Transcript Å overta outsourcet virksomhet

Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Øivind Olaisen
Senior Prosjektleder, IPMA nivå B
Ericsson AS
• nylig ledet prosjekt for overtagelse av virksomhet i 18 land
• prosjektbakgrunn fra produktutvikling, systemleveranser og
organisasjonsutvikling
• arbeidet 20 år som prosjektleder i Ericsson-gruppen
1
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Hva er outsourcing?
• Sette ut deler av virksomheten til en annen bedrift
• Fokusering på kjernevirksomhet gir vekst og lønnsomhet
• Outsourcing muliggjør en effektiv og smertefri overgang
• Avtale om å kjøpe tilbake produkter/ tjenester
• Spesialisering en drivkraft i utvikling av teknologi og marked
• Outsourcing er ofte forbundet med klatring på verdistigen
• Kan endre arbeidsdelingen mellom landene
• Kan føre til maktforskyvning i næringslivet globalt
2
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Fagforeninger
A’s mellomledere
Myndigheter
Media
Ledelse for ny virkshomhet
Transisjonsprosjekt
A’s underleverandører
A’s ansatte
B’s ansatte
A’s kunder
Firma A
-outsourser virksomhet
“Kunde”
3
Firma B
-overtar virksomhet
“Leverandør”
B’s underleverandører
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Utfordringer!
• Krav til konfidensialitet
• Ryktespredning og usikkerhet
• Motstand fra ansatte
• Mangelfull virksomhetsdokumentasjon
• Halvhjertet deltakelse fra kundens side
• Mange uforutsette forhold og situasjoner
• Ulike bedriftskulturer
• Mange interessenter
4
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Faser i transisjon
Gransking
Etablering
Analysere
av felles
muligheter
foretningsgrunnlag
av
gjennomførbarhet
og utvikling
Virksomhetsgransking og
kontraktsforhandlinger
Planlegging
Gjennom-
av
føring av
transisjon
transisjon
Overlevering
DRIFT
og
og
transisjons-
trans-
avslutning
formasjon
av løsning
Foretningsansvarlig, salg - marked
Transisjonsprosjekt
Driftsansvarlige
5
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Delprosjekter
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og prosess
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva & spesielle avtaler
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
6
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Mottaksetablering
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
• Definere og etablere virksomhetsstruktur
• nytt legalt selskap
• del av eksisterende selskap
• Etablere finansielle grensesnitt
• Etablere grensesnitt for virksomhetsrapportering
• Inngå virksomhetsrelaterte avtaler
7
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
Operasjonell organisasjon
og prosess
• Utforme og dimensjonere operasjonell organisasjon
• Utforme operasjonelle og administrative prosesser
• Definere operasjonelle grensesnitt
• Operasjonelle krav til andre delprosjekter
• Estimere operasjonelle kostnader
• Starte opp ny operasjonell organisasjon
8
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
Personal og kommunikasjon
• Forhandle avtaler for personal som overføres
• Bemanne ny virksomhet med kompetent personal
• Gjøre nytt personal kjent med ny bedriftskultur
• Introdusere nytt personal i eksisterende bedrift
• Føre dialog med fagforeninger
• Utforme og gjennomføre kommunikasjonsplan
9
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
Underleverandører
• Utarbeide strategi for bruk av underleverandører
• Definere krav til underleverandører
• Innhente tilbud fra alternative underleverandører
• Inngå nødvendige underleverandøravtaler
• Utarbeide kvalitetsplan for underleverandører
• Beregne underleverandørkostnader
10
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
Verktøy og IT
• Definere verktøybehov ut fra virksomhetsprosess
• Definere IT infrastruktur og nødvendig HW/SW
• Definere interne og eksterne IT grensesnitt (B2B)
• Overføre IT eierskap (utstyr og lisenser)
• Etablere, teste og driftsette IT infrastruktur
• Sikre restriksjon / behørig tilgang til verktøy og data
11
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
Aktiva og spesielle avtaler
• Definere hva som skal overføres mht:
• Lisenser
• Leieavtaler (f. eks kjøretøy og kontorlokaler)
• Eiendeler
• Gjennomføre overføring
• Sikre erstatning for det som ikke overføres
12
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Mottaksetablering
Operasjonell organisasjon og process
Personal og kommunikasjon
Underleverandører
Verktøy og IT
Aktiva og spesielle avtaler
Andre forhold
Andre forhold (f. eks. sikkerhet)
• Avhengig av situasjonen kan det være en rekke forhold
som krever spesiell oppmerksomhet ved transisjonen
• Det er prosjektleders oppgave og avklare dette samt se til
at ansvar for dette er ivaretatt i prosjektorganisasjonen
• Eksempler på dette:
• Sikkerhet
• Flytting
13
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Kompetansekrav til prosjektleder
• gode kunnskaper om lokale forhold / kultur
• forretningsorientert og gode sosiale egenskaper
Engelskkunnskaper
ProsjektPresentasjons- ledelse
teknikk
Team Work
Stresstoleranse
Endringshåndtering
Kundeorientering
Økonomi
Kulturfølsomhet
Forhandlingsteknikk
14
Løsningsorientering
Kommunikasjon
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Hvordan sikre et vellykket resultat?
1.
Identifisere alle interessenter, avklare deres forventninger
2.
Sikre støtte fra ledelsen på begge sider, avtale ledelsens bidrag
3.
Skape forståelse for prosjektets målsetning, omfang og leveranser
4.
Sikre enighet om oppstarts- og avslutningskriterier
5.
Separere transisjonsansvar og driftsansvar
6.
Klar definisjon av leveranser mellom delprosjekter - milepæler
7.
Skape et sammensveiset og integrert prosjektteam
8.
Etablering av et speilet prosjekt hos kunden
9.
Kontinuerlig bygge kunderelasjoner og intern motivasjon
10. Dokumentere antagelser, prosess på plass for endringshåndtering
15
Øivind Olaisen, Ericsson AS
Å overta outsourcet virkshomhet – et komplekst prosjekt!
Spørsmål?
16
Øivind Olaisen, Ericsson AS