Transcript 2014-2015 Akademik Yılı Öğrenim Hareketliliği Erasmus

2014-2015 Akademik Yılı Öğrenim
Hareketliliği
Erasmus Koordinatörleri Toplantısı
Okt. Tuba Alkanat Akman
Uluslararası İlişkiler Birimi
25 Haziran 2014
Toplantının Amacı
• Erasmus programının işleyişi hakkında
bilgilendirme
• Aksaklıkların giderilmesi
• Yeni koordinatörlerin bilgilendirilmesi
• Deneyim, bilgi paylaşımı, öneriler
• 2014-2015 Yeni Uygulamalar
• Akademik tanınma ve prosedürler
Gündem
• Erasmus kurumlararası anlaşmalar
• 2. seçim süreci
• Koordinatörlerin Görev ve Sorumlulukları
– Öğrenci Bildirimi, Destek
– Öğrenim Anlaşması
– Tanınma
• Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda)
• Erasmus’a Dair Hatırlatmalar
• 2014-2020 Erasmus+ Yenilikler
• Erasmus öğrencisi bilgi sistemi paneli bilgilendirme ve
uygulama
• Sorular&Cevaplar
Kurumlararası Anlaşmalar
• Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) sahibi
kurumlar arasından uygun kurum belirlenmeli
• Anlaşma talebi ve detaylar hakkında uygun kurum ile
ön görüşme (e-posta ile)
• Mutabakata varıldıktan sonra
http://int.kocaeli.edu.tr adresinden standart
kurumlararası anlaşma formu 2 nüsha doldurulup
UİB’ye iletilmeli.
• UİB tarafından postalanır. (1 nüsha KOÜ, 1 nüsha
karşı kurum için)
• Kopya belge uygun
Dikkat edilmesi gereken hususlar
• Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN
ÖNCE incelenmeli
• Denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan kaldırılmalı
• Akademik takvim incelenmeli
• Eğitim dili mutlaka belirtilmeli, iki dilde ise ağırlıkları(Erasmus
öğrencilerine uygulanan)
• Değişim düzeyi (önlisans , lisans, yüksek lisans, doktora)
belirtilmeli
• Gerekirse Anlaşma'dan yararlanabilecek sınıflar önceden
belirlenebilir. Ancak bu bilginin ve anlaşmaya ait özel
koşulların (IELTS, standardın üzerinde akademik ortalama, vs)
Uluslararası İlişkiler Birimi ile anlaşma yapılırken paylaşılması
gerekir.
• Şayet bu tür durumlar daha sonra ortaya çıktıysa, bu durum
en geç yerleştirme toplantısı öncesinde birim ile paylaşılmalı
ve kontenjana uygun öğrencilerin seçilmesi sağlanmalıdır.
Dikkat edilmesi gereken hususlar
• Öğrenciler mevcut anlaşmalar hakkında
bilgilendirilmeli (eğitim dili, geçerli olduğu sınıf, özel
koşullar vs.).
• Anlaşma bölüm öğretim elemanları tarafından
yapılıyorsa Bölüm/Fakülte koordinatörüne bilgi
verilmeli
• Kurumlararası anlaşma öğrenciler tarafından
yapılamaz. Ancak öğrenciler ön araştırma yaparak
öğretim elemanlarına, süreci kolaylaştıracak bilgi
sağlayabilir.
• Kurumlararası anlaşmalar yalnızca Erasmus Kurum
Koordinatörü tarafından imzalanmaktadır.
2014-2015
2. Seçim Süreci
• 1-30 Haziran 2014 Başvuru
• 26 Eylül 2014 tarihine kadar yeni kurumlararası
anlaşma yapılabilir
• 1. seçim yedek öğrencilerinin öncelikle yerleştirilmesi
• 21 Ekim 2014 seçim sonuçlarının ilanı
• 21 Ekim 2014 itibariyle 2014-2015 bahar yarıyılında
gidecek öğrencilerin üniversitelere bildirilmesi
• 2014-2015 akademik yılı öğrenim hareketliliği hibesi
henüz belli değil. Hibe açısından her iki seçim de ön
seçim. 1. seçim sonucu mevcut 147 öğrenci var.
Görev ve Sorumluluklar
Değişim Öncesi
• Anlaşmaların değişime uygun yapılması ve tüm taraflarca
imzalı halde UİB’ye teslim edilmesi. Son Tarih: 26 Eylül 2014
• Erasmus Öğrenim Hareketliliği 2. Seçim Çalışma Takvimi’nin
takibi
http://int.kocaeli.edu.tr/dosyalar/20142015_2.%20Secim_Ogrenim%20Hareketliligi%20Calisma%20T
akvimi_.pdf
• Öğrenci seçimi sonrasında (21 Ekim 2014 itibariyle) karşı
kuruma e-posta ile öğrencinin bildirimi, başvuru süreci
hakkında bilgi ve davetiye talebi
• Öğrencinin feragat etmesi durumunda birime ve karşı kuruma
bildirilmesi
Görev ve Sorumluluklar
Değişim Öncesi
• Kurum iletişim bilgileri Kurumlararası Anlaşmalar’da
mevcuttur
• Örnek bildirim mektubu,Örnek İkili Anlaşma uzatma
talep mektubu için
http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=
Belge
• Öğrencinin başvuru formunun doldurulmasına destek
• İşlemlerde öğrencinin takibi, yalnız bırakılmaması
• Öğrenim anlaşması ve tanınma formunun
hazırlanması
Öğrenim Anlaşmasının Hazırlanması
– Dersler karşı kurumun web sayfasından ya da iletişim kişisinden
içerikleri ile edinilmeli.
– ÖA 3 orijinal hazırlanmalı (UİB, karşı kurum ve öğrenci için)
– Öğrenci gitmeden tüm imzaları tamamlanmış olarak UİB’ye iletilmeli
(taranmış ya da faks olur, ancak en geç değişim sonunda orijinali UİB’ye
iletilmeli)
– 1 dönem minimum 30*, maksimum 39** AKTS olmalı (KOÜ’deki kredi
sayısı)
* KOÜ’deki mevcut iş yükü 30’dan az ise ÖA 30’dan az AKTS içerebilir.
** Lisans-önlisans-yönetmelik-17-07-2011
Madde 5) Ders tekrarı durumunda olan bir öğrenci tekrar derslerine
öncelikle kayıt olmak koşulu ile bir yarıyılda en fazla 39 AKTS kredisi kadar
ders alabilir. Ancak ders tekrarı durumunda olan bir öğrencinin çalışma
yükü, akademik danışmanın önerisi ve bölüm/program başkanlığının onayı
ile kayıt yaptırılan yarıyılın eğitim-öğretim çalışmaları yükü esas alınarak
1/3 oranında azaltılabilir.
Tanınma Formunun Hazırlanması
– Değişim BAŞLAMADAN ÖNCE tamamlanmalı ve UİB’ye
iletilmeli.
– Karşı kurumdaki ve KOÜ’deki dersler yan yana eşlenmeli.
– Tanınma eksiksiz doldurulmalı (dönem, kurum, AKTS
bilgileri, vs)
– http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge
adresindeki güncel belgeler kullanılmalı.
– Tanınma değişikliği için “Tanınma Değişiklik” sayfası
kullanılmalı.
– AKTS’ye göre 1 ders 1’den fazla derse eşlenebilir. Bu
durumda belgede eşleşme net görünmeli (hücreler
ayarlanarak)
– Tanınma 3 orijinal hazırlanmalı (UİB, KOÜ bölüm ve öğrenci
için)
Görev ve Sorumluluklar
Değişim Esnasında
• Öğrencinin ÖA değişikliği olması halinde değişikliğin yapılması
• ÖA değişikliği değişim başladıktan sonra en geç 1 ay içerisinde
yapılıp UİB’ye iletilmeli
• ÖA değişmesi halinde Tanınma Formu da buna paralel olarak
değişmeli ve bu da değişim başladıktan sonra en geç 1 ay
içerisinde UİB’ye iletilmeli.
• Denklik için öğrencinin nihai olarak aldığı derslerin içeriklerinin
temini (öğrenciden ve/veya karşı kurumdan talep edilmeli)
• Ders içerikleri aslında daha öğrenim anlaşması yapılırken ya da
değiştirilirken koordinatör tarafından temin edilmeli
• Her ihtimale karşı öğrenciden karşı kurum transkriptinde yer
alan derslerinin içeriklerini gelirken getirmesi istenmeli
Görev ve Sorumluluklar
Değişim Sonrasında
• Tanınmanın değişim öncesi ve sırasında yapılan
“Tanınma Belgesi ve değişikliğinde” taahhüt edildiği
şekli ile gerçekleştirilmesi.
• Bir ders ÖA’da yer alıyorsa, Tanınma Belgesi’nde bir
KOÜ dersi ile eşleştirilmeli, Tanınma’da eşleşme var
ise değişim sonunda tanınmalı.
• Tanınmadaki eşleşme KOÜ ve karşı kurum dersleri
yan yana gelecek şekilde eşlenmeli.
Tanınmanın Gerçekleştirilmesi
(Değişim Sonrasında)
• Öğrenci karşı kurumdan aldığı 2 orijinal transkriptten 1 tanesi
ile Bölüm koordinatörüne başvuruda bulunacak.
• Öğrenci bilgi sisteminde her koordinatöre yurtdışında alınan
dersleri KOÜ’de açmak üzere yetki verildi.
• Açılan derslerin notları karşı kurumdan alınan transkripttekine
uygun biçimde girilmeli.
• Harf notunu KOÜ’ye uyarlamada
http://ects.kocaeli.edu.tr/kurum.cfm?Dilid=0&selection=02CD
F261992E1FBFFEB7F5FD93B1601F adresindeki tablo
kullanılmalı.
AKTS Notu
Kocaeli Üniversitesi
Harf Notu
Katsayı
Not Aralığı
Derece
A
AA
4,00
90-100
Mükemmel
B
BA
3,50
85-89
Pekiyi
C*
BB
3,00
80-84
İyi
D
CB
2,50
75-79
Başarılı
E
CC
2,00
65-74
Yeterli
FX*
DC
1,50
58-64
Başarısız
FX*
DD
1,00
50-57
Başarısız
F*
FD
0,50
40-49
Başarısız
F*
FF
0,00
39 ve Altı
Başarısız
* Bu notlar için Kocaeli Üniversitesi not dönüşümünde en yüksek harf notu ve
sayısal not esas alınır.
FX Öğrencinin yarıyıl ortalamasına göre Kocaeli Üniversitesi'nde karşılığı "Koşullu
Başarılı" olarak kabul edilir.
Tanınmanın Gerçekleştirilmesi
(Değişim Sonrasında)
• Muafiyet notu girilirken “Not Dönüştürme Çizelgesi” ya da
İntibak Komisyonu tutanağında yer alan notlar girilmeli.
• Derslerin KOÜ transkriptinde görünmesi
Öğrencinin dersten başarılı olması durumunda:
– Yurtdışından gelen transkriptteki kodu, adı* ve kredisi ile
– Yurtdışında ders kodunun olmaması durumunda dersin
kodu olarak ERS ile başlayan uygun bir kod verilecek.
*Öğrencinin yurtdışında aldığı derslerin KOÜ transkriptinde
Türkçe adı ile görünmesi uygun değildir ve bu uygulama
kabul edilmemektedir.
Tanınmanın Gerçekleştirilmesi
(Değişim Sonrasında)
Öğrencinin dersten başarısız olması durumunda:
Tanınma formunda belirtilen KOÜ’de eşleştirilmiş
ders öğrenciye KOÜ kodu,adı ve kredisiyle
atanacak ve öğrenciye başarısız not girişi
yapılacaktır. (Öğrenci karşı kurumda başarısız oldu
ise “F” ile, devamsızlıktan kaldı ise “V” ile kalmış
sayılacak).
• Karşı kurumda başarısız olunan dersler mutlaka karşı
kurum transkriptinde belirtilmeli. Belirtilmiyorsa
öğrenciden ‘Failure Form’ temin etmesi istenecek.
Tanınmanın Gerçekleştirilmesi
(Değişim Sonrasında)
• KOÜ’de 1 ders karşı kurumda birden fazla derse
tanınabilir.
• Karşı kurumdaki tek bir ders KOÜ’deki 1’den fazla
derse tanınabilir. Bu durumda karşı kurumdaki dersin
başarısı KOÜ’de denk sayılan derslerin tümünü
etkiler.
• Erasmus döneminde yurt dışında alınan dersler
Tanınma Formu’nda KOÜ’deki üstten dersler ile
eşleştirilebilir.
• Üst dönemlerden alınan dersler ancak mezuniyet
transkriptinde ait oldukları dönemde gözükebiliyor.
Tanınmada dikkat edilmesi gereken hususlar!
• Bologna sistemine göre lisans 240, yüksek lisans ve doktora 120 AKTS’lik iş
yüküne sahip derecelerdir.
• Bir dönem için iş yükü 30 AKTS’dir.
• Erasmus öğrencisi tam zamanlı –bir dönem için 30 AKTS’lik iş yükü olanöğrenci olmalı.
• Değişim kapsamında bazı durumlarda söz konusu AKTS yükü 25 AKTS’ye
kadar düşebilir. KOÜ yönetmeliğine göre ise bir öğrencinin bir yarıyılda
alabileceği maksimum AKTS 39 minimum 25’tir.
• Bu duruma göre değişimin süresine göre alınabilecek maksimum ve
minimum krediler şöyledir:
• 3 aylık değişim: 15-20
• 1 dönemlik değişim: 25-39
• 2 dönemlik değişim: 50-78
Tanınmada dikkat edilmesi gereken hususlar!
• Erasmus değişiminde iki kurum arasında alınan ve tanınan AKTS
farkı maksimum 5 AKTS olmalıdır. Örneğin bir öğrenci Erasmus
değişimi süresince 25 AKTS almış ise KOÜ’de maksimum 30 AKTS’lik
dersten muaf sayılabilir. Ya da yurtdışında 35 AKTS almış bir öğrenci
KOÜ’de minimum 30 AKTS’lik dersten muaf sayılmalıdır.
• Öğrencinin karşı kurumda uygun ders bulunamaması sebebiyle
almış olduğu 25 AKTS KOÜ’de maksimum 30 minimum 25 AKTS’lik
derse tanınabilir. Öğrencinin yurtdışında 35 AKTS’lik ders alması
durumunda ise KOÜ’de maksimum 39 minimum 30 kredilik ders
tanınması yapılır.
• Değişimin sonunda kurumsal tanınmayı sağlayan tüm belgeler
(öğrenim anlaşması, tanınma formu, yurtdışından alınan transkript,
not dönüştürme çizelgesi ya da komisyon tutanağı ve KOÜ intibak
sonrası transkripti) birbiri ile uyumlu olmalıdır.
Tanınmada dikkat edilmesi gereken hususlar!
• Öğrencilerin tanınmasında KOÜ’deki dersin kredisi yurtdışındaki
dersin kredisinden yüksek ise öğrencinin mezuniyet için eksik kalan
kredisi olabilir. Ya da öğrencinin yurtdışında aldığı dersin kredisi
KOÜ’deki denk dersin kredisinden yüksek olabilir Bu durumda
öğrencinin dersten başarısız olması halinde KOÜ’deki denk sayılan
dersi alıp başarılı olsa bile kredi eksiği olacaktır. Öğrencilere bu
durum hakkında bilgi verilmelidir.
• Yurtdışından alınan iki veya daha fazla dersin KOÜ’de bir derse
sayıldığı durumlarda öğrencinin yurtdışında almış olduğu bu
derslerden birinden başarısız olması halinde diğer derslerde geçmiş
olsa bile KOÜ’de denkliği yapılan dersten kalmış sayılır.
• Karşı kurumdan derslerin FF ya da FX olarak gelmesi durumunda not
dönüştürme işlemlerinde en yüksek not karşılığı kullanılır.
Tam tanınmanın sağlanmamasının olumsuz sonuçları:
• Öğrencinin öğrenim süresinin uzaması,
• Erasmus programına başarılı öğrencilerin katılımının azalması,
• Öğrencinin misafir olduğu kurumdaki sınavlara ya da
aktivitelere katılmaması (özellikle YL ya da PhD tez hazırlığında
olan öğrencilerde) ve raporlamada bu durumun başarısız bir
profil ortaya çıkarması,
Önlem olarak;
 Anlaşmalar tekrar gözden geçirilmeli
 Tanınma sıkıntısının mutlak yaşandığı durumlarda sınıfa göre
kısıtlama, değişim kontenjanının azaltılması, anlaşmanın iptal
edilmesi ve öğrenim programının daha uyumlu olduğu farklı
kurumlar bulunması, tez hazırlığında olan öğrenciler için
misafir olunan kurumda danışman veya öğrenciyle Erasmus
dönemi boyunca koordinasyon sağlayacak öğretim üyeleriyle
temasa geçilmesi
Erasmus’a Dair Hatırlatmalar
• Erasmus öğrencileri değişim dönemi için kayıt
yenilemeli, KOÜ harcını ödemeli.
• Gittiği üniversitede herhangi bir harç ödememeli
• Değişim dönemi için KOÜ’de ders seçimi yapılmamalı.
Danışmanlar Erasmus öğrencilerinin sistemdeki
onayını ders seçimi yapmadan tamamlamalı.
• Şayet ders seçimi yapıldı ise, bu dersler daha sonra
danışman tarafından sistemden silinmeli.
Erasmus’a Dair Hatırlatmalar
• Belgeler güncellenebilir. Güncel versiyonları
http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=
Belge adresinden temin edilmeli.
• Tanınma öğrenci ile pazarlık konusu olmamalı
(Öğrenci değişim süresince 5 ders alıp bunun 2’sinin
denk sayılmasını, dolayısıyla okulunu uzatmayı kabul
ediyor=YANLIŞ)
• Öğrenciye:
– “Öğrenim Anlaşmanı kendin yap, ben imzalarım”
– “Karşı kurumla sen yazış, davetiyeni sen iste”
denmemeli.
• Öğrenim Anlaşması ve Tanıma Formu öğrenci
gitmeden UİB’ye teslim edilmeli. Öğrenciye “Sen
gittikten sonra da olur” denmemeli.
Erasmus’a Dair Hatırlatmalar
• Öğrenci seçimi için UİB’nin kriterleri tüm
bölümler için standarttır.
• Anlaşmaların kontenjanları sabit kalacaktır
(Hak kazanan öğrenci sayısı kontenjan
üzerinde ise seçimden sonra ek kontenjan
istenmemeli)
• Hibe dağıtımı tüm bölümlerin değişimden eşit
şekilde yararlanmasını sağlayacak şekilde
yapılacaktır.
Erasmus’a Dair Hatırlatmalar
• Tez döneminde değişim yapan yüksek lisans ve doktora öğrencileri
yurtdışında tek dönem için minimum olan 25 AKTS’lik iş yükünü
yerine getirmek zorundadırlar. Öğrencilerin çalışma yapacak
danışman bulamaması halinde ders almaları gerekmektedir.
• Tez döneminde değişim yapan ve yurtdışında ders alan öğrencilerin
başarılı olduğu dersler transkriptlerine işlenmektedir ve bu
öğrencilerin kredi fazlalığı bulunmaktadır.
• Erasmus değişimi süresince yurtdışındaki derslere ve sınavlara
katılım göstermemiş yani Erasmus öğrencisi olmanın sorumluluğunu
yerine getirmemiş öğrencilerimize minimum %20 hibe kesintisi
uygulanmaktadır.
• Erasmus değişimi yapmış ve eksik belgesi olan öğrencilerin
mezuniyet işlemleri yapılmamaktadır.
2014-2020 Erasmus+
Yenilikler
• Anlaşma formatının değişmesi
• Öğrenim anlaşması (2014-2015 bahar yarıyılı
itibariyle uygulanacak)
• 2. kez Erasmus öğrencisi olabilme (her bir
seviye için toplamda 12 ay)
• Öğrenci belgelerinin temini konusunda Ulusal
Ajans tarafından bir son tarih belirlenecek
• Öğrenci işlemleri 30 Eylül’e kadar
tamamlanmalı
2014-2020 Erasmus+
Yenilikler
• Öğrenci işlemleri 30 Eylül’e kadar
tamamlanmalı
• 2014-2015 bahar yarıyılı itibariyle online dil
değerlendirmesi yapılacak.
Katılımınız için teşekkürler…
Uluslararası İlişkiler Birimi
25 Haziran 2014