Transcript Riktlinjer – Användning av sociala medier

 Version 1.0
Riktlinjer – Användning av sociala medier
Bilaga 1: Flödesschema för svar, kommentarer och synpunkter
Sociala medier erbjuder många olika möjligheter att samverka och kommunicera med
regionens målgrupper. Medierna når dock en begränsad målgrupp och ska alltid
användas som ett komplement till www.regionhalland.se och andra kanaler.
Syfte
Syftet med dessa riktlinjer är att
●
●
ange hur Region Halland förhåller sig till sociala medier
att definiera vad vi behöver tänka på när de används
Det är viktigt att regionens medarbetare känner till och följer dessa riktlinjer. Manualer
och ytterligare stöd finns på http://lina/socialamedier.
Vad är sociala medier?
Wikipedia beskriver sociala medier så här: ”Sociala medier betecknar aktiviteter som
kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll”. Exempel på
sociala medier är bloggar, YouTube, Twitter, Facebook, Google+, FlickR etc.
Mål
Region Halland vill genom närvaro i sociala medier:
●
närma sig regionens målgrupper
● öka insynen och deltagandet i regionens arbete
● stärka regionens varumärke
Vem använder sociala medier för Region Halland?
Varje förvaltning har ansvar för sin egen kommunikation. Därför har varje förvaltning
även beslutsmandat över:
●
om förvaltningen använder sociala medier, genom beslut av förvaltningschef
● vilka tjänster som används, samt
● vem eller vilka som får representera verksamheten inom sociala medier. Beslut
om detta fattas av närmast ansvarig chef.
Förvaltningar som väljer att engagera sig i sociala medier gör det som ett led i
förvaltningens verksamhetsutövning. Inför ett beslut är det viktigt att beakta att det
handlar om ett långsiktigt engegemang som kräver tid.
Regionkontorets kommunikationsavdelning har ett samordnande ansvar för sociala
medier. När en verksamhet väljer att finnas representerad i sociala medier ska det
meddelas till kommunikationsavdelningen tillsammans med kontaktuppgifter till mediet
Version 1.0
och ansvarig person i verksamheten. Kommunikationsavdelningens administratörskonto
ska om möjligt kopplas till mediet.
Verktyg och villkor
Om Region Halland har verktyg för det önskade sociala mediet i egen regi så ska detta
väljas, exempelvis bloggplattformen. Dessa listas under http://lina/socialamedier. Om
andra sociala medier används måste användarvillkoren för dessa följas.
Region Hallands närvaro samlas
Kommunikationsavdelningen publicerar en sammanställning över sociala medier som
Region Halland använder sig av på www.regionhalland.se/socialamedier.
Om Region Halland har en officiell huvudsida i det aktuella sociala mediet samlas
regionens alla eventuella verksamhetssidor via länkar på denna, förutsatt att det sociala
mediet tillåter det. Motsvarande länkning tillbaka till huvudsidan sker på
verksamhetssidor.
Grafisk profil
Region Hallands platser i sociala medier ska så långt det är möjligt följa regionens
grafiska profil. Namnet Region Halland ska alltid anges. Anställda bör om möjligt inte
använda sina privata konton i tjänsten, i annat fall är det viktigt att det tydligt framgår vid
vilka tillfällen de företräder Region Halland respektive sig själva.
Hur hanteras synpunkter, svar och kommentarer?
I Region Hallands myndighetsövergripande beslut (se regionstyrelsens beslut 2011-1019 § 165) anges hur synpunkter, svar och kommentarer i medierna ska gallras.
Hantering av sociala medier bör framgå av förvaltningens dokumenthanteringsplan.
Anställd, som har fått i uppdrag att för regionens räkning närvara i sociala medier,
ansvarar för hantering av inkommande synpunkter, svar och kommentarer. Vid den
anställdes frånvaro ska ersättare finnas utsedd. En schematisk översyn av flödet vid
hantering av inkomna svar, kommentarer eller synpunkter framgår av ”Bilaga 1:
Flödesschema - hur behandlar man svar, kommentarer och synpunkter”. Ansvaret
innebär att;
●
besvara inkommande synpunkter som riktas till verksamheten, eller
● vidarebefordra dessa till någon som är bättre lämpad att besvara dessa eller
● avpublicera dessa med stöd av punkten Vad ska tas bort längre ner i detta
dokument.
Läsare på det sociala mediet ska kunna få kontakt med den ansvarige på ett tydligt
angivet sätt, exempelvis för att anmäla olämpliga kommentarer.
Version 1.0
Allmän handling och diarieföring
Allt som publiceras i sociala medier inom ramen för Region Hallands verksamhet, och
som är tillgänglig för allmänheten, är en allmän handling, men behöver inte alltid
diarieföras. Exempel på material som ska diarieföras är:
●
●
●
Material som tillför ett pågående ärende information
Material som kan ligga till grund för ett nytt ärende
Material som har betydelse för verksamheten
Ytterligare information finns på http://lina/socialamedier.
Material som ska diarieföras skickas till respektive förvaltnings registrator.
I övrigt gäller samma regler när Region Halland använder sociala medier, som när
regionen använder andra sätt att kommunicera med enskilda via IT, exempelvis e-post.
Vad ska tas bort?
Material som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller
policydokument ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Innan detta sker måste
materialet samt information om dess avsändare tas ut på papper och skickas till
respektive förvaltnings registrator för diarieföring.
Kommentarer och inlägg får inte innehålla:
● Sekretessuppgifter
● Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar
● Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
● Olovliga våldsskildringar eller pornografi
● Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet
● Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material
● Svordomar eller obscena ord
Om tillägg eller avsteg sker ifrån dessa punkter ska detta först diskuteras med
kommunikationsavdelningen.
Bevarande
Kommunikationsavdelningen ansvarar för att översiktsbilder av mediet i form av
skärmdumpar på papper tas ut en gång i kvartalet. Det är här frågan om
presentationsvyerna och inte de enskilda inläggen.
Bilaga 1: Flödesschema för svar, kommentarer och synpunkter
Är informationen synlig
för allmänheten?
(tex offentliga kommentar
på Fadcebook-sida eller
synligt Twitter-meddelande
ja
Tillhör meddelandet
ett ärende eller kan
initieras ett ärende?
nej
nej
ja
Behöver informationen
raderas/avpubliceras?
Tex. pga brott mot
gällande lagstiftning,
direktiv och/eller
policydokument?
nej
Arkivering
och
Diarieföring
Hantering i enlighet med
bestämmelser om
inkomna (elektroniska
handlingar)
ja
Sk. Biblioteksregeln
2 kap 11§ 1 st 3 p TF
är ingen allmän handling
= kräver ingen
arkivering / diarieföring
Radering /
avpublicering
enligt dokumenthanteringsplan
Kräver juridiskt sett
i regel ingen vidare
behandling
Bevaka meddelandet,
följ upp eventuella svar
på det mm.
Arkivering /
diarieföring
enligt dokumenthanteringsplan
Kräver principiellt
svar / behandling
Är meddelandet av
Sådan karaktär att det
kan besvaras?
nej
ja
Kan jag besvara
synpunkten, svaret
eller kommentaren?
Svar
och
Uppföljning
ja
Besvara synpunkten
eller kommentaren
nej
ja
nej
Vidarebefordra
synpunkten, svaret eller
kommentaren
till person som är
bättre lämpad
Meddela ursprungliga
avsändaren
att meddelandet har
vidarebefordrats
Kommer mottagaren inom
organisationen kunna svara
på samma medie/plattform
som användes för att
lämna meddelandet?