Transcript 1435
معهد معلمات القرآن الكريم ـ شرق الرياض بيانات عامة املنطقة – املدينة مديرة املعهد املشرفة على املمارسة املسمى الوظيفي البريد اإللكتروني للمعهد فريق العمل معهد معلمات القرآن الكريم ــــ شرق الرياض الرياض عهود بنت محمد الدغيثر المديرة [email protected] منسوبات المعهد البيانات املختصرة للممارسة البيان املطلوب املمارسة وضع الخطة التنفيذية 1435هـ الهدف العام عمل مؤسس ي متقن يحقق رضا العاملين واملستفيدين وذلك بوضع خطة واضحة موصلة للرؤية واألهداف-بإذن هللا -بمؤشرات قياس محددة املسؤوليات والتكاليف معيار املمارسة القيادة والحوكمة -إدارة الجودة والتحسين . الفئة املستهدفة منسوبات املعهد وخريجاته. تاريخ البداية بداية السنة الهجرية 1435هـ عدد مرات إقامة املمارسة مستمرة تاريخ االنتهاء مستمر فكرة املمارسة : رسم صورة واضحة املعالم ملا سيتم القيام به من خالل تحديد األنشطة الفرعية الرئيسة املراد تنفيذها و توزيعها و تحديدها للمسؤوليات املتعلقة بتنفيذ النشاطات و االستراتيجيات التنفيذية املراد القيام بها من قبل املعهد بشكل مباشر على أشخاص محددين سلفا ليتم في النهاية تحقيق أهداف املعهد ورؤيته. األهداف التفصيلية للممارسة : تحدد و توضح لنا كيف سيتم تنفيذ االستراتيجيات و تحقيق األهداف اإلستراتيجية. لتحديد من هو املسؤول عن تحقيق كل من هذه األهداف اإلستراتيجية املراد تحقيقها. توضح الغايات الواجب إنجازها و التي بمجموعها توصل إلى الهدف العام للمعهد. تساعد في إدارة الوقت بتحديد الزمن الالزم ألداء كل نشاط. تسهل عمليات املتابعة و التقييم و التقويم للخطط من خالل وضع املعايير و اآلليات الالزمة لذلك و التي يحكمها مؤشرات و أدوات قياس محددة للنجاح أو الفشل في الخطط املرسومة مسبقا. الكشف املبكر عن املخاطر و العوائق التي تعيق عملية التنفيذ و تحقق األهداف أثناء املتابعة و التقييم. توضح أهم األمور و املحاذير التي يجب إتباعها عند وضع الخطة و على رأسها الدقة و الوضوح و عدم املبالغة و إبراز املخاطر و املعيقات املحتملة و التركيز على األمور الهامة. توضح و تشرح املراحل األساسية لوضع خطة العمل و التميز ما بين كل مرحلة و أخرى حسب احتياجها و تحديد الفترة الزمنية الالزمة لكل مرحلة. آلية تنفيذ املمارسة : نود نذكر مراحل تطورالخطة في املعهد : .1منذ افتتاح املعهد في 1424 /2/7هـ حتى نهاية 1430هـ كانت تصل الخطة التشغيلية من اإلدارة العليا ( إدارة املعاهد ) ( ملدة سنة فقط ) .2تم وضع خطة تنفيذية للمعهد تمت وفق منهجيه محدودة بطاقة األداء املتوازن وفق الخطوات التالية : أ .تم شرح بطاقة األداء املتوازن من قبل مدير إدارة التطوير والتخطيط في اجتماع يضم مديرات املعاهد والتدريب برفقة نماذج جاهزة ليطمئن على وصول املعلومة بطريقة صحيحة وأتيحت فرصة للنقاش . ب .تم تفعيلها عن طريق إشراك جميع املوظفات بإستكتابهن باإلجابة على أسئلة أربعة هي : .ما هي طموحاتك لتحقيق رضاك ورض ى املستفيدات .2 .ماهي طموحاتك لتحقيق سرعة ودقة انجاز أعمالك .3ماهي طموحاتك لتطويرك وتشجيع إبداعاتك .4ماهي طموحاتك لتنيمة املوارد املالية . فكانت اإلجابة هي املشاريع التي خرجت منها املبادرات محققة األهدافة مستمدة من الخطة االستراتيجية إلدارة املعاهد . .3إعداد الخطة االستراتيجية األولى لألعوام (1431هـ ـ 1432هـ ـ 1433هـ ) ملدة ثالث سنوات بعد التحاق املديرة ببرنامج دبلوم املديرات املقام بنفس املعهد . * حيث كان إعداد الخطة أحدى مفردات مقرر املهارات اإلدارية : أ .تم تطبيق تحليل SWATحيث شارك فيه جميع املوظفات وأيضا املحبات من [ األكاديميات ،الداعمات ] ب .بعد كتابة الخطة االستراتيجية تم عرضها على املوظفات واملجلس االستشاري بعد إجراء التعديالت تم اعتمادها من إدارة املعاهد ومن ثم تقديمها إلى استاذ املقرر د .محمد الحربي . ج .تم تسليم الخطة االستراتيجية مع التنفيذية لكل موظفة . د .تم تطبيق الخطة مع املتابعة في تنفيذها . يتم تطبيق الخطة عن طريق استخراج خطة تنفيذية سنوية حيث أنها تفكك إلى مشاريع كبيرة واملشاريع إلى البرامج والبرامج إلى املبادرات . وكلفت مشرفة تقنية املعلومات بمتابعة تنفيذ الخطة عن طريق وضع خطة تنفيذية لعملية املتابعة يتم معالجة العوائق ووضع خطط بديلة . .1تقيم من خالل النتائج التي تم تحصيلها . .2يتم التطوير على الخطة التنفيذية للعام العادم من خالل معرفة العوائد في نهاية العام . .4تمت كتابة الخطة االستراتيجية لألعوام ( 1434ـ 1435ـ 1436ه ـ ) بنفس الطريقة السابقة ولكنها نابعة من املوظفات حيث تم االجتماع بهن وشرح كيفية كتابة الخطة اإلستراتيجية وطلب من كل موظفة وضع خطة استراتيجية لعملها لثالث سنوات مع مساندة املديرة لكل موظفة وبالتعديل واإلضافة حتى خرجت بصورتها النهائية ومن ثم جمعت في خطة رئيسية واحدة للمعهد ، وكذلك عند كتابة خطة التنفيذية 1435هـ استفدنا في كتابتها من متابعة الخطة التنفيذية 1434هـ ،و استكتاب املوظفات لطموحاتهم حول كل منظور من الخطة التنفيذية واالستفادة من االشتراك في مسابقة السبيعي للتميز واستفدنا كثيرا من معاييرها حتى أنه نفذ أكثر مما كتب في الخطة التنفيذية 1434هـ ،وهذا واضح بالرجوع لتقارير املعهد . .5تتضمن أهداف املعهد مستويات األداء املطلوب الوصول إليها مع تحديد الفترة الزمنية الالزمة لذلك ( ويتضح في الخطة التنفيذية لكل سنة ) مراحل كتابة الخطة التنفيذية 1435هـ .1متابعة الخطة التنفيذية 1434هـ بملف متابعة خاص واستالم تقاريره من موظفة مختصة بذلك . .2جلسة املديرة مع املوظفة املتخصصة بمتابعة الخطة التنفيذية 1434هـ ملعرفة سير الخطة ومتابعة تسليم التقارير . .3االطالع على معايير التميز في جائزة السبيعي واالستفادة منها في كتابة الخطة التنفيذية 1435هـ. .4ومن أكبر الوسائل التي سهلت بتوفيق هللا وضع الخطة التنفيذية 1435هـ هو وجود الخطة اإلستراتيجية حيث تنزل منها خطة 1435هـ ـ ومن هنا يبرز أهمية الخطة اإلستراتيجية في أنها تجعل العمل عمل مؤسس ي ـ . .5استفدنا كثيرا من معايير التميز في وضع مؤشرات القياس وكذلك وسيلة التقويم . .6أرسلت الخطة 1435هـ لجميع املوظفات ليتم أداء العمليات بالشكل املطلوب لتتحقق األهداف وذلك بتحديد مؤشرات لكل مبادرة كما حددت فيها املكلفة واملتابعة ووقت االنجاز ,وسيلة املتابعة ,وسيلة التقويم ,كذلك وقت تسليم تقرير االنجاز. الصعوبات التي واجهت املعهد في تطبيق املمارسة ومقترحات لتخطيها الصعوبات مقترحات لتخطيها دخول املعهد في مسابقتين للتميز أن تطرح مسابقات التميز في بداية العام "السبيعي واملوس ى" في الفصل الدراس ي ن الدراس ي ويكو تسليمها في نهاية العام الدراس ي 1434ـ 1435هـ فتزاحمت األعمال في هذه حتى ال تتزاحم مع أعمال املعهد الضرورية. الفترة . مؤشرات قياس نجاح ( املمارسة) التي تم تحقيقها ونتائجها .1العمل بمبادرات الخطة التنفيذية والوصول ملؤشرات القياس املكتوبة يدل على تحقق األهداف. .2التقيد باملوازنة املالية . .3سهولة استخراج املوازنة املالية من الخطة التنفيذية . .4الخطة التنفيذية تسهل بإذن هللا تحقيق معايير التميز كالتحسين املستمر ـ خدمة املجتمع ـ الحوكمة...,الخ. .5سهولة متابعة العمليات في املعهد ,وهل حققت األهداف أم ال. .6وضوح العمل والعمليات للموظفات حيث حدد أمام املبادرة من املنفذة للعملية ومن املتابعة والتكلفة . ... .7بعد دخول املسابقات أنجز خالل أشهر ماكان محدد في الخطة أن ينجز خالل 3سنوات (كاإلحتفاظ بامللفات اإللكترونية في مكان موحد). .8استمرار سير العمليات في املعهد ـ وهلل الحمد ـ بدون توقف وال يعتمد العمل على األشخاص . .9التقارير واالستبانات لكل مبادرة من أكبر مؤشرات قياس نجاح املمارسة . الوسائل التحفيزية لنجاح تطبيق املمارسة .1وضوح رؤية املعهد ورسالته وأهدافه. .2وجود خطة إستراتيجية للمعهد تتطور في كل مرحلة . .3إشراك مديرة املعهد سابقا أ.جواهر العمر موظفاتها في وضع الخطة اإلستراتيجية ,وشرحها لطريقة وضع الخطة ومتابعتها لهم (.هذا مما ساعد ـ بعون هللا ـ على وضع الخطة التنفيذية 1435ه). .4رؤية ثمار الخطة التنفيذية للمعهد. .5اعتقاد أن الخطة التنفيذية هي وسيلة بإذن هللا موصلة لألهداف وأسهل طريقة لتوثيق اإلنجازات. ..6الخطة التنفيذية تجعل هناك حوكمة وتحقق الشفافية . .7اعتقاد أن الخطة التنفيذية ستحقق رسالة املعهد في تعليم القرآن الكريم من خالل عمل مؤسس ي متقن يحقق رضا العاملين واملستفيدين . .8الخطة التنفيذية تحقق –بإذن هللا – الوصول ألفضل املمارسات املطلوبة في معايير التميز واإلستمرار عليها ولعلها تساهم في الحصول على شهادة األيزو 9001التي رشح املعهد لتطبيق معاييرها من قبل الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم. نتائج وثمرات املمارسة .1الخطة وضحت كيف يتم تنفيذ االستراتيجيات وتحقيق األهداف اإلستراتيجية . .2ساعدت على تحقق بعض أفضل املمارسات في معيار القيادة والحوكمة. .3لوصول للهدف العام للمعهد. .4تسهيل عمليات املتابعة والتقييم والتقويم للخطط والبرامج. .5الكشف املبكر عن العوائق التي تعيق عملية التنفيذ وتحقيق األهداف أثناء املتابعة والتقييم . .6التطوير املستمر . .7سهولة التوثيق واالحتفاظ بنتائج االستبيانات حيث هو مطلب في وسيلة التقويم في ملف الخطة. .8نشرها ملن يطلبها من املستفيد الداخلي والخارجي. .8.بقاء العمل مؤسس ي ال يتأثر بذهاب األشخاص. .9الوصول بأوضح وأسهل طريقة ـ بعون هللا ـ ملعايير التميز. .10وصول الخطة التنفيذية 1435ه لجامعة اإلمام عن طريق طالبتي ماجستير طلبتاها لتطبيق دراسة عليها لعله يعطي صورة جيدة للمؤسسات الخيرية وأنها تسعى ألن يكون العمل فيهامؤسس ي. .11استخراج املوازنة املالية من الخطة التنفيذية 1435ه بسهولة. .12وضوح املوازنة املالية فيها يحقق الثقة والشفافية. .13كسب رضا املستفيدين والعاملين ألنها توضع بعد أخذ اقتراحاتهم واستكتابهم للوصول لألهداف. توصيات للمعاهد التي تريد تطبيق املمارسة .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 االستعانة باهلل أوال وآخرا. استشعار النفع املتعدي لآلخرين . العمل بتحليل swatباستمرار. وضع الخطة اإلستراتيجية وضرورة وجودها في املعهد. تنزيل الخطة التنفيذية بعد متابعة الخطة التنفيذية السابقة لها وتطويرها باستمرار. أخذ مقترحات املوظفات واملنسوبات واملجتمع بما يساهم في تطوير الخطة التنفيذية . االستفادة من معايير التميز في كتابة الخطة التنفيذية . تخصيص موظفة خاصة ملتابعة الخطة التنفيذية ,وتحديد طريقة متابعتها في الخطة نفسها. تصميم ملف خاص بمتابعة الخطة التنفيذية ,ومجلد الستالم نتائج اإلستبانات والتقارير. املرفقات : الخطة االستراتيجية راجين من املولى تبارك وتعالى أن يعيننا جميعا على اإلخالص في القول والعمل ويتقبل منا .. وباهلل التوفيق ،،