Transcript 18.02.2013 tarihli UDOS Eğitimi Eğitim Notları

ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ
DOKÜMAN OTOMASYON SİSTEMİ
UDOS
EVRAK KAYIT
 Kuruma gelen tüm evraklar, Evrak Kayıt Bürosu
personeli tarafından teslim alınır. Evraklar mutlaka
UDOS sisteminde tarayıcıdan taranarak elektronik
olarak kayda alınır. Kayda alınan evraklar elektronik
olarak birimlere sevk edilir.
 Evrak Kayıt Bürosundan “Gelen Evrak Sayısı”
almayan evraklara birimlerce işlem yapılamaz. Bu
tür evrakların mutlaka Evrak Kayıt Bürosuna
gönderilerek taranıp UDOS sitemine dahil edilip,
kayda alınarak gelen evrak sayısı alması sağlanır.
YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ
 İlgili birimlere elektronik olarak havalesi yapılan
evrakların ilgili birim çalışanları tarafından
elektronik ortamda yazılı olarak gereği yapılır.
YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ
 Elektronik ortamda yapılan kurum içi ve kurum dışı
yazışmalarda evraklar ilgili amir tarafından e-imza
ile imzalandığında veya imza yardımcıları tarafından
hazırlandığı anda UDOS sisteminden otomatik
olarak “Giden Evrak” tarih ve sayısı alır.
 Sistemden sayı almayan evrakın geçerliliği yoktur.
Sadece “Öğrenci Belgeleri” ile “Transkriptler” ayrı bir
defterden sayı verilerek işlem görür.
YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ
 Akademik Birimlerde ise havale noktası
Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu
Sekreterlikleridir.
 Rektörlükte, evrakların havale noktaları: Rektörlük Yazı
İşleri Birimi, Bilgi Edinme Birimi, İç Denetim Birimi,
Daire Başkanlıkları, Hukuk Müşavirliği, Bilimsel
Araştırma Projeleri Birimi, Öğretim Elemanı Yetiştirme
Programı Kurum Koordinasyon Birimi, Meslek
Yüksekokulları Koordinatörlüğü, Afet ve Acil Durum
Yönetimi Merkezi, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü,
Basımevi Müdürlüğüdür.
YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ
 Evrak Kayıt Bürosundan sayı alınarak işlem yapılan
her evrakın gönderim işlemi mutlaka Evrak Kayıt
Bürosu tarafından yapılmalıdır. Özelliği olan ve
elden gitmesi gereken evrakların gönderimine ilişkin
işlemler evrak kayıt bürosu personeli tarafından
bizzat yapılır ve birim görevlisine imza karşılığı
teslim edilir. İlgili birimler tarafından sahiplerine
elden teslim edilen özellikli evrakların tarih ve
sayılarına ilişkin bilgiler mutlaka Evrak Kayıt
Bürosuna bildirilmeli ve Giden Evrak görevlisi
tarafından “Postalanmayı Bekleyen Evraklar”
menüsündeki işlemin tamamlanması sağlanmalıdır.
BİLGİ EDİNME
 4982 sayılı “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu” ve ilgili
yönetmeliğe göre yapılacak başvurular, Kanunda
belirtilen kapsam ve süreler içinde cevaplandırılacaktır.
Verilecek cevaplardan ve yapılacak işlemlerden birim
amirleri doğrudan sorumludur.
 Bütün birim amirleri, kendi görev alanlarına giren
konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul
etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer
istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir
durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071
sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun'da
belirtilen usule uygun olarak, yazılı şekilde bildirmeye
yetkilidirler.
BİLGİ EDİNME
 Tüm akademik birimlere 4982 sayılı “Bilgi Edinme
Hakkı Kanunu” ve ilgili yönetmelik uyarınca yapılan
başvurular ilgili birim tarafından cevaplandırılarak
aylık olarak listeler Bilgi Edinme Birimine yazılı
olarak bildirilir.
İKİLİ ANLAŞMALAR
İŞBİRLİĞİ PROTOKOLLERİ
 Uludağ Üniversitesi ve Uludağ Üniversitesi’ne bağlı
birimlerin kurum dışında yapacakları ikili
anlaşmalar ve protokollerin Rektör tarafından
imzalanması esastır. Ancak alınan onayla imzalanan
anlaşma ve protokol var ise asıllarının Rektörlük
Yazı İşleri Birimine tesliminden imzayı atan yetkili
sorumludur.
 Tüm protokollerin asılları Rektörlük Yazı İşleri
Biriminde muhafaza edilir.
SERTİFİKA PROGRAMLARI
 Akademik Birimlerimiz tarafından düzenlenecek
olan “Sertifikalı Kurs” programlarının açılmasına
ilişkin teklifler, Rektörlük Yazı İşleri Birimince
teslim alınarak Üniversite Senatosuna sunulur.
 Ortak sertifika programlarında ortağımız olan
kurumla, mütekabiliyete bağlı olarak Rektör ve
Rektör Yardımcılarının imzasının yer alacağı
sertifika belgesi verilir. Bu kapsam dışındaki
etkinlikler için de katılım belgesi düzenlenir.
SENATO ve YÖNETİM KURULUNDA
GÖRÜŞÜLECEK EVRAKLAR
 Üniversite Senatosunda ve Yönetim Kurulunda
görüşülecek her türlü evrak ilgili birimler tarafından
konusuna göre Rektörlük Yazı İşleri Birimine veya
ilgili Daire Başkanlığına gönderilecektir. Evraklar
belirlenen toplantı tarihinden en az 2 gün önce
Rektörlük Yazı İşleri Birimine teslim edilir.
Rektörlüğe bağlı ilgili birimler tarafından görülüp,
incelenmeyen hiçbir evrak Üniversite Senatosuna
veya Yönetim Kuruluna sunulamaz.
GİZLİ YAZILAR
 Evrak kayıt görevlileri tarafından içerikleri
taranmadan sisteme bilgileri girilerek kayıt edilir ve
amir tarafından ilgili birime gönderilir. Gizli yazıları
birim yetkilisi ve ilgili birim çalışanları dışında kimse
göremez.
UDOS’TA E-İMZA
 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri
uyarınca evrakların yasal geçerliliğinin olması için
tüm evrak imzalayıcıları evrakları güvenli e-imza ile
imzalamakla yükümlüdürler. Ancak, e-imza
kullanmak için gerekli imzalama cihazının
kaybedilmesi, temin edilirken gecikilmesi veya izin
dönemlerinde vekalet bırakılan kişinin imzalama
cihazının bulunmaması durumlarında UDOS’ta yer
alan “Sistem Onayı” butonu kullanılabilir. Bu
butonun güvenli imza yerine kullanımı için Genel
Sekreterlikten yazılı izin alınması gerekir.
UDOS’TA E-İMZA
 Bu izinle birlikte imzalama cihazı gelene kadar veya
izin (vekalet) süresi bitene kadar “Sistem Onayı”
butonu kullanılabilir. Bu durumda imza sahibi
kullandığı “Sistem Onayı” butonunun e-imza yerine
geçtiğini kabul eder. İzin onayı verildikten sonra
imzalama cihazının satınalma sürecinin başlatılması
için ilgili kişinin Bilgi İşlem Daire Başkanlığına
doğrudan müracaatı gereklidir.
UDOS’TA EVRAK POSTALAMA
 e-imzalı yazılara “Bu evrakın 5070 sayılı Kanun
gereğince e-imza ile imzalandığı tasdik olunur"
ifadesinin yer aldığı kaşe basılacaktır.
UDOS
UDOS’TA AMAÇ
Standart
yazışma
yapmak,
elektronik arşiv
oluşturulması
Bürokrasiden
kaynaklanan
engel ve
engellemelerin
kaldırılması
Zamandan ve
Malzemeden
tasarruf
Hizmetlerde
Verimlilik ve
Şeffaflık
Süreç Takibi
UDOS’TA MENÜLER
 Gelen Evrak Menüsü
 Giden Evrak Menüsü
 Arşiv
 Ayarlar
İŞLEM KARAR YETKİLİSİ
 Birim Amirleri, «Amir Birim Yetkilerini
Belirleme» ekranları yardımıyla İşlem
Yetkililerini atayabilirler.
 Birime gelen ve işlem görmemiş evrakların
dağıtımını, «Dağıtım için Bekleyen
Evraklar» menüsünden yapabilirler.
UDOS’TA EVRAK HAZIRLAMA
 Evrak, «Yeni Giden Evrak» oluştur menüsü




kullanılarak yaratılır.
«Kopyala» butonu kullanılarak daha önce
hazırlanmış bir evrakın kopyası yaratılır.
Zorunlu alanlar dışında sadece metnin içerik kısmı
yazılarak evrak düzenlenir.
«Kaydet» butonuna basılarak evrak kaydedilir.
Ön izleme yapılarak evrakın kağıttaki görüntüsü
kontrol edilir.
UDOS’TA EKLER
 Tüm ekler taranarak veya pdf dosya şekline
getirilerek mutlaka EK’e konmalıdır.
 Taranamayacak türdeki evraklar veya dokümanlar
ise yazışma yapılırken mutlaka «Elden Eki Vardır»
kısmı işaretlenerek ulaşımı takip edilir.
ELDEN GİDECEK EKLER
 Taranıp ek olarak eklenemeyecek türdeki materyaller
elden gönderilecek eklerdir.
 Yazı hazırlanırken «Elden gönderilecek eki vardır»
alanı işaretlenir.
 Açıklama kısmına muhteviyat açıkça belirtilir.
 Evrak onaylandıktan sonra, eklerin gideceği birime
ulaştırılması sağlanır. Ekin ulaşmasından yazıyı
hazırlayan ve alacak olan ilgili birim çalışanı
sorumludur.
UDOS’TA İLGİ
 Yazılan yazının önceki bir yazıya ek,
 Yazılan yazının önceki bir yazıya karşılık,
bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtir.
 İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
 İlgide sıralama kronolojik olarak yapılır.
EVRAKIN GİDECEĞİ YER
 Kurum içi
 Kurum dışı
 Şahıs
UDOS’TA DAĞITIM
 Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği
yerlerin tanımlandığı bölümdür.
 Bu tanımlamalar Protokol sırası esas alınarak
yapılmalıdır.
UDOS’ta dağıtım yaparken;
 Şablon oluşturabiliriz.
 Başkası tarafından hazırlanmış şablonu
kullanabiliriz.
 Grup oluşturabiliriz.
YARDIMCI EVRAKLAR
 Yazıyla birlikte ek olarak gönderilmeyecek, sadece
amirlerin bilgilendirilmesine yönelik hazırlanmış
dokümanlardır.
 Evrakta bahsi geçen konunun geçmişine ilişkin bilgi
ve belgelerdir.
PARAF/ONAY’A GÖNDERME
 Yazıyı hazırlayan kişi kendini seçmez.
 Paraf listesinde yer alacak kişiler sırasıyla eklenir.
 «Koordinasyon» gerektiren durumlarda ilgili kişi
satırında «Onay Türü» olarak «Koordinasyon»
seçilir.
 İmza atacak kişi en son seçilir.
PARAF/ONAY’A GÖNDERME
PARAF/ONAY’A GÖNDERME
ISLAK İMZALI EVRAK
 Kurum dışı ve kişilere yazılacak özel yazılar dışındaki
kurum-kuruluş ve kişilerle yapılacak tüm yazışmalar
e-imza veya mobil imza ile gönderilecektir.
ÖZELLİKLİ EVRAK
 Kurumumuzca belirlenen bazı özellikli evraklar ise
hem ıslak imzalı hem de elektronik olarak sistemde
işlem görür. Bu evrakların ıslak imzalıları karşı
tarafa gönderilmeyip, hazırlanan birim tarafından
saklanır.
UDOS’TA GİZLİ YAZILAR
 Gizli yazılar, görülmesi istenilmeyecek nitelikte ise
UDOS sistemine evrakın bilgileri girilerek evrak
kaydı yaratılır. Evrak taranmaz ve içeriği sisteme
dahil edilmez.
 Evrak Kayıtçı tarafından Evrak Türü alanında
«GİZLİ» alanı işaretlenir.
 «ELDEN GÖNDERİLECEK EKİ VARDIR» alanına
not düşülerek, havalesi yapılan birime elektronik
olarak bilgileri, elden ise kapalı ve Gizli zarfla evrak
zarfı açmaya yetkili amire gönderilir.
İMZA YARDIMCISI
 Islak imzalı evraklar, amirlerce tayin edilen «İmza
Yardımcıları» tarafından imzaya hazırlanır.
 İmza için yazdırılan Evrak tarih ve numara almış
olduğundan aynı gün içerisinde imzalattırılması
gerekmektedir.
 İmzalansın veya imzalanmasın çıktısı alınan
evrakların «Evrak Kayıt Birimine» ulaştırılması
«İmza Yardımcısının» görevidir.
EVRAKIN POSTALANMASI
 İmzalanan Evrak kartonu Evrak Kayıt birimine
ulaştırılır.
 Evrak Kayıt birimi «Postalanmayı Bekleyen
Evraklar» menüsündeki adımları izleyerek, imza
kontrolü ve postalama işlemlerini gerçekleştirir.
 UDOS’ta işlemlerinin tamamlanabilmesi için
evrakların tarih ve sayılarını içeren listelerin « Evrak
Kayıt» Birimine ulaştırılması sağlanmalıdır.
UDOS’DA YAPILAN GENEL HATALAR












Çıkış birimi yanlış seçiliyor.
Kurum içi birim eklemek yerine, kurum/şahıs eklemeden yapılıyor.
Standart konu başlığı yerine, açıklayıcı yazılmıyor.
İlgi içerik kısmına yazılıyor. «Yazınız»/ «yazımız» ifadelerine dikkat
edilmiyor.
Ekler, içerik kısmına yazılıyor.
Dağıtım içerik kısmına yazılıyor.
Dağıtımlar şablon kullanılmadan uzun listeler şeklinde yapılıyor.
Evrakın üzerinde görünecek dağıtım alanı doğru kullanılmıyor.
Kurum dışı yazılarına «Özellikli Evrak» seçimi yapılıyor.
Antet alt bilgileri örnek gibi kullanılmıyor.
Evrak Kayda Geri gönder butonu kullanıyor.
Özellikli Evrak kavramı doğru kullanılmıyor.
UDOS’A ULAŞMAK İÇİN
[email protected]
Adresine e-mail gönderebilirsiniz.