Transcript Dokumenthantering i Stockholms läns landsting Ett projekt inom

2014-10-08
1
Dokumenthantering i Stockholms läns landsting
Ett projekt inom trafikförvaltningen för att ensa
arbetssätt och information
Hanna Granberg, Projektledare
Maria Brodin, Dokumentstrateg
2014-10-08
2
Projekt Dokumenthantering på trafikförvaltningen
Genomfördes jan 2013 till juni 2014
 Uppdraget
 Genomförande
 Var är vi nu?
2014-10-08
3
Projektnamn
Varför gör vi
förändringen
Projektmål
Vilka påverkas
Organisationsminne
Nytt arbetssätt
Registratur
Använda pengar effektivt
Dokumenthantering
i Trafikförvaltningen
Kvalitetsäkrad- och
effektiv dok- och ärendehantering
Följa lagen
•
•
•
•
•
Diarium
Avtal
Projektdok
Styrande dok
Teknisk dok
Nytt IT-stöd
Chefer
Avtalsförvaltare
Projekt- och programledare
Medarbetare
Om inte medarbetare ändrar arbetssätt, spelar det ingen roll vilka
lösningar vi beslutar att införa.
33
Om vi inte ändrar arbetssätt, når vi inte de effektmål som vi satt
upp.
2014-10-08
4
Mognadstrappa dokument- och ärendehantering för TF
Dec 2015
Utvärderade och anpassade IT-stöd, processer
och organisation används till fullo för samtliga
användningsområden inom dok- och
ärendehantering
Dec 2014
IT-stöd, processer och organisation på plats för
hantering av förvaltningshandlingar (teknisk
dok)
Optimerad
Den högsta nivån, då det finns en plan för
förbättringar av dokument- och
ärendehanteringsrutinen
Fullständig
Ledningen kan lätt få överblick av alla projekt i EDIT.
IT-stöd, processer och organisation för hantering av
förvaltningshandlingar (teknisk dokumentation) finns på
plats.
Detaljerade mätningar av dokument- och
ärendehanteringens effektivitet sammanställs och nyttjas av
företagsledningen. Dokument- och ärendehantering i sin
helhet är förstådd och nyttjas på ett likformigt sätt.
Jun 2014
Gemensam överordnad förvaltning av dokumentoch ärendehantering finns på plats.
Alla projekt representerade i EDIT på miniminivå.
Uppföljning sker av ärenden enligt resp.
Definierad
dokumenthanteringsplan.
Dokument- och ärendehantering används och följs upp i hela
Styrande dokument är lätta att hitta i EDIT och
organisationen. Arbetssätt, struktur och IT-stöd för hantering av
ger förutsättning för lättare styrning och ledning.
styrande dokument och avtalsregister finns på plats.
Ordning och reda på samtliga avtal i EDIT med
Uppföljningsrutiner är dokumenterade och förvaltningsorganisation
avtalsregister.
finns etablerad för att styra och utveckla verksamhetens och
Dec 2013
projektens dokumenthantering.
Regelverk för projekt kring dokumentoch ärendehantering finns.
Repeterbar
Alla projekt har gått utbildning i
Det finns ett definierat arbetssätt för dokument- och
regelverket.
ärendehantering i projekt och linjeverksamheten och de följs
90% har gått e-learning EDIT.
godtyckligt. Underlag för uppföljning finns, men resultaten är inte
Alla grupper/sektioner har
uppenbara beroende på nyligen utlärd utbildning och bristande
dokumenthanteringsplaner avstämda
erfarenhet från projektledning och chefer. Uppföljning görs
med registraturen.
regelbundet via ledningsrapport.
Dokumenthantering följs upp av
chefen/PL.
Här är vi idag
EDIT finns på plats.
OSL utb till
chefer/ledare.
SLADD används
Engångskaraktär intuitiv /ad-hoc
Dokument- och ärendehanteringen är oorganiserad. Gränser och
rutiner är ej definierade. Lyckad hantering av dok- och ärenden är
beroende av individuella initiativ. Återkommande kostnadsproblem.
2014-10-08
5
Hur får vi gemensamt arbetssätt?
Struktur och
utbildning
Chefer och ledare
måste efterfråga
arbetssätt
2014-10-08
6
Ärendestruktur EDIT
Centrala ärenden TF
Centrala ärenden avd/sektion
Ärenden av relevans för egen sektion
Affärsförvaltning
Program och projekt
Uppdrag/Sakärenden
2014-10-08
7
Ärende
Trafikförvaltningens
miljöledningssystem
Arbetsdokument
Avtal
Styrande dokument
Tjänsteutlåtande
Handlingar
Medarbetare
söker från
Intranät
2014-10-08
8
Utbildningar 2014
 E-learning EDIT
 Avtalshantering
 Dokumenthantering i
praktiken
 Styrande dokument
Obligatorisk
Lärarledd, 2 timmar
Lärarledd, registrera, söka
och följa upp avtal
Lärarledd
 Utbildning för
assistenter
Lärarledd
 Utbildning för
ambassadörer
Lärarledd
2014-10-08
9
Chefer och ledare behöver efterfråga arbetssätt
om förändring ska ske
2014-10-08
10
Vad säger forskningen?
Correlation of sponsor effectiveness to meeting project objectives
100%
Percent of respondents that
met or exceeded project objectives
90%
80%
85%
70%
67%
60%
50%
40%
30%
20%
34%
25%
10%
0%
Sponsor was very
ineffective (score < 2)
Sponsor was ineffective
Sponsor was effective
Sponsor was very
(score between 2 and 3) (score between 3 and 4) effective (score between
4 and 5)
Average sponsor effectiveness rating
Copyright © 2014 Prosci. Best Practices in Change Management – 2014 Edition.
2014-10-08
11
Framgångsfaktorer
 Förvaltningschefen (FC) tydlig med budskap
 Information på ledningsgrupper
 Chefen driver införandet på resp avdelning
 Många informations- och stödkanaler
– Intranät, chefsbrev, reklam, EDIT-verkstad, infomöten, veckans tips
 Ledningsdirektiv från FC till varje chef
12
Ledningsdirektiv,
ett exempel:
 Avdelningen, sektioner och grupper skapar ärenden och
arbetar i dem utifrån dokumenthanteringsplanen
 Statusrapportering
– Framtagen process för statusrapportering används:
 Projekt och program checkar in statusrapport i EDIT i
projektärendet, med förbestämd namnsättning
 Projekt och Program:
– Alla projekt och program ska ha en framtagen
dokumenthanteringsplan innan 15 maj 2014
– Alla projekt och program ska ha minst ett ärende i diariet
– Alla projekt och program ska registrera de färdigställda
obligatoriska dokumenten löpande
2014-10-08
13
Tidsbesparing
Ordning
och reda
Korrekt
dokumentation
till leverantörer
What’s in it
for me?
Hittar
dokumenten
Gemensamt
arbetssätt
Intro för
nyanställda
blir lättare
2014-10-08
14
2014-10-08
15
 Formpipe Platina, EDIT förvaltas inom
förvaltningsobjektet Dokumenthantering som bedrivs
enligt SLL:s förvaltningsmodell (Pm3)
 Inom SLL benämns systemet EDIT – Elektronisk
Dokumenthantering i Tiden
 SLL leverantör heter Visma Consulting AB
 Konsulter i projektet kommer ifrån:
Agio System och Kompetens AB, HiQ,
Concrete IT AB, Autotech AB, Techta
2014-10-08
16
Våra delprojekt
Projektdokumentation
Ritningar och underhållsdokumentation
Avtalsregister
Styrande dokument
2014-10-08
17
Projektdokumentation
MÅL 2014
MÅL 2013


Det ska vara möjligt att i
EDIT kunna få en
överblick över, samt
inblick i, de olika projekt
som Trafikförvaltningen
bedriver.
Höjd kunskap ang.
hantering av allmänna
handlingar i projekt
•
•
•
•
•
Alla projekt representerade i
EDIT på miniminivå
Alla projekt ska ha en
framtagen
dokumenthanteringsplan
Höjd kunskapsnivå for
dokument- och
ärendehantering inom TF
Större tydlighet mot projekt
vid leverans - var ska olika
dokument förvaras och lagras
Strukturerad uppföljning av att
regelverket följs
Projektstart & Leverans
a2
2014-10-08
19
Styrande dokument – Varför gör vi det här – Mål på sikt
Lätt att hitta
rätt version
(informationen)
Goda
förutsättningar
för att styra
verksamheten
Kvalitetssäkrat
och tidseffektivt
arbete
2014-10-08
20
Avtalsregister
Syfte:
 Ordning och reda
 Hitta avtal
 Följa upp avtal/leverantörer
 Revisionsrapport
Bakgrund:
 Baseras på redan befintlig funktionalitet i EDIT
 Används på SLL (HSF och LSF)
2014-10-08
21
Avtalsregister
Avtalsärende
(metadata om ärendet)
Avtalskort
(metadata om avtalet)
Handling 1
Handling 1 (huvudavtal)
Handling 2
Handling 2 (bilaga 1)
Handling 3
Handling 4
Arbetsdok. 1
Arbetsdok. 2
Arbetsdok. 3
Handling 4 (bilaga 2)
2014-10-08
22
Vad gör trafikförvaltningen nu?






Kanslichef
Förändringsledare
Dokumentstrateg
Arkivarie
Objektspecialist
Konsultstöd
 Utbildningar
 Mall
dokumenthanterings
planer
 Ärendestruktur
 Avtalsregister
 Inventering/
inläggning styrande
dokument
 Ritningshantering
2014-10-08
23
Erfarenheter
och lärdomar
Förvaltningsledningen måste
driva frågan
Utbildning,
information,
uppföljning,
utbildning,
information,
uppföljning……
Tar längre tid än man tror att
ändra arbetssätt på 800
medarbetare och konsulter
2014-10-08
24
Tack för oss!
[email protected]
[email protected]