Transcript KOLLABORATION - CIO Sweden

upphandlingsguiden | KOLLABORATION
KOLLABORATION | upphandlingsguiden
upphandling av
lindex:
kollaboration
Friskade upp sin
sharepoint
PRAKTIKFALL
PRAKTIKFALL
BRANSCHÖVERSIKt
Krönika
tips
Securitas satsade på
global kunskapdelning, sid 39
Lindex friskade upp sin
Sharepoint,
sid 39
25 alternativ, från Aastra
Onebox till Stixy Experience, sid 40–41
Här är det fortfarande
guldgrävar­tider,
sid 41
Fyra tips för hugade
kollaboratörer,
sid 41
”börja med enkla videomöten”
jukka ristijärvi på
oberoende konsultfirman
Telemanagement är
även denna månads
expert­tipsare.
Vad är väl en plattform
för samarbete? Det kan ju
vara allt från Google Apps
for Business till Sharepoint,
projektverktyg ... telefoni ...
och videolösningar ...
– Ja, det här är en knepig
upphandling eftersom det
i regel är en kombination
av olika lösningar, säger
Jukka Ristijärvi på obero­
ende konsultbolaget Tele­
management.
– Och samarbetsverktyg
gör inte automatiskt de an­
ställda effektivare. Den
största utmaningen är att
förändra beteenden.
Så innan du börjar upp­
handla måste du börja med
securitas:
Vill dela kunskap
globalt
Securitas valde en plattform med
olika kommunikationssätt som
anställda vant sig vid på nätet.
I åratal hade säkerhetsföretaget Secu-
ritas haft ett intranät som i princip levererade envägskommunikation.
– I mars 2009 fattades ett beslut att
upphandla en samarbetsplattform.
Vi ville se till att den globala kunskapen kan delas och återanvändas lokalt, säger it-chefen Sune Nanberg.
”Globala” är ingen överdrift: Securitas har 295 000 medarbetare i 49
länder runt om i världen.
Man började med en sex månader
lång behovsanalys där en projektgrupp intervjuade och skickade enkäter till anställda i olika länder.
– De flesta ville ha kommunikationssätt som de vant sig vid på nätet.
38 | CIO Sweden 7, december 2011 www.cio.se
att definiera roller och ar­
betsprocesser. Utgå från
de anställdas samarbets­
behov, intervjua dem om
hur de vill ha det – allt från
mötesstrukturer till pro­
jekt. Identifiera flaskhal­
sarna i arbetsflödena.
– Sedan ska man införa
verktygen stegvis med
piloter hos olika grupper.
Många gånger är det bra att
börja införa enkla lösningar,
säger Jukka Ristijärvi.
Har du något tips om
vad man kan börja med?
– En inledande åtgärd
som i regel ger snabb effekt
är videomöten med doku­
mentdelning. Då kan man
Utifrån behovsanalysen synades
IBM Connection, Microsoft Sharepoint och möjligheten att göra en
egenutvecklad samarbetsplattform.
– Valet föll på IBM eftersom integrationen med befintligt intranät
fungerade bäst för oss, säger han.
Behovsanalysen visade också att
lösningen måste vara lätt att söka i.
Därför satsade man på IBM:s sökmotor Omnifind.
Efter en pilot på 200 användare har
5 000 medarbetare fått tillgång till lös­
ningen och nu står 18 000 till på tur.
Webbaserade Connection innehåller
tre delar. Den första är att anställda
kan lägga upp en egen profil. Här
finns en kunskapsbank i form av en
wiki där man kan söka och lägga till
information om till exempel säkerhet
och kundexempel. I den andra delen
finns Facebook-liknande nätverk där
man kan bilda egna grupper inom till
exempel olika kundsegment.
minska på resandet. Det
behövs inte någon avance­
rad videokonferensteknik
med speciella mötesrum.
Det finns många enkla lös­
ningar som några anställda
kanske redan provat, till ex­
empel Google Video, säger
Jukka Ristijärvi.
– Om it löser säkerheten
kan man sedan jobba för
att utöka användandet till
fler anställda, säger han.
I vilka fall ska man överväga en stor installerad
samarbetsplattform?
– Om man redan har en
Microsoftinfrastruktur kan
förstås Sharepoint vara ett
starkt alternativ. Har man
IBM kan deras Connection
vara ett val.
När ska man överväga
ett molnverktyg då?
– Molnlösningar är
optimala för det lilla före­
taget som snabbt vill kom­
ma igång. För större före­
tag kan sådana satsningar
bli ganska krångliga, och
kräva integration med
till exempel den befintliga
mejlen och affärssystemet.
Vad är fallgroparna?
– Verktygen måste vara
enkla att använda och söka
i. Många kollaborations­
satsningar floppar för att
de är för komplexa, varnar
Jukka Ristijärvi. ]
– I plattformen finns också en nyhetsdel. I och med att Securitas växer
snabbt är det a och o att informera
våra anställda, säger Sune Nanberg.
sune nanberg på
Securitas valde IBM.
Modekedjan Lindex migrerade till
Sharepoint 2010 för att få vassare
samarbeten och sociala media.
Prestandaproblem. Och olika projektsajter utspridda på flera platser. Så såg Lindex
intranät ut fram till år 2006.
– Vi ville göra en omstart och gå
från informationskanal till kommunikationskanal. Bättre samarbetsflöden i koncernen var ett viktigt mål,
säger Kristina Hermansson, ansvarig för Lindex interninformation.
Valet föll på Microsoft Sharepoint
2007 för det nya intranätet. Plattformen, som fått namnet Index, utvecklas av Microsoftpartnern Altran.
– Index fick snabbt genomslag hos
anställda i 440 butiker i 13 länder. De
får bland annat tillgång till koncernnyheter, dokumenthantering, projekt
Långsamt och instabilt. och planeringsöversikter, berättar
Kristina Hermansson.
– För att dra nytta av våra kreativa
medarbetares kompetens och skapa
mer delaktighet mellan dem ville vi
satsa på fler samarbetsfunktioner.
– Den första åtgärden blev en
blogg där alla anställda i världen kan
vara med i Lindex utvecklingsarbete.
Där kan anställda i de olika butikerna
utbyta erfarenheter och kommunicera med varandra, säger hon.
kristina
hermansson på
Lindex valde Microsoft.
I samma veva gjorde
man intervjuer
och enkäter om hur anställda ville få
snabbare och effektivare samarbetsflöden. Följden blev att Lindex uppgraderade till Sharepoint 2010 som
införs just nu.
– Sharepoint 2010 har bättre funktioner för sociala media. Därigenom
gör vi det roligare och enklare att
samarbeta och dela information, säger Kristina Hermansson.
Några exempel på nya funktioner
är möjligheter att starta nätverk och
dela information med varandra. Användarna kan skapa egna personliga
sidor och hitta expertis och knyta
kontakter. De kan också tagga information och dokument för att man
lättare ska hitta viktiga filer, och hålla
sig uppdaterad av den information
man är intresserad av. Det finns också en kalender för butikernas planering och allt butikerna behöver veta
om kampanjer och varuläggning.
Utvärderade ni några andra alternativ än Sharepoint 2010?
– Nej. Sharepoint hade allt vi behövde. Vi ville också att Altran skulle fortsätta utveckla Index efter våra
behov och önskemål om layout,
struktur och funktionalitet, säger
Kristina Hermansson. ]
lindex
Verksamhet ... Mode
Antal anställda ... 5 000
Omsättning ... 5,8 miljoner euro
Upphandlad lösning ... Microsoft
Sharepoint 2010, konsulttjänster
från Altran
CIO_ÅGDH_a_Layout 1 2011-10-31 11:27 Sida 1
Grön, grönare, grönast.
Grönast år 2010 var H&M. Nu är det dags att nominera
er hall till 2011 års version av Årets Gröna Datorhall.
Satsningen ger resultat. Av 5 000 användare har hälften noggrant fyllt i
sina profiler, och det har redan skapats 20 000 wikisidor.
Vilka är nackdelarna då?
– Möjligheterna till mätvärden och
statistik lämnar en del övrigt att önska.
Vad har varit svårt?
– Att släppa informationsflödet till
användarna. Det var också en utmaning att tekniskt dimensionera plattformen rätt så det inte blir flaskhalsar, säger Sune Nanberg. ]
securitas
Verksamhet ... Säkerhet
Antal anställda ... 295 000
Omsättning ... 61 miljarder kr
Upphandlad lösning ... IBM
Connection, Websphere, sök­
motorn Omnifind
Tel: 08-564 605 90 Stockholm Göteborg Malmö Karlstad www.coromatic.se
25
krönika | upphandlingsguiden
KOLLABORATIONSALTERNATIV
Leverantör
PRODUKT
erbjudande
funktioner
INTEGRATION
KUNDEXEMPEL
Aastra aastra.se
Onebox 5.0
Unified messaging. Röst, fax och mejl
till valfri telefon via text-till-tal eller till
mejlen via imap4
Röstbrevlåda, fax, UM, sekreterarfunktion, närvaroinformation, avisering,
meddelandeavisering. Automatisk telefonistfunktion, text till tal m m
Stöd för integrering av över 250 traditionella
tdm-växlar och ip-växlar
OMX, Investor, SKL
fastigheter, Ericsson
Aastra aastra.se
Solidus Ecare 7.0
Multimedia contact center som
adresserar mer än bara handläggares
kommunikation med kund
Skill-based routing, mejl/chatt-routing, web-co-browsing, UC-klient. Talsvar med uppläsning som kan hämta information från verksamhetssystem
Standardiserade gränssnitt. Enkel integration
med t ex CMG eller NOW-telefonisten
H1 Communication,
Avis, Viking Line
Aastra aastra.se
CMG 7.5
Applikationssvit för informationsstöd
för kommunikation med kund
Applikationssvit för telefonist med närvaro- och tillgänglighetshantering.
besökshanteringssystem integrerat i CMG
Kalenderkoppling til Outlook, Notes,
Groupwise
Aastra aastra.se
MX-ONE
Telephony Server
Serverbaserad ip-företagsväxel med
telefonifunktioner
Administrationsverktyg, manager provisioning, UM, onebox, kontakter,
CMG, kontaktcenter, softphone, mobilklient m m
Via CSTA V3/XML och SIP
Bergendahl, Avis,
Carlsberggruppen
Aastra aastra.se
Aastra 700
Allt i ett-lösning för små och medel­
stora företag. Bygger på MX-ONE
Administrationsverktyg, manager provisioning, UM, onebox, kontakter,
CMG, kontaktcenter, softphone, mobilklient m m
Via CSTA V3/XML och SIP
Svedenträ
Aastra aastra.se
Aastra 400
Komplett lösning med adminstration,
terminaler och softphones, UC m m
Frånvarohantering, freeseating, röstbrevlåda, mobil anknytning, m m.
Via applikationsserver även telefonistplattform, CTI/ACD, larm m m
Cisco cisco.se
Quad
Kommunikationstjänster, informationshantering, samarbete
Telefoni, video, chatt, presence, mikrobloggar, wikis, dokumenthantering,
sökfunktioner, manuella och dynamiska communities
Integrerar med erp, kommunikations- och
dokumenthanteringslösningar
Cisco cisco.se
Webex Meetingcenter
+ Cisco Jabber
Mötestjänst för dator/mobil/tablet +
IM och prescence via Jabber
Röst/videomöten med dokumentdelning, chatt, presence, inspelning, röst
och videokontroller, anteckningar, filhantering, whiteboard m m
Med användardatabaser och kalender;
med dokumenthantering, IM och presence
Citrix citrix.com
Xendesktop, Netscaler,
Xenserver, Branch Repeater,
Gotomeeting, Gotowebinar
Se ”funktioner” till höger
Webbmöte, molnintegration, desktophantering, virtualisering, nätoptimering, webboptimering, wan-accelerering, övervakning, single sign-on m m
Integration med Microsoft, HP,
IBM, Cisco och Intel
EMC emc.com
Documentum
Centerstage (eRoom)
Hanterar all slags information i en
serviceorienterad plattform
Community, wiki,bloggar, forum, kommentarer, prenumeration, rss,
taggmoln, mallar, roller, dokumenthantering, guidad navigering m m
Outlook, Sharepoint, Office, Notes, SAP och
Adobe CS. Även genom öppna standarder
Episerver episerver.se
Episerver Relate
Kan integreras mot andra lösningar
med .Net. Stödjer Open ID
Forum, feeds, bloggar, taggar, arkiv, samarbetsytor, grupper, kalendarium,
dela på social media, syndikering, bildgallerier, videogallerier m m
Möjligheter till integration och påbyggnad
genom .Net. OpenID-stöd
Socialdemokraterna,
ABF, Byggnads
Google google.se
Google Apps
for Business
Meddelande- och samarbetsprogram
på en och samma webbplattform
Gmail (inkl chatt), kalender, diskussion i grupper, dokument, Cloud
Connect (dela Microsoftdokument), Sites, videopublicering
Delning av Microsoft-dokument och
Sharepoint. Stödjer många mobila enheter
Gant, Schibsted,
Salems kommun
IBM ibm.com/lotus
IBM Collaboration
Solutions
Tjänsteorienterad, integrerad plattform för samarbete och samverkan
Direktmeddelanden, ljud/bild/webbmöten, fildelning, gemensamma aktiviteter, söka efter kompetens och profiler, bloggar, wikis, projektrum m m
Baserad på öppna standarder
Securitas, Sogeti,
Electrolux, Tele2
Mindjet mindjet.com
Mindjet Connect
Visualisera planer och idéer, dela
filer och samarbeta i molnet
Projekthantering, dokumenthantering, lagring och fildelning online,
samverkan/ informationsdelning och visualisering av information
Webbsök, Twitter, Linkedin, Evernote,
Mindmanager 2012
Setterwalls, SKF,
Trafikverket, E&Y
Microsoft microsoft.se
Sharepoint Server
Plattform med allt från BI till projekt.
Integration med Lync och Exchange
Samarbete, social computing, dokumenthantering, arkivering, formulär,
bi, webbpublicering, projekthantering, företagssök m m
Lync, Exchange. Många leverantörer har
färdiga kopplingar till Sharepoint
Lindex, Netonnet,
Växjö Kommun
Novell novell.com
Vibe on Preem
Se under ”funktioner” till höger
Online-arbetsytor, intranät, wikis och diskussioner, bloggar, mikrobloggar,
snabbmeddelanden, versionshantering, arbetsflöden m m
Via Webdav. Direktkoppling till Groupwise.
Datautbyte via Novell Data Synchronizer
Kempinski Hotels,
RBF Consulting
Polycom polycom.com
Realpresence
Mobile
Tablet-baserad plattform för
videosamarbete i hd
Videosamarbete i hd, informationshantering, företagsregister, vpn-stöd
Standardbaserad interoperabilitet
Aviva
Polycom polycom.com
OTX
Rumsbaserad telepresence
i hd-kvalitet
Samarbete, informationshantering och sök, video i 1080p
Djup integration med ledande UCXplattformar och olika endpoints
Merck
Polycom polycom.com
RPX
Rumsbasserad ”immersive
telepresence” i hd-kvalitet
Samarbete, informationshantering och sök, video i 1080p
Med alla standard­baserade videokonferensprodukter
SCOR, NDS,
Georgetown Uni
Polycom polycom.com
HDX
Rumsbaserad telepresence
i hd-kvalitet
Samarbete, informationshantering och sök, video i 1080p,
stöd för Eagleeye Director
Integrerade lösningar med partners som
Microsoft, HP, IBM m fl. Även TIP-stöd
Heineken, NDS
Polycom polycom.com
Soundstation
Röstkonferens
Röstöverföring i hd, 20 fots upptagningsområde.
Firmwarenedladdning direkt i enheten
Integration med Polycoms
videokonferenslösning VSX
Heineken
Polycom polycom.com
Eagleeye Director
Kameralösning för videokonferens;
”fungerar som en virtuell regissör”
Automatisk lokalisering av den som talar, automatisk crop och zoom
Kompatibel med Polycoms
rumsbaserade HDX-telepresence
Heineken
Socialt samarbetsverktyg för
projekt i molnet
Projektplanering/uppföljning, tid/resursplanering, konversation, dokument, möte/ärendehantering, onlinemöten med upp till 100 deltagare m m
API:er tillgängliga för många funktioner
E-on, Bonnier, Eniro,
SBAB, If, SJU
Samarbetslösning för lagring,
dokumenthantering och projekt
Automatisk backup, webbgränssnitt, klient för Mac och Windows,
versionshantering, synk, sök, kommentarer, olika användartyper
Iphone, Ipad, Android, Blackberry etc.
Stöd för 40 olika dokumenttyper
Projectplace Projectplace
projectplace.se
Soonr soonr.com
Soonr
Stixy
Stixy.com
Som en anslagstavla på nätet där du
Kommentarer, dokumentdelning, listor m m. Användaren kan fritt
Experience kan dela och organisera information
gruppera innehållet på ett Stixyboard
Stixy.com
LISTAN VISAR ETT URVAL AV LEVERANTÖRER OCH erbjudanden. Uppgifterna kommer från företagen själva och är redigerade av CIO Sweden. 40 | CIO Sweden 7, december 2011 www.cio.se
Spaljisten,
Rommetravet
Internet Explorer, Firefox, Chrome och
Safari stöds. Alla slags dokument kan delas
Mio Möbler, Müllers
Bil, Folkspel
krönika
upphandlingsguiden | KOLLABORATION
Johan Cooke ställer i varje nummer
samman CIO Swedens upp­hand­lings­
guide. Den här gången är temat kollaboration – i nästa nummer handlar det om
utbildningar inom it-management.
Du når honom på [email protected].
Här är det fortfarande
GULDGRÄVARTIDER
Stekhet, fragmenterad och omogen. Så kan man sammanfatta marknaden för samarbetsplattformar och kollaborationsverktyg. Det är en av de snabbast växande sektorerna i
hela it-branschen just nu – enligt IDC är tillväxten drygt 6,8
procent årligen. I fjol, globalt, var marknaden värd nästan
54 miljarder kronor. Microsoft, IBM, Cisco, Intralink och
Citrix toppar. En annan stor spelare är Google.
Men gränsen för vad som kan räknas som en samarbetsplattform och inte är luddig som en dammtuss. Det är en
fragmenterad marknad där alla försöker hitta sina
positioner för att kunna gräva guld. Microsoft har förutom
plattformen Sharepoint även Office 365 som är en moln­
paketering av lösningar för produktivitet, kommunikation
och samarbete. Ciscos lösning tar avstamp i företgets video­
konferenser. Spelare som erbjuder klassisk PPM, projektportfölj- och dokumenthantering, vill också de vara med i
samarbetsgänget genom att bredda sina erbjudanden. Detsamma gäller också de telekomrelaterade bolagen som
Aastra och Siemens. I vanlig ordning finns förstås också uppstickarna på nätet: lemoon.se, dashnotes.se och stixy.com.
Men det är också en omogen marknad. Ur ett säkerhetsper-
spektiv är det än inte så lätt att koppla in externa användare.
Det gäller framför allt på den offentliga sidan, när det ska delas
information mellan myndigheter. Det krävs ofta integration
med befintliga system – mejl, databaser, bi och erp – och
här ser integratörer som Sogeti, Tieto och Avalon sin chans.
Enligt Tobias Lekman, chefsarkitekt på Sogeti, brukar
drygt 10–15 procent av en större satsning på en samarbetslösning handla om integration.
Och för större verksamheter lär det ta åtskilliga år innan
alla samarbetslösningar blir molnbaserade. Många gånger
blir det hybridlösningar, till exempel att man använder
Google Apps med befintliga it-system.
I takt med att dagens företag får allt mer geografiskt utspridda medarbetare ökar efterfrågan på verktygen. Enligt
Forrester samarbetar 73 procent av kunskapsarbetarna med
folk i andra regioner eller tidszoner minst en gång i månaden, och 67 procent med personer på andra företag. ]
4
tips
för
hugade
kollaboratörer
❶ Få med ledningen.
❸ tänk stort men
2 CIO OCH VERKSAMHET ska hålla i upphandlingen tillsammans.
❹ följ upp, mät och
gör användarenkäter.
satsa stegvis.
www.cio.se CIO Sweden 7, december 2011
| 41