Transcript Allmän handling

Regionstyrelsen 141209
Allmänna handlingar
och diarieföring
Innehåll
Offentlighetsprincipen
Allmänna handlingar
Arbetsmaterial
Diarieföring
Utlämnande
Sekretess
Offentlighetsprincipen
”Det är inte alltid enkelt för erfarna kommunala
tjänstemän och förtroendevalda, som ändå
torde vara väl bekanta med regelverket, att
tillämpa offentlighetsprincipen.”
Offentlighetsprincipen
”Till främjande av ett
fritt meningsutbyte och
en allsidig upplysning
skall varje svensk
medborgare ha rätt att
taga del av allmänna
handlingar.”
Får begränsas endast om det är påkallat av vissa
speciella hänsyn och med stöd av lag. (Sekretess)
Allmänna handlingar
En handling är allmän om den förvaras hos
myndighet och är att anse som inkommen
till eller upprättad hos myndigheten.
En allmän handling kan vara offentlig eller
hemlig.
Allmänna handlingar
• Handling – teknikneutralt, t ex mail, sms,
röstmeddelande, foto, film, datafiler
• Förvarad – tillgänglig för myndigheten med
tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv
utnyttjar
• Handlingen behöver inte vara diarieförd för att
vara en allmän handling
Inkommen handling
Anlänt till myndigheten
• Kommit in till myndighetens lokaler
Tagits emot av någon behörig person
• Tjänsteman som har till uppgift att ta
emot handlingar
• Befattningshavare som har att ta
befattning med det ärende som
handlingen hör till
• Kan i så fall ha tagits emot i bostaden
eller vid förrättning utanför
myndigheten
I vilken roll har handlingarna mottagits?
• Ej inkommen handling
- Sådana skrivelser som enbart rör personliga förhållanden
- Handlingar som mottas på grund av annan ställning, t ex
partifrågor
Brev ställt till kommunfullmäktigeledamot på kommunens
adress med anledning av en av honom väckt motion ansågs ej
som allmän handling
Upprättad handling
• Expedierats
- avsänts antingen till en enskild eller en annan
myndighet
- hos myndigheten hålls tillgänglig för avhämtning
• Hör till ett ärende som har slutbehandlats
• Justerats
• På annat sätt färdigställts
• Arkiverats
• Principen är att handlingen anses upprättad först
då den föreligger i sitt slutliga skick.
• Dessförinnan myndighetsinternt arbetsmaterial
Arbetsmaterial
• Handlingar som tillkommit endast som ett led i ett ärendes
föredragning eller beredning, s k minnesanteckningar, blir allmänna
bara om de expedieras, arkiveras eller tillför ärendet sakuppgifter
• Till dess att handlingar anses upprättade brukar man tala om
arbetsmaterial som ännu inte blivit allmänna handlingar
Diarieföring
• Allmänna handlingar ska hållas ordnade – sker som regel
genom diariet – syfte upprätthålla offentlighetsprincipen,
bevaka ärenden, tillgång till handlingar
• Hemliga handlingar MÅSTE registreras
• Angeläget att e-post eller annat meddelande som
befattningshavare i regionen mottar som har med ett
ärende i regionen att göra tillförs ärendet ifråga, t ex
genom att det vidarebefordras till diariet så snart det
mottagits
• Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa
betydelse kan gallras enligt gallringsbeslut och behöver
inte diarieföras
Utlämnande - skyndsamt
• Ska på begäran lämnas ut genast eller så snart det är möjligt
• Rådrum att ta ställning till om handlingen är offentlig eller hemlig
• Rätt att få kopia av offentlig handling mot avgift
• Rätt att få begäran om utlämnande prövad av myndigheten om
begäran inte fullt ut beviljas, beslut från myndigheten kan överklagas
till kammarrätten
• Anonymitetsskydd och efterforskningsförbud
Sekretess
• En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig
• För sekretess krävs lagstöd
• Sekretess rör för regionens del vanligen skyddet för enskild eller det
allmännas ekonomiska intresse
• Bestämmelserna om sekretess innebär:
- Tystnadsplikt, d v s förbud att röja uppgift
- Förbud att lämna ut allmänna handlingar
- Straffbart att bryta mot tystnadsplikten
• Sekretessmarkering på handlingen
• Måste diarieföras
Rätt att få begäran om utlämnande prövad
om begäran inte fullt ut beviljas
Ansvarig befattningshavare besked om att skriftligt beslut kan begäras
Myndigheten skriftligt beslut med överklagandehänvisning
Kammarrätten
Högsta förvaltningsdomstolen
Handling
Förvarad
Myndighet
Inkommen
Upprättad
Allmän
handling
Offentlig handling
Handling som
omfattas av
sekretess