Transcript dOkumenthanterIng - CIO Sweden

upphandling av
dokumenthantering
Case 1
CASE 2
Tabell
Krönika
tips
Kungälvs kommun skickade ut 11 offertförfrågningar
– fick bara två svar, sid 34
AFA försäkring satsade
på en uppstickare, som
dessutom var svensk, sid 35
31 alternativ, från
Addsystems till ­
Streamserve, sid 36
Glöm dokumenthantering,
nu heter det enterprise
content management, sid 37
Fyra tips till hugade
spekulanter,
sid 37
”Spänn inte bågen för hårt”
lars-olov
­samuelsson på
Pro4U är det här
numrets experttipsare.
Oavsett om du planerar att upphandla system
för dokumenthantering,
ärendehantering eller en
hel ecm-lösning är det
­första steget – precis
som i andra it-upphandlingar - att göra en rejäl
krav­specifikation.
– Syna hur systemet ska
stödja verksamhetens avdelningar och definierade
processer. Ta reda på hur
data bör klassificeras och
hur metadata kan användas, säger Lars-Olov
­Samuelsson, oberoende
konsult på företaget Pro4u.
Kungälvs kommun:
system för medborgarservice
Kungälvs kommun upphandlade ett
nytt system för att få bättre koll på
ärendeflöden och dokument.
För Kungälvs kommunanställda blev
det allt krångligare att jobba i ­doku­menthanteringssystemet. Det hade
versionshantering, men dokument
och filer försvann ­ibland.
– Vi bestämde oss för att ta bort det
och börja spara diariedokument i
ärendehanteringssystemet istället.
Men där fanns det inte någon versionshantering. Så våren 2009 upphandlades ett nytt enhetligt dokument- och ärendehanteringssystem,
säger Marie Flodin, projektledare
hos Kungälvs kommun.
– Det var ett verksamhetsprojekt
snarare än it-projekt. I projektgruppen deltog en från upphandlingsenheten, en it-strateg, en ­webb­redaktör,
34 | CIO Sweden 2, april 2010 www.cio.se
Andra exempel är att
syna hur versionshantering
i arbetsflöden ska utformas, och om det finns le­
gala krav på spårbarhet.
Ett annat tips är att se över
hur de digitaliserade dokumenten ska arkiveras.
Vad är den vanligaste
fällan när man ska köpa
just dokumenthantering?
– Att slarva med förstu­
dien och lockas att köpa ett
helt ecm-system med all
möjlig funktionalitet som
man egentligen inte behöver. Och sedan försöker
man införa alla funktioner
och representanter från olika delar
av kommunen.
Gruppen tog fram en rejäl behovsbild hos kommunens olika sektorer,
och sedan en kravspec. Systemet
skulle vara enhetligt, användarvänligt och gå att koppla ihop med exempelvis Outlook.
– Ett viktigt mål var att säkra ärendeflöden så de inte hamnade mellan
stolarna. Det var a och o med versionshantering och sökbarhet.
Marie Flodin undersökte olika leverantörer hos Verva, som an­svarar
för att upphandla ramavtal inom it
och telekom för offentlig sektor.
– Vi skickade ut elva offertförfrågningar. Fem var intresserade, men tre
av dem skickade aldrig offerter, säger
Marie Flodin.
Kvar fanns Formpipe och ­Software
innovation. För att sålla fram en vinnare användes ett poängsystem ­matchat
mot kravspecen, en enkät för referenskunder och besök hos andra
kommuner. Valet föll till slut på Soft-
man köpt. Det blir ohanterligt och floppar ofta.
– Spänn inte bågen för
hårt! Inför satsningen
­stegvis istället.
Ska befintliga plattformar styra valet?
– Plattformar styrs oftast
av verksamhetens it-strategier. Finns det en uttalad
Microsoftstrategi kan följden bli att man satsar på
Microsofts lösning. Det ska
inte vara hugget i sten – ta
även med exempelvis molnet som ett alternativ.
När man investerar i ett
dokument- och ärende-
marie flodin på
Kungälvs kommun
är nöjd med sitt nya
moderna system.
hanteringssystem väntar
ofta ett stort integrationsoch införandejobb, menar
Lars-Olov Samuelsson.
Många gånger blir det en
hel del konsultinsatser.
Var beredd på det. Och var
även beredd på att systemet resulterar i en stor
förändring av en verksamhets sätt att arbeta.
– Lägg stora resurser på
utbildning och förklara fördelarna med det nya systemet, så att anställda börjar
använda det, trots att det
medför nya rutiner, av­
slutar han. ]
ware Innovations system kallat Pub­
lic 360°.
– Referenskunderna gav bäst betyg. Det är en användarvänlig och modern plattform, säger Marie Flodin.
Modern plattform, vad betyderdet i det här sammanhanget?
– Alla delar hänger ihop. På skrivbordet kan användarna enkelt lägga
upp allt från egna ärenden till bevakning av ärenden. Systemet är byggt
på Sharepoint och tätt knutet till Of­
fice och Outlook.
Systemet började testas i augusti.
Snart ska det vara i skarp drift, med
integration till kommunens intranät
och hemsida. ]
kungälvs kommun
Anställda … 2 900 (150 användare
i inledningsskedet)
Lösning … Public 360° från Soft­
ware Innovation
Investering … 700 000 kronor i
licensavgift, fem miljoner i hela
projektbudgeten
På webben … www.kungalv.se
dokumenthantering | upphandlingsguiden
AFA Försäkring:
Vågade välja uppstickare
Upphandlad dokumentanalys automatiserade hanteringen av 15 000
inkommande dokument dagligen.
AFA Försäkring
alla inkommande blanketter, brev
och intyg manuellt. Därtill mikrofilmades allt för att arkiveras. Det var
tidskrävande. Då som nu kommer
drygt 10 000–15 000 papper till försäkringsbolaget – varje dag.
År 2002 fick det vara nog. Ett modernt dokument- och ärendesystem
skulle upphandlas.
– Istället för manuella processer
ville vi ha ett system som kunde skanna, tolka, och klassificera inkommande dokument, säger Maria WelinPersson, avdelningschef för dokumentteknik på AFA Försäkring.
Men under upphandlingen visade
det sig att inget företag kunde levereI åratal hanterade ra en helhetslösning som passade. Så
i ett första steg upphandlades en skanningslösning från Kodak, och sedan
ett avancerat program för dokumentanalys från Readsoft. Ärendehanteringssystemet utvecklades internt.
– Valet föll på Readsoft eftersom
lösningen var bättre än konkurrenternas, men också eftersom de då var
en uppstickare. Det var även en stor
fördel att företaget hade svenska rötter, säger Maria Welin-Persson.
Nu står dokumentanalysen för jobbet med att läsa, tolka och klassificera
de inskannade dokumenten. Den söker av dokumenten för att slå fast vilken sorts dokument det handlar om.
Uppgifterna läses därefter in i ärendehanteringssystemet, så dokumenten hamnar rätt i befintliga ärenden
eller blir nya ärenden. Dessa kan sedan AFA:s cirka 250 handläggare
komma åt via ärendehanteringssystemet, som alltså är integrerat med
dokumentanalysen. På sikt är målet
att få helt digitaliserade dokument di-
maria welin-­
persson, AFA försäkring.
rekt från avsändarna, till exempel via
formulär på webben, men där är man
inte än. Från förstudie till drift har det
tagit cirka två år att komma dit man
är idag.
– Vi har sett tydliga, mätbara effektivitetshöjningar. Det gäller fram­för
allt det manuella arbetet med att registrera ärenden, säger Maria WelinPersson. Finns det några nackdelar med
dokumentanalysen, då?
– Det har varit svårt att göra förändringar i programmet, och gränssnitten har några år på nacken. Å
andra sidan ska programmet uppgraderas snart, avslutar hon. ]
afa försäkring
Verksamhet … Administrerar
avtalsförsäkringar bestämda mel­
lan arbetsmarknadens parter
Anställda … 550. Varav 250 an­
vänder ärendehanteringssystemet
Upphandlat system … Readsoft
Investeringsbelopp … Uppges ej
Webb … www.afaforsakring.se
upphandlingsguiden | dokumenthantering
31
Leverantör
LÖSNINGAR FÖR
DOKUMENTHANTERING/ECM
ProdukT
Målgrupp
Beskrivning
Moduler
Addsystems www.addsystems.com
Add
Ingen uppgift
Standardplattform för informationshantering.
Oftast som hostad lösning hos Addsystems
Dokumenthantering, ärendehantering, processhantering, nyckeltalshantering, målstyrning, intranätportal
Alcom System www.alcom.se
Windream
Små och medelstora företag
System för dokumenthantering och
arkivering
Skanning, datafångst/OCR, terminal server, jukebox,
SDK, filimport XML, PCL COLD, Fax m fl
Alcom System www.alcom.se
Teleform
Små och medelstora företag
Paket för att skanna och automatiskt läsa in
tryckta och elektroniska formulär och dokument
Scanstation, Reader, Verifier
Alcom System www.alcom.se
Evasys
Alla företag och
myndigheter
Webbaserat enkätverktyg med hög automatik.
Rre versioner: Education, Corporate, Healthcare
Exam (rättning av tentor), Arkiv, Sphinx (statistik)
AM System www.amsystem.se
AM Dokument
Medelstora till
stora företag
Webbaserade verktyg för dokument-, ärendeoch underhållshantering. Driftas hos AM System
Ingen uppgift
Canea www.canea.se
Docpoint
Alla
Helhetslösning för att hantera information i ett
livscykelperspektiv. Webbgränssnitt
För processmodellering, ärendehantering, projekt-,
portfölj- och resurshantering samt målstyrning
Centsoft www.centsoft.se
Eyesys Invoice,
Contracts, Flow
Medelstora
företag
Webblösningar för leverantörsfakturor, avtalsoch dokumenthantering, ärendehantering
Ingen uppgift
Centsoft www.centsoft.se
Eyesys
Outsourcing
Medelstora
företag
Kunden ställer om fakturaadressen till oss –
vi sköter skanning och tolkning
Ingen uppgift
EMC
www.emc.com
Documentum
Alla
Informationshantering i service-orienterad plattform. Modulärt, skalbart och processtödjande
Inom områdena information access, information
governance och information-powered processes
EMC
www.emc.com
Captiva
Alla
Fångar upp, kategoriserar och validerar pappers-, fax- och elektroniska data och levererar
dem till erp/databaser/ecm
Inputaccel, Einput, Dispatcher, Form­
Ware, ISIS
Pixtools m fl
EMC
www.emc.com
Document
Sciences
Alla
Automatiserar skapandet av kontrakt, försäkringsbrev osv
Xpression, Xpresso, Xrevise, Xresponse, Xdesign,
Xdoc, Xtest m fl
EMC
www.emc.com
SourceOne
Alla
Arkiverar information från olika källor till en och
samma plattform
Email Management, Sharepoint, File, eDiscovery –
Kazeon
Formpipe
www.formpipe.se
Platina
Privat och
offentlig sektor
Processtyrd ecm-produkt
För många för att lista här. (Färdiga applika­
tioner för
dokument-, ärende-, diarie- och registerhantering)
Formpipe www.formpipe.se
W3D3
Privat och
offentlig sektor
Anpassningsbart it-stöd för specifika verksamhetsprocesser. Kan köpas som molntjänst
Ärende- och dokumenthantering, diarie­
föring, arbetsflöde, möten, avtalshantering, e-arkivering m fl
IBM www.ibm.com/se
FileNet Content
Manager
Alla
Plattform för dokumenthantering
Business Process Manager, Enterprise Records,
Capture, Eforms, Business Process Framework m fl
Ida Infront www.idainfront.se
Iipax
Myndigheter,
privata organisationer
Klarar höga krav på spårbarhet, säkerhet och
automatisering
Dokument- och ärendehantering, registerhantering,
processtyrning, säkra webbtjänster, långtidsarkiv
Infotech www.advantum.com
Advantum
Alla
Flexibelt, konfigurerbart system. Ingen programmering krävs
Dokument-, avtals-, avvikelsehantering, cad/pdm,
ärendehantering, kvalitetsdokumentation
Lemontree www.lemontree.se
Integration for
W3D3
Offentlig sektor
SOA-plattform för integrering av t ex e-tjänster
Adaptrar till olika verksamhetssystem
Lemontree www.lemontree.se
SHS-klient
Offentlig sektor
Gör det möjligt att kommunicera med andra aktörer via SHS
Ingen uppgift
Microsoft www.microsoft.com
Sharepoint /
Office
Alla
Dokumenthantering är en helt integrerad del i
Sharepoint
Ingen uppgift
Redpill Linpro www.redpill-linpro.se
Alfresco
Medelstora till
stora kunder
Baserad på öppen källkod
För många för att lista här
ReadSoft www.readsoft.com
Forms, Invoices, Classify
& Index
Alla
Klassificering och datafångst. Används oftast
som ett för­system till ekonomisystem, arkiv,
ecm, crm, osv
Input, Tolk, Verify och Transfer
SAP sap.com/sweden
ERP, Business
Suite, Portal
Alla
Integrerat i affärsprocsesserna, inom SAP Business Suite. Dokument kan länkas till affärsobjekt
SAP DMS (document management system);
Enterprise Portal för mer knowledge management
SignUp www.signup.se
ExDoc
Alla
Elektronisk hantering av pappersbaserade avtal
En
Sirius IT www.siriusit.se
Sirius Diabas
Offentlig sektor
Diarieföring, ärende- och dokumenthantering
Ärende, dokument, bevaka, skanning, beslut,
konvertera, uppföljning, fastighet m fl
Sirius IT www.siriusit.se
Sirius Archive
Services
Ingen uppgift
Dokumentfångst, interaktiva dokumenttjänster,
samt lagring och långtidsarkivering
Archive Server/Manager/Agent, Document Manager,
Document Capture, Viewer, ICR Manager m fl
Sirius IT www.siriusit.se
Platina
Ingen uppgift
Anpassningsbart ecm-system
Ärende-, dokument- och registerhantering, process
server, life science m fl
Software Innovation www.software-innovation.se
360°
Alla
För att dela, lagra och återfinna alla typer av
information och dokument
Document, Workflow, Record, Case, Board
Handling, Management Reporting m fl
Software Innovation www.software-innovation.se
Proarc
Projektintensiv
verksamhet
Dokumenthantering för tekniska ritningar och
affärskritiska dokument
Central, arkiv, ärendegång/arbetsflöde, planering,
webbtjänster, bildarkiv, e-postagent, skanning m fl
Solarplexus www.solarplexusit.se
Lex
Offentlig sektor
Verksamhetssystem med ärende- och
dokumenthantering. Nämndadministration för
offentlig sektor (främst kommuner)
Ärendehantering/diarium, dokument­
hantering,
nämnd­
administration, utdata, e-tjänster, Politiker,
Sammanträde m fl
Streamserve www.streamserve.se
Persuasion
Bank, finans &
försäkring, energi, tele­kom,
supply chain
Skapar och sammanställer dokument, automatiserar dokumentprocesser och hanterar utdata
Composition, E-Invoice, Output Center, Streamserve
Post Processor m fl
LISTAN VISAR ETT URVAL AV LEVERANTÖRER OCH LÖSNINGAR. Uppgifterna kommer från företagen själva och är redigerade av CIO Sweden. 36 | CIO Sweden 2, april 2010 www.cio.se
Färdig integration
Referenskunder
Web service-integration, samt AD
ASM Foods, Eurenco Bofors,
Falu Rödfärg, Halmstad Energi
och Miljö, Hilton
Öppen integration via SDK,
färdigt för exempelvis SAP
Karolinska Laboratoriet, Securitas
Direct, Interflora
Sap, Streamserver, Safir, Flexlab,
Visma, m fl
SCA, Solid Försäkringar,
Göteborgs Energi, CAN
Verktyg för att synkronisera
med databaser
Luleå Tekniska Universitet,
Gotlands/Skövdes högskolor
Ingen uppgift
Ingen uppgift
Office, AD, Sharepoint, färdiga web
services
Korsnäs, Alfa Laval, Pergo,
Akzo Nobel, Nolato, Trelleborg,
Milko, Örebro kommun
Hogia, Visma, Nav, FortNox,
Pyramid, m fl
LF, Ikano
Hogia, Visma, Nav, FortNox, Pyramid, m fl
LF
Outlook, Sharepoint, Office, Notes,
SAP, Adobe CS. Även via ODBC,
XML, webservices m m
Ingen uppgift
Ecopy, Documentum, FileNet, SAP,
Global360, DB2, SharePoint m m
samt web services och ODBC
Ingen uppgift
Oracle, DB2, SQL, Documentum, Filenet, Siteminder, Word, Indesign m m
Ingen uppgift
Exchange, Domino, Sharepoint,
CIFS/NFS, IM m m
Ingen uppgift
Färdiga konnektorer till ett 40-tal
system
PTS, FMV, Tele2, Länsstyrelserna,
Lotteriinspektionen, Astra, SL,
Skogsstyrelsen
Via web services
Vägverket, KTH, Linköping, Lunds
universitet
Ledande office-, mejl-, samarbetsoch affärssystem, samt CMIS och
ett 30-tal dokumentsystem
Ingen uppgift
Olika officepaket, ekonomi- och
publiceringssystem m m
Nutek, Högskoleverket, Domstolsverket, Fora, Nordea, AMF, ISP,
BRÅ, Danica
Office, Autocad, Inventor, SolidWorks, M3, Baan. Öppet API
Arjo Huntleigh, Assa Abloy,
Astrazeneca, Ikea, Tarkett
Soa-plattform
Gotlands kommun
Ja, Integration Engine for W3D3
Kumla kommun
Stark integration till Office, även mot
många andra system
SCA, Saab, Nexans
Web services, REST, CMIS, Javagränssnitt, Sugar CRM, Notes, m m
Jönköping, Fiskeriverket,
Statens Fastighetsverk
SAP, Oracle, Lawson, IFS, IBS,
Agresso, Visma, Hogia, Baltzar,
Eflow, Sharepoint, Basware, Xflow
Ericsson, Volvo, Vattenfall, RPS,
AFA, K-rauta, Itella, Svensk
Kärnbränslehantering
Mot cad/gis/pdm-system. Även web
services
Vattenfall, Kongsberg Automotive,
Volvo, SCA
Ja
Öhman, Anoto, Svensk
Handel, Apoteket
SHS, Miljöreda och Byggreda
Stockholm, Sundbyberg,
­Läns­styrelserna, Banverket
Readsoft
CSN, Jämtlands Län, SEB, Volvo,
Scania, Göteborgs Energi
SHS, TEIS, Outlook
FMV, Länsstyrelserna, PTS,
Stockholms Stad
Byggd på Sharepoint. Stödjer även
web services
Sundsvall, Kemikalieinspek­
tionen,
Familjebostäder
Via exempelvis web services
Pharmadule Emtunga, Voith,
Siemens
Fastighetsregister, Kommuninvånarregister, Ecos, Troman
Ingen uppgift
Många erp-, crm-, wms- och cmsystem
Posten, ABB, Handelsbanken,
Siemens Financial Services, 3,
NCC, SEB, LF
krönika
krönika | upphandlingsguiden
Johan Cooke ställer i varje nummer
samman CIO Swedens upp­hand­
lings­
guide. Den här gången är temat
dokumenthantering – i nästa nummer
handlar det om resurskonsulter.
Du når honom på [email protected].
Vart fjärde storföretag satsar på ECM
Begreppet dokumenthantering är på väg bort. Istället
pratar vi om ecm, enterprise content management. Ecm är
en uppsjö olika lösningar för informationshantering – allt
från att fånga och bearbeta data till att samarbeta i verk­
tygen och lagra dokumenten.
I Sverige omsätter emc-marknaden 4,1 miljarder kronor,
varav 1,2 miljarder är licenser, enligt analysföretaget Exido.
Nästan vart fjärde svenskt företag med mer än 1 000 an­
ställda väntas investera i ecm i år. Och minst tio procent av
dessa lär shoppa ecm i molnet.
och Köpsuget beror på att informationsmängderna går i
taket överallt. En annan drivkraft, menar Exido, är att företag vill digitalisera allt fler aktiviteter och processer och möjliggöra självbetjäning av olika slag med hjälp av portaler.
Rese- och bankbranschen har uppnått stora fördelar med
ecm – bland annat har antalet rese- och finansprodukter
med tillhörande information och transaktionsmängd ökat
dramatiskt, men med betydligt mindre personal än tidigare.
Allt fler lagar och spårbarhetsregler som Sox, Basel II och
Eurosox driver också på.
Det är i tjänstesektorn som behovet är som störst. Det är
bland annat verksamhetschefer och processägare för exempelvis dokument- och diarehantering, ärendehantering och
kundtjänst.
Vad som räknas som dokumenthantering och ecm är lite lud-
digt. Därför är leverantörernas marknadsandelar inte heller
knivskarpa. För att få en bild har analysföretaget IDC för
CIO Sweden definierat ”collaborative content workspace”
inom ECM. När det gäller marknadsandelarna för Norden
2008 inklusive licensförsäljning och underhåll toppar då
IBM med sina 15 procent och Microsoft med 13 procent.
Därefter är Opentext, EMC, och Oracle jämstarka med en
6 procents marknadsandel vardera. ]
4
tips
för
för hugade
ecm-spekulanter
❶ HA TIDIG DIALOG
med alla berörda. Se till att
de som kommer att arbeta i
systemet är informerade
och känner sig delaktiga!
❷ GÖR EN omvärldsorientering för att få nya intryck.
Ha en tydlig bild av behov
och önskat resultat – men
ställ inga krav som du som
kund inte kan möta upp.
❸ sträva efter att hantera alla data elektroniskt,
oberoende av ursprungs­
format. Även papper.
❹ räkna med att även
ett standardsystem kan
behöva anpassas.
www.cio.se CIO Sweden 2, april 2010
| 37