Transcript İTS FAZ II UYGULAMASI HAKKINDA 01.01.2010 tarihinde başlayan İlaç Takip Sisteminde 02 Şubat 2008 tarihinde “Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği”nde.

İTS FAZ II UYGULAMASI HAKKINDA
01.01.2010 tarihinde başlayan İlaç Takip Sisteminde 02 Şubat 2008 tarihinde
“Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği”nde yapılan bir
değişiklikle ürünler üzerinden kupür kaldırılmış, yerine “karekod” adıyla yeni bir
tanımlayıcı konulmuştur. 01.01.2010 tarihinden itibaren üretilen tüm ürünlerde
karekod bulundurulması zorunlu hale getirilmiştir.
Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği’ nin aşağıdaki maddeleri
gereği İlaç Takip Sisteminde Üretici – Ecza Depoları / Kooperatifler ve Eczanelerin
yapmaları gereken işlemler tarif edilmiştir.
“(Ek:RG-10/6/2010-27607) (3) İlacın üretim ve dağıtım zincirinde yer alan bütün
sorumluların aşağıdaki dağıtım uygulamalarına riayet etmeleri gerekmektedir.
a)
Ruhsat/izin sahipleri, üretim yaptıkları ve satmak üzere stokladıkları,
sattıkları, her ne sebeple olursa olsun iade aldıkları ve imha kararı verdikleri
ürünlerin karekodlarını ilgili kılavuzda öngörüldüğü şekli ile İlaç Takip
Sistemine bildirmek zorundadırlar.
b) Ecza depoları, firmalardan satın aldıkları, diğer depolarla takas ya da satın
alma işlemi yaptıkları, her ne sebeple olursa olsun iade aldıkları ve imha
kararı verdikleri, depolama ya da taşıma işlemleri sırasında zayi olan ve
eczanelere sattıkları ürünlerin karekodlarını ilgili kılavuzda öngörüldüğü şekli
ile İlaç Takip Sistemine bildirmek zorundadırlar.
c) Eczaneler, satın aldıkları, aldıkları yere iade ettikleri, imha edilmek üzere
ayırdıkları, takas yaptıkları ve her ne suretle olursa olsun sattıkları bütün
ürünlerin karekodlarını ilgili kılavuzda öngörüldüğü şekli ile İlaç Takip
Sistemine bildirmek zorundadırlar.”
01.01.2010 tarihinde FAZ 1 evresiyle hayata geçen İTS, üreticinin
üretim bildirimini yapmasını, Eczacının’ da SGK’ ya verdiği
ilaçların satış bildirimlerini yapması işlemini kapsamaktaydı. Türk
Eczacıları Birliği olarak Depoların İTS’ ye dahil edilmediği sürece
Eczanelerin Alım Bildirimi yapmaması gerektiğini her platformda
bildirdik.
FAZ I KAREKOD BİLGİSİ AKIŞ ŞEMASI
Şemada görüldüğü üzere Üretici İlacı Ürettiğini İTS’ ye bildiriyor.
Eczanedeki işleme kadar aradaki hiçbir süreçte İTS’ ye herhangi bir
bildirim olmuyor.
Eczane’ de yapılan;
 Medulaya Reçete Girişlerinde Medula tarafından otomatik
olarak
 Nakit Satışlarda Eczacı tarafından (Tercihen)
 Stok zarar bildirimlerinde Eczacı tarafından (Tercihen)
 Kurum Reçetesi girişlerinde yine Eczacı tarafından (Tercihen)
İTS’ ye bildirimde bulunabilmekteydi.
PEKİ FAZ II İLE
ECZANE İŞLEYİŞİNDE NELER OLACAK?
a) Sisteme Ecza Depoları Dahil Olacak
Ecza depoları FAZ II ile tüm karekod işlemlerini İTS’ ye bildirmekle
yükümlüdür. Dolayısıyla Hangi üreticiden hangi karekodlu ilaçları
aldığını ve hangi karekodlu ilaçları hangi eczaneye sattığını İTS’ ye
bildirecektir.
Sisteme Ecza Depoları Dahil Olacak
Eczanede Mal Alım Bildiriminin
Yapılması
b) Eczanede Mal Alım Bildiriminin Yapılması
• FAZ II ile birlikte, ecza depoları sattıkları tüm karekodlu ilaçları İTS’ ye
bildirmeleri sebebiyle eczane satın aldığı tüm karekodlu ilaçların
karekodlarını İTS’ ye bildirecek, bu şekilde mal alım bildirimini
gerçekleştirecektir.
• Bu işlemi TEBEOS üzerinden veya kullandığı eczane otomasyon sistemi
üzerinden yapabilecektir. Bu işlemi daha pratik ve kolayca yapabilmesi
için, Ecza Deposundan satın aldığı ilaçların karekod bilgilerini, Ecza
deposunun sisteminden E-fatura olarak TEBEOS’ a veya kullandığı
eczane otomasyon sistemine indirmeli ve İTS’ ye bildirim işlemini
yapmalıdır.
• E-fatura ile ilgili herhangi bir problem yaşadığında öncelikle ecza
deposuyla problemi çözülmediği takdirde TEBEOS’ un veya kullandığı
eczane otomasyon sisteminin yetkililerine başvurmalıdır.
Eczanede Mal Alım Bildiriminin
Yapılması
Yukarıda gösterildiği gibi, 1. Adımda depodan gelen karekodlu ilaçların bildirimini
İTS’ ye yapılıyor. 2. Adımda ise Medulaya girilen reçeteler haricindeki ilaçların
karekod bilgilerini TEBEOS veya kullandığı eczane otomasyon yazılımı vasıtasıyla
yapıyor. Medulaya girdiği ilaçların karekod bilgilerini Medula içinden yapılıyor.
Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi
c) Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi
Eczaneler arası karekodlu ilaçların takas işlemlerinde de İTS takas servisleri
kullanılmalıdır. Eczaneler arası takas işlemini TEBEOS veya kullandığınız
eczane otomasyon sistemiyle yapabilirsiniz. Takas işlemini yapmak için
aşağıdaki gereksinimlere ihtiyacınız vardır.
1. Takas yapacağınız eczanenin GLN numarası.
2. Takas yapacağınız eczanenin TEBEOS’ a veya
kullandığınız eczane otomasyon yazılımına
tanıtılması ve GLN numarasının girilmesi.
Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi
Eczane – Eczane Arası Takas İşlemi
1. Adımda: A Eczanesi B Eczanesine takas etmek istediği ilacı TEBEOS
veya kullandığı eczane otomasyon yazılımı vasıtasıyla İTS’ ye bildiriyor.
2. Adımda: B Eczanesi, A Eczanesinden gelen ilacın alım bildirimini
yapıyor. Bu şekilde ilacın kendi üzerine aldığını kayıt etmiş oluyor.
3. Adımda: Bu sefer B Eczanesi A Eczanesine takas etmek istediği ilacı
TEBEOS veya kullandığı eczane otomasyon yazılımı vasıtasıyla İTS’ ye
bildiriyor.
4. Adımda: A Eczanesi, B Eczanesinden gelen ilacın alım bildirimini
yapıyor. Bu şekilde ilacın kendi üzerine aldığını kayıt etmiş oluyor.
TEBEOS Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
E-Fatura Butonuna Tıklanır
TEBEOS Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Gelen E-Fatura Ekranında;
1. Adımda ‘Ecza Deposu’ seçilir.
2. Adımda seçtiğimiz depoya göre uygun olan butona tıklıyoruz.
Hedef Ecza Deposu İçin ‘E-Fatura’, Kooperatif, Selçuk ve diğer ecza depoları için
‘XML den Verileri Çek’ butonuna tıklıyoruz.
Dikkat edilmesi
gereken husus
‘Tanımlama
Kartları
->Depo Kartı’
bölümünde ecza
deposunun aktif
hale getirilmesi
gerekmektedir.
TEBEOS Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Fatura aktarıldığında yükleme barı %100 olacaktır. Aşağıdaki ekranda şekilde gösterildiği
gibi. Bu adımdan sonra aşağıdaki ekranda gösterilen İTS butonuna basıldığı takdirde içinde
kare kodların olduğu e-faturayı İTS’ ye bildirim işlemi için hazır hale gelinmiş olunuyor.
TEBEOS Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
E-fatura içindeki karekodlu ilaçların görüntülendiği bu adımda “İTS Toplu Mal Alım
Bildirimi” butonuna tıklayıp Mal Alım Bildirimi işlemini gerçekleştirmiş oluyoruz. Bildirim
işleminin sonucunu “Yapılan İşlem” başlığı altında görebiliriz.
FARMAKOM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
E-depo Modülü butonuna tıklanır. Karşınıza gelen penceredeki bilgiler eksiksiz ve
doğru olarak doldurulmalıdır.
FARMAKOM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Karşımıza gelen ekranda “Devam” butonuna tıklanır.
FARMAKOM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
E-depo Modülüyle ilgili işlem tamamlanmıştır. “Kapat” butonuna tıkladığımızda 4.
Adımdaki ekran gelecektir.
FARMAKOM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Bu ekranda aktarımını yaptığımız e-faturanın bilgilerini görebilirsiniz. “Karekod”
butonuna tıklayıp 5. Adıma geçiyoruz.
FARMAKOM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Bu ekranda e-fatura içindeki ilçların karekod bilgilerini görüntülüyoruz. Ekrandaki 1
numaralı görselde yer alan “Doğrula” butonuna tıklayıp ilaçların alım bildirimlerini
yapıyoruz. Hemen sonrasında “Kaydet” butonuna basarak bu e-fatura ile ilgili işlemi
sonlandırmış oluyoruz.
ECZANEM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Hareketler  Fatura Aktarımı menüsünden Fatura Aktarım modülünü açıyoruz.
ECZANEM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Gelen ekranda e-fatura aktarımını yapacağımız depo seçimi yapılır ve “Başlat” butonuna
tıklanır.
ECZANEM Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
“İTS Onay Bildir” butonuna tıklandığında karşımıza gelen 2 seçenekli menüden üst
satırdaki “Bu faturayı Alış Bildirimi Yap” seçeneğine tıklanır. Seçilen fatura için Mal alım
Bildirimi yapılmış olur.
BYTE Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Byte eczane programında Alışlar menüsü -> e-Fatura Aktarımı bölümü ile depo seçip
aktardığınız fatura üzerinde sağ tuşla “Aktarılmış Faturayı Aç” diyerek aktarılan faturayı
ekranınıza açabilirsiniz.
BYTE Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Fatura ekrana açıldıktan sonra depo karekod bilgilerini gönderip göndermediğini kontrol
ettikten sonra its onay butonu ile its ye mal alım bildirimi gönderilir.
BYTE Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Sağ tarafta its bildirim başarılı mesajı gelir ve its den onay alan seri satırının rengi
değişir.
Seri satırı its onayı aldı ise mavi alan gri alana dönüşür.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Öncelikle faturalarımızı işledikten kaç dakika sonra bildirim yapılması isteniyorsa, Eczane
Tanımları Bölümünden girilmelidir. Bu süre fatura kontrollerini yapabilmeniz açısından
gereklidir.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Aktarım yapacağımız deponun karekod bilgilerini
gönderip göndermemesi programımız tarafından
önemli değildir. Kontrol esnasında eğer karekod
bilgileri gelmemişse, program otomatik olarak
okutulan barkodu fatura ile ilişkilendirecektir.
Karekod bilgilerini gönderen Hedef Ecza Deposu üzerinde anlatıma devam edilecektir.
tarih aralığı girildikten sonra Aktar Butonuna basılır. Karşımıza Fatura Seçim Ekranı gelir,
bu ekranda sadece belli faturalar aktarılacaksa seçim iptal edilebilir, hepsi aktarılacaksa
Tamam Butonuna basılarak Fatura Aktarım İşlemine devam edilir.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Aktarım yapacağımız deponun karekod bilgilerini gönderip
göndermemesi programımız tarafından önemli değildir. Kontrol
esnasında eğer karekod bilgileri gelmemişse, program otomatik
olarak okutulan barkodu fatura ile ilişkilendirecektir.
Karekod bilgilerini gönderen Hedef
Ecza Deposu üzerinde anlatıma devam
edilecektir. tarih aralığı girildikten
sonra
Aktar
Butonuna
basılır.
Karşımıza Fatura Seçim Ekranı gelir, bu
ekranda
sadece
belli
faturalar
aktarılacaksa seçim iptal edilebilir,
hepsi aktarılacaksa Tamam Butonuna
basılarak Fatura Aktarım İşlemine
devam edilir.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Fatura aktarımları tamamlandığında aşağıdaki gibi ekranlar oluşacaktır. Burada fatura
kontrol edilmeyecekse program tarafından belirtilen süre içerinde, bu kayıtlar otomatik
olarak gönderilecektir. Fatura girme işlemi tamamlanmıştır. Eğer kontrol işlemi
yapılacaksa faturanın üzerine mouse ‘la tıklanarak Fatura İçeriğine giriş yapılır.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Bu bölümde İts İşlemleri butonuna basılarak Barkod Kontrol Ekranlarına geçiş yapılır.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Eğer bize gelen ürünle faturadaki ürünler uyuşmazsa, aşağıdaki gibi uyarılar görüntülenerek
kullanıcı uyarılır.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Kutu kontrol işlemi bittikten sonra, ürünlerin İts kaydı olup olmadığının kontrolü için Doğrula
Butonuna basılabilir.
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Bu işlemlerle birlikte ürünlerimiz rafa koymaya hazır hale gelmiştir. Eğer manuel fatura girişi
yapılacaksa İrsaliye Fatura Giriş Bölümünden ürünler okutularak kayıt işlemleri yapılabilir
ILON Programında
Mal Alım Bildirim İşlemi
Kontrol süreçleri yine otomatik fatura aktarımlarındaki gibidir. Barkodları tek tek burada
okutmaya gerek yoktur. İstenirse İts kaydı kontolü için doğrulama yapılabilmektedir.