Transcript ใช้กระดาษตราครุฑ

โครงการถายทอดความรู
่
้
เรือ
่ ง
การจัดทาหนังสื อสั่ ง
การ
วันพุธที่ 30 เมษายน
2557
โดย... กาญจนา
จันทรสมบัต ิ
บุคลากรชานาญการ
1
การจัดทาหนังสื อสั่ งการ
 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
ดวย
งานสารบรรณ
้
2526
วา่
พ.ศ.
 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
ดวย
งานสารบรรณ
้
2) พ.ศ. 2548
วา่
(ฉบับที่
2
ความหมายของงานสารบรรณ
งานทีเ่ กีย
่ วกับการบริหารงาน
เอกสาร เริม
่ ตัง้ แตการจั
ดทา การรับ
่
การส่งการเก็บรักษา การยืม จนถึง
การทาลาย
3
ชนิดของหนังสื อ
หนังสื อราชการ คือ เอกสารทีเ่ ป็ นหลักฐาน
ในราชการ ไดแก
้ ่
1. หนังสื อส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ
2. หนังสื อส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอืน
่ ทีม
่ ใิ ช่
ส่วนราชการ หรือ
บุคคลภายนอก
3. หนังสื อทีห
่ น่วยงานอืน
่ ทีม
่ ใิ ช่ส่วนราชการ หรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึง
ส่วนราชการ
4
ชนิดของหนังสื อ (ตอ)
่
4. เอกสารทีท
่ างราชการจัดทาขึน
้ เพือ
่ เป็ นหลักฐาน
ในราชการ
5. เอกสารทีท
่ างราชการจัดทาขึน
้ ตามกฎหมาย
ระเบียบ หรือขอบั
้ งคับ
6. ข้อมูลขาวสาร
หรือหนังสื อทีไ่ ดรั
่
้ บจากระบบสาร
บรรณอิเล็กทรอนิกส์
5
ประเภทของหนังสื อราชการ
มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสื อภายนอก
2. หนังสื อภายใน
3. หนังสื อประทับตรา
4. หนังสื อสั่ งการ (คาสั่ ง
ข้อบังคับ)
ระเบียบ
5. หนังสื อประชาสั มพันธ ์ (ประกาศ
แถลงการณ ์
และขาว)
่
6. หนังสื อทีเ่ จ้าหน้าทีท
่ าขึน
้ หรือรับไวเป็
้ น
หลักฐานในราชการ
(หนังสื อรับรอง รายงานการประชุม
บันทึก
6
1. หนังสื อภายนอก
เป็ นหนังสื อราชการทีเ่ ป็ นแบบพิธ ี
- ใช้ติดตอระหว
างส
่
่ ่ วนราชการ หรือ
- ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอืน
่ ทีม
่ ใิ ช่ส่วน
ราชการ หรือ
บุคคลภายนอก
•
•
ใช้กระดาษตราครุฑ
7
2. หนังสื อภายใน
เป็ นหนังสื อราชการทีเ่ ป็ นแบบพิธน
ี ้ อยกวาหนั
งสื อ
่
ภายนอก
- ใช้ติดตอภายในกระทรวง
ทบวง กรม หรือ
่
จังหวัดเดียวกัน
•
•
ใช้กระดาษบันทึกขอความ
้
8
3. หนังสื อประทับตรา
เป็ นหนังสื อทีใ่ ช้ประทับตราแทนการลงชือ
่ ของหัวหน้า
ส่วนราชการ
ระดับกรมขึน
้ ไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับ
กอง หรือผู้ที่
ไดรั
้ บมอบหมาย เป็ นผู้ลงนามกากับตรา
- ใช้ไดทั
้ ง้ ระหวางส
่ ่ วนราชการ และระหวางส
่ ่ วน
ราชการกับ
บุคคลภายนอก ในเรือ
่ งทีไ่ มส
่ าคัญ
ไดแก
้ ่
1. การขอรายละเอียดเพิม
่ เติม
2. การส่งสาเนาหนังสื อ สิ่ งของ เอกสาร
บรรณสาร
•
9
3. หนังสื อประทับตรา (ตอ)
่
•
3. การตอบรับทราบทีไ่ มเกี
่ วกับราชการสาคัญ
่ ย
หรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานทีไ่ ดด
้ าเนินการไปแลวให
้
้ส่วน
ราชการ
ทีเ่ กีย
่ วของทราบ
้
5. การเตือนเรือ
่ งค้าง
6. เรือ
่ งทีห
่ วั หน้าส่วนราชการระดับกรมขึน
้ ไป
กาหนด
โดยทาเป็ นคาสั่ งให้ใช้หนังสื อ
ประทับตรา
ใช้กระดาษบันทึกขอความ
้
10
4. หนังสื อสั่ งการ
มี 3 ชนิด
คาสั่ ง
- บรรดาขอความที
ผ
่ บั
ั โิ ดย
้
ู้ งคับบัญชาสั่ งการให้ปฏิบต
ชอบดวย
้
กฎหมาย
- ใช้กระดาษตราครุฑ
2) ระเบียบ
- บรรดาขอความที
ผ
่ มี
้
ู้ อานาจหน้าทีไ่ ดวางไว
้
้ โดยจะ
อาศัยอานาจของ
กฎหมายหรือไมก็
่ ถือเป็ นหลัก
่ ได้ เพือ
ปฏิบต
ั งิ านประจา
- ใช้กระดาษตราครุฑ
1)
11
4. หนังสื อสั่ งการ (ตอ)
่
3) ข้อบังคับ
- บรรดาขอความที
ผ
่ ้มี
ู อานาจหน้าทีก
่ าหนดให้ใช้โดย
้
อาศัยอานาจ
ของกฎหมายทีบ
่ ญ
ั ญัตใิ ห้กระทาได้
- ใช้กระดาษตราครุฑ
12
5. หนังสื อประชาสั มพันธ ์ มี 3 ชนิด
ประกาศ
- บรรดาขอความที
ท
่ างราชการประกาศหรือชีแ
้ จงให้
้
ทราบ หรือ
แนะแนวทางปฏิบต
ั ิ
- ใช้กระดาษตราครุฑ
2) แถลงการณ ์
- บรรดาขอความที
ท
่ างราชการแถลงเพือ
่ ทาความเขาใจ
้
้
ในกิจการของ
ทางราชการ หรือเหตุการณ ์ หรือกรณีใด
ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทัว่ กัน
- ใช้กระดาษตราครุฑ
1)
13
5. หนังสื อประชาสั มพันธ ์ (ตอ)
่
3) ขาว
่
บรรดาขอความที
ท
่ างราชการเห็ นสมควรเผยแพรให
้
่ ้
ทราบ
14
6. หนังสื อทีเ่ จ้าหน้าทีท
่ าขึน
้ หรือรับไวเป็
้ น
หลักฐาน มี 4 ชนิด
1) หนังสื อรับรอง
- หนังสื อทีท
่ างราชการออกให้เพือ
่ รับรองแกบุ
่ คคล นิต ิ
บุคคล หรือ
หน่วยงาน เพือ
่ วัตถุประสงคอย
่งอยาง
์ างหนึ
่
่
ใดให้ปรากฏแกบุ
่ คคล
โดยทัว่ ไปโดยไมจ
่ าเพาะเจาะจง
- ใช้กระดาษตราครุฑ
2) รายงานการประชุม
- การบันทึกความคิดเห็ นขอบผู้มาประชุม ผู้เขาร
้ วม
่
ประชุม และมติ
ของทีป
่ ระชุมไวเป็
้ นหลักฐาน
15
6. หนังสื อทีเ่ จ้าหน้าทีท
่ าขึน
้ หรือรับไว้
เป็ นหลักฐาน (ตอ)
่
3) บันทึก
- ข้อความซึง่ ผูใต
้ บั
้ งคับบัญชาเสนอตอผู
่ ้บังคับบัญชา
หรือ
ผู้บังคับบัญชาสั่ งการแกผู
่ ้ใตบั
้ งคับบัญชา
หรือขอความที
เ่ จ้าหน้าที่
้
หรือหน่วยงานระดับตา่ กวาส
่ ่ วนราชการระดับ
ตา่ กวากรม
ติดตอกั
่
่ น
ในการปฏิบต
ั ริ าชการ โดยมีหวั ขอได
แก
้
้ ค
่ า
ขึน
้ ต้น สาระสาคัญของ
เรือ
่ ง และชือ
่ และตาแหน่งของผู้บันทึก
- โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกขอความ
ถ้าไมใช
้
่ ้ให้ลง
วัน เดือน ปี
16
6. หนังสื อทีเ่ จ้าหน้าทีท
่ าขึน
้ หรือรับไว้
เป็ นหลักฐาน (ตอ)
่
4) หนังสื ออืน
่
- หนังสื อหรือเอกสารอืน
่ ใดทีเ่ กิดขึน
้ เนื่องจากการ
ปฏิบต
ั งิ านของ
เจ้าหน้าทีเ่ พือ
่ เป็ นหลักฐานในราชการ ซึง่
รวมถึง ภาพถาย
ฟิ ลม
่
์
แถบบันทึกเสี ยง แถบบันทึกภาพ และ
สื่ อกลางบันทึกขอมู
้ ล (สื่ อที่
อาจใช้บันทึกขอมู
ปกรณ ์
้ ลไดด
้ วยอุ
้
อิเล็กทรอนิกส์ เช่น ซีด)ี หรือ
หนังสื อของบุคคลภายนอก ทีย
่ น
ื่ ตอเจ
่ ้าหน้าที่
และรับเขาทะเบี
ยนรับ
้
ของทางราชการแลว
้
17
มาตรฐานตราครุฑ
มาตรฐานตราครุฑทีใ่ ช้ในหนังสื อ
ราชการ มี 2 ขนาด ไดแก
้ ่
1. ขนาด 3 เซนติเมตร
(ใช้สาหรับ
กระดาษตราครุฑ)
2. ขนาด 1.5 เซนติเมตร (ใช้สาหรับ
กระดาษบันทึกขอความ)
้
18
การกาหนดเลขทีห
่ นังสื อออก
ประกอบดวย
รหัสตัวพยัญชนะ 2 ตัว
้
แลวต
าของ
้ อด
่ วยเลขประจ
้
เจ้าของเรือ
่ ง
1. รหัสพยัญชนะ 2 ตัว
ใช้แทนชือ
่ กระทรวง ทบวง และส่วน
ราชการทีไ่ มสั
่ งกัดสานักนายก รัฐมนตรี
กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด
เช่น
- กระทรวงศึ กษาธิการ
ศธ
- จังหวัดขอนแกน
ขก
่
19
การกาหนดเลขทีห
่ นังสื อออก (ตอ)
่
2. เลขประจาของเจ้าของเรือ
่ ง
ประกอบดวยตั
วเลข 4
้
ตัว
1) สาหรับบริหารราชการส่วนกลาง
ตัวเลข 2 ตัวแรก
หมายถึง
ส่วนราชการระดับ
กรมโดยเริม
่ จากตัวเลข 01 เรียงไปตามลาดับส่วนราชการ
ตามกฎหมายวาด
บปรุงกระทรวง ทบวง กรม
่ วยการปรั
้
ตัวเลข 2 ตัวหลัง
หมายถึง
สานัก กอง หรือ
ส่วนราชการทีม
่ ี
ฐานะเทียบเทากอง
โดยเริม
่ จากตัวเลข 01 เรียงไป
่
ตามลาดับส่วนราชการ
ตามกฎหมายวาด
งส
่ วยการแบ
้
่ ่ วนราชการ
20
การกาหนดเลขทีห
่ นังสื อออก (ตอ)
่
ตัวอยาง
่
ที่ ศธ 0514.19/98
ศธ หมายถึง กระทรวงศึ กษาธิการ
05 หมายถึง สานักงานคณะกรรมการการอุดมศึ กษา
14 หมายถึง
มหาวิทยาลัยขอนแกน
่
.19 หมายถึง
คณะสถาปัตยกรรมศาสตร ์
98 หมายถึง
เลขทะเบียนลาดับทีข
่ องหนังสื อส่งออก
21
การกาหนดเลขทีห
่ นังสื อออก (ตอ)
่
2) สาหรับบริหารราชการส่วนภูมภ
ิ าค
ตัวเลข 2 ตัวแรก
หมายถึง
อาเภอ หรือกิง่
อาเภอ โดยเริม
่ จาก
ตัวเลข 01 โดยปกติให้ใช้สาหรับอาเภอเมืองเรียงไป
ตามลาดับตามที่
กระทรวงมหาดไทยกาหนด
สาหรับหน่วยงานในราชการส่วนภูมภ
ิ าคทีข
่ น
ึ้ กับจังหวัด
โดยตรง
ให้ใช้ตัวเลข 00
ตัวเลข 2 ตัวหลัง
หมายถึง
หน่วยงานในราชการ
ส่วนภูมภ
ิ าค
ทีส
่ ั งกัดจังหวัดหรืออาเภอ
22
ชัน
้ ความเร็วของหนังสื อ
กรณีเป็ นหนังสื อทีต
่ องปฏิ
บต
ั ใิ ห้เร็วกวาปกติ
้
่
ชัน
้ ความเร็วของหนังสื อ กาหนดเป็ น 3
ระดับ คือ
1. ดวนที
ส
่ ุด ปฏิบต
ั ใิ นทันทีทไี่ ดรั
่
้ บหนังสื อ
2. ดวนมาก
ปฏิบต
ั โิ ดยเร็ว
่
3. ดวน
ปฏิบต
ั เิ ร็วกวาปกติ
เทาที
่ ะทา
่
่
่ จ
ได้
ใช้ตัวอักษรสี แดงขนาดไมเล็
่ กกวาตั
่ วพิมพ ์
โป้ง 32 พอยท ์ ให้เห็ นไดชั
้ ดบนหนังสื อ
23
ชัน
้ ความลับของหนังสื อ
1.
2.
พระราชบัญญัตข
ิ อมู
พ.ศ.2540
้ ลขาวสารของราชการ
่
ระเบียบวาด
กษาความลับของทางราชการ
่ วยการรั
้
พ.ศ.2544
24
ชัน
้ ความลับ (ตอ)
่
แบงเป็
่ น 3 ระดับ คือ
1. ลับทีส
่ ุด (TOP SECRET) หมายความถึง ข้อมูล
ขาวสารลั
บซึง่ หากเปิ ดเผยทัง้ หมดหรือเพียงบางส่วน จะ
่
กอให
แห
่
้เกิดความเสี ยหายแกประโยชน
่
์ งรั
่ ฐอยางร
่ ายแรง
้
ทีส
่ ุด
2. ลับมาก
(SECRET) หมายความถึง ข้อมูลขาวสาร
่
ลับ ซึง่ หากเปิ ดเผยทัง้ หมดหรือเพียงบางส่วน จะกอให
่
้เกิด
ความเสี ยหายแกประโยชน
แห
่
์ งรั
่ ฐอยางร
่ ายแรง
้
3. ลับ (CONFIDENTIAL) หมายความถึงขอมู
บ
้ ลขาวสารลั
่
ซึง่ หากเปิ ดเผยทัง้ หมดหรือเพียงบางส่วน จะกอให
่
้เกิด
ความเสี ยหายแกประโยชน
แห
่
์ งรั
่ ฐ
25
ชัน
้ ความลับ (ตอ)
่
เอกสารลับโดยปกติตองประทั
บหรือเขียนตัวอักษร
้
ตามชัน
้ ความลับทีก
่ งึ่ กลางหน้ากระดาษทัง้ ดานบนและ
้
ดานล
างของทุ
กหน้าเอกสารลับนั้น ใช้ตัวอักษรสี แดง ต้อง
้
่
ใหญโตสี
เห็ นเดนชั
่
่ ดกวาธรรมดา
่
26
การใช้คานาหน้านามในการลงชือ
่ ใน
หนังสื อราชการ
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วาด
พ.ศ.
่ วยงานสารบรรณ
้
2526
•
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วาด
่ วยการใช
้
้ตาแหน่งทาง
วิชาการเป็ น
คานาหน้านาม พ.ศ. 2536
•
27
การใช้คานาหน้านามในการลงชือ
่ ใน
หนังสื อราชการ (ตอ)
่
ให้ใช้คานานามวา่ นาย/ นาง/ นางสาว หน้าชือ
่ เต็มใต้
ลายมือชือ
่
ยกเวน
่
้ เจ้าของลายมือชือ
1. มีตาแหน่งทางวิชาการ (ผู้ช่วยศาสตราจารย ์ รอง
ศาสตราจารย ์
ศาสตราจารย ์ และคาตอท
าแหน่งดังกลาวคื
อ
่ ายต
้
่
พิเศษกิตติคุณ หรือ
เกียรติคุณ)
2. เป็ นสตรีทไี่ ดรั
่ งราชอิสริยาภรณ ์ (ทาน
้ บพระราชทานเครือ
่
ผู้หญิง หรือ
28
การใช้คานาหน้านามในการลงชือ
่ ใน
หนังสื อราชการ (ตอ)
่
3. มีบรรดาศักดิ ์ ฐานันดรศักดิ ์ (หมอมเจ
่
้า หมอมราชวงศ
่
์
หมอมหลวง
่
ฯลฯ)
ให้พิมพต
่ เต็มใตลายมื
อชือ
่
์ าแหน่งตามขอ
้ 1-3 หน้าชือ
้
4. มียศทีต
่ องใช
่ (พลเอก พลตารวจโท
้
้ยศประกอบชือ
นาวาตรี ร้อยเอก
ฯลฯ)
ให้พิมพยศ
ตามขอ
่ และพิมพชื
่ เต็ม
์
้ 4 ไว้หน้าลายมือชือ
์ อ
ไวใต
่
้ ้ลายมือชือ
29
ข้อห้าม หรือขอพึ
้ งระวัง ในการใช้คานาหน้านามหรือ
นาหน้าชือ
่ ในหนังสื อ
ราชการเอกสารราชการหรือเอกสารอืน
่ ใดทีเ่ ป็ นทางการ
1. งดใช้คายออั
อตัวยอ
ผวจ. (ผู้วา่
่ กษรยอหรื
่
่ เช่น
ราชการจังหวัด),
น.พ. (นายแพทย),
์ รศ. (รองศาสตราจารย),
์ ม.ร.ว.
(หมอมราชวงศ
่
์)
ฯลฯ ให้ใช้คาเต็มเทานั
่ ้น
2. งดใช้คา ฯพณฯ (พะ-นะ-ทาน)
เพราะมีขอก
่
้ าหนดให้เลิก
ใช้ไปแลว
้
ยกเวนใช
่ ให้เกียรติสาหรับผูที
่ งั อยูใน
้
้ในการพูดเพือ
้ ย
่
ตาแหน่งตามที่
กาหนดให้มีสิทธิใ์ ช้
30
3. งดใช้คานาหน้านามทีเ่ ป็ นคาแสดงถึงวิชาชีพหรืออาชีพ
เช่น นายแพทย ์
เภสั ชกร ทันตแพทย ์ สั ตวแพทย ์ สถาปนิก วิศวกร
ครู ทนาย ฯลฯ
4. งดใช้คา ดร. (ด๊อกเตอร)์ นาหน้า เพราะเป็ นคาทีแ
่ สดง
คุณวุฒก
ิ ารศึ กษา
ระดับปริญญาเอก เทานั
่ ้น
31
กรณีมค
ี านาหน้านามหลายอยาง
ให้เรียงลาดับกอน-หลั
ง
่
่
ดังนี้
1. ตาแหน่งทางวิชาการ
2. ยศ
3. บรรดาศักดิ ์ ฐานันดรศักดิ ์ สตรีทไี่ ดรั
้ บพระราชทาน
เครือ
่ งราชอิสริยาภรณ์ (ทานผู
่
้หญิง หรือคุณหญิง)
เช่น
ศาสตราจารย ์ พลตรี หมอมราชวงศ
่
์คึกฤทธิ ์
ปราโมช
ศาสตราจารย ์ ร้อยตารวจเอกปุระชัย เปี่ ยม
สมบูรณ ์
เป็ นตน
32
การพิมพหนั
์ งสื อราชการภาษาภาษาไทย ดวยโปรแกรมการ
้
พิมพ ์
ในเครือ
่ งคอมพิวเตอร ์
- หนังสื อสานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลว.
30 พฤศจิกายน
2553 เรือ
่ ง คาอธิบายการพิมพหนั
์ งสื อราชการภาษาไทย
ดวยโปรแกรม
้
การพิมพในเครื
อ
่ งคอมพิวเตอร ์ และตัวอยางการพิ
มพ ์
์
่
33
การพิมพหนั
์ งสื อราชการภาษาภาษาไทย ดวยโปรแกรมการ
้
พิมพ ์
ในเครือ
่ งคอมพิวเตอร ์ (ตอ)
่
สาระสาคัญ
- มีการแจ้งมติ ครม. เมือ
่ วันที่ 7 กันยายน 2553 ให้
หน่วยงานภาครัฐ ติดตัง้ แบบตัวพิมพ ์ (ฟอนต)์ สาร
บรรณ และรูปแบบตัวพิมพ ์ (ฟอนต)์ อืน
่ ๆ ทัง้ หมด
13 รูปแบบตัวพิมพ ์ ของสานักงานส่งเสริมอุตสาหกรรม
ซอฟแวรแห
(องคการมหาชน)
และกรมทรัพยสิ์ น
์ งชาติ
่
์
ทางปัญญา เพิม
่ เขาไปในระบบปฏิ
บต
ั ก
ิ าร Thai OS
้
และใช้รูปแบบตัวพิมพดั
แทนรูปแบบตัวพิมพ ์
์ งกลาว
่
เดิม
34
การพิมพหนั
์ งสื อราชการภาษาภาษาไทย ดวยโปรแกรมการ
้
พิมพ ์
ในเครือ
่ งคอมพิวเตอร ์ (ตอ)
่
- จัดทาคาอธิบายการพิมพหนั
์ งสื อราชการภาษาไทย
ดวยโปรแกรมการพิ
มพในเครื
อ
่ งคอมพิวเตอร ์ ไวท
้
์
้ าย
้
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วาด
่ วยงานสารบรรณ
้
พ.ศ.2526 และทีแ
่ กไขเพิ
ม
่ เติม พร้อมตัวอยางการ
้
่
พิมพหนั
เพือ
่ ให้ส่วนราชการถือปฏิบต
ั เิ ป็ น
์ งสื อดังกลาว
่
รูปแบบมาตรฐานเดียวกัน
- ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพไทยสารบรรณ
(TH Sarabun
์
PSK) ขนาด 16 พอยท ์ สาหรับการจัดทาหนังสื อ
ราชการตามแบบทายระเบี
ยบฯ จานวน 11 แบบ
้
35
คาอธิบายรูปแบบการพิมพหนั
์ งสื อ
ราชการ
36
รูปแบบและตัวอยางของหนั
งสื อ
่
ราชการประเภทตาง
ๆ
่
37
คาอธิบาย และตัวอยางการจั
ด ทา
่
คาสั่ ง
38
จบการบรรยาย
39