Transcript Presentasjon (Power Point)

Prosjektledelse og
bibliotekarer
Presentasjon ved seminar 9. oktober 2014 om Fagbibliotekarenes roller mot 2020 : om
muligheter og initiativ, ansvar og faglighet
Ved Lisbeth Eriksen, Forskerforbundets bibliotekforening (FBF)
Innhold

Oversikt over hva et prosjektarbeid kan inneholde

Prosjekt – hva, når og hvorfor

Fra ide til prosjekt

Prosjektorganisering

Prosjektledelse

Intern prosjektorganisering: Gruppe versus team

Avslutning, evaluering og kunnskapsoverføring
Nye ideer/
idemyldring
Avklaring og
definering av
behov
Initiering og valg
av prosjekt(er)
Mandat
Organisering/
organisasjon
Prosjekteier,
oppdragsgiver,
prosjektleder
Styringsgruppe,
referansegruppe,
interessenter
Prosjektmodeller
Tidsplan
Ressurstilgang
Kostnadsestimeri
ng/budsjettering
Styring/oppfølging/
beslutninger
Valg av
prosjektleder
Avslutning av
prosjektet
Gevinstrealisering
Konflikthåndtering
Håndtering av
usikkerhet
Kunnskap,
kompetanse og
læring
Prosjektledelse
kontra
linjeledelse
Endringsledelse
Teamarbeid/
Teamstrukturer/
Roller
Implementering
Anskaffelse(r)
Prosjektsuksess
Prosjektledersuksess
(tid, kostnad,
kvalitet)
Erfaringsoverføring
Evaluering
Prosjektets
kontekst, historie,
kultur og normer
Prosjekt – hva?
Definisjon av prosjekt (amerikansk)=
tidsavgrenset bestrebelse for å skape et unikt
produkt eller tjeneste (fra ingeniørfaget)
Skandinavisk definisjon av prosjekt = fire Ter. Gjøre en jobb (task), begrenset tid
(time), organisering (midlertidig i team) og
endring av holdning/kunnskap hos de som
jobber i teamet (transition)
Prosjekt – når?
Når nye ideer/endringer skal gjennomføres
for eksempel. ved idemyldring i bibliotekene
Når pålegg om nye prosjekt - f.eks. innføring
av ORIA - kommer utenfra
Henge oss på prosjekter i egen institusjon –
hva kan være bibliotek/informasjons relevant
Prosjektarbeidsformen – hvorfor?
Mobiliserer til tverrfaglighet på tvers av
organisasjonen – samarbeide med andre
Nye karriereveier for ansatte ved
jobbveksling (nye oppgaver) og ledelse
Symbol på moderne, endringsorientert
virksomhet. Mulighet for å søke om og få
eksterne prosjektmidler
Verdivurdering av prosjektforslaget – fra ide
til prosjekt
Er ideen ny, viktig, gjennomførbar og kan den
forsvare kostnad kontra nytteverdi?
Er det noen som personlig brenner for ideen?
Støttes ideen av ledelsen og/eller andre
miljøer og autoriteter for videreutvikling fra
ide til prosjekt?
Identifisering av oppgaven som prosjekt
Er oppgaven del av bibliotekets,
institusjonens strategi?
Er det en engangsoppgave som er tids- og
kostandsbegrenset?
Er målet resultatorientert – munne ut i en
klart definert tjeneste, organisasjonsendring
eller produkt?
Byråkratisk organisering versus
prosjektorganisering

Byråkratisk organisering:

Prosjektorganisering

Hierarki

Flat struktur

Arbeidsdeling, faste ressurser

Oppgavefokus

Mer regelorientert

Problem- og læringsorientering

Vedvarenhet, stabilitet

Midlertidig, fleksibel

Kostnadseffektiv

Målorientert

Erfaring, rutiner, kjent

Usikkerhet, unikt og nytt

Kontroll

Mer frihet

Byråkrati

Entreprenørskap
Organisering av små- og mellomstore
prosjekter (SMP’er)
Avdelingsinternorganisering – prosjektet
gjennomføres innen avdelingen med
deltakere fra samme avdeling (bibliotek)
Matriseorganisering – prosjektet legges oppå
den permanente organisasjonsstrukturen –
involverer flere avdelinger og etablerer en
koordinerende funksjon
Type prosjekter for bibliotekene
Utviklingsprosjekter som tjeneste- og
produktutvikling, systemutvikling og
arrangementer (konferanser, seminarer)
Organisasjonsutviklingsprosjekter nyorganisering/omorganisering av en enhet
Forskningsprosjekter – internt i bibliotekene
Prosjektledelse versus linjeledelse i
SMP’er

Tidsbegrenset ledelse

Fast ansatt ledelse

Kortvarige og forskjellige oppgaver
- usikkerhet

Mer faste oppgaver og forvaltning stabilitet

Mer synlighet

Ikke så synlig

Forskjellig ansatte å lede alt etter
prosjekttype

Fast personale å lede

Personalansvar

Kulturen er etablert

Maktbase: Nærhet til toppledelsen

Midlertidig ansatte

Ikke personalansvar

Må skape ny kultur som leder

Maktbase : Må forholde seg til en
styringsgruppe og oppdragsgiver
Teamarbeid i prosjekt – gruppe vs. team
– er det forskjell?

Definisjon på gruppe:

Definisjon på team:

«Tre eller flere personer som har
felles mål og samhandler for å nå
målet»


Individuelt ansvar - den enkelte
har sitt område og ansvar
«En liten flerfaglig sammensatt
gruppe med et felles formål der
medlemmene opplever felles
ansvar for at de oppnår
resultater»

Intern rivalisering

Både individuelt og felles ansvar

Løsere samhold


Liten kunnskap om andre i gruppa
Sterk indre samhold for å nå felles
mål – skape et teamprodukt


Leder har fokus på den enkelte
medarbeider og tar de grep som
skal til for å mobilisere hver enkelt
Leder vil i tillegg – og primært - ha
fokus på relasjonen mellom
teammedlemmene
Gruppe

Gruppe
versus
team

Team
Avslutning, gevinstrealisering, evaluering og
erfaringsoverføring fra prosjekter
Tenk implementering av prosjektet i
planleggingsfasen – kommuniser og informer
de involverte (interessentene)
Prosjektavslutningsmøte, gevinstrealisering
og prosjektregnskap
Evaluering: Hva lærte vi av prosjektarbeidet,
innfridde vi målsettingen og nådde vi målet?