Transcript 2013 Yılı Hareketlilik Projeri Başlangıç Toplantısı

Leonardo da Vinci
Hareketlilik
Proje Yönetimi
05 Temmuz 2013
İstanbul
Sunu İçeriği
Sözleşme Öncesi Belgeler
Sözleşmenin İmzalanması (Süreçler ve Sözleşme Ekleri)
Projenin Uygulanması
Harcama Kalemleri
Nihai Rapor
Sözleşme Öncesi Belgeler
Tüm kurumlar için ortak belgeler:
(TURNA sisteminde “Başvurular” başlığında sağ tıklanarak indirilir.)
Sözleşme Bilgi Formu (Hibe Sözleşmesi bu form esas alınarak
hazırlanacaktır.)
Niyet mektuplarının asılları
Yurtiçi Ortaklık Beyanı
Banka Yazısı
Yetki Devri Beyanı (varsa)
Yararlanıcı kurum şirket ise;
Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan şirket ana sözleşmesi
Vergi durumunu (borcu olmadığını) gösteren belge
Sigorta pirim borcu olmadığını gösteren belge
İlgili odadan alınacak halen faaliyette olduğunu gösterir belge
Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli)
Şirket adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren yönetim
kurulu kararı
60.000 Avro üzerinde hibe sağlanan yararlanıcı kuruluşun son mali yıla ait
bilançosu (Mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci
tarafından onaylanmalıdır.)
Yararlanıcı kurum sivil toplum kuruluşu ise;
Kuruluş ile ilgili kanun, tüzük, sözleşme vb. belgelerin tasdikli birer örneği
Yetkili resmi kurumdan alınacak halen faaliyette olduğunu gösterir belge
Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli)
Kuruluş adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren
yönetim kurulu kararı
Hibe miktarı 60.000 Avro’nun üstünde olan projeler için;
Bilanço esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait bilanço (Mali
müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylı)
İşletme esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait işletme hesabı
tablosu (Yasal temsilci ve muhasip üye tarafından imzalı)
Şube ise, bağlı bulunulan merkezden alınacak, merkezin mali sorumluluğu
üstlendiğine ilişkin yazı
Sözleşme Öncesi Belgelerin Gönderilmesi
Belgeler tamamlandıktan sonra en geç 30 Kasım’a kadar aşağıdaki
adrese gönderilmelidir:
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
(2013-ProjeNo-LdV Hareketlilik Sözleşme Belgeleri)
Mevlana Bulvarı No:181
TR 06520 Balgat / ANKARA
Sözleşme İmzalanması Süreçleri
Sözleşme öncesi belgeler tamamlandıktan sonra Ulusal Ajansta görevli proje
yöneticisi tarafından Hibe Sözleşmesi TURNA sisteminde hazırlanması
TURNA üzerinden yasal temsilci ve irtibat kişisine e-posta yoluyla bilgi notunun
gönderilmesi
Hibe sözleşmesinin kontrol edildikten sonra iki nüsha çıktısı alınacak hibe
sözleşmesinin tüm sayfalarının yasal temsilci tarafından imzalanması ve
taraflarını isimlerinin yer aldığı sayfanın tarih ve yer belirtilerek imzalanması ve
mühürlenmesi
Sözleşmenin sonunda yer alan KDV Bilgi Formunun iki nüsha halinde aynı tarih
belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi
Her iki belgenin Ulusal Ajans Başkanlığınca imzalanarak birer nüshalarının
yararlanıcı kuruma gönderilmesi
Önemli Tarihler
1 Haziran 2013 – 31 Mayıs 2015: 2013 projelerinin
geçerlilik/uygunluk dönemi
30 Kasım 2013: Sözleşme belgelerinin en son gönderilme tarihi
31 Aralık 2013: Sözleşmenin Ulusal Ajans Başkanlığınca en son
imzalanma tarihi
Sözleşmenin Gönderilmesi
İki nüsha halindeki Hibe Sözleşmesi ve KDV Bilgi Formunun gönderileceği adres:
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
(2013-ProjeNo-LdV Hareketlilik Hibe Sözleşmesi)
Mevlana Bulvarı No:181
TR 06520 Balgat / ANKARA
Sözleşme Ekleri
TURNA sistemi üzerinden yararlanıcı kuruma e-posta ile gönderilecek bilgi
notunda yer alan ve projenin uygulanması sırasında kullanılması gereken
Sözleşme Ekleri :
Ek III.1. IVT ve PLM için Sözleşme Modeli,
Ek III.2. IVT ve PLM için Üçlü Taahhüd ve Çalışma Programı Modeli,
Ek III.3. VETPRO için Sözleşme Modeli,
Ek III.4. VETPRO için Üçlü Taahhüd ve Çalışma Programı Modeli,
KDV Muafiyeti
Projenin Uygulanması
Yurtdışı faaliyet öncesi
Yurtdışı faaliyet
Yurtdışı faaliyet sonrası
Yurtdışı Faaliyet Öncesi
Bilgilendirme ve seçim
Hazırlık
Taraflarla sözleşme
Uygulama desteği
Bilgilendirme ve Seçim
Muhtemel katılımcı adaylarına
Proje konusu,
Hazırlık
Hangi masrafların karşılanacağı
Yurtdışı faaliyet içeriği, süresi
Konaklama imkanları,
Elde edilecek kazanımlar vs. hakkında bilgi ve belgelerin verilmesi
Rol ve sorumlulukların bildirilmesi (Sözleşme ve Üçlü Taahhüt)
Seçimin proje teklifine uygun ve şeffaf bir şekilde yapılması
Hazırlık
Pedagojik
Kültürel
Dil hazırlığı
Özel durumlar hariç yurtdışına çıkmadan önce
Hazırlık yapılacak dil
Proje teklifine uygunluk
Hazırlık kalitesi
Taraflarla Sözleşme
Üçlü Taahhüt (Gönderen ortak, ev sahibi ortak ve katılımcı)
Katılımcılarla Sözleşme (Yararlanıcı kurum ile katılımcı)
Üçlü Taahhüt ile Katılımcı ile yapılan sözleşmeler Hibe Sözleşmesinin ekidir.
Uygulama Desteği
Pasaport
Vize
Sigorta
Bilet Rezervasyonu
Yurtdışı çıkış harcı
Ulaşım
Engelli için özel destek
Yurtdışı Faaliyet
Yurtdışı eğitim/staj
Katılımcılarla paylaşma
Proje teklifine uygunluk
Ev sahibi ortakla mutabakat
Hafta içi mesai saatleri içinde
Transfer, konaklama, şehir içi ulaşım vb.
Rehberlik ve Danışmanlık
Sertifikalandırma (katılımcı adı, proje konusu, faaliyet tarihleri,
imza ve kaşe)
Kültürel ve sosyal faaliyetler
Mesai saatleri dışında veya hafta sonları
Yurtdışı Faaliyet Sonrası
Katılımcı raporlarının doldurulması (dönüş sonrası 3 hafta
içinde)
Yaygınlaştırma ve sonuçların kullanılması
Nihai rapor
Harcama Kalemleri
Yönetim ve Organizasyon
Hazırlık
Seyahat
Harcırah
Yönetim ve organizasyon
Hazırlık, seyahat ve harcırah kalemlerinden biri kapsamına girmeyen ve
ön görülemeyen proje masrafları için
Fatura, makbuz, tutanak vb. belgelerin muhafaza edilmesi
Hazırlık
Pedagojik, kültürel ve dil hazırlığı için düzenlenecek faturada
Kurum adı
Proje numarası
Katılımcı isimlerinin bulunması
Yurtiçi harcamalarda KDV muafiyeti
Seyahat
Geçerli harcamalar:
Havaalanı transferi (Yurtiçi ve yurtdışı)
Uçak (ekonomik sınıf)
Yurtdışı çıkış harcı
Vize (varsa)
Yurt içi transferlerde KDV muafiyeti
Pasaport masrafı proje hibesinden karşılanmamaktadır.
Harcırah
Yeme-içme, barınma, sigorta, şehir içi ulaşım vb. yurtdışında yapılacak
günlük masraflar için
Her bir katılımcıya banka yoluyla aktarılması veya
yurtdışı ortağa ödeme yapılması halinde ; toplam harcırah tutarı kadar
fatura ve dekont
Döviz Kuru
Nihai rapordaki bütün miktarlar Avro (€) cinsinden olacaktır. Bu nedenle,
herhangi bir harcama Avro’ya çevrilirken, ön ödemenin Merkez tarafından
Yararlanıcıya havale edildiği tarihteki Avrupa Komisyonu’nun internet
sitesindeki aylık kur esas alınır.
Aylık kurlara hibe sözleşmesindeki (4. sayfa) aşağıdaki bağlantıdan
ulaşılabilir:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&Search
Field=&Period=2003-9&Delim=,&Language=en
Nihai Rapor
Nihai rapor, yararlanıcının hibe bakiyesinin ödenmesi talebi olarak
kabul edilir.
Ulusal Ajans, yararlanıcıdan nihai rapora ek olarak yapılan
faaliyetlere ilişkin belgelerin asıllarının ibrazını isteyebilir.
Belgelerin asıllarının talep edildiği durumlarda yasal bir zorunluluk
nedeniyle asılları sunulamıyorsa, bunu gerekçeli bir şekilde açıklamak
suretiyle kopyaları da sunulabilir.
Nihai Rapor
Nihai Rapor, proje bitimini müteakiben 60 gün içinde sunulmalıdır.
Nihai Rapora ilişkin belgeler kurumu temsile yetkili kişi veya yetki devri
yapılan kişi tarafından imzalanmalı.
Proje sahibi kurum, projeye ilişkin tüm belgelerinin asıllarını, sözleşmeyle
ilgili orijinal belgelerin onaylı kopyalarını, bakiyenin ödendiği tarihten
itibaren 5 yıl süreyle Merkez Başkanlığının ve Avrupa Komisyonunun
denetimine hazır vaziyette tutmalı ve muhafaza etmelidir.
Nihai Rapor
Proje gerçekleştirilirken mücbir sebep vb. hallerde faaliyetlerin bir kısmı
öngörüldüğü şekilde gerçekleştirilememiş ise (erken dönüş, bir ya da bir kaç
kişinin dil kursu almaması vb.) bu durumlar ve gerekçeleri mutlaka yazılı
olarak anında Merkezimize bildirmeli ve bu belgeler Nihai Raporda ilgili
kısımlara eklenerek sunulmalıdır.
Mücbir sebepler nedeniyle, proje kapsamındaki faaliyetlerini normal
süresinde tamamlayamayacağını düşünen Yararlanıcı, proje süresinin
bitiminden en az 1 ay önce bu durumu Merkez’e bir dilekçeyle bildirerek ek
süre talep etmelidir. Bu değişiklik için taraflar arasında ek bir sözleşme
yapılacaktır.
Nihai Rapor Belgeleri
1. Proje bitiminden sonra gönderilecek belgeler
1. Talep edildiğinde gönderilecek belgeler
2. Gönderilmeyip muhafaza edilmesi gereken belgeler
Proje bitiminden sonra gönderilecek belgeler
1. Nihai Rapor Formu (Mobility Tool; 1 nüsha)
2. Yaygınlaştırma Belgeleri (İnternet ekran çıktısı, gazete sayfası
kopyaları, broşür, resmi yazılar vb.)
3. Proje faaliyetlerinin yer aldığı CD/DVD (1 adet)
Talep edilmesi halinde gönderilecek belgeler (1 asıl 2 kopya)
1.Hazırlık faturası
2.Seyahat belgeleri
• Uçak için; fatura veya bilet ile biniş kartları
• Transfer için; fatura veya bilet
• Vize ve yurtdışı çıkış harcı masrafının gösteren belgeler
3.Harcırah için;
• Katılımcının hesabına aktarıldığını gösteren dekont
• Yurtdışı ortağa ödeme yapıldıysa fatura ve dekont
4.Sertifika veya katılım belgelerinin kopyası
Gönderilmeyip muhafaza edilmesi gereken belgeler
1.Üçlü Taahhüt
2.Katılımcılarla yapılan sözleşmeler
3.Sigorta poliçeleri
4.Yönetim ve Organizasyon kapsamında yapılan proje harcamalarının
belgeleri
5.Katılımcı seçimi, hazırlık, yurtdışı eğitimin izlenmesi vb. faaliyetlere
ilişkin tutanak vb. belgeler
Projenin Uygulanması Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar
Projenin teklife uygun yürütülmesi (Başvuru formu sözleşmenin ekidir.)
Her aşamadan sonra başarı değerlendirmesi yapılması
Projenin yürütülmesinde ekip çalışması
Tamamlanmış projelerden yararlanma (yurtdışı eğitimin uygulanması, fiziki
şartlar, sertifika, mali konular vb.)
Ulusal Ajansla iletişim