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FINANZAS EL SISTEMA CONTABLE Puede definirse como el proceso de llevar ordenadamente las cuentas de la empresa, saber cuál es su situación y buscar opciones atractivas que le permitan ahorrar costos y/o gastos, así como aumentar las expectativas de rendimiento. El objetivo final de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones a sus diferentes usuarios, así como mantener en forma ordenada el registro de cada operación económica realizada durante cierto periodo , por locual es indispensable planear este proceso. OBJETIVOS GENERALES Llevar ordenadamente las cuentas de la empresa. Estar informados de cuál es su situación y buscar opciones atractivas que permitan ahorrar en costos y/o gastos para aumentar las expectativas de rendimiento OBJETIVOS A CORTO PLAZO Determinar el flujo de efectivo para iniciar operaciones de producción. Determinar costos y gastos variables y fijos, así como el capital necesario a aportar, así como los créditos requeridos. Establecer las entradas y salidas de efectivo, evaluar el proyecto con los indicadores financieros propuestos, además de establecer sistemas de financiamiento. Se espera que al finalizar los primeros 6 meses de operación las utilidades retenidas sean mayores a $177,000.00 OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO. Realizar proyecciones de flujo de efectivo, así como estados financieros ( estado de resultados, flujo de efectivo y balance general). Evaluar la operación con los mismos indicadores. Al finalizar el primer año se espera contar con más de $494,294.00 OBJETIVOS A LARGO PLAZO. Dar continuidad a los sistemas financieros y elaborar proyecciones de flujo de efectivo y estados financieros. Continuar la evaluación de los indicadores. Altas utilidades. OBJETIVOS GENERALES Llevar organizadamente todas las cuentas de la empresa. Siempre estar al tanto de la situación financiera para buscar ociones que permitan ahorrar en costos y gastos para incrementar nuestro rendimiento general. Consultar y asesorar al Consejo Administrativo para la toma de decisiones que puedan afectar al estado económico de república. OBJETIVOS A CORTO PLAZO. El departamento de Finanzas también debe determinar los costos y gastos variables y fijos. Como República apenas empieza, es necesario saber cuánto es el capital requerido y los créditos que se necesitarán de varias instituciones financieras. Se espera que para el 31 de diciembre del 2003 se alcance un ingreso anual de ventas mayor a $200,000.00 OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO. Realizar proyecciones de flujo de efectivo, así como estados financieros ( estado de resultados, flujo de efectivo y balance general). Se espera que para el 31 de diciembre del 2004 se alcance un ingreso anual de ventas superior a $1,000,000.00 OBJETIVOS A LARGO PLAZO. Estar al tanto de las políticas legales y fiscales de Nuevo León, Chihuahua y toda la Rep. Mexicana así como seguir elaborando el estado de resultados , el flujo de efectivo y el balance general. Se espera que para el 31 de diciembre del 2007 se alcance un ingreso anual de ventas de $1,000,000.oo de dólares. Establezca los objetivos de la empresa en el área de contabilidad , en el corto, mediano y largo plazos. COSTOS Y GASTOS Son ambos elementos muy importantes para realizar las proyecciones o planeaciones de negocio. COSTO Es toda cantidad de $ que se debe erogar para pagar lo que se requiere en la operación de la empresa, no tiene como fin la ganancia. Ejemplo: Lúz GASTO. Es toda cantidad de dinero que se debe erogar para pagar la producción de la empresa e incentivar las ventas, tiene como fin la ganancia, se desembolsa para obtener utilidades. Ej. Un anuncio de radio Ahora bien, existen 2 tipos de costos y/o gastos: Costos variables: cambian en relación directa con determinada actividad o volumen. Dicha actividad puede ser de producción o ventas, por ejemplo, el material que va a utilizarse cambiará de acuerdo con el número de articulos o servicios que se produzcan, Costos fijos: son aquellos que permanecen constantes en un período determinado, sin importar si cambia el volumen de ventas. Por ejemplo, la renta del local, los sueldos, etc. Van a pagarse, independientemente de si se produce o se vende en un periodo determinado. COSTOS VARIALBES COSTOS FIJOS Materia prima Renta Publicidad Servicios públicos GASTOS VARIABLES GASTOS FIJOS Gastos por mantenimiento Gastos de operación Gastos de organización Gastos administrativos Gastos de transporte Gastos de depreciación Gastos de etapas pre operativas Gastos por impuestos COSTOS VARIALBES COSTOS FIJOS No hay costos variables Renta servidor Internet Electricidad Teléfono Gasolina GASTOS VARIABLES GASTOS FIJOS Gastos por mantenimiento Gastos de operación Gastos por impuestos Defina cuáles serán los costos y gastos que realizarán en su empresa Es la cantidad total de dinero que invierten los dueños o socios de la empresa para conformar la misma y sirve como base para iniciar sus operaciones. El capital social de Postres Mexicanos asciende a $90,000.00, cantidad aportada por los socios y por PROITESM ( préstamo sin intereses). El capital social de República es de $60,000.00 que son aportados por los socios en partes iguales. Dado que República es una empresa muy rentable, no requiere de préstamos para sus operaciones. La manera más saludable para hacer crecer a República es por medio de la expansión de su fuerza de ventas, la cual trabaja estrictamente por comisión. DEFINA CUÁL SERÁ EL CAPITAL SOCIAL DE SU EMPRESA Las entradas son todos los ingresos de dinero que la empresa recibe. Estas deben desglosarse por producto o servicio , incluyendo las aportaciones a capital por los socios, durante los primeros 6 meses de operación. El primer mes las entradas serán: CONCEPTO CANTIDAD Ingreso por ventas $ 71,250.00 Inversiones PROITESM $ 40,000.00 Capital Social $ 50,000.00 TOTAL $161,250.00 En los siguientes 5 meses las entradas por mes serían: CONCEPTO CANTIDAD Ingresos por ventas $142,500.00 TOTAL $142,500.00 Primer mes: CONCEPTO CANTIDAD Ingreso por ventas $10,000.00 Capital social $60,000.00 TOTAL $70,000.00 En los siguientes 6 meses: CONCEPTO CANTIDAD Ingreso por ventas /mes $20,000.00 TOTAL $20,000.00 Desglose todas las entradas por concepto de ventas del producto, aportaciones de socios, créditos, o cualquier otro concepto que pudiera tener su empresa durante los primeros 6 meses de operación. CONCEPTO CANTIDAD Las salidas son todos los egresos que la empresa realiza. Los gastos o costos en que la impresa incurre son salidas de dinero. En los dos primeros meses las salidas serían CONCEPTO PRIMER MES Compra de maquinaria y equipo $ 43,000.00 SEGUNDO MES Renta 2,000.00 Servicios públicos 1,800.00 1,800.00 500.00 500.00 Gasolina Publicidad $ 2,000.00 850.00 850.00 Sueldos y salarios 10,500.00 10,500.00 Equipo de transporte 47,000.00 47,000.00 1,080.00 1,080.00 IMSS, SAR, etc. Pago de cuentas por pagar Mantenimiento maquinaria 31,245.00 500.00 500.00 En los sig. 4 meses, las salidas serían CONCEPTO Renta Servicios públicos Gasolina Sueldos y salarios IMSS, SAR, etc. CANTIDAD 200.00 1,070.00 500.00 10,500.00 1,080.00 Pago de cuentas por pagar 31,245.00 Mantenimiento maquinaria 500.00 Desglose todas las salidas que por concepto de costo de ventas, administración o producción estime durante los primeros meses de operación La información de entradas y salidas se requiere para elaborar lo que se conoce como flujo de efectivo. Un estado financiero que muestra el total de efectivo que ingresó o salió de la empresa durante un período determinado. El flujo de efectivo permite proyectar la situación económica de la empresa en tiempos futuros, facilitando a la vez que tanto el cálculo de las cantidades de dinero que se requerirán en fechas posteriores ( para compra de equipo, materia prima, pago de adeudos, pago de sueldos, etc.) como las cantidades de dinero que ingresarán a la empresa por concepto de ventas, derechos, intereses, etc. Los estados financieros son resúmenes de resultados de las diferentes operaciones económicas de la empresa, en un periodo determinado o en una fecha específica futura. El objetivo de elaborarlos , es que el empresario visualice desde el principio hacia dónde conduce todos los esfuerzos que realiza en el negocio, además de elaborar información que pueda servir para la toma de decisiones. Los estados financieros se proyectan a partir de otro estado financiero, que es el flujo de efectivo, que previamente ha sido calculado por tanto ofrece información básica que permite elaborar los dos estados clave, para determinar la salud financiera futura de la empresa, éstos son: Estado de resultados Balance general Es el instrumento que utiliza la administración para reportar las operaciones que se realizan en la empresa en un período determinado; de esta manera, la ganancia ( utilidad ) o pérdida de la empresa, se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias. Éste es el principal medio para medir la rentabilidad de una empresa. El estado de resultados puede ser calculado para cualquier tipo de empresa, lo que cambia son las cuentas que se incluyen; básicamente, la diferencia en las cuentas presentadas en el estado de resultados es que en las compañías manufactureras y comercializadoras se maneja el costo de la mercancía que se vendió, mientras que en las de los servicios, no. A continuación se presentan ejemplos de formatos de estado de resultados para diferentes giros de empresa ( comercial, industrial y de servicios ) que pueden ser ocupados como ejemplo al desarrollar el de su equipo. Edo de resultados proforma http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/conte nt/es/317/Plantilla-para-el-estado-deresultados El balance general presenta la situación del negocio en un momento en particular. Es un instrumento que muestra a una fecha determinada, cuáles son los activos, pasivos y capital contable. Muestra su situación financiera; es decir, qué tiene, qué debe y qué pagó. El formato utilizado es igual para todas la empresas, lo que cambia son las cuentas que maneja. El balance es indispensable para ubicar la salud financiera de la empresa. Las cuentas del balance se clasifican de acuerdo con su liquidez; es decir, según la rapidez con que pueden convertirse en efectivo. Es importante recalcar que las clasificaciones de la estructura contable, activo, pasivo y capital, forman la contabilidad básica o la llamada ecuación básica. La ecuación básica es la siguiente ACTIVO Recursos que Posee la Empresa = PASIVO + cantidad que se debe a los acreedores o proveedores sobre los activos que se tiene CAPITAL Capital invertido por los dueños de la empresa Esta ecuación expresa el equilibrio entre los activos de la empresa, por una parte los derechos de los acreedores y por la otra los de los propietarios. Balance proforma http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/conte nt/es/685/Plantilla-de-balance-general El análisis del punto de equilibrio es un cálculo crítico para el mantenimiento de un negocio. Implica la determinación del volumen de ventas necesario para que la empresa no gane ni pierda. Por encima de ese volumen de ventas el negocio proporciona utilidades por debajo se producen pérdidas. La fórmula es muy sencilla: Supongamos que el dueño de un negocio que elabora tortas, quiere averiguar que cantidad tiene que vender para no ganar ni perder. El cálculo es el siguiente: Costo fijo mensual (sueldos, alquiler, seguros, impuestos, etc.) = $1.500,00 Costo variable por unidad (mat. prima, envase y otros gastos directos) = $4,00 Precio de venta de cada torta = $10,00 Aplicando la fórmula, tenemos: Es decir que este empresario debe vender 250 unidades (tortas) para no perder ni ganar. Por lo tanto debe analizar si es posible vender esa cantidad o más para obtener utilidades a lo largo del mes.