Transcript XN-QA-P12 Vedlegg 7 Gjennomføring av leverandÃ

Prosedyre
XN-QA-P12 Vedlegg7 Gjennomføring av leverandørvurdering
1.0
FORBEREDELSE
1.1 Utvelgelse av vurderingsutvalg
Antallet medlemmer i utvalget skal holdes på et minimum, men bør inneholde samlet kunnskap og kompetanse som dekker de områdene som blir regnet
som mest kritiske.
1.2 Melding om vurdering
Det skal gis skriftlig melding om LV til L/ UL, og denne skal inneholde en detaljert tidsplan. Det vil gjøre det mulig for L/ UL å forberede seg til LV og samle
ledere og nøkkelpersonell til de spesifikke intervjuene og møtene.
1.3
Praktiske og profesjonelle forberedelser
Lederen for vurderingsutvalget er ansvarlig for å organisere følgende forberedelser:

Gjennomgang av kontraktskravene, identifisering av emner som er relevante for L/UL med spesiell vekt på forhold som er kritiske for kvaliteten
på leveransen.

Gjennomgang av L/ ULs Kvalitetsmanual, HMS manual og andre tilgjengelige dokumenter.

Gjennomgang av finansanalyse.

Etablere sjekklister og gå gjennom prosjektspesifikke krav. Bruke sjekklistene og revidere/legge til som hensiktsmessig for å reflektere den
faktiske underkontrakten. Videre L/ UL prosedyrer kan tjene som sjekklister dersom gjennomføring skal verifiseres.

2.0
Gå igjennom alle praktiske forberedelser for besøket og gjennomføringen.
GJENNOMFØRING
2.1 Åpningsmøte
Åpningsmøtet er viktig. Det skal skape en positiv atmosfære, og det må sikres at alle intervjuer kan utføres som planlagt, med de riktige personene
tilgjengelige. Lederen for vurderingsutvalget skal lede møtet. Agenda for åpningsmøtet:
1)
Åpning, velkomst og generell informasjon om bakgrunnen for LV
2)
Presentasjon (kort, inkludert navn/ posisjon/ ansvar) av alle deltakere
3)
Gjennomgang av, og eventuelle korreksjoner til, tidsplanen.
4)
L/UL gjennomfører en generell og kort presentasjon av bedriften.
Husk å notere navn og tittel på møtedeltagerne.
2.2
Evaluering underveis og forberedelser for avslutningsmøtet
Vurderingsutvalget skal bruke den tiden som er nødvendig underveis for evaluering av intervjuer og avklaring av kommentarer og anbefalinger.
Revisjonens anbefalinger og kommentarer kan arrangeres på følgende måte:
1)
Kort generelt inntrykk
2)
Inntrykk og kommentarer arrangert i samsvar med timeplanen (Styrker og svakheter skal veies likt, husk at L/ UL skal føle seg vel
under møtet. Dette vil redusere negativ innstilling og lette aksepten av nødvendige forbedringer).
3)
Konklusjon
- Prekvalifisert for tilbud, inkludert en kort konkretisering. Nevn alle forhold som krever forbedringer/ utbedrende tiltak for en kontrakt
kan bli gitt.
- Ikke prekvalifisert for tilbud, inkludert konkretisering
- Mulig prekvalifisert for tilbud, etter retting av opplistede alvorlige mangler.
2.3
Avslutningsmøte
1) Deltakergruppen bør, som et minimum, bestå av intervjuet nøkkelpersonell og ledelse. Administrerende Direktør bør bli invitert uavhengig av om
han eller hun har blitt intervjuet. Husk å notere navn og tittel på de som deltar i møtet.
2) Lederen av vurderingsutvalget skal lede møtet.
Nr. XN-QA-P12 // Tittel:Vedlegg7 Gjennomføring av leverandørvurdering // Dato/Rev.: 01.06.12/2 // Ansvarlig: COO Industri
3) En kopi av rapporten/ kommentarene deles ut til alle deltakere. Lederen av vurderingsutvalget leser kommentarene.
Bemerkninger og eventuelle korreksjoner kan avtales under, eller etter, gjennomgangen.
Avtalte korreksjoner implementeres på originalen, og en ny oppdatert kopi leveres til L/ UL før avreise. Vektlegg at L/ UL vil motta en formell
rapport som ikke inneholder elementer/ forhold som ikke har blitt gjennomgått i avslutningsmøtet.
5) Konkluder som beskrevet i avsnitt 2.2.3
3.0
RAPPORT OG OPPFØLGING
3.1 Distribusjon
Revisjonsrapporten skal distribueres til:
3.2

Leder salg/ anskaffelser

Leder for tilbud – eller prosjekt

Vurderingsutvalg

Leder QA/ HMS

L/UL

L/UL database
Layout
Vurderingsrapporten skal ikke inneholde andre elementer enn de som er presentert og kommunisert i avslutningsmøtet.
Rapporten skal være nummerert.
Innholdet skal arrangeres som følger:
1.
Formål
2.
Revisjonsdokumenter
3.
Omfang av revisjonen, inkludert navn/ posisjon på intervjuet personell fra hver part.
4.
Kort sammendrag:
5.
a.
Evne til å levere (produksjonsanlegg, kapasitet, kompetanse, underleverandører)
b.
Kvalitetsikringsystem og praksis.
c.
HMSsystem og praksis.
d.
Andre forhold som er relevante for hovedkonklusjonen
e.
Hovedkonklusjon med tre alternativer, som under punkt 2.2.
Inntrykk og kommentarer, arrangert i samsvar med timeplan for vurderingen, og som gjennomgått i avslutningsmøtet (NB! Ingen nye
elementer/forhold skal legges til – kun utfyllende kommentarer).
6.
3.3
Detaljer fra åpnings- og avslutningsmøtet (kort sammendrag og navn på deltakere)
Styrker og svakheter, kalkulasjon av risiko
Skjema med analyse av styrker og svakheter skal utarbeides, men ikke inkluderes i rapporten som sendes til L/ UL.
EVALUERINGSKRITERIER
1. LEVERINGSSIKKERHET

Kapasitet på produksjonsanlegg og utstyr

Bruk av teknologi

Vedlikehold

Kompetent arbeidsstyrke, nøkkelpersonell og opplæring

System for planlegging og praksis

Tilgang til- og ledelse av- innleie/ underkontraktører
2. FINANSIELLE FORHOLD

Separat rapport fra økonomiavdeling
3. QA SYSTEM OG PRAKSIS

Basis QA system
Nr. XN-QA-P12 // Tittel:Vedlegg7 Gjennomføring av leverandørvurdering // Dato/Rev.: 01.06.12/2 // Ansvarlig: COO Industri
Poeng

Kvalitetsplan for prosjekt

Revisjon og verifikasjon
4. HSE SYSTEM OG PRAKSIS

HMS manual og prosedyrer

Statistikker

Bruk av personlig verneutstyr

Orden og ryddighet

Bruk av risikoanalyser/ Sikker Jobb Analyse for operasjoner

HMS - organisasjon og personell
5. UNDERLEVERANDØRER

Omfanget av bruk/ omfanget av regelmessig bruk

System og praksis på gjenvalg og oppfølging
6. KOMMUNIKASJON / SAMARBEIDSEVNE

Kulturelle problemer

Språkproblemer

Bedriftskultur, ledelse og organisasjon
7. POLITISKE FORHOLD

Stabilitet

Nasjonal økonomi

Korrupsjon

Byråkrati
8. ANDRE FORHOLD

Arbeidsforhold for evt. TKXN sitepersonell

Boforhold for TKXN sitepersonell
SUM POENG
Poeng: 1 = Utmerket nivå / 2 = Akseptabelt nivå / 3 = Dårlig nivå / 4 = Uakseptabelt nivå
Antall poeng pr evalueringskriterium skal utarbeides av vurderingsutvalget. (Vedlegg til LV rapporten)
Leder for kontrakter/underkontrakter er ansvarlig, med basis i det utfylte skjemaet og andre kontraktspesifikke forhold, for å evaluere og prise forespørselen,
inkludert risiko, i sammenheng med valg av L/UL.
7.4
Oppfølging dersom L/UL ikke prekvalifiserer
I forsidebrevet til leverandørvurderingsrapporten informeres L/UL om at han kan anmode TKXN om å utføre en ny LV når L/UL mener at mangler som
hindret prekvalifisering ved det første besøket har blitt korrigert.
Nr. XN-QA-P12 // Tittel:Vedlegg7 Gjennomføring av leverandørvurdering // Dato/Rev.: 01.06.12/2 // Ansvarlig: COO Industri