PowerPoint - إدارة التربية والتعليم في بيشة
Download
Report
Transcript PowerPoint - إدارة التربية والتعليم في بيشة
البريد االلكتروني
@دليل االستخدام
@الئحة البريد االلكتروني
@ملحق النماذج
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إيمانا من إدارة التربية و التعليم بأهمية تطبيق إجراءات
التحول الى الحكومة االلكترونية من خالل اعتماد
العمليات المختلفة وما يترتب عليها من تحسن و تطوير
الخدمات المقدمة.
فقد اعتمدت اإلدارة خدمة البريد االلكتروني وسيلة
للتواصل بين اإلدارات واألقسام و منسوبي االدارة
والمدارس والجهات الخارجية ولضمان سير العمل
بشكل صحيح وباقل االخطاء يستحسن مراعاة االتي:
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة البريد اإللكتروني:
*من الممكن أن تكون رسائل البريد اإللكتروني بمثابة سجالت ،وهذا النوع من
رسائل البريد اإللكتروني يجب إدارته بنفس
الطريقة التي تدار بها السجالت الورقية والسجالت اإللكترونية األخرى.
*استخدم نظام اإلدارة اإللكترونية للوثائق والسجالت او المجلدات أو استخدم ملفاتك
الورقية إلدارة سجالت البريد اإللكتروني وال تستخدم
نظام البريد اإللكتروني نفسه مثل علبة الوارد أو المجلدات الشخصية.
*عندما يكون البريد اإللكتروني سجل ويتم إنشاؤه داخليا ،يكون منشئ الرسالة هو
المسؤول عن حفظها.
*عندما يكون البريد اإللكتروني سجل ويتم إنشاؤه خارجيا ،يكون المستلم للرسالة
هو المسؤول عن حفظها.
*بإمكانك إدارة رسائل البريد اإللكتروني بشكل فعال عن طريق حفظ رسائل البريد
اإللكتروني التي تشكل سجالت
بشكل منتظم وحذف رسائل البريد اإللكتروني المؤقتة والشخصية وغير ذلك
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
يتم إنشاء واستالم العديد من البريد االلكتروني.
ويتعين إدارة رسائل البريد اإللكتروني التي تشكل سجالت بنفس الطريقة
التي تدار بها السجالت األخرى أي التي تشكل سجالت بريد إلكتروني.
وينبغي أن يسعى جميع الموظفين إلى إدارة رسائل البريد اإللكتروني
بشكل ف ّعال لتعجيل طرق التواصل وتقليص حجم األعمال الورقية وتنفيذ
المهام المكتبية الروتينية بشكل تلقائي.
ويشتمل ذلك على ما يلي:
* تمرير الرسائل إلى الموظفين اآلخرين عند اللزوم التخاذ اإلجراءات
الالزمة ولإلعالم بشيء.
*التصرف وفقا للبريد اإللكتروني بالشكل المالئم.
*االحتفاظ بالبريد اإللكتروني إلى الوقت المطلوب وليس أطول من ذلك.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
أهمية البريد اإللكتروني:
*ال تشكل جميع رسائل البريد اإللكتروني سجالت ،ولكن من المهم التأكيد على
حفظ رسائل البريد اإللكتروني التي تشكل سجالت في نظام حفظ الدفاتر وبوجه
عام يمكن تقسيم رسائل البريد اإللكتروني إلى فئتين رئيسيتين:
رسائل البريد اإللكتروني التي
ال تشكل سجالت
سجالت البريد اإللكتروني
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
سجالت
البريد
مسودات
توضح
تطورات
او سياسات
مرفقات
بريد
عمل
ليست
سجالت
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
شخصي
*رسائل البريد اإللكتروني الخاصة بالتغطية
*ورسائل البريد اإللكتروني الشخصية
*ورسائل البريد اإللكتروني الروتينية
والتي ال حاجة إلى االحتفاظ به وهذا النوع يطلق عليه
وغالبا ما تكون رسائل بريد إلكتروني مؤقتة أو شخصية.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
رسائل البريد اإللكتروني التي تنقل القرارات واإلجراءات
أو التي تمثل دليل على المعامالت التجارية والتي يلزم االحتفاظ بها وإداراته.
في بعض األحيان تكون رسائل البريد اإللكتروني هي السجالت المكتوبة الوحيدة للمعامالت ،وفي
هذه الحالة إذا لم تتم إدارتها فلن يكون هناك أي سجل يمكن استخدامه فيما بعد إلثبات ما حدث أو
لإلعالم باألعمال والمهام المستقبلية.
وقد تكون رسائل البريد اإللكتروني موجودة بمفردها – مجرد نص – أو تحتوي على مستندات
مرفقة (مرفقات) .كما قد تكون هذه المرفقات مهمة ،مثل ما يتعلق منها بالسياسات واإلجراءات
ومحاضر االجتماعات ،كما تكون بصيغ مختلفة مثل ملفات
Wordبامتدادdoc.وملفاتExcelبامتداد xlsوغير ذلك.
كذلك قد تكون المرفقات مسودات يتم إرسالها بغرض التعليق أو تكون إصدارات نهائية مصدرة يتم
إرسالها بغرض اإلعالم بشيء
ومن الممكن أن تكون المسودات بمثابة سجالت إذا ما كانت تعرض لتطور سياسة ما مثل .ولذلك،
يلزم إدارة بعض المرفقات األخرى.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
* يجب عدم استخدام نظام البريد اإللكتروني (صندوق الوارد أو
المجلدات الشخصية) إلدارتها كسجالت.
ويجب حذف رسائل البريد اإللكتروني المؤقتة بانتظام،
كما يجب حفظ رسائل البريد اإللكتروني المهمة في مجلدات
خارجية على الجهاز للوثائق والسجالت
أو طباعتها وحفظها في ملفات ورقية.
* يتعني حفظ سجالت البريد اإللكتروني في مجلدات خارجية على
الجهاز للوثائق والسجالت أو طباعتها وحفظها في الملفات الورقية.
* يجب حذف رسائل البريد اإللكتروني التي ال تشكل سجالت على
الفور.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إجراءات إدارة البريد اإللكتروني:
يمكن أن تجعل من السهل عليك إدارة رسائل البريد اإللكتروني (السجالت وغير
السجالت) من خالل اتباع بعض التوجيهات البسيطة.
إنشاء رسائل البريد اإللكتروني وعنونتها:
تبدأ الممارسات الجيدة في إدارة رسائل البريد اإللكتروني بإنشائها وعنونتها.
وفيما يلي التوجيهات الموصى بها:
تحديد األفراد المسموح لهم التعامل مع محتوى الرسالة أو اتخاذ قرارات بشأنهليكونوا المستلمين الرئيسيين فقط.
اإلقالل من استخدام ) )Reply to Allرد على الكل. استخدم ( ) ccنسخة ألغراض نقل المعلومات فقط . تناول موضوعا واحدا فقط في كل رسالة بريد إلكتروني. استخدام أسطر موضوع واضحة وصريحة.إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
مسؤولية االحتفاظ بالبريد اإللكتروني-:
يتولى المنشئ مسؤولية االحتفاظ بالبريد اإللكتروني وإدارته:
عند إنشاء البريد اإللكتروني داخليايتولى المستلم مسؤولية االحتفاظ بالبريد اإللكتروني وإدارته:
في حالة استالم البريد اإللكتروني من مصدر خارجي بحيث ال توجدتلك المعلومات في أي مكان آخر بالمنظمة وتشكل جزءا من سجل
األعمال الرسمي وفي حالة وجود مستلمين متعددين ،يجب أن يحدد كل
مكتب الموظف المسؤول عن حفظ كافة رسائل البريد اإللكتروني
الخاصة بموضوع معين.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
ينبغي تذكر ثالث قواعد مهمة عندما تكون المنشئ لرسالةبريد إلكتروني:
.1إذا أنشأت رسالة بريد إلكتروني بغرض الحصول على استجابة من مستلم واحد
أو عدة مستلمين ،فيتعني االحتفاظ بالنص األصلي وكافة االستجابات التي تشكل
سجل البريد اإللكتروني الكامل.
.2في حالة وجود تبادل مستمر للبريد اإللكتروني ،فيجب الركون إلى التقدير
الشخصي لتحديد مراحل المناقشة التي ينبغي فيها حفظ نسخة من البريد
اإللكتروني كسجل رسمي .ويلزم أن يكون هذا التقدير مستندا إلى أهمية المعلومات
الجديدة في رد بالبريد اإللكتروني على رسالة سابقة.
.3إذا أضفت معلومات إلى سجل بريد إلكتروني استلمته ،فتعتبر هذه المعلومات
بمثابة سجل أصلي جديد ويتعني عليك االحتفاظ بها وإدارتها.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
تنظيم العمل:
بإمكانك إدارة رسائل البريد اإللكتروني بشكل فعال عن طريق القيام
باألعمال التالية بانتظام:
حفظ رسائل البريد اإللكتروني التي تشكل سجالت ،سواء إلكترونيا فيمجلدات على جهاز الحاسب الشخصي للوثائق.
والسجالت أو بطباعتها وحفظها في الملفات الورقية.
حذف سجالت البريد اإللكتروني التي تقع مسؤولية حفظها علىاآلخرين ،ويفضل أن يتم ذلك بأسرع ما يمكن بعد التعامل معها.
حذف رسائل البريد اإللكتروني األخرى إذا لم تعد هناك حاجة إليها.إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
ثانيا /الئحة البريد اإللكتروني:
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
/1االتفاقيات والمسؤوليات و التعليمات العامة:
1-1يجب تفعيل و التعامل مع البريد االلكتروني بمسؤولية عالية ورسمية تامة و التعامل مع جميع
اإليميالت المرسلة او المستلمة سوا ًء طلبات او استفسارات او تعاميم او خالفه سوا ًء من
االدارة او الجهات الخارجية سوا ًء جهات رسمية او افراد.
1-2ال يعتد باإليميالت الواردة أو المرسلة عن طريق البريد الخاص الذي تقدمه شركات البريد
الهوتميل وقوقل و خالفها.
1-3استعراض البريد بشكل مستمر ومنتظم ال يعفى او يعذر المستخدم من مسؤولية التأخر في
انجاز ما يطلب منه بحجة عدم فتح البريد.
1-4يرجى استخدام الكلمات والعبارات الرسمية في المراسالت و المخاطبات ويفضل ان تكون باللغة
العربية الفصحى بقدر االمكان.
1-5يمنع استخدام البريد الرسمي في االغراض الشخصية الغير مرتبطة بالعمل.
1-6التقليل من حجم المرفقات بقدر المستطاع لالستفادة من مساحة البريد المتاحة للمستخدم.
1-7يرجى كتابة عنوان بموضوع البريد المرسل وعدم تركه فارغا.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
1-8يرجى كتابة اسم الجهة الموجه لها االيميل في مقدمة االيميل .
1-9يرجى االطالع على دليل استخدام ولوائح البريد االلكتروني بشكل دوري.
1-10يجب ابالغ مدير تقنية المعلومات في حال انتقال المدير او اعفاءه.
1-11يرجى حذف البريد القديم نهاية كل فصل دراسي والتأكد من افراغ
العناصر المحذوفة.
1-12باإلمكان الحصول على ارشيف بالبريد من ادارة تقنية المعلومات عند
الطلب.
1-13تغيير كلمة المرور االفتراضية بشكل فوري وادخال كلمة مرور جديدة
مختلفة عن السابقة.
1-14يرجى استخدام االيميل الرسمي للتسجيل بمنتديات ادارة التربية والتعليم
بمحافظة بيشة وعليكم استبدال االيميل الرسمي االيميل الخاص في
منتديات االدارة.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
1-15البريد يعمل بمبنى االدارة والمباني التي بها ربط شبكي بالوزارة على الشبكة
الداخلية وال يتطلب اتصال باإلنترنت.
1-16بالنسبة للمدارس والمباني التي ليس بها ربط شبكي بالوزارة يتم الوصول
الى البريد عن طريق االنترنت.
1-17البريد يدعم استعراضه على اجهزة الجوال و االجهزة الذكية.
1-18مديري/ات االقسام /المدارس الجدد يستوجب عليهم تغيير كلمة المرور فور
استالمهم المهام االدارية الجديدة وعليهم مسؤولية ذلك.
1-19في حال توقف او وجود خلل خدمة البريد فيتم التواصل الورقي باإلجراءات
الرسمية المتبعة الى ان يستأنف العمل على البريد.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
/2الخصوصية وأمن وسرية المعلومات:
2-1البريد خاضع لنظام مكافحة جرائم المعلومات الصادر بقرار مجلس الوزراء
رقم 79وتاريخ 1428 / 03 / 07هـ.
2-2انواع واستخدامات االيميل:
( 2-2-1بريد القسم )مثالIT@BISHAEDU-GOV-SA) :
2-2-1-1البريد الخاص الستالم التعاميم والخطابات و يتم تعميمه على الجهات
االخرى للتواصل مع القسم المعني.
2-2-1-2يتم االشراف عليه من قبل مدير/ة القسم/المدرسة او شخص او اكثر
يتم تفويضهم بشكل رسمي.
2-2-1-3البريد خاص باإلدارة /القسم /المدرسة وليس شخصي ويجب المحافظة
على محتواه و تسليمه بشكل رسمي في حال اخالء الطرف من ادارة
القسم /المدرسة المخصص له البريد.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
( 2-2-2البريد الشخصي )مثالFALEH@BISHAEDU-GOV-SA) :
2-2-2-1يستخدم للتواصل الداخلي بين مدير/ة القسم/المدرسة ومنسوبي
القسم/المدرسة.
2-2-2-2يستخدم للتواصل مع االقسام /المدارس االخرى و الجهات الخارجية
واالفراد.
2-2-2-3يستخدم في التواصل على المستوى الشخصي.
2-2-2-4ال يحق ألي شخص ادارة االيميل الشخصي سوى صاحبه وال يحق
التفويض.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
2-3الحفاظ على كلمة المرور وعدم االفصاح عنها أليٍ كان سوا ًء الزمالء او من ينوب عنكم او
منسوبي االدارة او دعم البريد االلكتروني.
2-4االبتعاد عن كلمات المرور السهلة او القابلة للتخمين مثل. 123456 :
2-5في حال االشتباه بتسرب كلمة المرور او طلبها من منسوبي االدارة او االشتباه باختراق او
سرقة البريد يتم تغييرها مباشرة وفي حال عدم التمكن من ذلك او تم تغيير كلمة المرور من قبل
فريق دعم خدمات البريد االلكتروني دون طلب منكم يرجى ارسال خطاب رسمي بالختم الرسمي
ً
مناولة او عن طريق االيميل الخاص.
الى مدير تقنية المعلومات
2-6عدم تسريب أي خطابات او تعاميم او وثائق معلومات تخص االدارة و االدارات و االقسام
والمكاتب و المدارس التابعة لها.
2-7يجب عدم نشر اإليميالت الخاصة باإلدارة و منسوبيها او المدارس لجهات خارجية ال تنتسب
للتربية والتعليم.
2-8نحذر من ارفاق ملفات مشبوهة أو محتوى غير الئق وبرامج التجسس واالختراق.
2-9االشتراك في المجموعات البريدية :ينصح بعدم االشتراك في المجموعات البريدية وان كان
و البد يرجى الحرص في االشتراك في المجموعات البريدية الموثوق بها و تفريغ محتوى البريد
الغير الزم االحتفاظ به.
2-10يجب عمل تسجيل خروج قبل انهاء الجلسة.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
2-11اخالء مسؤولية:
2-11-1أي رسالة وأي مرفق بها تعتبر وثائق سرية وخاصة -نأمل منك إن وصلتك
بالخطأ أن تبلغ المرسل بذلك و حذفها و مرفقاتها من الحاسب اآللي الخاص
بك -وال يجوز لك نسخ هذه الرسالة أو أي جزء منها وأي مرفق بها ، -وال
يجوز لك البوح بمحتوياتها ألي شخص أو استعمالها ألي غرض مالم
ينص المرسل بذلك
2-11-2ال يتحمل قسم تقنية المعلومات أدنى مسئولية أمام أي جهة كانت عن سوء
استخدامات البريد .
2-11-3ال يتحمل ادارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة أدنى مسئولية عما يحدث ألي
بريد من اختراق أو ارسال رسائل ألي جهة أو استقبالها وال عن محتويات
الرسائل المرسلة أو الرسائل الواردة .
2-11-4كل بريد يتم إنشاءه سيتم تسلميه رسميا ً بتوقيع المستلم و يعتبر المسئول األول عن
استخداماته من وقت وتاريخ االستالم .
2-11-5نخلي مسئوليتنا عن أي تعامالت مهما كان نوعها سواء تعامالت مالية أو عقود مع
الشركات والمؤسسات عبر البريد .
2-11-6أي انتهاك لخصوصية واحكام وشروط استخدام البريد سنتعامل معها بشكل قانوني ورسمي
2-11-7منسوبو االدارة او فريق دعم خدمات البريد اإللكتروني ابدا ال يطلبون كلمة المرور الخاصة
بكم لذلك ال ترد على أي ايميل بهذا الشأن.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
/3التفويض والصالحيات
3-1يحق لمدير/ة القسم /المدرسة تفويض اخرين بإدارة البريد االلكتروني الخاص بالقسم/المدرسة
حسب الشروط واالجراءات التالية :
3-2ان يكون المفوض من منسوبي القسم/المدرسة يطبق على المفوض جميع المسؤوليات
الخاصة بمدير/ة القسم/المدرسة.
3-3يكون التفويض ساري المفعول ما لم يتم اشعار االدارة بانتهاء التفويض من قبل المدير/ة.
3-4تعبئة نموذج التفويض رقم 9وارساله بااليميل الى االيميل
EMAIL@BISHAEDU-GOV-SA
3-5في حالة البريد الشخصي ال يحق التفويض بل يتم ادارته من قبل صاحب البريد وفي حال
االستغناء عنه يتم اشعار االدارة بذلك بإرسال ايميل على بريد خدمات البريد اإللكتروني.
/4المتابعة و الجزاءات:
4-1يحق إلدارة تقنية المعلومات تزويد الجهاز الرقابية باإلدارة باي معلومات تطلب حسب ما
يستجد من ظروف .
4-2سيتم تنبيه مستخدمي البريد في حال وجود أي مخالفات او عدم متابعة البريد بشكل مستمر
من قبل ادارة تقنية المعلومات.
4-3في حال تكرار المخالفات او عدم متابعة البريد او عدم التجاوب سيتم الرفع للجهات المختصة.
4-4يتم تطبيق لوائح الجزاءات والعقوبات النظامية حسب النظام من قبل الجهات المختصة.
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
/5وسائل االتصال بفريق دعم البريد اإللكتروني:
5-1االيميل:
خدمات البريد االلكتروني
[email protected]
5-2رسالة جوال SMS:
بإرسال رسالة جوال الى جوال ادارة تقنية المعلومات
0555371195
الخدمة متاحة فقط لمشتركي االتصاالت
5-1هواتف االتصال:
لمدارس واقسام البنين يرجى االتصال على:
076227773 - 076221299 - 076227681
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
الدخول للبريد االلكتروني
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
*فتح المتصفح الخاص بك
*قم بالدخول الي موقع إدارة التربية والتعليم ببيشة http://www.bishaedu.gov.sa/
كذلك يمكنك الدخول للبريد اإللكتروني بكتابة عنوان موقع البريد اإللكتروني مباشرة
https://mail.bishaedu.gov.sa/owa
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
لوحة األمان اليميل اإلدارة
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
اسم المستخدم
كلمة المرور الحالية اإلفتراضية
كلمة المرور الجديدة
تأكيد كلمة المرور الجديدة
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات
إدارة التربية والتعليم بمحافظة بيشة -تقنية المعلومات