Transcript Utbildning i ärendehantering på Miljö

Välkomna på
utbildning i
ärendehantering på
MoS –
Rätt från början!
Hösten 2014
Agneta Bergquist, administrativ chef, MoS
Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Stadsarkivet
Mariella Andersson projektledare, LKDATA
Lena Fristedt, utbildningssamordnare, LKDATA
1
2015-04-13
Agenda
• Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar?
• Kort om offentlighet/sekretess
• Ärendehantering/Diarieföring
• Arkivering
2
2015-04-13
Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar?
För medborgarnas skull:
Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del
av allmänna handlingar (med vissa undantag som
regleras i lag)
För vår egen skull:
Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och
handlingar som finns, så kan vi inte heller bedriva
någon effektiv verksamhet.
3
2015-04-13
Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar?
Offentlighets- och sekretesslagen
5 kap 1 §:
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har
kommit in till eller upprättats hos en myndighet.
4
2015-04-13
Vad är en handling
•
Ett fysiskt medium som bär information
•
En form för att lagra och bevara upplysningar
5
2015-04-13
Allmän handling
= det allmännas handlingar
= inte privata handlingar
Lagen säger att en handling är allmän om den:
• Inkommen till
• eller upprättad på
• och förvarad hos myndighet
6
2015-04-13
Inkommen
•
Passerat en myndighetsgräns (även ut)
•
Brev, fax:
Anlänt till myndighetens lokal
eller
till behörig tjänsteman eller politiker
•
Elektronisk handling:
Gjorts tillgänglig för myndigheten
•
Anbud:
Vid anbudsöppningen
7
2015-04-13
Upprättad
•
Färdigställts vid myndighet
•
När ärendet slutbehandlats
•
Tre slag av upprättade handlingar:
- expedierats (skickats)
- inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende
- handling som justerats
Exempel:
•
Diarium, journal, register: när det är klart för införing
•
Dom: när den avkunnas
•
Protokoll: när det justerats
8
2015-04-13
• Fika och grupparbete
9
2015-04-13
Gruppuppgift under fikapaus
Är det här en allmän handling?
• Förfrågan om vilka regler som gäller vid markköp
• Inbjudan till en kurs som två handläggare kommer
deltaga i
• Personligt brev
Diskutera i grupper ca 20 minuter
10
2015-04-13
Varför bevara handlingar?
arkiveringen startar när handlingen kommer in
och inte i slutet av processen
•
Verksamhetsnytta
- Rätt information vid rätt tillfälle
- Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut
•
Offentlighetsprincipen
- En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle
•
Forskning och kulturarv
- Historielöshet är en fara
•
Rättssäkerhet
- Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge
11
2015-04-13
Dokumenthanteringsplaner
•
Redovisar vilka handlingar som finns
•
Var handlingarna förvaras
•
Anger hur arkivering ska göras
•
Anger om de ska bevaras eller gallras
•
Gallring (förstörande) av handlingar får endast göras om ett
gallringsbeslut finns
•
Antagen av SBN och BMN
•
Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med
stadsarkivet
• Finns registrerade i W3D3 för SBN och BMN.
12
2015-04-13
Dokumenthanteringsplan för SBN
13
2015-04-13
Dokumenthanteringsplan för BMN
14
2015-04-13
Offentlighet och sekretess
15
2015-04-13
Offentlighets- och sekretesslag
(OSL 2009:400)
Rör rätten att ta del av allmänna handlingar är organiserad så att:
•Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt
•Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial
•Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls
5 kap
handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar (dvs.
diarieföring)
•Registreringen ska ske utan dröjsmål.
16
2015-04-13
OSL forts.
• I registret ska framgå:
•
•
•
•
Datum
Diarienummer
Avsändare/Mottagare *
Ärendemening*
* får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess
17
2015-04-13
Förvaltningslag (1986:223)
•
Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt
•
Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal varje
helgfri dag i två timmar
18
2015-04-13
Ärendehantering
19
2015-04-13
Diarieföring
•
Kallas registrering i lagtext
•
Agresso är en annan typ av registrering (men ordet diarieföring används till
ärendehantering)
•
Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar kan hållas
ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att bläddra i)
•
På kommunen används W3D3
20
2015-04-13
Vad ska diarieföras?
Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser.
- Är det en inkommande handling från allmänhet, företag,
organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd
eller annat kontor inom kommunen som kan
föranleda beslut, yttrande eller förslag?
- Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till
nämnd/styrelse eller expedieras (skickas någon annanstans).
- Är det sekretessbelagd information?
- Är det ett avtal eller kontrakt?
- Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit?
- Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex.
policydokument?
-Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller
sorteringsordning?
21
2015-04-13
Vad behöver inte diarieföras?
• Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten?
Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver
inte diarieföras.
• Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis?
•Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram?
•Handling som registreras i annat system?
22
2015-04-13
Vad ska inte diarieföras?
•Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska
arkiveras är ingen allmän handling)?
•Är det brev till fackligt ombud?
•Är det ett privat brev till en anställd?
•Är det biblioteksförvarat material?
23
2015-04-13
När ska de diarieföras?
•
Inkommande handlingar diarieförs genast.
•
På kontoret upprättade handlingar diarieförs när de är färdigställda,
d v s genast när de är upprättade
24
2015-04-13
Hur ska de diarieföras?
•
Handling som inte hör till något tidigare ärende diarieförs som
nytt ärende
•
Handling som hör till ett tidigare ärende diarieförs som ny händelse
i det ärendet
25
2015-04-13
Nytta av diariet –Rätt från början!
Man kan via diariet få reda på t ex:
•
vilka nya ärenden har inkommit idag/senaste tiden?
•
vilka yttranden finns i ärendet?
•
Hur många öppna ärenden finns i SBN ?
•
Vilka öppna ärenden har handläggaren NN för närvarande?
26
2015-04-13
Att söka i diariet
•
Om handlingar är diarieförda behöver man inte spara kopia hos
befattningshavaren
•
Söka i serien
•
Searchport W3D3
•
För allmänheten
•
SBN 2014-42
27
2015-04-13
Inför avslut och arkivering av ärende
När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren.
Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar
som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut.
Rensa bort:
- utkast och kladdar
- dubblettkopior
- minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift
- trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet.
Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling!
28
2015-04-13
Arkivansvar
•
Arkivansvarig för Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är Agneta
Bergquist
•
Huvudregistrator och registratorer finns
•
Arkivredogörare gör det praktiska arbetet med arkiven och överlämnar till
stadsarkivet efter 5 år (tiden kan variera)
29
2015-04-13
Skydd av handlingar
• Inte förstöras vid brand eller översvämning
• Inga nyfikna i handlingarna
Handlingar ska inte bäras ned i pärmar
och ställas på hög
30
2015-04-13
Handlingarna ska tas om hand
och stå säkert
Aktuellt läge
• Utbildningspaket framtaget
• Ärendehantering
• Offentlighet- och sekretess
• W3D3 – utbildning – i tre steg
•
Söka
•
Diarieföra händelser
•
Arbeta med arbetsdokument
• Projekt C Linköping – arbetar ”i W3D3”
• Introduktionsmöten genomförda med
31
•
Pilotgrupp på Mex
•
Pilotgrupp på DP
2015-04-13
Nästa steg
• Genomföra utbildningar enligt utbildningspaket
• Fortsätta införandet av W3D3 i olika steg
• Söka
• Diarieföra händelser
• Arbeta med arbetsdokument
• Introducera och utbilda i Möteshanteringen i W3D3
• Handläggare
• Mötessekreterare
• Registratorer
32
2015-04-13
Utbildningstillfällen
• W3D3- Sökningar, plats Panacea
-
6 november, 08.30-09.30 eller 15.00-16.00
-
12 november, 08.30-09.30 eller 15.00-16.00
• Ärendehantering
33
-
13 november 08.30-11.00
-
24 november 09.30-12.00
-
25 november 13.30-16.00
-
26 november 13.30-16.00
-
2 december 13.30 – 16.00
-
9 december 13.30 - 16.00
2015-04-13
Tidsplan
• Innan årsskiftet
- Utbildning i ärendehantering
- Kunna söka efter ärenden i W3D3
34
2015-04-13