Transcript Gevinstrealisering Hvem er vi?

Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Gevinstrealisering
Frokostseminar 13. mai 2013
KS Agenda møtesenter
Hvem er vi?
•
Etablert 8. august 1995
•
Sagabygget, UMB Campus Ås
•
Forretningsidé: sikre prosjektkvalitet hos oppdragsgivere.
•
Erfaring fra: Undervisning, veiledning og praktisk prosjektledelse.
o Studiepoeng
o Virksomhets- og prosjektnivå
o Ulike sektorer
•
Men vi kan også mye om: FoU, ledelse, kvalitetsledelse, IKT,
økonomi, styrearbeid, teamutvikling, utviklingsarbeid etc.
1
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Program - Frokostseminar om
gevinstrealisering
08.30 – 09.30
Nødvendige forutsetninger og grunnlag
for gevinstrealisering
09.30 – 09.45
Kaffepause
09.45 – 10.30
Prosjektlederens og linjeledernes
oppgaver for å sikre størst mulig effekt av
prosjektet
Prosjektmodenhet
Gevinstrealisering i fokus forutsetter
prosjektmodenhet.
Prosjektmodenhet er organisasjonens evne
til å legge forholdene til rette for at alle
prosjekter skal lykkes. ”Prosjektivitet”.
(Jessen, 2005)
Prosjektmodenhet innebærer endringsledelse og utvikling.
2
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Påstand:
Vi slurver med gevinstrealiseringen.
Dermed: Potensielle gevinster fra mange
prosjekter går tapt.Vi sløser!
”Vi er veldig gode til å starte prosjekter.Vi er mindre gode til å
gjennomføre prosjekter. Og vi er elendige til å avslutte prosjekter og
ta ut nytteverdiene.”
Veileder. Gevinstrealisering. En veileder i planlegging
og oppfølging av gevinster. SSØ 2010.
Årsak?
Manglende prosjektmodenhet.Vi har rett og slett ikke tenkt
tanken. Jf. undersøkelsen.
Feil sammensatt prosjektportefølje - Vi har feil prosjekter
Vi tar det som en selvfølge at prosjektet skaper nytte.
Effektmålene er uklare eller mangler helt. Dermed har vi
ingenting å måle opp mot eller følge opp.
Det er vanskelig å måle effektene.
Vi må finne gode indikatorer
Det er mye lettere å måle resultatmål
Prestisje: Ingen ønsker å vise at det ikke kom særlig mye godt
ut av prosjektet…
Det er ingen vei tilbake:Vi innser under veis at dette ikke vil
føre til noe godt, men det er umulig å terminere.
3
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Nødvendig begrepsavklaring
Gevinstrealisering
Gevinstplan
Gevinstrealiseringsplan
Effektmål
Resultatmål
Oppdragsgiver
Prosjekteier
Gevinstrealisering – når?
Utredning
Forankring
B
Prosjektstart
Prosjektgjennomføring
Pilotfase
Drift
Implementering
Prosjektslutt
Tid
Her høster vi gevinstene
Her legges grunnlaget!
4
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Eksempler på gevinster i et IKT
IKT--prosjekt
Kvantitative gevinster
Kvalitative gevinster
Reduserte
Bedre
•
•
•
•
timer
driftskostnader
saksbehandlingstid
brukerkostnader
• utnyttelse av kompetanse
og ressurser
• arbeidsmiljø
• omstillingsevne
• kvalitet på
saksbehandlingen og økt
brukertilfredshet
• evne til å rekruttere og
beholde folk – attraktive
arbeidsplasser
Mål og mål er to forskjellige ting!
Resultatmål – ”Jerntrianglet”
Effektmål = gevinst = nytteverdi
•
•
•
Hvem er det godt for?
Hva er det godt for?
Måleindikatorer - Resultatindikatorer
5
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Hva er en indikator?
Indikator: Et forenklet uttrykk for komplekse
fenomener og sammenhenger i en form som gjør
det mulig å kvantifisere disse.
(Granheim og Hustad 2000)
Indikator: Et mål som er avledet av data og/eller
statistikk og viser status eller utvikling på et
angitt område.
◦ http://www.ssb.no/metadata/definisjoner/begreper.pdf
«What is badly defined is likely to be badly measured»
Om organisering
Oppdragsgiver
•
Bestiller
•
Initiativorganisasjonen
•
Ansvarlig for effektmål og gevinstrealisering
Prosjekteier
•
Oppdragstaker
•
Utførende organisasjon
•
Ansvarlig for resultatmål
6
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Hva er et vellykket prosjekt?
Initiativorganisasjon: Bestiller - Oppdragsgiver
Utførende organisasjon: Prosjekteier
Oppdragsgiver:
• Strategisk forankring
• Oppdragsbeskrivelse
Prosjekteier
• Strategisk forankring
• Oppdragsbeskrivelse
• Forberedelse
o Prosjektleder
o Planer
o Organisering
• Organisatorisk
forankring
Før prosjektperioden
Prosjektstruktur - Resultatmålene
• Leveransene blir som avtalt i omfang og
kvalitet
• Tidsfristene blir overholdt
• Budsjettet holdes: Kroner og timer!
Prosjektkultur - Prosessen medfører
• Kompetansebygging
• Kreativitet – Knoppskyting - Nye idéer
• Personlig vekst og utvikling
• Godt lederskap - Team-bygging
I prosjektperioden
Oppdragsgiver:
• Gevinstrealisering! At
effektmålene blir nådd, altså
at prosjektet skaper den
nytten som var tiltenkt
Prosjekteier
• Gevinstrealisering: Egne,
interne effektmål (prosessmål)
Etter prosjektperioden
Hva bør vi gjøre?
System – verktøy – metoder
Organisasjonsutvikling
Personal-/kompetanseutvikling
7
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
System – verktøy – metoder
Overordnet – Virksomheten
• Sammensetning og oppfølging av prosjektporteføljen
På prosjektnivå
• Prosjektplaner (prosjektdirektiv, milepælplan, ansvarskart)
• Nytte-kostanalyse
• Gevinstplan
• Risikoanalyse (for prosjektgjennomføringen)
• Interessentanalyse
• Gevinstrealiseringsplan med risikoanalyse (for gevinstrealiseringen)
• Gode indikatorer
Gevinstrealiseringsplanen
8
Prosjektforum AS
Gevinstrealisering - Frokostseminar 13. mai 2013
Organisasjonsutvikling
•
•
•
•
•
Prosjektmodenhet og prosjektporteføljen i
fokus
Involvering og eierskap hos ledelsen
Aktivt lederskap – Tydelige beslutninger
Involvering av ansatte
Endringsledelse
Personal--/kompetanseutvikling
Personal
Individuell læring
Organisasjonsmessig læring
9