Transcript XN-QA-P12 Evaluering og godkjenning av underleverandÃ

Prosedyre
XN-QA-P12 Evaluering og godkjenning av underleverandører og leverandører
Referanser:
XN-QA-H01 Kvalitetshåndbok
XN-HMS-H01 Kvalitetshåndbok
XN-QA-P04 Interne og eksterne kvalitets- og HMS verifikasjoner og revisjoner
XN-QA-P17 Innkjøpsprosedyre m/vedlegg
Hensikt:

Sikre at XN skaffer og etablerer relasjoner med pålitelige leverandører og underleverandører som er kapable til å levere varer og tjenester.

Fremskaffe et sammendrag som beskriver styrker og svakheter hos en leverandør/ underleverandør, for igjen å kvalitetssikre den påfølgende prosessen
med utvelgelse og kontraktstildeling.

Lette oppfølging og gjennomføring av leveranser.
Ansvar:
Denne arbeidsinstruksen skal tilpasses til størrelsen og viktigheten på leveransen, i samsvar med relevansen for de forskjellige avsnittene i arbeidsinstruksen. Det
skilles mellom kritiske (Kvalitets- ) leverandører og ikke kritiske leverandører. Arbeidsinstruksen er ment å være en retningslinje, som samtidig kan tjene som en
sjekkliste.
COO har ansvar/ myndighet til å godkjenne underleverandører og leverandører.
CFO har ansvar for å føre register over godkjente underleverandører og leverandører.
DEFINISJONER

XN
Xervon Norway AS

L
Leverandør


UL
LV

Standardprodukter og/eller hyllevarer, som enten er distribuert av og/eller er produsert av leverandøren.

Salg av standard- og andre tjenester i samsvar med spesifiserte krav.
Underleverandør

Salg av skreddersydde tjenester/ produkter i samsvar med egne, XN eller klient spesifikasjoner.

Salg av spesialiserte tjenester, spesialisert/ekspert kunnskap utført i egen entreprise eller på XN premisser.
Leverandørvurdering

Revisjon (eksaminasjon) av L/UL før en eventuell avtale/kontrakt signeres. Utføres for å tilegne seg detaljert kunnskap om L/UL
styrker og svakheter (mangler), som basis for en eventuell prekvalifisering og tildeling av kontrakt.

Kvalitetskostnader

Kvalitetskostnader indikerer nivået på tilleggskostnader som XN kan forvente å få i tilegg til anbudsprisen, i form av feil og
utelatelser, forsinkelser, ekstra oppfølgingskostnader osv, dersom en avtale eller kontrakt inngås med en eventuell L/UL.
(Kvalitetskostnader er også brukt for å beregne ekstra kostnader og risk i evalueringsprosessen.)
BAKGRUNN
Generelt
Riktig valg, styring og samarbeid med L/UL vil være en viktig konkurransefaktor for XN, som er helt avhengig av presise leveranser av spesifisert kvalitet.
Potensielle Leverandører/Underleverandører (L/UL), styrker og svakheter
En potensiell L/UL er ikke akseptabel for XN før vi har tilegnet oss tilstrekkelig kunnskap om hvordan de vil ”forvalte våre penger”, og gjøre det beste ut av det
under en kontrakt.
For å skape et prosjektorientert risikobilde, før det gjøres et valg og kontraktstildeling, er det nødvendig å tilegne seg informasjon om styrker og svakheter
(mangler) hos den potensielle L/UL, på følgende kriterier:

Evne og vilje til å levere

Finans
Nr. XN-QA-P12 // Tittel: Evaluering og godkjenning av underleverandører og leverendører // Dato/Rev.: 01.06.12/3 // Ansvarlig: COO Industri

QA/HMS – systemer and toppledelsens engasjement og involvering i gjennomførelse

Bruk og styring av egne L/UL

Organisasjon, ledelse og kommunikasjons- og samarbeidsevne

Politisk situasjon
L/UL mangler kan bli referert til som kvalitetskostnader.
Kvalitetsproblemer hos L/UL medfører ekstra kostnader
L/UL’s kvalitetsproblemer har forårsaket og kan forårsake store og uventede tilleggskostnader for XN prosjekter, i form av ekstra oppfølging/administrasjon,
forsinkelser og økt varighet med påfølgende konsekvenser. Følgelig er det viktig å identifisere potensielle kvalitetsproblemer hos L/UL og anslå størrelsen på
denne typen mulige kostnader for XN, før en kontrakt tildeles.
Kvalitetskostnad
Øppfølgingskost og
Risiko
Total evaluert
Kontraktpris
Anbud- / Kontrakt Pris
En grundig leverandørvurdering skal gi detaljert informasjon om styrker og svakheter hos den potensielle L/UL (se avsnitt 7.3).
Innkjøp skal i samarbeid med andre relevante avdelinger og disipliner, basert på leveringsegenskaper og risikopotensial, kalkulere kvalitetskostnader og
forventete tilleggskostnader under vurderingen av den eventuelle L/UL.
ANSVAR
Den som har ansvar for kontrakter og underkontrakter har det overordnede ansvaret for prekvalifisering og utvelgelse av L/UL, og skal etablere et register over L/UL,
som blir kontinuerlig oppdatert med informasjon som LV, revisjonsrapporter og erfaringer fra tidligere kontrakter.
En prekvalifisering av en L/ UL gjelder normalt i to år. For rammeavtaler vil godkjenningen være gyldig i henhold til rammeavtalens avtaleperiode. Ved utløp av
godkjenning forutsetter nye kontraktstildelinger fornyet prekvalifisering av leverandøren.
INFORMASJONSINNSAMLING
Generelle data
Dersom det vurderes å bruke en L/ UL som ikke allerede er prekvalifisert, skal den aktuelle L/ UL alltid fylle ut og levere spørreskjema (vedlegg 1 og 2).
Spørreskjemaene fungerer som en evaluering i form av egenerklæring. Det ene skjemaet skal besvares av bedriften og det andre av den enkelte ansatte som
skal arbeide hos XN. Dersom U/ UL skal arbeide på et industriprosjekt, skal også spørreskjema i vedlegg 3 besvares. Alle ”Ja svar” skal dokumenteres, og alle
”Nei svar skal dokumenteres lukket.
Dersom estimert størrelse på kontrakten overstiger NOK 1 000 000 skal det nedsettes et vurderingsutvalg, som innen 6 mnd gjennomfører en
leverandørvurdering, som beskrevet i vedlegg 7 til denne prosedyren. For kontrakter som overstiger NOK 1 000 000 skal det i tillegg skrives en HMS kontrakt,
som inneholder relevante punkter fra forslaget i vedlegg 5.
Nr. XN-QA-P12 // Tittel: Evaluering og godkjenning av underleverandører og leverendører // Dato/Rev.: 01.06.12/3 // Ansvarlig: COO Industri
KONTRAKT < 1000’
Før kontrakt
BYGG
Oppfølging
Vedlegg 1, Vedlegg 2
INDUSTRI
KONTRAKT > 1000’
Før kontrakt
Oppfølging
Vedlegg 1, Vedlegg 2,
Vedlegg 5,
Vedlegg 1, Vedlegg 2,
Vedlegg 1, Vedlegg 2,
Vedlegg 3
Vedlegg 3, Vedlegg 5
Vedlegg 7
Vedlegg 7
Vedlegg 4 og vedlegg 6 er informative.
Finansiell informasjon
Det er viktig å tilegne seg relevant og korrekt finansiell informasjon/status vedrørende L/UL. Følgende data er betraktet som minimum:

Likviditet/ Soliditet/ avkastning på egenkapital, trender

Likvide midler versus kortsiktig gjeld, trender.

Anleggsmidler versus langsiktig gjeld, trender

Bank- Solid og stabil?

Factoring selskap involvert?

Inntektstrender gjennom de siste tre til fem år.

Eierskap/ Fullmakter/ Firmaattester.

Moderselskap/ Finansiell situasjon i selskapet.

Kan det gis tilfredsstillende garantier fra bank, moderselskap osv?
Leder økonomi samler inn dataene og utarbeider en skriftlig analyse og evaluering av finansene. Analysen vil danne basis for mer detaljerte spørsmål
under LV.
Når en utenlandsk L/ UL skal vurderes, skal det overveies å hyre inn et pålitelig revisjonsfirma for å utføre oppgaven.
Systemer for Kvalitetssikring (KS) og Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS)
L/UL skal sende inn:

HMS Policy Statement

KS manual med prosedyreindeks og eventuelt eksempel på Prosjektets Kvalitetsplan.

HMS manual og HMS prosedyrer.

Statistikk for sykefravær, LTI, TRI og innrapporterte nestenulykker.

Kopi av ”Ledelsens gjennomgang”

Kopier av kompetanse/ kursbevis for de ansatte som skal arbeide for XN
Nr. XN-QA-P12 // Tittel: Evaluering og godkjenning av underleverandører og leverendører // Dato/Rev.: 01.06.12/3 // Ansvarlig: COO Industri