Transcript Sunum - İş Takibi

İş Takibi Yazılımı
TASK MANAGER
Artık işe gitmenize gerek yok
Çünkü işi ayağınıza getiriyoruz
» İçerisinde hiyerarşik iş düzeni bulunan tüm kurum, kuruluş
ve her türlü organizasyon faaliyetleri için hazırlanmış web
tabanlı bir projedir.
» Amacı, işletmelerin genel ve özel amaçlarına hizmet
ederek işletme personeli arasındaki iletişimi hızlandırmak,
yapılan işlerin, günün koşullarına uygun olarak seri bir
şekilde takip edilmesini ve eşzamanlı geribildirim alınmasını
sağlamaktır.
» İşletme çalışanlarınızı zaman ve mekan olmadan kontrol
edebilecek, yapılan işlerin hangi aşamada olduğunu,
çalışanların gün içinde hangi işleri yaptıklarının bilgisini
rahatça oturduğunuz yerden alabileceksiniz.
» Çalışanlarınızla ilgili görev atamalarını, günlük yapılan
işlerin dökümünü, proje, kişi veya departman hakkındaki
tarih aralıklı çalışma raporlarını istediğiniz an alabilecek,
departmanlar arasında özel toplantıları sistem üzerinden
sadece sizin istediğiniz kişiler arasında yapabileceksiniz.
» Sistem Web tabanlıdır. İnternet veya intranet üzerinden,
php+MySQL kurulu herhangi bir sunucuda hizmet verebilir.
» Internet Explorer, Chrome, Firefox v.b. herhangi bir internet
tarayıcı üzerinden işlem yapılabilir.
» Yeni ilave edilen mobil bölümü ile internet tarayıcısı
bulunan iPhone, Android, Blackberry, tablet pc v.b. gibi
herhangi bir cihaz üzerinden de sistemi kullanabilirsiniz.
• Mail sistemi ile haberleşen kurumlarda, özellikle çok
personeli varsa veya mevcut maillerini başka yerlerle
haberleşmek için de kullanıyorlarsa, belli bir zaman sonra
kime hangi mesajın atıldığı veya kimden geçmişte hangi
mesajların geldiği konusunda ciddi karmaşa yaşanmaya
başlayacaktır.
• İş Takibi sistemi ile sistem içinden gelen mesajlar, kişi
bazlı olarak ve geriye dönük incelenebilmekte, doğrudan
muhatabına kolayca cevap gönderilebilmektedir.
• Gönderilen mesajların karşı tarafca okunduğu,
yönlendirildiği, cevaplandığı ve silindiği bilgisi de her
mesaj için ayrı olarak tutulmaktadır. Böylece gönderilen
mesajın takibi de yapılmış olmaktadır.
• Personele verilen görevler kişi bazında takip edilebilir ve
görevi bitiren personelin yaptığı çalışma incelenip
onaylanarak görevlendirme sona erer.
• Böylece, her personel iş olarak ayrı ayrı takip edilebilir.
• Gönderilen görevin personel tarafından okunup
okunmadığı da görevlendirme bilgisi
içinden takip
edilebilir.
• Personelin günlük olarak yaptığı işlerin sonucunda
yazdığı raporlar, kişi bazında takip edilebilir.
• Bu işlem hem personelin iş planı ve eylemlerini takip
etmeyi hem de yanlış planlamaları önceden farkedip
müdahale etmeyi kolaylaştıracaktır.
• Günlük raporu yazmaları, personelin iş veriminini de
artıracaktır.
• Kullanıcıların kendilerine ait hatırlatmaları yazmalarını ve
takip etmelerini kolaylaştırır.
• Sisteme giriş yapıldığında kullanıcıya o günkü vakti
gelmiş kişisel işleri otomatik olarak hatırlatılacaktır.
• İş Takibi sisteminin yeni yazılan mobil uygulaması ile,
sistemin sık kullanılan bölümlerine, internet tarayıcı olan
herhangi bir mobil cihaz üzerinden de erişebilirsiniz.
√ Mesajlaşma
√ Görevlendirme ve verilen görevlerin takibi
√ Günlük Raporları
√ Kişisel Not Defteri
√ Kişisel Ajanda
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
YÖNETİM PANELİ
• Yeni kullanıcı tanımları
• Yetki Seviyeleri
• Departman tanımlama
• Meslek tanımlama
• Kişisel bilgi yönetimi
• Forum yönetimi
• Rapor isteme/oluşturma
• Proje yönetimi
• Yönetim kurulu notları
• Yönetim kurulunda alınan kararları kaydetme, ilgilisine görevlendirme yapabilme
• Tebrik kartı sistemi
• Anket sistemi
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
MESAJLAŞMA - 1
• Her kullanıcının kendine ait bir mesaj kutusu bulunur.
• Sistem içerisine kayıtlı tüm kullanıcılar birbirleri veya amirin izin verdiği düzey yöneticiler ile
mesajlaşabilirler.
• Kullanıcılar tek bir kişiye olduğu gibi listesindeki bazı veya tüm kullanıcılara da aynı mesajı
tek bir komutla gönderme imkanına sahiptir.
• Mesaj sistemi içerisine adapte edilen EK gönderme imkanı ile gönderilen mesaja
eklenecek bir dosya bir başka kullanıcıya gönderilebilir. Böylece hazırlanmış rapor, tasarım
v.b. bilgi başka kullanıcının bilgisine de sunulabilmektedir.
• Gelen mesajları not defterine ekleme, cevaplama yada bir başka kullanıcıya
yönlendirebilme de kullanıcılara sunulan mesaj hizmetlerinin içerisindedir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
MESAJLAŞMA - 2
• Mesajlaşma hizmeti içerisindeki özel bir alandan kişi, kendi birimi başındaki amirine veya yetkisi varsa- görüşülmesi için yönetim kuruluna özel mesaj gönderebilir.
• Kullanıcılar kendine gelen mesajları okuma, cevaplama, bir başka kullanıcıya yönlendirme
ve silme işlemlerini yapabilir.
• Gönderilen mesajların karşı kullanıcı tarafından okunup okunmadığı, silindiği, başka bir
kullanıcıya yönlendirildiği, cevaplandığı gibi bilgiler, mesajı gönderen tarafından da mesaj
ekranından takip edebilir.
• Kullanıcı, gelen mesajlar içinde önemli gördüğü bir mesajı kişisel not defterine not olarak
ilave edebilir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
GÖREVLENDİRME - 1
• Amir tarafından, kendi hiyerarşik yetkisi altındaki diğer kullanıcılara (personele) gönderilen
görevlendirmeler ve geri takibini içerir.
• Sistem içerisindeki görevlendirme menüsünden, kendi yetki düzeyiniz altındaki
personelinizin yapmaları gereken görev ve işleri, tarih ve zaman sınırı koyarak
atayabilirsiniz.
• Verdiğiniz talimat, görevlinin ana ekranında ve görevler sayfasında kendisine tebliğ edilir.
• Verilen iş, süresi içerisinde yapılmadığında hem amir hem de görevli özel bir uyarı ile ikaz
edilir.
• Süresi geçen görevler için kullanıcıya günlük olarak mail hatırlatması da gönderilecektir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
GÖREVLENDİRME - 2
• Amir tarafından yapılan her görevlendirme ayrıca mail olarak da kullanıcıya iletilecektir.
• Yapılması gereken iş tamamlandığında işi yapan görevli, amirine bir onay mesajı
göndererek görevi tamamladığını bildirir.
• Amir tarafından uygun görülürse görev ilgili kişinin üzerinden düşer. Görev onaylaması
sırasında amir, eğer isterse sistem içerisinde yer alan bir puanlama sistemi ile yapılan işe bir
puan da takdir edebilir. Belli periyotlarda bu puanlar değerlendirilerek performans takibi ve
ödüllendirme yapılabilir.
• Kuruluş eğer ihtiyaç görürse firmamızdan talep edeceği ilave bir hizmet ile SMS sistemini
aktive eder. Bu sistem ile amir, önemli gördüğü ve görev vereceği kişinin hemen haberdar
olmasını istediği görevleri o kişinin cep telefonuna kısa mesaj olarak da gönderebilir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
NOT DEFTERİ
Her kullanıcının kişisel not defteridir. Buraya hem önemli mesajları not olarak alabilir, hem
de ileride kullanmak istediği bazı notları dosya eklentisi ile saklayabilirler.
• Zaman içerisinde yapmayı planladığınız işlerinize ait özel notlarınızı Not Defteri'ne
kaydedip daha sonra incelemek veya ilgilenmek üzere sadece size özel bu alanda
tutabilirsiniz.
• Not defterine kaydedilen notların, kullanıcısı haricindeki kişilerce incelenme izni yoktur.
• Size gelen mesajlar içerisinde notunuza almak istediğiniz önemli mesajları not defterinizde
tutmak isterseniz, not defterine ekleme talimatını tıklamanız yeterli olacaktır.
• Not defterine kaydedilen notlar kaydedilme tarih ve zamanı ile birlikte tutulur. Böylece iş
planınızda meydana gelebilecek karışıklıklar önlenecektir.
• Kullanıcılar, notlarının içinde istedikleri kelimeye göre arama yapabilirler.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
KİŞİSEL AJANDA
Her kullanıcının kendine ait hatırlatmaları girebilmesi için sunulan kişisel bir ajandadır.
Günü gelen hatırlatmalar kullanıcı sisteme giriş yaptığında ana sayfada hatırlatılır.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
ADRES DEFTERİ
Her kullanıcının kendine ait adres defteridir.
Notuna almak istediği kişilerin isim, firma, adres, telefon, mail, web sitesi v.b. bilgilerini bu
deftere kaydeder.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
FORUM
Kullanıcıların kendi aralarındaki fikir alış-veriş sistemi olan Forum, karşılaşılan herhangi bir
idari veya teknik problemi diğer kullanıcıların ilgisine sunan ve birbirlerinin tecrübelerinden
faydalanabilmelerine imkan veren bir yazışma ortamıdır.
• Bu alana yeni bir soru gönderilebileceği gibi, eskiden aynı problem ile karşılaşıp çözüm
bulan bir kullanıcının çözüm yollarından da yararlanılabilme imkanı sunulmaktadır.
• İstenirse forum alanına konulacak bir konu ile uygulanacak yeni bir projenin fizibilitesi
yapılabilir, proje aktive edilmeden önce kullanıcıların fikirlerinden de yararlanılarak
eksiklikleri tamamlanabilir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
TEBRİK KARTI
Sistem içi kullanıcıların birbirlerine özel günlerde resimli tebrik kartı gönderebilmelerini
sağlayan yapıdır.
• Ekleme yetkisi olan kişiler tarafından sisteme istenilen sayı ve kategoride tebrik kartı
eklenebilir.
• Kullanıcıların bayram, kandil, doğum günü, evlilik yıldönümü, başarı kutlaması ve diğer
özel günlerinde, kaydedilen kartlardan birisi üzerine mesaj ilave edilerek gönderilebilir.
• Bu kartlar tek bir kullanıcıya gönderilebildiği gibi listeden seçilen istenilen kişilerin hepsine
birden tek bir işlemle de yollanabilir.
• Gönderilen kartlar, kullanıcıların ana sayfalarında kendilerine bildirilir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
PROJELER
Kurum bünyesinde yürütülen projeler bu bölümde tanımlanır, projelere proje şefi atanır,
proje şefi de ekibini planlar.
Böylece işlemler proje bazlı olarak takip edilir.
ÇALIŞMA PRENSİPLERİ
RAPORLAR
Kişiler kendilerine ait raporları veya birim amirleri kendi altlarındaki tüm kişi ve gruplara ait
raporları bu bölümden takip ederler. Raporlar bölümünde
• Kendi hiyerarşiniz altındaki tüm kullanıcılarla ilgili tüm raporlara tek tıklama ile
ulaşabilirsiniz.
• Kullanıcılarınızın halihazırdaki görevleri, bitirdiği görevler veya projelerdeki görevlerini tüm
detayları ile izleyebilme, gerektiğinde hazırlanan rapor görüntüsünün yazıcıdan baskısını
almak gibi işlemler, rapor sistemimiz ile kolayca hazırlanabilir.
• Size gelen veya gönderdiğiniz mesajları, istediğiniz tarih aralıklarında gözlemleyebilmek
de rapor sistemin imkanları içerisindedir.
• Ayrıca kullanıcılarınızın günlük işlerini rapor ettikleri Günlük Sistemi'nin detaylı
raporlamasını yapabilir, görev verdiğiniz kişileri yazdıkların raporlara göre değerlendirebilme
ve yönlendirebilme imkanına sahip olursunuz.
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Ana Sayfa
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Mesajlar
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Görevler
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Günlük Raporları
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Not Defteri
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Ajanda
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Adres Defteri
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Proje Yönetimi
EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
Rapor Yönetimi
MOBİL CİHAZ EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
MOBİL CİHAZ EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
MOBİL CİHAZ EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
MOBİL CİHAZ EKRAN GÖRÜNTÜLERİ
İş Takibi Yazılımı
TASK MANAGER
Vakit Ayırdığınız İçin Teşekkür Ederiz
Yazılımımızı
www.istakibi.com
adresimizden inceleyebilirsiniz