Transcript Veien til Nirvana?

PROSJEKTSTYRING OG
–VERKTØY I BIBLIOTEK
Veien til Nirvana?
Anne-Lena Westrum
Prosjektleder Deichmanske bibliotek
@digibib
Illustrasjon fjernet
Hvem av dere har vært med i et prosjekt?
Hvor mange av dere har hatt et skriftlig
mandat?
Hvor mange har vært i et prosjekt hvor
daglig drift har blitt prioritert på bekostning
av prosjektarbeidet og fremdriften i
prosjektet?
Hvor mange av dere har vært prosjektleder?
FOR MEG ER
PROSJEKT = UTVIKLING
(AV PROGRAMVARE)
«….MEN, vi må ha en del om
prosjektverktøy….»
«Så må vi ha en snerten tittel på foredraget
så fort som mulig (gjerne med
prosjektverktøy i tittelen)»
ET PROSJEKT ER EN ARBEIDSFORM
DER DET ER OPPRETTET EN
MIDLERTIDIG ORGANISASJON FOR Å
UTFØRE EN AVGRENSET OPPGAVE
FRITT ETTER ANDERSEN, GRUDE, HAUG (2004)
Et prosjekt har et mål, det er tidsavgrenset, det har
ressurser av forskjellige slag og deltakere fra forskjellige
områder i organisasjonen
GÅRSDAGENS MANTRA
«BRUK TID PÅ PLANLEGGINGEN»
11 siders mandat + prosjektdirektiv + risikomatrise ++ i
bunn = 70% av prosjektet er gjennomført
KEEP IT SIMPLE
BUT DO IT PRO!
Illustrasjon fjernet
Juster og korriger
Planlegg
-
Vurder og evaluer
Hva
Hvordan
Hvem
Når
Gjennomfør
PDCA-hjulet. Deming cycle.
Den evige kampen mellom prosjekt og
linjeorganisasjon
http://youtu.be/M7FIvfx5J10
Theodor Kittelsen. Soria Moria slot
Nirvana. Nevermind cover.
Illustrasjon fjernet
Illustrasjon fjernet
OPPFØLGING
OPPFØLGING
OPPFØLGING
DRIFTSUDYRET
Illustrasjon fjernet
«PROSJEKTKÅTHET»
Prioritering!!!
Ny ting inn – Gammel ting ut!
FALLGRUVER
8 ting å unngå i neste prosjekt
Illustrasjon fjernet
DEN ENSOMME RYTTER
INGEN FORPLIKTENDE
AVTALER
Illustrasjon fjernet
Mandat Max 2 A4-sider! (Helst 1!)
•
•
•
•
•
•
Mål (Hva)
Hvorfor
Hvordan
Når
Til hvilken kostnad
Med hvilke folk
DAGLIG DRIFT
INGEN FORANKRING
•
Ledelsen støtter ikke opp
• Kollegaer gir blaffen
FOR INNOVATIVT
«PASSER IKKE INN»
INGEN DEDIKERT
PROSJEKTLEDER TIL Å
FØLGE OPP
MØTER FOR MØTETS
SKYLD
«NÅ SKAL VI KOSE OSS»
ORGANISASJONEN ER
IKKE KLAR TIL Å TA INN
OVER SEG RESULTATET
PROSJEKTSTYRING
6 enkle suksesskriterier for prosjekter (i bibliotek)
OPPGAVER OG
SLUTTPRODUKT KAN
KNYTTES TIL
KJERNEVIRKSOMHET
EN TVERRFAGLIG
PROSJEKTGRUPPE
HYPPIGE OG
REGELMESSIGE
STATUSMØTER
• Kort status
• Fordel oppgaver
• Gi folk tydelig ansvar
• Løs problemer underveis
BRUK ET ENKELT
VERKTØY ALLE HAR
TILGANG TIL FRA
OVERALT
http://basecamp.com
DOKUMENTER OG DEL
DET DERE GJØR
KORTE
STATUSRAPPORTER
- JEVNLIG
Illustrasjon fjernet
VERKTØY
DEN BESTE INVESTERINGEN
VI HAR GJORT
http://basecamp.com
http://basecamp.com
Ypperlig til samhandling og å skape
eierskap til prosjektet og egne
oppgaver
• Registrering og fordeling av oppgaver
• Arbeidslister (sortering og filtrering)
• Verktøy i prosjektmøter
• E-postvarsling
• Å holde seg oppdatert
• Dokumentasjon
ALLE i prosjektet må bruke det ellers
fungerer det ikke
- For deg som vil/må ha de tradisjonelle Gantt-diagrammene
http://www.projectlibre.com/
TRE
PROSJEKTLEDERTIPS
KILL YOUR DARLINGS
DRILL
KONSEKVENSER
Omfang
Tid
Penger
GJØR DET ENKELT
Men gjør det proft!
Illustrasjon fjernet
• Bedre oversikt
• Tryggere fremdrift
• Bedre samarbeid
Illustrasjon fjernet
Illustrasjon fjernet
BIDRA MED
BOKANBEFALINGER!
Om konkurransen: http://digital.deichman.no
Bidra på: http://anbefalinger.deichman.no
TAKK FOR MEG 
http://digital.deichman.no | @digibib
E-post: [email protected]