Transcript S2 Del 4 eGevinst Lyngdal kommune

Gevinstrealisering ”Lyngdalsmodellen”
IKT-konsulent Anne Mette Havaas
13. desember 2011
Gevinstrealisering
• Utprøving av metodikk fra KSeF – eGevinst
i videreutviklingssammenheng og i
prosjektsammenheng.
– Høykom prosjekt: Kommunale tjenester på nett
– Oppgradering av Agresso (lønn/personal og
økonomisystem)
• Dette arbeidet lagt grunnlaget for
”Lyngdalsmodellen” – metodisk arbeid med
eGevinst i både store og små prosjekter.
Gevinst og strategi
Vår måte å se på gevinster og strategi
• En gevinst er et positivt resultat av en endring
• Et positivt resultat bidrar til måloppnåelse i forhold
til virksomhetsstrategien
Endring og gevinst
• Organisasjonsutvikling gjennom endringer i
– Styringsform
– Arbeidsprosesser
– Kompetanse
• En strukturert organisasjonsutvikling kan resultere i
– Økt Kvalitet
– Styrket effektivisering
Endringsledelse
Ledelsens håndtering av potensialet som
ligger i økt kvalitet og styrket effektivisering
fører til at gevinstene blir realisert i forhold til
virksomhetsstrategiens måloppnåelse
Endring → potensiell gevinst → håndtering →
strategisk måloppnåelse
Gevinstrealisering
Gevinstrealisering i Lyngdal kommune
1 Skape et potensial for gevinster
– gjennom strukturerte endringer
2 Håndtere potensialet fra gevinster
– ved å fordele resursene som gevinstene representerer i
henhold til virksomhetsstrategiens målsetninger
LYNGDALSMODELLEN eGevinst
Barnehageopptak og SFO
Fra analysearbeidet i 2008 og til d.d.
Veien til elektronisk opptak
•
•
•
•
Workshop
Prosessmodell før og nå
IKT konsulent fasilitator
Deltakere: Barnehagerådgiver, medarbeider,
servicekontor, arkivpersonell
Interessentanalyse
Interessent
Administrativ ledelse
Barnehagekonsulent
Enhetsledere barnehage
Interesse i dette
prosjektet
Korrekt og best
mulig tjenestetilbud
innenfor budsjett
Styrke kapasitet for
samordnet opptak
Lettere oppfølging av
opptak og vedtak.
Raskere opptak
Ledere private
barnehager
Oversiktlig og raskt
opptak
IKT ansvarlig
Innføre aktuelle tekn.
hj. midler innen
budsjett
Innflytels
e (H,M,L)
H
H
Holdning til
prosjektet
(++,+,-,--)
++
++
Viktighet
Fø
r
A
B
Und
er
C
A
Ett
er
Tiltak
B
Forankring gjennom
politisk prosess og
prosjektinformasjon
A
Involvere gjennom
planlegging og fordeling
av ansvar i og analyse av
prosesser
M
+
C
B
B
Involvere i analyse av
prosesser og valg som
direkte påvirker
hovedoppgaver
L
+
C
C
C
Informasjon om
påvirkning av tjenesten
B
Gi handlekraft innen
budsjett, og
informasjon/kontroll
over prosjekt prosess
H
++
B
A
Målanalyse
Mål
Indikator (KPI)
Målemetode
Godkjente og gode
arkiveringsrutiner
Grad av oppfylte
krav til arkivering,
evt. antall avvik
Interngodkjenning
og kontroll
Raskere registrering
av innkomne
søknader
Syklustid per søknad
Rapport fra fagsys.
Innkommen vs
registrert
Bedre oversikt over
innkomne søknader
Antall henvendelser
etter søknadsfrist.
Internrapportering
Hva skal til for at
gevinsten blir realisert?
Interessenter
Dato for
gevinst
Vurdering av fagsystem sett
opp mot papirarkiv og
elektronisk sak/arkivsystem
Barnehagekonsulent
Arkiv
Fagsystemleverandør
Høst
2007
Bruk av dialogbasert skjema
for opptak integrert med
fagystem
Barnehagekonsulent
Servicekontoret
IKT ansvarlig
IT drift
Skjemamotorleverandør
Fagsystemleverandør
Vår
2008
Barnehagekonsulent
IKT ansvarlig
Fagsystemleverandør
Vår
2008
Kompetanse navigasjon og
søk
Avhengighetsanalyse
Elektronisk opptak
• Søknadene direkte inn i fagsystemet
• Forvaltningsmelding automatisk per epost
• Rask oversikt over antall søknader og lister til
styrerne
• Samle styrerne og gjennomfører opptaket på 1 dag
• Rapport til rådmann om venteliste
• Behov for nye barnehageplasser til politikerne
Veien videre i barnehagen
• Få på plass integrasjon med ePhorte – elektronisk
arkiv (noark 5 utfordringer)
• Videre opplæring i de kommunale barnehagene
• Tilgang til fagsystemet for private styrere via
smartklient
• Videreutvikling av hjemmesidene til den enkelte
barnehage (fri programvare)
• IKT til barna – utvikle dette videre.
Rutine oppfølging
Rutine for Oppfølging av gevinstmuligheter skal resultere i godkjent
organisasjonsutviklingsplan (oppfølgingsplan) for endringer i arbeidsprosessen
Feide – SAS system
• Nye business case
som spinnes videre
fra tidligere
analyser.
En sentral prosess i skoleadministrasjonen:
Innskriving av 1. klassinger: AS IS
TO BE:
•
•
•
•
•
•
•
Basisfunksjoner
Integrasjoner
Analyse i forkant av anskaffelsen
Bred deltakelse fra kommunene
Erfaringer fra barnehage – SFO prosessen
Interkommunalt samarbeid
IKAVA
God kommunal styring
• Forprosjekt (pågår)
• Hovedprosjekt
- Implementere elektronisk styringssystem som en
del av prosjektet
• Good Governance
Nasjonal vurdering
«Kontroll»
Tjenestebasert vurdering
«Utvikling»
Eksterne
målinger
Intern
kvalitetssikring
Kommunalt
styringssystem
Visjon og
strategiske
målsetninger
Perspektiver
Strategi sett gjennom
fire perspektiver
Utviklingsperspektivet
Tjenestemottakerperspektivet
Interne perspektivet
Økonomiperspektiv
et
Kritiske suksessfaktorer
Hvordan når vi
målsetningene?
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
Måleindikatorer
Hvordan vet vi
om vi har lykkes?
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
Porteføljestyring
Hvordan henger tiltakene
fra de forskjellige
perspektivene sammen?
Hva må prioriteres først?
Porteføljestyring som gir prioriterte prosjekter /tiltak
Styrekort
Lyngdal kommune
Våre verdier:
Løsningsorientert og handlekraftig
Utviklingsorientert og nyskapende
Forutsigbare og kvalitetsbevisste
Åpne og samspillsorienterte