Transcript จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยอิเล็กทรอนิกส์ กับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ โดย นันท

จดหมายเหตุมหาวิทยาล ัยอิเล็กทรอนิกส ์
ก ับระบบห้องสมุดอ ัตโนม ัติ
โดย
น ันทพร ธนะกูลบริภ ัณฑ์
พ ัชรี ทองแขก
สาน ักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาล ัยสุโขท ัยธรรมาธิราช
ั
ใน การสมมนา
PULINET วิชาการ ครงที
ั้ ่ 2 ประจาปี 2555
เรือ
่ ง “Creative Library”
ว ันที่ 27 มกราคม 2555 เวลา 11.30-11.50 น.
ั
ณ ห้องสุรนารี สุรสมมนาคาร
ี า
มหาวิทยาล ัยเทคโนโลยีสร
ุ นารี จ. นครราชสม
ื ค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาล ัย
โครงการพ ัฒนาระบบสบ
ด้วยระบบห้องสมุดอ ัตโนม ัติ
ผูร้ ับผิดชอบ สาน ักบรรณสารสนเทศ มสธ.
ว ัตถุประสงค์
ื ค้นเอกสารจดหมายเหตุ
- เพือ
่ พ ัฒนาระบบสบ
มหาวิทยาล ัยในระบบห้องสมุดอ ัตโนม ัติ
- เพือ
่ สร้างต้นแบบหรือแนวทางทีด
่ ข
ี น
ึ้ ในการจ ัดการ
ื่ มโยงเข้าก ับกระบวนงาน
เอกสารจดหมายเหตุ โดยเชอ
หล ักของห้องสมุด
ื ค้นสารสนเทศต่างๆ รวมทงั้
- เพือ
่ บูรณาการแหล่งสบ
่ ยให้
เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาล ัยเป็นแหล่งเดียว ชว
ื ค้นทาได้สะดวก รวดเร็ว
การสบ
หล ักการ
่ ยค้นเอกสารจดหมายเหตุ
- จ ัดทาและให้บริการเครือ
่ งมือชว
มหาวิทยาล ัย ในรูปของรายการทร ัพยากรสารสนเทศแบบออนไลน์
หรือโอแพ็ก (OPAC - Online Public Access Catalog)
้ าตรฐานในการพรรณนาล ักษณะของเอกสารจดหมายเหตุ
- ใชม
มหาวิทยาล ัย ISAD (G) – International Standard Archival
Description (General)
- หล ักเกณฑ์การลงรายการแบบแองโกลอเมริก ัน ฉบ ับพิมพ์ครงที
ั้ ่ 2
แก้ไขเพิม
่ เติม (AACR2R)
้ าตรฐานการเข้ารห ัสระเบียนรายการเอกสารด ังกล่าว ด้วย
- ใชม
รูปแบบการลงรายการทีเ่ ครือ
่ งอ่านได้รป
ู แบบมาร์ค (MARC format)
ขนตอนและวิ
ั้
ธก
ี ารดาเนินการ
่ นหล ัก คือ
การดาเนินงาน แบ่งได้เป็น 2 สว
1. การจ ัดการต ัวเอกสารจดหมายเหตุ
มหาวิทยาล ัย
2. การพรรณนารายการเอกสารจดหมายเหตุ
มหาวิทยาล ัย
ขนตอนและวิ
ั้
ธก
ี ารดาเนินการ
่ นหล ัก คือ
วิธก
ี ารดาเนินการ แบ่งได้เป็น 2 สว
1. การจ ัดการต ัวเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาล ัย
1.1 ค ัดเลือกประเภทเอกสารจดหมายเหตุทจ
ี่ ะทารายการ
ในระยะแรก เอกสารทีเ่ ลือกดาเนินการก่อน คือ
- เอกสารการประชุม
- เอกสารบ ันทึกความร่วมมือ/ข้อตกลงความร่วมมือ
ของมสธ. ก ับหน่วยงานอืน
่
้ ริการเป็นจานวนมากอย่าง
เนือ
่ งจากมีสถิตก
ิ ารขอใชบ
้ หาสะท้อนล ักษณะงานของทุกฝ่ายใน
ต่อเนือ
่ งและมีเนือ
มหาวิทยาล ัย รวมทงความร่
ั้
วมมือก ับหน่วยงานอืน
่
ขนตอนและวิ
ั้
ธก
ี ารดาเนินการ (ต่อ)
1.2 จ ัดเรียงกลุม
่ เอกสารตามหล ักวิชาการจดหมายเหตุ
กล่าวคือเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาล ัยทงหมด
ั้
จ ัดเป็น Collection เอกสารการประชุม
คณะกรรมการต่างๆ ของมหาวิทยาล ัยจ ัดเป็น
Group/Fonds
1.3 กาหนดตาแหน่งทีอ
่ ยูข
่ องแต่ละกลุม
่ เอกสาร
เพือ
่ ให้อยูใ่ นสภาพพร้อมใชง้ าน
ขนตอนและวิ
ั้
ธก
ี ารดาเนินการ (ต่อ)
2. การพรรณนารายการเอกสารจดหมายเหตุฯ
ึ ษาธรรมชาติของเอกสารจดหมายเหตุฯ ทีม
2.1 ศก
่ ี
ล ักษณะและคุณสมบ ัติทแ
ี่ ตกต่างจากทร ัพยากร
ื ที่
สารสนเทศประเภทอืน
่ ของห้องสมุด อาทิ ต่างจากหน ังสอ
ื่ สามารถแยกเป็นอิสระ จบสมบูรณ์ในต ัว แต่เอกสาร
แต่ละชอ
ิ้ หลายชอ
ื่ ทีม
จดหมายเหตุฯ อาจมีหลายชน
่ ค
ี วามเกีย
่ วโยง
ั ันธ์ในเรือ
ึ ษา เชน
่
สมพ
่ งเดียวก ันเป็นกลุม
่ ใหญ่ สงิ่ ทีศ
่ ก
แหล่งกาเนิด การได้มา การจ ัดเอกสารของต้นแหล่ง ฯลฯ เพือ
่
กาหนดโครงสร้างข้อมูลทีจ
่ าเป็นสาหร ับการพรรณนา
ึ ษาหล ักเกณฑ์ AACR2R เพือ
2.2 ศก
่ ลงรายการเอกสาร
จดหมายเหตุ
ึ ษามาตรฐานสากล ISAD (G) เพือ
2.3 ศก
่ พรรณนาเอกสาร
จดหมายเหตุฯ
ขนตอนและวิ
ั้
ธก
ี ารดาเนินการ (ต่อ)
ึ ษารูปแบบการลงรายการทีเ่ ครือ
2.4 ศก
่ งอ่านได้ รูปแบบ
ื่ (Mixed
ทร ัพยากรฯ ประเภทว ัสดุผสมหลายสอ
materials) ประเภทเอกสารจดหมายเหตุและต้นฉบ ับ
ต ัวเขียน
ึ ษาตาแหน่งข้อมูล เขตข้อมูลทีจ
2.5 ศก
่ าเป็น และจ ัดทา
โครงสร้างข้อมูลในการลงรายการเอกสารประเภท
ด ังกล่าว ตามรูปแบบมาร์ค 21
ขนตอนและวิ
ั้
ธก
ี ารดาเนินการ
2.6 สารวจตรวจสอบเอกสาร (examine) และลงรายการ
พรรณนาในแบบฟอร์มลงรายการเอกสารจดหมายเหตุ
(STOUAMCCAT WORKSHEET) ในรูประเบียนรายการ
ื
ตามโครงสร้างรูปแบบมาร์ค21 สาหร ับสารสนเทศแบบสอ
ผสมหลายรูปแบบ (Mixed materials)
2.7 นาเข้าระเบียนรายการตามโครงสร้างรูปแบบมาร์ค
ในระบบห้องสมุดอ ัตโนม ัติ VTLS Virtua
ื่ เรือ
ต ัวอย่าง ผลการค้นด้วยชอ
่ ง
จดหมายเหตุมหาวิทยาล ัยสุโขท ัยธรรมาธิราช
ื่ เรือ
ต ัวอย่าง ผลการค้นด้วยชอ
่ ง
จดหมายเหตุมหาวิทยาล ัยสุโขท ัยธรรมาธิราช
ผลการการดาเนินงาน
1. เชงิ ปริมาณ:
1.1 ได้โครงสร้างข้อมูลสาหร ับระเบียนรายการเอกสาร
จดหมายเหตุมหาวิทยาล ัย ประเภทเอกสาร
การประชุมและเอกสารข้อตกลงความร่วมมือ
จานวน 1 โครงสร้าง
1.2 ได้จานวนระเบียนรายการเอกสารจดหมายเหตุ
มหาวิทยาล ัยประเภทเอกสารการประชุม และเอกสาร
ข้อตกลงความร่วมมือในฐานข้อมูลระบบอ ัตโนม ัติ
VTLS Virtua จานวนหนึง่
2. เชงิ คุณภาพ:
ื ค้นเอกสารจดหมายเหตุ
สามารถพ ัฒนาระบบสบ
มหาวิทยาล ัย ในระบบห้องสมุดอ ัตโนม ัติได้
สรุปและอภิปรายผล
ื ค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาล ัยใน
การพ ัฒนาระบบสบ
ระบบห้องสมุดอ ัตโนม ัติ ในระยะแรกนี้ ทาให้เกิดผล ด ังนี้
้ ามารถสบ
ื ค้นเอกสารจดหมายเหตุทาง
- ทาให้ผใู ้ ชส
อิเล็กทรอนิกสไ์ ด้สะดวก รวดเร็ว
ื ค้นเอกสารจดหมายเหตุทาง
- สาน ักได้ตน
้ แบบระบบสบ
ื ค้น
อิเล็กทรอนิกส ์ เป็นแนวทางสาหร ับการพ ัฒนาการสบ
เอกสารจดหมายเหตุกลุม
่ อืน
่ ๆ ต่อไป
- สาน ักได้แนวทางทีด
่ ข
ี น
ึ้ ในการจ ัดการเอกสาร
ื่ มโยงเข้าก ับกระบวนงานหล ักของ
จดหมายเหตุฯ ทีเ่ ชอ
ห้องสมุด จากเดิมทีม
่ ง
ุ่ เพียงจ ัดการเอกสารจดหมายเหตุ
่ ย
แยกจากกระบวนงานหล ัก รวมทงการสร้
ั้
างเครือ
่ งมือชว
้
ค้นเอกสารจดหมายเหตุท ี่ เป็นระบบระเบียบมากขึน
ขอบคุณค่ะ
คาถาม????
ข้อคิดเห็น