Transcript Prosjektorganisering ledelse og styring

Prosjektorganisering, prosjektledelse og
prosjektstyring
NESOs Formannskole 18
2013 - 2014
1.4
1
Mål med forelesningen
• Gi et innblikk og forståelse av begrepene
prosjektledelse, prosjektstyring og
prosjektorganisering
• Lære hva som ligger i begrepene og hva
begrepene betyr for ledelse av en byggeplass
• Lære og forstå styringssløyfen
2
Begrepene prosjektledelse og prosjektstyring
• Hva er prosjektledelse?
- Få mennesker til å samarbeide effektivt om en
felles, målrettet oppgave
• Hva er prosjektstyring?
- Sette mål, planlegge hvordan målene skal nås,
og følge opp utførelsen
3
Organisering av prosjekter
Organisering har prioritet 1 i et prosjekt
Det eneste som utvikler seg selv i en
organisasjon er rot, friksjon og dårlige
relasjoner
Peter Drucker
4
Det er to forhold å ta stilling til ved
organisering av prosjekt
• Forholdet mellom prosjektet og
basisorganisasjonen
• Prosjektets interne organisering
5
Organisering av byggeprosjekt
Et byggeprosjekt organiseres internt ut fra
 Entrepriseform
 Omfang (beløp, tid, antall aktører)
 Kompleksitet
Et prosjekt må internt ha følgende prosjektledelse:





6
Prosjektleder
Anleggsleder/byggeplassleder
Formann
Baser/arbeidsledere
Støttefunksjoner (lager, verksted, innkjøp, regnskap)
Ansvarsfordeling mellom linje og prosjekt
Prosjektleders ansvar:
• Utarbeide mål og planer for prosjektet
• Gjennomføre prosjektet i henhold til planer og mål
• Foreta prioriteringer og disponeringer i prosjektet
• Disponere prosjektmedarbeidere og økonomiske
ressurser innenfor prosjektbudsjettets rammer
7
Regler for samspill mellom prosjekt og basis
• Prosjektmedarbeiderne kan ikke trekkes ut av prosjektet
– for eksempel ved at medarbeidere på kort varsel blir
pålagt nye, uforutsette oppgaver andre steder uten etter
avtale med byggeplassleder/anleggsleder/prosjektleder i
god tid på forhånd.
• Også ved fravær av medarbeidere (langvarig sykdom,
permisjon osv.) må ressurssituasjonen tas opp og
avklares på nytt mellom linjeleder og prosjektets ledere.
8
Organisasjonsplan for AS Entreprenør
(Basisorganisasjon)
Styret
Daglig leder
Kontorleder
Driftsleder
Formann
Lager og verkst.
Arbeidere
9
Byggeplassleder
Anleggsleder
Byggeplassleder
Anleggsleder
Formann
Grunnarbeid
Formann
Betong
Formann
Tømring
Maskinkjørere
Håndverkere
Håndverkere
Intern organisasjonsplan for et byggeprosjekt med
hovedentreprise
(Prosjektorganisasjon)
Prosjektleder
Økonomi
Byggeplassleder/
anleggsleder
Verksted/
lager
Formann
BAS
Grunn/betong
BAS
Tømring
Underentreprenør
Koordinering
10
Organisasjonsplan for Storlia Boligfelt
Storlia Boligbyggelag
Byggeleder
Byggeteknisk
konsulent
Arkitekt
AS Entreprenør
Prosjektleder
Verksted/
Lagerleder
Kontorleder
Anleggsleder
Byggeplassleder
11
Formann
Formann
Maskinkjørere/
Håndverker
betong
Maskinkjørere/
Håndverker
tømmer
Underentr.:
-Grunnarb.
-Taktekking
-VVS
-El
-Maling
-Belegg
Prosjektledelse
”Den gode leder:
• Den beste er den som får sine medarbeidere til å vokse.
• Nest best er den som blir elsket og beundret.
• Dernest kommer den som blir fryktet.
• Dårligst er den som skaper usikkerhet og forvirring, og
som taler med flere tunger.”
Kinesisk ordtak
12
Prosjektledelse
Ingen ”fasit” eller entydig oppfatning av hva god ledelse er,
men vi sier at:
• ”Prosjektledelse er en funksjon som går ut på å få
mennesker til å samarbeide effektivt om en felles,
målrettet oppgave.”
13
Prosjektledelsen må tilpasses:
•
•
•
•
•
•
14
Prosjektets entrepriseform, omfang og kompleksitet
Bedriftens organisering og størrelse
Medarbeidernes kompetanse
Kunden krav og forventninger
Situasjonen – beliggenhet, eget arbeid og innkjøp UE
Prosjektledelsens kompetanse
Prosjektledelse
Se utover!
Se oppover!
Hold kontakt med alle
prosjektets interessenter.
Tilfredsstiller dere kravene
og forventningene hos
dem som skal leve
med resultatet?
Hold kontakten med
oppdragsgiver/
styringsgruppe
Sørg for klar "kontrakt"
Se tilbake!
Følg opp fremdriften
med hensiktsmessige
kontrollverktøy. Sørg for
at prosjektet når mål og
milepæler, og at dere lærer
av de feil dere gjør.
Se på deg selv!
Vurder din egen innsats!
Er ditt lederskap et positivt
bidrag til prosjektet?
Finn
tid til refleksjon.
15
Administrasjon
Prosjektleder
Se forover!
Planlegg slik at dere setter
dere høye, men realistiske
mål. Sørg for tilstrekkelige
ressurser til å nå disse målene!
Utførelse
Se nedover!
Led dine folk slik at
dere yter deres beste
- hver dag! Både hver
enkelt og samlet.
Bry deg om!
Typiske ”fakta” om prosjektledelse
• En prosjektleder er gjerne leder for flere prosjekter,
og han kan i tillegg være linjeleder og medarbeider i
andre prosjekter. Variasjon er bra, men for mange
hatter kan bli for mye å holde styr på.
• En prosjektleder er sjef for en begrenset tid. Han eller
hun sitter på oppsigelse. En del status følger med
stillingen, og forsvinner med den!
• Det er ofte uklare ansvars- og myndighetsforhold
mellom prosjekt og linjeorganisasjon. Når det skjer
har prosjektlederen lett for å havne mellom ”barken
og veden”.
16
Prosjektstyring
Å styre er kort sagt:
”Å beslutte hvor man ønsker å komme og se til at
man kommer dit.”
Styring er altså å sette mål, planlegge hvordan
målene skal nås, og følge opp utførelsen.
17
Styringssløyfen
Målformulering
Mål
Korreksjoner
Korreksjoner
Planlegging
Oppfølging
Korreksjoner
Plan
Innsatsfaktor
18
Registrert forløp
Utførelse
Resultat
Styringssløyfen viser de ulike styringsfunksjoner og hvordan de henger sammen
• Målformulering
– Prosjektbeskrivelse, kvalitet, tid, økonomi
• Planlegging
– Bryte målene ned i delmål og oppgaver og samordning av
aktiviteter og ressurser
• Oppfølging
– Registrering av utførelse, justere utførelse, korrigere plan
og korrigere mål
19
De vanligste årsakene til problemene i
prosjekter:
• Organisering og ansvarsforholdene er uklare.
• Oppfølgingen svikter. Det finnes ikke et klart bilde av
hvor langt man er kommet, eller hvor mye som står
igjen.
• Prosjektstyringen kommer på toppen av en allerede
presset arbeidssituasjon og må stadig vike plassen for
daglige gjøremål.
• Kommunikasjon og informasjon prioriteres lavt, og
konflikter oppstår.
20
De vanligste årsakene til problemene i
prosjekter:
• Medarbeiderne trekkes for seint inn i planleggingen, og
føler for liten forpliktelse til mål og planer.
• Spør vi prosjektdeltakerne om hva prosjektets mål er, får
vi ulike og uklare svar.
• Ambisjonsnivået (er for) høyt, og planene urealistiske.
Tids- og kostnadsrammene sprekker.
21
Styringsparametre – sentrale elementer for
planlegging, styring og oppfølging
Kvalitet
Tid
22
Penger