Transcript PowerPoint Sunusu

T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
Mülki İdare Amirleri Evrak Modülü Anketi
DEĞERLENDİRME SONUÇLARI
SUNUMU
Anketin Amacı
e-İçişleri Projesi kapsamında ; veri tabanı ve sistem kayıtları üzerinden
aşağıdaki bilgiler alınmaktadır.
Kullanıcı Durumu
Kayıtlı, Aktif , Günlük, Online Kullanıcı
Aktif Birimler ilk 10
Kullanım Durumu
İşlem Sayıları
Elektronik İmza ve paraf kullanımı oranları
işlem gören, gelen ve giden “evrak sayıları”
bu bilgiler, haftalık, aylık, yıllık gibi periyotlar halinde raporlanmakta,
yayınlanmakta ve izlenmektedir.
Anketin Amacı
Bunlar gibi sayısal olarak ulaşılamayan;
• Kullanıcı memnuniyeti
• Eğilimler
• Eksiklikler
• Beklentiler
• İhtiyaçlar,
gibi konularda tespitler yapmak üzere belirli periyotlarla anket çalışmaları
yapılmaktadır. Bu çerçevede Mülki İdare Amirlerine yönelik 31 Mayıs-20
Haziran tarihleri arasında bir anket çalışması yapılmıştır. Anket sorularına
verilen cevaplar analiz edilip bundan sonra yapılacak çalışmalara sonuçlar
doğrultusunda yön verilecektir.
Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı
Ankete katılanların unvanlarına göre dağılımı şekilde gösterilmiştir.
Kayıtlı Katılmayan
Katılan
Kaymakamlar
848
268
580 %68
451
153
298 %66
Vali Yardımcıları
Merkez Yöneticiler
308
257
51 %17
301
275
26
%9
91
91
0
%0
81
48
33 %41
34
24
10 %29
2.114
1.116
998 %47
Kaymakam Adayları
Merkez Valileri
Valiler
İl Hukuk İşleri Müdürü
Toplam
Katılan,
998,
47%
Katılma
yan,
1,116,
53%
Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı
848
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
580
451
298
308
301
51
Kaymakamlar
Vali
Yardımcıları
26
Merkez
Yöneticiler
Katılan
580
Vali
Yardımcıları
298
Kayıtlı
848
451
Kaymakamlar
91
0
Kaymakam
Adayları
Merkez
Valileri
33
81
Valiler
Merkez
Yöneticiler
51
Kaymakam
Adayları
26
Merkez
Valileri
0
308
301
91
10
34
İl Hukuk İşleri
Müdürü
33
İl Hukuk İşleri
Müdürü
10
81
34
Valiler
Araştırmamıza Mülki İdare Amirleri arasından "Kaymakamlar" en fazla
katılımı sağlamış, bunu "Vali Yardımcıları" izlemiştir. Valilerin yarıya
yakınının araştırmaya katılması da araştırmanın sağlıklı sonuç vermesi
açısından önemlidir.
ANKET SORULARI
e-İçişleri Elektronik Belge Yönetimi Sistemine geçilmesi iş süreçlerinizi
nasıl etkiledi? (birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz)
1%
2%
2%
37%
19%
19%
20%
Evraklarımız artık daha hızlı ve maliyetsiz (Posta, pul vb.) oluşturulmakta ve
postalanmaktadır.
Geçiş sürecinde işlerimizi yavaşlamıştır fakat şimdi daha hızlı çalışılmaktadır.
İşleyişte standartlaşma sağlanmıştır.
Hizmet kalitesi artmıştır.
İşleyişte herhangi bir değişiklik olmamıştır.
Eskiden daha verimli çalışılmaktaydı.
Diğer
Bir önceki sorudaki (birinci soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama
giriniz.
•
Anketimize katılan Mülki İdare Amirlerinin % 95 gibi büyük bir çoğunluğu
EBYS’nin işleyişi olumlu etkilediği konusunda hem fikirdir.
•
% 4 lük bir kısım eski işleyişin daha verimli olduğunu veya değişiklik olmadığını
düşünüyor.
•
% 1 lik bir kısım diğer seçeneğini işaretleyerek alttaki istekleri girmiştir.
i.
Diğer kurumlarla entegrasyon sürecinin bir an önce yapılması
beklenmektedir.
ii.
Buna bağlı olarak ıslak imzanın devam etmesi sorun olarak
görülmektedir.
iii.
Genel
olarak
sistem
yavaşlığının
işleyişi
aksattığından
şikayet
edilmektedir.
iv.
İmzalama sürecinin daha seri yapılabilmesi isteniyor.(Son çalışmayla bu
işlem hızlandırıldı.)
Sistemde evrak modülü ile ilgili işlemler günlük ne kadar zamanınızı
almaktadır?
1%
4%
2%
42%
13%
38%
30 Dakika
30-60 dakika arası
1-2 saat arası
2-3 saat arası
3 saatten fazla
Diğer
Anketimize katılan Mülki İdare Amirleri’nin %42’si evrak modülüyle ilgili işlemlerin
günlük 30 dakika sürdüğünü belirtmişlerdir. %38’i 30-60 dakika arasında sürdüğünü,
%13’ü 1-2 saat aralığında zaman aldığını, %4’lük kesim ise 2-3 saat aralığında zaman
aldığını söylemektedir.
Bir önceki sorudaki (üçüncü soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama
giriniz.
•
Sürenin sistem hızına göre değiştiğini belirtmektedirler.
•
Makama uğranmadığı günlerde çok evrak biriktiği belirtilmektedir. (Mobil
uygulama hakkında bilgi verilebilir.)
Evrak modülünü kullanırken sizi en çok yavaşlattığını düşündüğünüz
işlemler hangileridir.(Birden fazla seçenek işaretleyebilirsiniz.)
3%
4%
4%
10%
8%
25%
Elektronik paraf ve imzalama işlemi.
Evrak içeriğinde düzenleme yapma işlemi
Kapatma evraklarını onaylama süreci.
Havale onayı verme süreci.
Geri gönderme işlemi.
Havale etme işlemi.
Diğer
46%
Bir önceki sorudaki (beşinci soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama
giriniz.
•
Mülki İdare Amirleri genel olarak sistem ve internet yavaşlığından şikayet
etmektedir.
•
İmza sürecinin hızlandırılması istenmektedir. (Anketin yayınlandığı tarihten
sonra yapılan çalışmayla birlikte imza sürecinde tıklama sayısı azaltılmıştır.)
•
Evrakta yapılan güncelleme işleminde evrakın ilk parafçıya geri dönmesinin
işleyişi yavaşlattığı söylenmektedir.( İdarenin kararına göre bu işlem isteğe bağlı
olabilir sistemde evrak versiyonları tutuluyor. Değişiklikler buradan takip
edilebilir.)
•
İmza sürecinde her seferinde pin girişi yapılması istenmemektedir.
•
Evrak eklerine ulaşım işleminin kolaylaştırılması istenmektedir.
•
E-İmza
bekleyenler
sayfasındaki
evraklarında
geri
gönderilebilmesi
istenmektedir.(İmzalı içeriği bozmak gerekir, evrakın sayı almış olması da ayrı bir
sorun oluşturur.)
Daha önce işlem yaptığınız bir evraka ulaşmak istediğinizde sistemde
genellikle hangi menüyü kullanıyorsunuz.
1% 4%
1%
42%
52%
Evrak arama
İşlem yaptıklarım
Bildirimler ve Görevler menüsü
Evrak klasörüm
Takip ettiklerim
Mülki İdare Amirleri daha önce işlem yaptıkları bir evraka ulaşmak istediklerinde en
çok ‘’İşlem Yaptıklarım’’ menüsünü kullanmaktadırlar. Bunu ‘’Evrak Arama’’ menüsü
takip etmektedir.
Islak İmza attığınız evrakların sistemde oluşturulmasına önem veriyor
musunuz?
2%
22%
9%
67%
Evet, ıslak imza attığım tüm evrakları önce sistemden imzalarım.
Hayır evrakın nasıl oluşturulduğu önemli değil.
Evrakları öncelikle kağıt ortamında imzalıyorum, daha sonra sistemden
elektronik imza atıyorum.
Diğer
Bir önceki sorudaki (sekizinci soru) cevabınız "Diğer" ise lütfen açıklama
giriniz.
 % 67 lik kesim öncelikle e-imza kullanıyor.
 % 22 lik kesim evrakları önce kağıt ortamında imzalayıp sonra e-imza attığını
belirtmiştir.
o Bu işlemin yapılması evrakı oluşturan kullanıcıların önce word ortamında
evrakı hazırlayıp, çıktı alıp, imzaya sunmasına, ardından sistemden sayı alıp
üzerine elle bu sayıyı yazmasına neden olmaktadır. Bu süreç kullanıcıların
daha fazla zaman harcamasına neden olup sisteme olan sempatisini
azaltmaktadır.
 % 9 luk kesim evrakın EBYS üzerinden gelip gelmediğini önemsememektedir.
o Evrak hangi ortamda gelirse oradan işlem yapmaktadır.
 % 2 lik kesim diğer seçeneğini işaretlemiş olup genelde tüm evraklarını sistem
üzerinden imzaladıklarını belirtmişlerdir.
Paraf-imza sürecindeyken, üzerinde değişiklik yapılan evrakın otomatik
olarak ilk parafçıya dönmesi ;
419, 42%
579, 58%
Değişikliklerin herkes tarafından görülmesi adına gerekli bir işlem.
İsteğe bağlı olmalı, zaman kaybına yol açıyor.
Mobil cihazınızda e-İçişleri Mobil sitesini kullanıyor musunuz?
32%
11%
15%
42%
Evet mobil siteden evraklarımı kontrol ediyorum.
Sadece acil durumlarda kullanıyorum.
Hayır kullanmaya gerek duymuyorum.
e-İçişleri Mobil sitesi hakkında bilgim yok.
Evraklarınıza cep telefonunuzu kullanarak elektronik imza atmak ister
misiniz?
12%
30%
Evet çok iyi olur.
58%
Olursa kullanabilirim.
Bence gerekli değil.
Araştırmamıza katılan Mülki İdare Amirlerinin yarıdan fazlası mobil imza olmasının
çok iyi olacağını düşünmektedir. % 30 gibi bir kesim ise olması durumunda
kullanabileceğini belirtmiştir.
Önemli evraklarınızı kişisel olarak gruplandırmanız ve daha sonra bu
evraklara kolay erişmeniz amacıyla yapılmış olan “Evrak Klasörüm”
sayfasını kullanıyor musunuz?
22%
11%
67%
Evet, önemli evraklarımın bir kopyasını burada saklıyorum.
Hayır, kullanma ihtiyacım olmuyor.
Bu sayfanın nasıl kullanıldığını bilmiyorum.
Evrak kapatma işlemleri menüsünde, “İmzalayacaklarım” sayfasında
bekleyen evraklarınıza onay veriyor musunuz?
18%
20%
54%
8%
Evet sayfaya gelen evraklara onay veriyorum.
Hayır onaylamaya gerek görmüyorum.
Bu sayfaya hiç evrak gelmiyor.
Bu sayfa hakkında bilgim yok.
İşlem yapacaklarım menüsünde bulunan “Evrak Görebilme Onay”
sayfasını kullanıyor musunuz? Bu sayfanın ne amaçla kullanıldığını
biliyor musunuz?
2%
20%
46%
32%
Evet kullanıyorum.
Hayır kullanmıyorum ama amacını biliyorum.
Hayır kullanmıyorum ve amacı hakkında fikrim yok.
Evet kullanıyorum ve amacını biliyorum ama geliştirme yapılabileceğine
inanıyorum.
Personelinizin işlem yapacağı evrakları ve e-İmza oranlarını gösteren
“İstatistik İşlemleri” sayfasını kullanıyor musunuz?
17%
27%
56%
Evet kullanıyorum ve performans takibi yapıyorum.
Sayfayı gördüm fakat kullanmıyorum.
Bu sayfadan haberim yok.
Evrak Ana Sayfası içerisinde bulunmasını istediğiniz, işleyişinizi
kolaylaştıracağına inandığınız bir özellik varsa yazınız.
 Sisteme pin kodu ile girdikten sonra evrak imzalama işlemlerinde tekrar pin
kodu sorulmaması.
 E-imza sürecinde işlem sayısının azaltılması isteği. (Süreç 2 tıka düşürüldü
doğrulama otomatik yapılıyor.)
 Sistemin diğer browserlarda da kullanılabilmesi.
 Sistem yavaşlığı sorununun aşılması.
 Diğer Kurumlarla entegrasyonun sağlanması.
 Evrak Ön İzleme ve toplu geri gönderme seçenekleri (Zaten kullanımda
kullanıcılar bilgilendirilmeli)
 Evrak geldiğinde sesli ve görsel uyarı sistemi getirilmesi.
 Evrak arama işleminin daha hızlı ve akıllı bir hale getirilmesi.
 Evrak ile ilgili detaylı hizmet içi eğitim yapılması.
 Evrak sayılarının sayfada otomatik olarak kendini güncellemesi isteği.
Evrak Modülü içerisinde yapılmasının işleyişi genel olarak
kolaylaştıracağına inandığınız bir yenilik veya geliştirme talebiniz varsa
yazınız.
 Diğer kurumlarla entegrasyonun sağlanması ve ıslak imzanın tamamen kalkması.
 Mobil cihazlar üzerinden elektronik imza atılması (Kullanıma açık bilgilendirme
gerekli)
 Güncelleme yapılan evrakın ilk parafçıya dönmemesi veya isteğe bağlı
olması.(Evrak versiyonlarının tutulması yeterli olabilir ya da evrak ana sayfaya
bilgi düşürülebilir. )
 Evrakın ilgilerine daha kolay ulaşabilmek.
 İşlem yaptıklarım alanındaki evrakların son işlem yapılan en üstte olacak şekilde
sıralanması.
 Bir evrak üzerinde yapılan işlem tamamlandığında sayfada sıradaki evrakın
açılması.
 PDF formatındaki içerik bilgisinin ön izlemede görünmemesi ve tek tek açılmak
zorunda olması.