Transcript S2 Del 2 - Strategisk styring av IKT området Roller og ansvar

Organisering av IKT området
- Roller og ansvar…
Lars Tveit, KS
Y-modellen…





IKT Strategi
IT Sikkerhet og overordnet behandlingsansvar etter POL
Samordning og prioritering – IKT HP
IKT infrastruktur og teknologisk plattform
Kvalitetssikring og etterlevelse (compliance)
Brukerfokus
Brukerkrav/funksjonelle krav
Finansiering
Gjennomføring av prosjekter (anskaffelse
og implementering)
Kost/nytte – Gevinstrealisering
Organisasjonsutvikling – nye prosesser og rutiner
pluss tilpasninger i eksisterende
Sikkerhet og operativt behandlingsansvar etter POL
Opplæring og kompetanseheving
 Leveranse av drifts- og
forvaltningstjenester i samsvar
med SLA
 Tilby tjenester knyttet til
brukerstøtte (funksjonell og
teknisk)
1
2
1 IT lederskap
3
4
2 Arkitektur utvikling
3 Forretningsutvikling
4 Teknologisk utvikling
5
5 Leverandør styring
Styring
Premissgiving og oppfølging (”compliance”)
Rolle
Hva
Kommunestyre
Overordnet beslutningsorgan. Rollen følger av fullmaktstrukturen i
kommunen
Overordnet styring
Ansvaret for overordnet strategi, sikkerhet, arkitektur, retningslinjer og
etterlevelse innen IKT-området i kommunen. Ansvaret for IKT
Handlingsplaner
Rådmann
IKT Styringsgruppe
Øverste organ for overordnede og vesentlige beslutninger og
prioriteringer på tvers
Rådmann
”IKT stab”
Forbereder saker for IKT styringsgruppe – operativ tilrettelegging og
oppfølging innen:
Rådmann
• IT-strategi
• Sikkerhet
• Arkitektur
• Samordning og koordinering
Ansvar
Bestiller
Bruker i sentrum
Rolle
Hva
Ansvar
Systemeier
Behovsavklaring, beslutte kjøp/utvikling, finansiering, forvaltning og
utfasing, opplæring, gevinstrealisering, dialog med leverandør,
avtaleforvaltning, brukerstøtte, behandlingsansvarlig mv.
Rådmann
Systemkoordinator
Operativ forvaltning på vegne av systemeier
Systemeier
IKT Koordinator
Koordinering av systemeiere, forankre forretningsmessige behov i
ledelsen i den enkelte byrådsavdeling.
Rådmann
Autorisert bestiller
Dag til dag bestillinger av standardiserte produkt og tjenester.
Bruker
Den som anvender IKT som et verktøy for å utføre nødvendige
arbeidsoppgaver for kommunens innbyggere
Leverandør
Drifts-og systemleverandør
Rolle
Hva
Ansvar
Driftsleverandør
Helhetlig driftsansvar ihht SLA, applikasjonsdrift, koordinere verdikjeden
med andre leverandører, teknologiske løsninger , brukerstøtte
infrastruktur
Drifts enhet
Andre
systemleverandører
Levering ihht inngåtte avtaler
Leverandører
Prosjekt & Rådgivning
Prosjektledelse, rådgivning og bistand til byrådsavdelinger
Landet vi denne i diskusjonen på mandag?
Styringsrollen
Rådmann
Ansvar
Hovedoppgaver
Rollen innebærer oppgaver knyttet til definering av krav
og fastsetting av policy i forhold til:
 kommunens IKT-arkitektur og infrastruktur
 standarder og retningslinjer
 arkitektur og infrastruktur

prioritering og koordinering av IKT-initiativer i
kommunen (IKT HP)
 informasjonssikkerhet, kvalitetsstyring og
prosjektstyring
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Overordnet styring av IKT og etablering av overordnet
IKT- strategi
Overordnet ansvar for informasjonssikkerhet gjennom
å legge til rette for sikkerhetsarbeidet
Definere krav og policy ift arkitektur og infrastruktur
Følge opp totale kostnader innenfor IKT
Påse at de ulike aktørene ivaretar tildelte oppgaver
og ansvar (compliance)
Lede IKT Styringsgruppen
Styringsansvar for Bestiller leddet
Kontraktsansvar mot Driftsleverandør
Styringsrollen omfatter den overordnede strategiske IKT-planleggingen, koordineringen og styringen som er nødvendig for
å følge opp IKT-virksomheten i kommunen.
ansvar for å samordne den totale IKT-satsing på et overordnet, strategisk nivå.
ansvar for å utarbeide en koordinert konserndekkende IKT-strategi, og en prioritert
ansvaret for å legge til rette slik at personopplysninger er tilfredsstillende sikret ved behandling i kommunens systemer og i
forhold til eksterne databehandlere.
Skal fungere som retningsgivende og kontrollerende i sin oppgave med å prioritere IKT
aktiviteter på tvers
Bestillerrolle
Systemeier – skal sikre fornøyde brukere
Ansvar og oppgaver








•
•
•
•
•
•
•
Beslutte kjøp, forvaltning og utfasing av
systemløsning
Sikre at løsningen er i samsvar med lover og regler
generelt og personopplysningsloven spesielt
Stille krav til sikkerhetsløsningen som etableres er
på tilfredsstillende nivå
Stille krav til funksjonalitet og kvalitet og følge opp at
dette ivaretas i systemet
Sikre nødvendig opplæring og bruk av systemet
herunder etablere brukerstøtte (superbrukere mv.)
Sikre gevinstrealisering ved innføring og bruk av
systemet
Avtaleforvaltning knyttet til systemet (lisens,
vedlikehold mv.) samt ha ansvar for budsjettmessig
dekning
Eie SLA inn mot driftsleverandør (og brukere?)
Kompetanse
Det er viktig at denne rollen fylles med tilstrekelig
kompetanse relatert til:
• Virksomhetsprosessen(e) som skal understøttes
• Brukerbehov
• Systemløsningen og potensialet for videre bruk
• Relevante lover og regler
• Gevinstrealisering
• Prosjektgjennomføring
En av de viktigste Bestillerrollen i modellen tilligger Systemeiere. Det er helt nødvendig å sikre at Systemeier blir i stand til
å utøve det ansvaret som ligger i rollen på en god nok måte
Profesjonelle bestillere utvikler profesjonelle leverandører.
Systemeiere må selv ha hovedansvar for strategiske aktiviteter som er nært knyttet til verdikjeden.
Systemeier har ansvar for å koordinere og etablere dialog med Brukere, Systemleverandør og driftsleverandør.
Systemeier vil være eier av prosessen som systemløsningen skal understøtte.
Systemeieren vil derfor også ha rolle som operativ behandlingsansvarlig i forhold til personopplysningsloven.
Systemeier har ansvaret for gevinstrealisering
Kritiske suksessfaktorer for systemeier
Utøves gjennom godt systemeierskap
Avklart forvaltningsmodell
Systemeier må selv avklare forholdet mellom egenforvaltning, fellesforvaltning med andre kommunale
aktører eller forvaltning gjennom outsourcing til leverandør(er)
Forvaltningsapparat riktig dimensjonert
Riktig dimensjonering av forvaltningsapparatet er spesielt viktig i forhold til fellessystem og
sektorsystemer/systemer som anvendes på tvers av virksomheter
Prioritering
Motstridende interesser fra brukere må håndteres, avklares og kommuniseres entydig av systemeier
Eskalering
Eskaleringspunkt ved uenighet eller lignende for konsernsystemer er IKT-styringsgruppe. For
fagsystemer skjer eskalering via ordinær linjeorganisasjon
Systemeier må være plassert på ledernivå relatert til prosessen systemet skal
understøttes
Systemeier må være plassert på ledernivå for virksomhetssystemer og på kommunaldirektørnivå for
konsernsystemer
Leverandørrollen
Driftsleverandør
Ansvar
Hovedoppgaver
• Helhetlig driftsansvar i samsvar med SLA
• Inngå avtaler om drift av systemer og
• Helhetlig driftsansvar
• Sikre effektiv, økonomisk og stabil
drift
• Koordinere sentrale driftsoppgaver i
kommunen
•
•
•
•
følge opp SLA krav mot eksterne
driftsleverandører
Applikasjonsdrift, herunder forstå
nødvendige installasjoner, oppgraderinger
og annet endringsarbeid
Innfasing av endringer i drift og
koordinering av dette med systemeierne,
systemleverandører og eksterne
driftsleverandører
Koordinere leveranser fra flere eksterne
leverandører
Kommunikasjon med systemeierne
Rollen må fylles med tilstrekkelig fagkompetanse
Arenaer/møteplasser
Arenaer for å sikre kommunikasjon og styring
• Styringsfora
– IKT-styringsgruppe
– IKT-forum
• Systemrelaterte fora
– Endringsforum per system
– Brukerforum per system
• Forum for kommunikasjon
– IKT-tinget (for alle involvert i IT i kommunen)
IKT-styringsgruppe
Forum for overordnete prinsipielle beslutninger og koordinering
Deltagere
Ledes av: Rådmann
Leder har ansvar for å sikre at forumet til enhver
tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)
Hvem deltar
Rådmennene (eller en som opptrer i dennes
sted).
Agenda
Faste punkter på agenda
Overordnet status IKT
Større/prinsipielle endringsbehov
Store og kritiske prosjekter
Vurdering av kostnadsbilde og risiko
Annet
Møtes månedlig og ved behov
Hovedoppgaver
Samordning og prioritering på tvers av
kommunens fagområder
Klarlegge fokusområder og overordnede
målsetninger for IKT-området generelt
Sikre riktig allokering av ressurser og
kommunikasjon på tvers av kommunen
Være sponsorer, prioritere og følge opp
strategisk viktige prosjekter
Overordnet risikostyring innen IKT-området
Beslutningsmyndighet
I egenskap av Rådmann
Avgjøre prioriteringer mellom større
prosjekter og initiativ
Sikre koordinering mellom kommunene
IKT-forum
Forum for koordinering av IKT
Deltagere
Agenda
Ledes av: Utnevnt leder
Leder har også har ansvar for å sikre at forumet
til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og
formelt)
Hvem deltar
Relevante systemeiere innen sektoren (typisk
eierne av de største og mest kritiske systemene
i den enkelte virksomhet). Evt andre som
Rådmannen utpeker
Faste punkter på agenda
Informasjon fra IKT-styringsgruppe
Felles endringer (eks ved oppgradering av
databaser eller infrastruktur)
Orientering om endringer som kan ha betydning
for andre systemeiere
Annet
Møtes månedlig og ved behov
Hovedoppgaver
?
Beslutningsmyndighet
???
Endringsforum
Forum for å prioritere og beslutte funksjonelle endringer
Deltagere
Agenda
Ledes av: Systemeier
Leder har også har ansvar for å sikre at forumet
til enhver tid har riktig kompetanse og
sammensetning
Hvem deltar
Relevante brukere. På grunn av forumets formål
vil det være et fåtall av nøkkelbrukerne som er
tilstede. Det må være brukere med relevante
fullmakter og kompetanse til å utøve
deltakerrollen.
Faste punkter på agenda
Foreslåtte endringer i neste periode
(endringskalender)
Fremtidige endringsbehov og -ønsker
Møtes jevnlig og ved behov
Hovedoppgaver
Beslutningsmyndighet
Vurdere funksjonelle endringer og behov for
oppgradering
Sikre at vesentlige endringer i systemer eller
infrastruktur ikke kommer i konflikt mht
ressurs/kompetansebruk, at alle relevante aktører er
varslet og at riktige beslutningsgrunnlag ligger til
grunn
Sikre at endringer ikke bryter med
infrastrukturprinsipper
I egenskap av systemeierrollen
Kan stanse og/eller iverksette endringer
Presisering
Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemer
Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer
Brukerforum – etableres per system
Forum for opplæring, brukerbehov og erfaringsutveksling
Deltagere
Agenda
Ledes av: Systemeier
Leder har også har ansvar for å sikre at forumet
til enhver tid har riktig kompetanse og
sammensetning
Hvem deltar
Relevante brukere. Det vil ikke være fast
deltakelse. Brukerforum kan settes sammen i
forhold til sakene som skal belyses.
Ikke fast agenda, men følgende kan være tema
Informasjon om bruk og planlagte endringer
Kommunikasjon om forventninger til brukerne
Tilbakemeldinger fra brukerne om bruk og
endringsønsker/ muligheter for
gevinstrealisering.
Møtes ved behov – systemeier kaller inn
For konsernsystemer bør det gjennomføres faste
møter, eks 2 ganger i året
Hovedoppgaver
Beslutningsmyndighet
Sikre at krav og behov vedrørende funksjonalitet og
opplæring blir samlet inn og koordinert opp på en
strukturert måte.
Kommunikasjon vedrørende utvikling
Diskusjon, erfaringsutveksling og motivasjon
Ikke beslutningsforum
Presisering
Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemer
Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer
IKT-tinget
Forum for kommunikasjon fra ledelse
Deltagere
Agenda
Ledes av: Rådmenn
Hvem deltar
Medlemer i IKT-styringsgruppe
Systemeiere
Virksomhetsledere
Relevante IKT-leverandører
Faste punkter på agenda
Overordnet informasjon om status for IKTarbeidet i kommunen
Planlagte aktiviteter og viktige endringer
Møtes 1-2 ganger i året
Ansvar for å innlede og avslutte tilligger Rådmenn
Hovedoppgaver
Kommunikasjon
Erfaringsutveksling
Spesielle tema
Beslutningsmyndighet
Ikke beslutningsforum
Presisering
IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området.
Kan evt vurdere behov etter hvert.
Risiko
De viktigste risikoelementene
•
Manglende enhetlig rolleforståelse og riktig fag- og beslutningskompetanse til
å fylle rollene
•
Systemeiere for konsernsystemer og tverrfaglige systemer fokuserer for mye
på eget behov fremfor andre brukere
•
Manglende gjennomføringsevne
– ”Nok en oppgave blant mange andre”
– Kapasitet og kompetanse
•
Manglende etablering av samhandlingsarenaer med riktig fag- og
beslutningskompetanse
•
Motstand mot endring
– Endringstretthet på IKT-området
 Kommunikasjon er nøkkelrisiko
– Alle må skjønne den nye organiseringen og konsekvenser av denne
– Viktig at modellen forankres i relevante lederfora og i forhold til de
tillitsvalgte
Spørsmål….?