Transcript Giden Evrak İşlemleri

Giden Evrak
Yıldırım BAHADIR
Programcı-Proje Sorumlusu
Karabük Valiliği
Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü
Gİ DEN EVRAK
1 Evrak Oluştur
Evrak Ana sayfasında sol menüde kayıt işlemleri başlığının altındaki “Evrak Oluştur”
linkine tıklanır .
Evrak oluşturma sayfası açılmadan önce sistem alttaki İmza Rota Seçme ekranını
otomatik açar. Evraka uygun imza rotası seç linkine tıklanarak seçilir. Daha önce sık
kullanılan bir imza rotası belirlenmişse rota kayıt ekranı açılmaz seçili rota evraka
yapışık olarak açılır.
•
Seçilen Rotadaki isimler evrakta uygun alana otomatik olarak
yerleşir.
Rota seçiminden sonra sayfa üzerindeki gerekli kısımlar sırasıyla doldurulur
1.1 Gizlilik Derecesi
•
Evrakın en üstünde bulunan “Gizlilik Derecesi” yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki listeden
istenilen gizlilik derecesi seçilir. Seçilen durum evrakın üst ve altında kırmızı yazıyla görünür.
1.2 Yazı Durumu
•
Evrakta antet bilgisinin altında sağ üst bulunan “Yazı Durumunu Giriniz”
yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen Özel Durum seçilir.
Seçilen durum evrakın sağ üst kısmında kırmızı yazıyla görünür. Sadece 1
adet özel durum seçilebilir.
1.3 Konu Grubu ve Konu seçme
•
•
Standart Dosya Planına uygun konu grubunu seçme ve evrak konusunu elle girmek için sağ tıklanarak
açılır. Konu grubunda yer alan kelime yazılır, sistem tarafından listelenen uygun konu grubu seçilir.
Seçilen konu grubu numarası evrakta birim haberleşme kodunun bulunduğu alana – işaretiyle eklenir.
Konu satırına ise evrak konusu kısa ve özlü olacak şekilde yazılır.
Konu grubunu bilmiyorsanız ağaç yapısını açarak uygun başlık altındaki gruplar incelenir ve seçilir.
“Evraka Ekle” linkine tıklanarak seçilen ve girilen veriler evraka aktarılır.
1.3.1 Konu Grubu Favori Belirleme
Bu sayfa aracılığıyla favorilerinize eklediğiniz konu grupları evrak üzerinde seçim
yaparken altta kırmızı kutucuk içerisinde işaretli olan butona basılarak otomatik açılır,
sistem daha kolay seçim yapmanıza yardımcı olur.
1.4 Gönderilecek Yer Seçimi
Evrak Üzerinde “Gönderilecek Yer Seçiniz” yazısına sağ tıklanır. Açılan Adres Seçme penceresinden
beş farklı türde adres seçilebilir.
1.4.1 Bakanlık Seç
Bu sekme sadece taşra birimleri (Valilik, kaymakamlık, İl Özel İdare) tarafından Bakanlık Merkez
Birimlerine evrak yollanırken kullanılır. Bu kısımdan seçilen adreslerin başına T.C. İçişleri Bakanlığı
ibaresi eklenir. Bakanlık Merkez birimleri birbirine evrak gönderirken bu sekmeyi kullanmazlar.
1.4.2 Birim Adresi Seç
Bu sekme taşra birimlerinde birbirine evrak gönderirken, Merkez birimlerinde tüm taşra ve
merkeze evrak gönderilirken kullanılır. Birim eki kısmına ne-na ekleri eklenir. Alt birim kısmına elle
giriş yapılır, evrak doğrudan seçili üst birime gider oradan evrakçılar alt birimlere havale eder. Aynı
üst birime ait birden fazla alt birim ayrı ayrı kaydedilebilir.
1.4.3 Dış Adres Seç
Bu kısımdan Bakanlığımız bünyesinde olmayan tüm dış kurumlar seçilebilir. Dış Adres veri tabanı eİçişleri Proje Sorumluları tarafından oluşturulur. Buradan seçilen adreslere evrak sistem üzerinden
ulaşmaz çıktı alınarak evrak asıllarının gönderilmesi gereklidir. Kullanıcılar sistemde bulunamayan dış
adresler için ilgili proje sorumlusuna başvurulabilir.
1.4.4 Şahıs Seç
Kişilere gönderilen evrakla için isim ve adres bilgilerinin seçildiği ekrandır. Seçilen kişilere
evrak sistem üzerinden ulaşmayacağından posta yoluyla veya elden iletilmesi gerekmektedir.
1.4.5 Dağıtım Planı Seç
Dağıtım planı kayıt sayfasında oluşturulmuş olan toplu adres şablonları bu sekme yardımıyla
evraka gideceği adres olarak bir tıklamayla seçilebilir. Evrak çıktısı alınırken planda ekli olan
her bir adres için sistem ayrı döküm verir.
1.4.6 Eklenmiş Adresler
Bu sekme yardımıyla eklenmiş olan adresler üzerinde düzenlemeler yapılarak evraka aktarma
işlemi yapılır.
•
Seçili adreslerin bir bölümünü alt satıra kaydırmak için adresin arasına tıklanarak enter
tuşuna basılır.
• Gereği ve Bilgi seçimi yapılabilir.
• Silme işlemi gerçekleştirilebilir.
•
İşaretli adresleri bir üste veya ir alta kaydırılabilir yada seçili hale getirilip büyük küçük
harfe dönüştürülebilir.
• Son olarak evraka ekle linkine tıklanarak değişiklikler evraka eklenir.
1.5 Kağıt Ortamında Gitme Durumu
Seçili adresler evraka eklendikten sonra sistem kullanıcıyı otomatik olarak bu sayfaya yönlendirir.
Sayfada tüm adresler sıralı halde listelenir ve evrak aslının postaylamı gönderileceği yoksa sadece e-imzalı
olarak mı gönderileceği konusunda evet veya hayır seçimi yapılır. Seçip toplu olarak ta yapılabilir. Kağıt
ortamında gitme durumu seçildikten sonra “Kaydet ve Kapat” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
Seçili adresler evrak sayfası üzerinde görünür.
1.6 İlgi Seçimi
Evrak sayfasında ilgi yazısına sağ tıklanarak ilgi ekleme penceresi açılır.
1.6.1 Sistem İçi İlgi Seç
Sistem içi ilgi; daha önce e-içişleri modülü kullanılarak sisteme kaydedilmiş olan evraklardır. Sekmeye
tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama yapılabilir.
Bu kısımdan seçilerek eklenen evraklar diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler.
1.6.2 Sistem Dışı İlgi Ekle
Sistem dışı ilgiler E-içişleri sisteminde kaydedilmemiş olan yazıları el ile yazarak evraka eklediğiniz bölümdür.
eklenecek ilgiler elle yazılır.
1.6.3 Eklenmiş İlgiler
Seçilen Sistem dışı ve Sistem içi ilgileri evraka aktarmak için “Eklenmiş İlgilier” sekmesine tıklanır. Açılan
sayfada seçili olan ilgiler üzerinde metin değişiklikleri yapılabilir. Yazınız, yazısı vb. eklemeler yapılarak
evraka eklenebilir.
1.7 Metni Yazınız
Evraka ait metin ister evrak üzerinde yazılabilir istenirse başka bir belgeden kopyalanarak Ctrl+v tuş
kombinasyonu yardımıyla evraka yapıştırılabilir. Word belgesinde kopyalanan bir metni yapıştırmak
istediğinizde sistem tarafında metin üzerinde karakter vb. özellikleri sıfırlanmasını isteyip istemediğinize dair
bir pencere açılır. Yazı tipi tanımlarıyla ilgili kutucuk işaretlenirse olduğu gibi veya standart metin olarak
yapıştırılabilir.
1.8 Ek Ekleme
Yazınıza ek eklemek için evrak üzerindeki “Ek:”yazısına sağ tıklanarak ek panceresi açılır. Yazılara
3 şekilde ek eklenir.
1.8.1 Açıklama Ekle
Evrak aslının da gideceği durumlarda sistemden taranamayacak kadar büyük bir ek varsa bu alana
el ile bilgisi girilir Örneğin: “1 Takım Dosya” gibi.
1.8.2 Dosya Ekle
Bilgisayarınızda yüklü bir dosyayı ekleme için kullanılır. Ek Açıklama kısmına Dosyanın Evrak üzerinde
görünecek olan adı yazılır. Alt kutucuktan Gözat “browse” butonuyla arama yapılıp ilgili dosya seçilir ve
Ekle linkine tıklanarak eklenmiş eklere düşürülür. Bu şekilde eklenen ekler için 10 Mb ekleme boyutu
vardır.
1.8.3 Evrak Ekle
Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama
yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen ekler diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler.
1.8.4 Eklenmiş Ekler
Eklemiş olduğunuz ekleri silebilir veya “Evraka Ekle” linkine tıklayarak evrak sayfanıza
aktarabilirsiniz.
2 Evrak Paraflama
Tüm verilerini girmiş olduğunuz evrakı paraflayarak imza sürecindeki bir sonraki kişiye
gönderebilmek için sol üst kısımda bulunan “İmza sürecindeki sonraki kişiye gönder” kutucuğu
işaretlenerek disket şeklindeki “Kaydet” butonuna basılır.
2.1 Normal Paraflama (e-İmzasız)
Evrakı e-imzasız paraflamak için “Evrak içeriğini sayısal imzayla imzala” kutucuğu işaretlemeden
“imza sürecindeki kişiye gönder” kutucuğu işaretlenir ve “Kaydet” butonuna basılır.
Amir sayfasında “Paraf Bekleyen” menüsünde “Parafla Gönder” butonuna basılır.
Paraflanma işlemi tamamlanınca sistem evrak bilgilerini içeren “Evrak Genel” sayfasını açar. Bu
sayfada henüz sayı almamış ve diğer kullanıcılar tarafından paraflanmamış olan evrakınızı “Sil” linki
yardımıyla silebilirsiniz.
2.2 E-imzalı Paraflama
Evrakı e-imzalı paraflamak istiyorsanız “Evrak İçeriğini sayısal imzayla imzala” kutucuğunu işaretleyip
kaydet butonuna basılır.
Sistem tarafından açılan e-imza sayfasında İmzala Butonuna basılır.
Pin Kodu ekranına e-imzanıza ait pin kodu girilerek tamam butonuna basılır.
İmzalama işlemini tamamlamak için
“Kaydet” butonuna basılır. E-imza kurulum ve
kullanım kılavuzları e-İçişleri Ana sayfasında
Yardım Dökümanları menüsü altında
mevcuttur.
2.3 Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama)
Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakı paraflamanın yanında diğer kullanıcıların oluşturduğu ve
kendilerininde imza rotasına eklendiği evrakları evrak ana sayfalarında “Paraf Bekleyen” linki altında
görürler. Bu sayfada evrak detayına girmeye gerek kalmadan, işaretledikleri evrakları “Parafla Gönder”
ve “Sayısal İmzala parafla Gönder” butonlarını kullanarak toplu olarak paraflayabilirler.
3 Evrak İmzalama
3.1 İçerikten Tek İmzalama
Evrak ana sayfasında “İmza Bekleyen” linki altındaki evrakların detayına girilerek güncelle menüsüne
tıklanırsa giden evrakın içerik sayfası açılır. Kullanıcı içerik üzerinde değişiklik yapmadan imzalamak
isterse üstteki Sayısal İmzayla İmzala kutucuğunu işaretledikten sonra sayfanın altındaki “Sayı ver ve
Sonraki Kişiye Gönder” yazısına tıklayarak e-imza atma sayfasına ulaşır buradan e-imzasına ait pin
kodunu girerek evrakı imzalar.
3.2 Toplu İmzalama
Toplu evrak imzalama seçeneği sadece Amir konumundaki kullanıcıla için geçerlidir. İmza veya paraf
bekleyenler sayfasında listelenmiş olan evraklar birden fazla işaretlenerek “Sayısal İmzalama” basılır.
Açılan İmzalama sayfasında seçili olan evrakların konuları görünür. “Seçili Evrakın İçeriğini Göster”
butonuna basılarak imzalanacak evrakın içeriğinie bakılabilir. “İmzala” butonuna basılır.
Açılan pin kodu ekranına e-İmza pin
kodunu girerek “Tamam” butonuna
basılır.
İmzalama işlemini sonlandırmak için “Kaydet” butonuna basılır ve işlem tamamlanır