till
nämnd/styrelse eller expedieras (skickas någon annanstans).
- Är det sekretessbelagd information?
- Är det ett avtal eller kontrakt?
- Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit?
- Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex.
policydokument?
-Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller
sorteringsordning?
19
2014-11-07
Dokumenthantering
Vad behöver inte diarieföras?
• Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten?
Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver
inte diarieföras.
• Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis?
•Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram?
•Handling som registreras i annat system?
20
2014-11-07
Dokumenthantering
Vad ska inte diarieföras?
•Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska
arkiveras är ingen allmän handling)?
•Är det brev till fackligt ombud?
•Är det ett privat brev till en anställd?
•Är det biblioteksförvarat material?
21
2014-11-07
Dokumenthantering
Förvaltningslagen
•
Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt
•
Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal
varje helgfri dag i två timmar
22
2014-11-07
Dokumenthantering
Inför avslut och arkivering av ärende
När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren.
Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar
som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut.
Rensa bort:
- utkast och kladdar
- dubblettkopior
- minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift
- trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet.
Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling!
23
2014-11-07
Dokumenthantering
Arkivbeständigt skrivmaterial
§ 5 Använda arkivbeständiga skrivmaterial till arkivhandlingar
Åldringsbeständigt
papper
= skrivarpapper
Svenskt
Arkiv-papper
till protokoll
Svenskt Arkiv
- bläckpennor
Kopiatorer
och skrivare
Enkelsidig utskrift
24
2014-11-07
Dokumenthantering
Undvik vid arkivering
25
2014-11-07
Dokumenthantering
Skydda de handlingar som ska bevaras
med hjälp av godkända förvaringsmedel
Finns att beställa hos stadsarkivet,
Ronny Andersson, 013-20 65 34
26
2014-11-07
Dokumenthantering
Skydd genom godkända arkivlokaler
•
Inte förstöras vid brand eller översvämning
•
Inga nyfikna i handlingarna
Pärmar med handlingar ska inte bäras
undan och ställas på hög
27
2014-11-07
Dokumenthantering
Handlingarna ska tas om hand
och stå säkert
Kontaktpersoner mot stadsarkivet
•
Arkivansvarig
= ansvarig för myndighetens arkivvård och att myndigheten följer
tillhörande lagstiftning, upprättar dokumenthanteringsplaner och
arkivbeskrivning
•
Arkivredogörare
= gör det praktiska arbetet med arkiven, sköter gallring och överlämnar
äldre arkivhandlingar till stadsarkivet (praxis efter 5 år)
28
2014-11-07
Dokumenthantering
Länk till arkivinformation
www.linkoping.se/Omkommunen/Stadsarkivet/Arkivinformation-till-offentligforvaltning/
29
2014-11-07
Dokumenthantering