Transcript Gelen Evrak İşlemleri

Evrak İşlemleri
Yıldırım BAHADIR
Programcı-Proje Sorumlusu
Karabük Valiliği
Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü
Gelen Evrak Kayıt
• Birimler kendilerine elden, postayla, mail yoluyla veya fax ile gelen evrakları kayda
alarak gelen evrak numarası verebilmek amacıyla bu sayfayı kullanırlar.
• Evrak kaydı yapılırken Sistem kişinin aktif olan birimine göre kayıt gerçekleştirir.
Kişinin birden fazla birimde kullanıcı kaydı varsa mutlaka ana sayfadan “Birim
Seçimi” menüsünden kayıt yapmak istediği birimi seçmelidir. Yanlış birimde
kaydedilen evraklar evrak raporlarında görünmeyecektir.
Sayfaya ulaşmak için Ana sayfada “Evrak” sekmesine tıklanır, açılan sayfada
Kayıt İşlemleri menüsü altından “Gelen Evrak Detaylı Kayıt” linki tıklanır.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kayıt sayfasında alttaki veriler uygun şekilde doldurulur.
Geliş Şekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla kutucuk
işaretlenebilir.
Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun
olan kutucuk işaretlenir Bakanlık içi ve dışı birimler otomatik
olarakseçilir, Şahıs seçeneği el ile yazılır.
Yasal Statü: TS 13298 Standartları gereğince kayıt edilen evraklarda
bulunması gereken Özel hayatın korunması ve Bilgi Edinme
Başvuruları üst veri olarak tutulur.
T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir.
Gizlilik Derecesi: Bu seçenekler işaretlendiğinde evrakı yalnızca gizli
evraka işlem yapma yetkisi olan kullanıcılar açabilir. Bu yetkiyi sadece
Amirin yazılı isteği ile birim proje sorunluları verebilir.
Özel Durum: Evraka uygun durum seçilir.
Evrak Sayısı: Evrakı gönderen kurumun verdiği sayı girilir. Evrakta
sayı yoksa Bila ibaresi yazılabilir.
Evrak Tarihi: Evrakı gönderen kurumun evraka verdiği tarih girilir.
Evrakta tarih yoksa günün tarihi girilebilir.
Evrak No: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik
olarak verilir.
•
•
•
•
•
•
•
•
Kayıt Tarihi: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak
verilir.
Konu Grubu: Başbakanlık Standart Dosya Planına uygun konu grubu aratılarak
seçilir.
Konu: Yazının konusu anlamlı ve özlü şekilde ifade edilir.
Havale Notu: Evrakı Havale eden personelin Gideceği birim veya kişilere ileteceği
bilgiler için ayırılmış alandır.
Ekler: Sistem içi ve sistem dışı olmak üzere 2 şekilde eklenir.
Sistem İçi Ek Ekleme; taratılarak bilgisayara kaydedilmiş bir ekin eklenmesi
suretiyle gerçekleştirilir. Yazının havale edildiği birim tarafından içeriği açılabilir.
Sistem Dışı Ek Ekleme; Ekleri taratılamayacak kadar büyük olan vb. durumlarda
eklenemeyen eklerin yazı ile belirtilmesidir.
İlgiler: Sistem içi ve sistem dışı olarak eklenir. Daha önce sistemde oluşturulmuş
evraklar arama sayfasından bulunarak sistem içi ek olarak eklenir havale edildiği
birim tarafından açılabilir. Sistemde kayıtlı olmayan diğer evraklar yazı ile yazılarak
sistem dışı ek olarak eklenir
•
•
•
•
•
•
Havale Onayına Gönder: Bu kutucuk işaretlendiğinde birimde havale onayı
yapacak olan yetkili amirlerin adları seçilebilir hale gelir.
Yetkili: Birimin gelen evrakçısı evrakı kaydedip gideceği adresleri seçtikten sonra
adreslerin uygunluğuna karar verecek olan yetkilinin seçildiği ekrandır. Birimde
havale için yetkili görünmüyorsa ilgili Proje Sorumlusu ile irtibata geçilmelidir.
Havale: Evrakın birime bağlı alt birimlere (valiliklerde dış kurumlarada) havale
edileceği adreslerin seçilebildiği ekrandır.
Miadı: Evrakı kaydederken işlem yapılması gereken gün belirtilecekse 1-30 gün
arası seçim yapılabilir.
Açıklama: Evrakla İlgili daha sonraki evrak aramalarında görüntülenecek bir
açıklama girişi yapılmak isteniyorsa bu alana girilebilir.
İçerik Yükle: Gelen evraka ait üstyazı tarayıcıdan geçirilerek içerik butonu
aracılığıyla bilgisayardan seçilerek sisteme yüklenir, böylelikle evrakın havale
edildiği birimdeki kullanıcı “içerik” butonuna basarak taranmış içeriğe ulaşabilir.
•
Kaydet: Butona basıldığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek
kaydeder ve evrakı havale onayı için seçilen amirin “Havale Onayı Bekleyenler”
sayfasına düşürür.
• Gelen Evrak Hızlı Kayıt Sayfası:
• Valiliklerde ildeki tüm resmi kurumlara gelen evraklar kayıt altına alınıp
havale edildiğinden birimlerimizi ilgilendirmeyen dış kurum evraklarının
sadece sayı, konu vb. kısa bilgilerinin kaydedilerek gelen evrak sayısı verilip
birimine havale edildiği sayfadır.
•
•
•
•
•
•
•
•
Birim Evraklar:
İçişleri Bakanlığına bağlı diğer birimleri tarafından kaydedilerek sistem üzerinden biriminize
gönderilmiş olan evrakların birim adına teslim alınarak birim numaratöründen sayı verilmesi
işlemidir.
Yeni!! Birimdeki evrakları iş bölümü yaparak paylaşan evrakçılar için kolaylık olması
amacıyla; “Alt Birimlerden Gelen”, “Taşra Birimlerinden Gelen” “Merkez Birimlerinden
Gelen” kutucukları eklenmiş sadece bu kriterlere göre evrak listelenebilmesi özelliği
getirilmiştir.
Birimde Kayıt Bekleyen: Sadece Birim adına yetkilendirilmiş olan gelen veya genel
evrakçılar tarafından görülebilir. Evrakı kaydeden kurumun verdiği evrak no. su ile görünür.
Sayfada Görülen;
Evrak No: Karşı kurumun giden evrak numarasını gösterir, “Evrak No” yazısının üstüne
basıldığında büyükten küçüğe tekrar basıldığında küçükten büyüğe doğru listeleme yapar.
Filtrele: Bu kutucuğun içerisine bir evrak numarası yazılarak aratıldığında birçok evrakın
içerisinden aratılan evraka daha kolay ulaşılabilir.
Kağıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla Çalış: Bu linke tıklandığında yalnızca karşı kurum
tarafından elektronik imzalı olarak kaydedilerek gönderilmiş olan ve aslı gelmeyecek
evraklar listelenir.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Konu/Geldiği Yer: Evrakın konusunu ve gönderen birimi gösterir başlığa tıklandığında harf
sıralamasına göre filtreleme yapar. Konu üzerinde farenizin imlecini 1 sn. bekletirseniz
otomatik ön izleme penceresi açılır ve kapanır.
Tarih: Evrakın birime geldiği tarihi gösterir.
Kayıt Tarihi: Evrakı ilk kaydeden birimin verdiği tarihi gösterir.
Miat: Süreli evraklarda seçilen gün sayısını gösterir.
Kağıt Ortamında Gelecekmi: Evrak aslının olup olmadığını gösterir. Hayır seçeneği seçilmişse
aslı beklenmeden teslim alınabilir.
İçerik: Butona tıklandığında evrakın ön izleme penceresini kalıcı olarak açar, bir kez daha
tıklandığında kapatır.
Detay: Evrakla ilgili içerik ve kayıt bilgilerinin detayına ulaşılan sayfadır.
Birim Adına Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını
alarak “Birimde Kaydedilmiş Evraklar” sayfasına düşerler. Sizinle aynı yetkideki diğer ervakçılar
birimde kaydedilmiş evrakların arasında bu evraklar görebilir ve şahsına teslim alarak işlem
yapabilirler.
Şahsıma Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını
alarak işlem yapılmak üzere “Birimden Teslim Aldığım” sayfanıza düşer. Sizinle aynı yetkideki
diğer evrakçılar teslim aldığınız bu evraka işlem yapamaz ve birim evraklar içerisinde
göremezler.
İşlem yapılmak istenilen evrakın sağındaki “Detay” butonuna tıklandığında aşağıda görülen evrak
genel sayfasına ulaşılır bu sayfa üzerindeki menülerden;
• Havale Et: Evrak Havale onayına gönderilmeden doğruda ilgili birim ya da
kişiye havale edilebilir.
• Havale Onayı: Evrak genel sayfasına tekrar gitmenizi
gerektirmeden sayfadan doğrudan Havale Onayı işlemi
gerçekleştirebilmenizi sağlar.
• İçerik: Evraka ait sisteme kaydedilmiş olan içeriğin
görüntülendiği sayfa.
• Güncelle: Evrak kendinizce kaydedilmiş bir gelen evrak
ise detay bilgilerini güncelleyebildiğiniz sayfaya
ulaşırsınız. Diğer birimlerce kaydedilmiş bir evrak ise
sistem güncelleme yapmanıza izin vermez.
• Cevap Yaz: Bu linke tıklandığında sistem bir giden evrak oluşturma
sayfası açar. Evrakın konusu, ilgisi ve cevap verileceği yer bilgisi giden
evrakın üzerine otomatik yansır.
• Evrak Dolabı: İşi biten evrakı sistem arşivine kaldırmak için
kullanılır. Daha önce oluşturduğunuz kapatma rotalarından evrak
durumuna uygun olan bir tanesi seçilerek evrakın kapatma akışı
işlemi başlatılır. Kapatılan evraklar Evrak Ana Sayfasındaki
Kapatma İşlemleri menüsünün altına düşer. Kapatma rotasında
paraf veya imza sürecinde yer alıyorsanız bu menüden giriş
yaparak paraf veya imza işlemini tamamlamalısınız. Sadece
kendinizin imzacı olduğu rotadaki kapatma işlemleri bu menüye
düşmeden otomatik kapanır.
• Geri Gönder: Evrakı size havale etmiş olan birime evrakı geri gönderebilirsiniz.
Evraka işlem yapan ilk birim kendi biriminizse geri gönderme yapılamaz.
• Evrakı Sil: Sadece Kendi kaydetmiş olduğunuz gelen evrakları silebilirsiniz.
• Sistem İçi-Dışı Teslim Fişi: Evrakın havale edildiği birime göre alınabilen teslim
fişini gösterir.
• Konu Grubu Değiştir: Yanlış seçilmiş veya birime uygun olarak değiştirilmek
istenen konu grubu bu link aracılığıyla değiştiilebilir.
• Detaylı Evrak Safahati: Evrakın işlem gördüğü tüm süreçleri ağaç yapısı
şeklinde gösteren sayfadır.
• Havale Yeri Değiştir: Yanlış Birime havale edilmiş olan bir
evrakın havale bilgilerini değiştirmek amacı ile kullanılır.
• 1.5. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme:
• Birimlerde yalnızca Gelen veya Genel evrakçılarının
görebildiği sayfadır. Bu sayfada kaydedilen veya teslim
alınan gelen evrakların gideceği yeri ve onaylayacak
amirin ismini seçebilirler.
• Butona basıldığında açılan pencerede en üstte havaleye onay verecek birim
amirlerinin isminin seçilebildiği açılır kutucuk bulunur.
• Gelen evraklar Birim İçi, Birim Personeli ve Kurum Dışı olmak üzere 3 şekilde
havale edilebilir. Havale Notu Ekle linki tıklanırsa açılacak pencere
aracılığıyla birimlere evrakla ilgili özel bilgiler de verilebilir.
• Evrakın havale edileceği adresler aratılarak bulundktan sonra
“Ekle” botununa basılarak seçili hale getirilir. Ardından Havale
Onayına Gönder linkine tıklanırak işlem tamamlanır.