Transcript mlrettet-prosjektstyring-solstad

«Keep your eyes on the price»
Gisle Solstad
Administrasjonssjef
BI, 13.mai 2014
Samfunnsoppdraget
• Samfunnsoppdraget til VKM er å gjøre
risikovurderinger for Mattilsynet og
Miljødirektoratet.
• Vurderingene er grunnlag når Mattilsynet gir råd
og utvikler regelverk.
• Mattilsynet og Miljødirektoratet bruker
vurderingene når de gir innspill til
departementene og råd til befolkningen.
Hele produksjonskjeden fra jord og fjord til bord
Kontaktpunkt til EFSA (European
Food Safety Authority)
Slik løser vi samfunnsoppdraget
•
•
•
•
•
Åpne, uavhengige, vitenskapelige
risikovurderinger for Mattilsynet og
Miljødirektoratet.
Nytte- risikovurderinger og
forskningsoppsummeringer
Ta opp saker på eget initiativ
Avdekke forskningsbehov
Kommuniserer sakene våre bredt
Hvem
gjør
jobben?
Medlemmene
• 95 uavhengige,
vitenskapelige eksperter
• Inndelt i 9 faggrupper
• Og en hovedkomité
• Ledet av professor Jan
Alexander, FHI
Sekretariatet
• 18 ansatte - 12 prosjektledere
med vitenskapelig bakgrunn
• Hver faggruppe har sin
prosjektleder – 1 faggruppe har 3
• Sekretariatet forvalter hele VKM,
tilrettelegger og koordinerer
arbeidet
• Ledes av Dr. med. Lars E.
Hanssen
Eksempler
på våre
siste
leveranser
Eksempler på vurderinger
• Risikovurdering av aluminium i
næringsmidler og kosmetiske
produkter i den norske
befolkningen – Publ. 5. april
2013
• Risikovurdering av soppgifter i
korn – Publ. 9. april 2013
• Vurdering av risiko for svekket
dyrevelferd ved merking av ville
dyr – Publ. 17. juni 2013
Eksempler på vurderinger
• Risikovurdering av konsum av
hjortevilt felt med blyholdig
ammunisjon – Publ. 18. juni 2013
• Risikovurdering av lokaltoksiske
virkninger/irritasjon av vitamin A i
kosmetikk – Publ. 28. nov. 2013
• Nytte- og risikovurdering av
morsmelk for barns helse i Norge –
Publ. 12. des. 2013
Eksempler på vurderinger
• Risikovurdering av intense
søtstoffer – Publ. 20. des 2013 og
1. april 2014.
• Nytte- og risikovurdering ved å
bruke kaliumklorid som
salterstatter i produksjon av
matvarer – Publ. 24. april 2014
• Sammenligning av økologisk og
konvensjonell mat og
matproduksjon – Publ. 30. april
2013
Eksempler på vurderinger under arbeid
• Nytte- og risikovurdering av
probiotika i barnegrøt – Publ.
xx.xx.2014
• Oppdatering av helhetssyn på
fisk i norsk kosthold – Publ.
xx.okt. 2014
• Risikovurdering av oppdrett av
ferskvannsfisk - Publ. xx.xx.
2014.
Hvordan arbeider VKM med risikovurderinger? Hva
er utfordringene og hvordan organiserer vi oss for å
nå målene?
Hva skjer i «kvernen», som i
tillegg er påvirket av
virksomhetsmål fra overordnet
departement, faglighet,
idealisme, data, vedtekter,
forvaltningskrav, formkrav,
resultatkrav, kompetansekrav, krav om
åpenhet, revisjoner, kontroller,……..
Hva er utfordringen i arbeidet?
Prosjektorganisering – Målrettet
prosjektstyring
• Vi organiserer prosjektene ved å fokusere på
hovedleveranse (hovedmål) og de delmålene
som skal til for å nå dette.
• Prosjektleder fra sekretariatet, faglig leder fra
komiteen.
• Felles prosjektrutiner (prosjekthåndbok) – Felles
maler.
• Vi legger vekt på tidlig planlegging av sene faser
for å redusere risiko for uklart mandat og uklare
mål.
Prosjektorganisering – Målrettet
prosjektstyring
Vi ønsker å
oppnå felles
målforståelse så
tidlig som mulig
i prosjektet
Vi ønsker
omforente
resultat- og
effektmål
Prosjektorganisering – Idé og planlegging
• Når starter prosjektet? – Når opprettes
prosjektdirektivet? – Vekt på idé- og planleggingsfasene!
• Prosjektleder utpekes med én gang for å konkretisere
idéen, klargjøre beslutning om den skal realiseres.
• Prosjektleder planlegger milepæler og legger grunnlag
for beslutninger ved koordinere det faglige og det
forvaltningsmessige. Prosjektrisiko!
Prosjektorganisering – Arbeid i fasene
• Bestillingsfasen (idé) – Konkretisering og realisering av
idéer – Prosjektdirektivet påbegynnes.
• Planleggingsfasen – Hvordan gjennomfører
prosjektleder prosjektet? Hvilke ressursbehov skal
legges til grunn – Prosjektdirektivet «Ferdigstilles» Disposisjon for vurderinger settes opp - Styring av
milepæler
• Gjennomføringsfasen - Styring av milepæler – Endinger!
Prosjektorganisering – Arbeid i fasene
• Ferdigstillingsfasen – Det formelle - Milepæler
• Avslutnings- og evalueringsfasen – Levering- og
evaluering - Milepæler
Prosjektorganisering - Verktøyene
• Målrettet prosjektstyring er filosofien som konkretiseres
gjennom:
• En aktiv prosjektorganisasjon – Prosjektstyringsgruppe,
prosjekteier er eier av porteføljen.
• Andre prosjektresurser: KOMMUNIKASJON +
ADMINISTRASJON
• En prosjektinstruks/håndbok – Metoden må benyttes av
alle.
Prosjektorganisering - Verktøyene
• En fast mal for hovedleveransen (risikovurderingsmal)
• En fast mal for prosjektplan og endringslogg
• Kompetansebygging i prosjektorganisasjonen
• Porteføljeledelse
Milepælene….
• og hvem som er ansvarlige for å nå
delmålene planlegges..
• er ofte punkter hvor det faglige
krysser det forvaltningsmessige:
Høringsrunder, faglige
godkjenninger, resultater..
• er ofte sentrale beslutningspunkter..
• er kontrollerbare iht.
prosjektregelverk og/eller maler..
Prosjektledelse med klare, omforente
delmål - Milepæler
Målrettet:
• Klare målformuleringer
• Omforente planer
• Samhandling til rikig tid og
på riktig nivå
• God prosjektkultur
• Redusert prosjektrisiko
• Holder fokus oppe!
Hva
oppnår
vi?
Vi når altså samfunnsoppdraget gjennom å
levere vurderinger vi har organisert som
prosjekter.
• Bygger opp under målrettet
styring generelt – Forvaltning av
samfunnsoppdrag og
tildelingsbrev
Hva
oppnår
vi?
• Bedre ressursfordeling – Effektiv
porteføljestrying – Effektiv drift
• Bedre internkontroll - I tråd med
statens prioriteringer
• Strømlinjeformet metode,
gjenkjennbar
Oppfølging
av
prosjekter
Gråsonen i skjæringspunktet er redusert
Spørsmål nå eller senere til Gisle Solstad,
[email protected]