Transcript 2.PREDAVANJE

2.PREDAVANJE
ORGANIZACIJA KAO PRAKTIČNA
DISCIPLINA
Značenje organizacije
- značenje organizacije nije ograničeno samo na gospodarsku
djelatnost, već na cjelokupnu čovjekovu radnu aktivnost.
- organizacija omogućuje realizaciju najsloženijih zadaća.
- ona proširuje opseg čovjekove individualne snage jer od nje
stvara društvenu snagu.
- značenje organizacije proizlazi i iz prirode čovjeka kao
društvenog bića.
- organizacija je potrebna svuda, uvijek i svima.
- organizacija ima i negativnu stranu, ako je silom nametnuta
čovjeku.
- organizacija započinje sa pojavom čovjeka.
- čovjek ne može bez organizacije.
- čovjek je bio uvijek upućen na organizaciju.
Značenje organizacije nije ograničeno samo na čovjekovu
privrednu djelatnost, nego i na njegovu cjelokupnu radnu i
životnu aktivnost.
Organizacija omogućava realiziranje mnogih ciljeva koje čovjek
ne bi mogao realizirati sam. Organizacija pomaže da se ciljevi kao
takvi ostvare brže, ekonomičnije, kvalitetnije i racionalnije.
Organizacija omogućava realizaciju najsloženijih zadataka,
proširuje opseg čovjekove individualne snage, stvarajući tako
društvenu snagu. Ona ubrzava proces ostvarivanja zadataka,
skraćuje vrijeme potrebno za njegovo izvršenje, te smanjuje
radne i materijalne utroške potrebne za ostvarivanje istog
rezultata.
Organizacija međutim ima i svoju negativnu stranu. Ona u
određenoj mjeri sputava čovjeka, te ga dovodi u podređeni položaj
jer mu ponekad nameće zadatke koji nisu u skladu sa njegovim
fizičkim i psihičkim sposobnostima, ili se protive njegovu poimanju
rada.
Preuska specijalizacija radnog područja jednostrano opterećuje
ljudski organizam, oštećuje ga fizički i umno.
U takvim i sličnim organizacijama čovjek se često mora sputavati u
izricanju svojih stavova, jer oni nisu u suglasnosti sa pravilima
organizacije, odnosno stavovima i interesima većine u organizaciji.
Organizacijski ciljevi
Svrha – razlog za nešto što može postati dokučivo određivanjem i
postizanjem ciljeva, ono čemu se teži, što se želi postići.
Cilj – svaki cilj mora proizlaziti iz neke svrhe.
Magyar kod proučavanja ciljeva govori o njima kao o:
- o unaprijed stvorenoj predodžbi (zamisli) o stanju kojem treba
težiti,
- o namjeri i volji da se pokrenu akcije,
- o duhovno spoznatoj i prihvaćenoj vrijednosti objekta
postavljenog ciljem,
- o nagovještaju smjera kojim treba ići, te o podacima o stanju koje
želimo postići, ili o već prijeđenom putu.
Prema Magyaru hijerarhija ciljeva izgleda na slijedeći način:
1. Vrhovni ciljevi čine vrh piramide i podređeni su svrsi. Možemo ih
i definirati kao temeljne političke ciljeve poduzeća.
2. Glavni ciljevi su vrlo važni ciljevi i obuhvaćaju niz
podređenih ciljeva.
3. Međuciljevi sadrže tri cilja, gornji donji, pa su na taj način
zaista međuciljevi.
4. Pojedini dijelovi cilja – etapni ciljevi.
Ciljevi sustava
- nijedan sustav bez cilja nije pravi sustav. Postojanje cilja,
odnosno ciljeva jedno je od temeljnih obilježja svakog sustava.
Osnovni ciljevi svakog sustava su:
1. Kontinuitet funkcioniranja sustava u svrhu osiguranja
opstanka.
2. Povećanje djelotvornosti funkcioniranja u svrhu olakšanja
opstanka.
3. Kontinuitet povećanja djelotvornosti i funkcioniranja u
svrhu progresa.
Ciljevi organizacije rada
- usko su povezani sa ciljevima poduzeća.
Mogu biti:
1. Opći – povećanje proizvodnosti rada i opće povećanje djelotvornosti
poslovanja poduzeća usklađivanjem svih čimbenika proizvodnje.
2. Posebni – predstavljaju efikasno rješavanje pojedinih organizacijskih
problema.
3. Jednostavni
4. Složeni
5. Trajni
6. Privremeni
Pravilno definirani ciljevi
- jasni,
- ostvarivi,
- pravilno odabrani.
Ciljevi organizacije rada su u najužoj vezi s ciljevima poduzeća.
Optimalna organizacija rada je ona koja osigurava ostvarivanje ciljeva
poduzeća: ekonomičnost i rentabilnost.
Ciljevi gospodarske organizacije (trgovačkog društva,
poduzeća)
- maksimiziranje profita,
- maksimiziranje prodaje (realizacije, cjelokupnog prihoda),
- postizanje zadovoljavajuće razine profita,
- postizanje željenog ciljnog tržišnog udjela,
- preživljavanje firme,
- očuvanje fluktuacije radnika,
- stabilnost zarada,
- zadovoljstvo zaposlenih.
U svezi utvrđivanja ciljeva oni ovdje moraju utvrditi
slijedeće:
- definirati početnu točku, ili postojeće stanje,
- utvrditi konačnu točku,
- naznačiti vrijeme u kojem se konačna točka želi dohvatiti.
Načela (principi) organizacije i organizacije rada
- Organizaciju karakterizira to što nikada ne postavlja načela
(promjene).
- Međutim organizacija treba upravljati određenim općim
načelima.
- Načela se ne smiju u praktičnom radu šablonski i nekritički
primijeniti.
Organizator se u svom radu treba pridržavati određenih
organizacijskih načela, kod njene izgradnje, održavanja i
razvoja. Pridržavajući se takvih načela lakše se postiže cilj i
određene prednosti.
Načela organizacije su zapravo temelji na kojima ona počiva.
Među najpoznatija teorijska načela organizacije rada
uvrštavamo:
- Načelo evidencije (smatrati točnim ono što se može
dokazati).
- Načelo analize (rasčlaniti problem na sastavne dijelove i
proučiti svaki detaljno).
- Načelo sinteze (analizirane elemente postepeno povezivati u
šire cjeline vodeći računa o ovisnostima koje među njima
postoje sve dok se ne obuhvati i riješi čita problem).
- Načelo kontrole (donijeti zaključak tek nakon detaljnog
provjeravanja usvojenih pretpostavki).
1.
2.
3.
4.
5.
Praktična ili opća načela (principi) organizacije:
Načelo uklanjanja štetnih razmaka i hodova (tehnološki proces se
treba odvijati neprekidno, između pojedinih operacija niti vremenski
niti prostorno ne smije biti praznih hodova).
Načelo predviđanja (unaprijed je potrebno utvrditi sve faktore koji
bi u budućnosti mogli utjecati na tok poslovnog procesa u poduzeću.
Također je potrebno predvidjeti i sve faktore koji su u vezi sa
poslovnim procesom).
Načelo pripremanja (u uskoj je vezi sa načelom predviđanja. Odnosi
se na pripremu tehničkih i drugih predradnji u svezi sa faktorima
proizvodnje – mjere sigurnosti, istraživanje tržišta, pripremanje
dokumentacije i rokova, osposobljavanje radnika za posao…).
Uspješna priprema predstavlja pripremu koja je obavljena na
vrijeme.
Načelo ujednačavanja (poslovni proces bi u svim svojim dijelovima
trebao biti sastavljen od što ujednačenijih elemenata).
Načelo spajanja jednakih elemenata ili jednakih procesa
(podrazumijeva spajanje dva, ili više jednakih elemenata, ili procesa
prostorno i vremenski. Primjenom ovog načela olakšava se primjena
automatizacije i mehanizacije u svrhu povećanja proizvodnosti,
ekonomičnosti i rentabilnosti).
Prema Sikavici i Novaku najvažnija načela organizacije su:
1. Načelo podjele rada i specijalizacije – kako bi poslovna
organizacija poslovala efikasnije i racionalnije mora svoj
zadatak rasčlaniti sve do elementarnih dijelova – radnih
mjesta. Provođenje smišljene podjele rada donosi višestruke
učinke: povećava se radni učinak pojedinaca, ili skupina
radnika, organizacijskih dijelova, realnije se mogu planirati i
pratiti rezultati njihova rada i sl.
2. Načelo povezivanja činitelja proizvodnje – predstavlja sve
radnje, njihovo međusobno usklađivanje, te usklađivanje svih
činitelja unutar svake radnje pojedinačno.
3. Načelo koordinacije – njime se uspostavljaju određene veze
i odnosi između i unutar činitelja poduzeća. Kako bi se zadaci
uspješno izvršavali potrebno je koordinirati rad svih
elemenata koji su angažirani u realizaciji zadataka.
Koordinacijsku ulogu preuzimaju uglavnom rukovoditelji.
4. Načelo dobrovoljnog uključivanja u organizaciju – u oblikovanju
organizacije, naravno u skladu sa uvjetima i mogućnostima, trebalo
bi osmisliti takva rješenja koja osiguravaju što viši stupanj
dobrovoljnog uključivanja jer se tada postiže najviši stupanj
međusobnog djelovanja poduzeća i interesa zaposlenih.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Suvremena organizacija rada temelji se na spoznajama o društveno
ekonomskim pojavama koje se obično koriste u provedbi
organizacije. Te spoznaje neki autori nazivaju osnovama
organizacije.
U osnove organizacije ubrajaju se:
Podjela rada
Specijalizacija
Kooperacija
Tipizacija
Normizacija (standardizacija)
Mehanizacija
g) Automatizacija
h) Centralizacija i decentralizacija
i) Autoritet
j) Odgovornost
k) Disciplina
Kooperacija – viši stupanj organizacije, postiže se ekonomičnije
korištenje sredstava za rad, poboljšana kvaliteta proizvoda, viša
proizvodnost, ekonomičnost i rentabilnost, povećan obujam
proizvodnje, specijalizacija, normizacija, ušteda u investicijama.
Tipizacija – putem tipizacije se proizvodnja ograničava na
određeni broj reprezentanata. Takvi reprezentanti svojim
svojstvima zadovoljavaju određeni raspon, ili područje potreba.
Tipizacija počiva na sličnosti proizvoda za uporabu, a u biti
predstavlja redukciju prevelike raznolikosti među proizvodima od
kojih nema koristi. Za uspješno i neprestano provođenje tipizacije
nužna je dobra tehnička dokumentacija.
Normizacija (standardizacija) - STANDARD (engl.uzorak) je
javnosti dostupan dokument nastao na osnovu suglasnosti
(koncenzusa) svih zainteresiranih, a sadrži rezultate postupka
standardizacije. Standard (norma) je rezultat standardizacije
(normizacije) u nekom području, a mora biti priznat od neke
priznate organizacije.
Mehanizacija – predstavlja zamjenu čovjekova rada (mišićima)
strojevima.
Stupnjevi mehanizacije su:
- mala mehanizacija (zamjena ručnih operacija jednostavnim
sredstvima za rad),
- djelomična mehanizacija (mehanizira se jedan dio procesa
rada, a drugi se obavlja i dalje ručno),
- kompleksna mehanizacija (podrazumijeva mehanizaciju svih
operacija).
Ciljevi i posljedice mehanizacije:
- oslobađanje čovjeka od teškoga fizičkoga rada,
- oslobađanje čovjeka od rada štetnoga po zdravlje,
- povećanje proizvodnosti rada,
- poboljšanje kvalitete proizvoda.
Automatizacija i robotizacija – viša faza mehanizacije, a sastoji se u
uvođenju sustava automatskih strojeva i uređaja, odnosno robota.
Oni na čovjekovu inicijativu, i samo pod njegovom kontrolom, ili čak
samostalno, obavljaju niz unaprijed pripremljenih procesa i
samostalno reguliraju i kontroliraju procese i operacije.
U suvremenoj automatizaciji naročitu ulogu ima razvoj elektronike.
Za široku primjenu automatizacije potrebno je ispuniti čitav niz
tehničkih, tehnoloških, organizacijskih i ekonomskih uvjeta:
stabilnost procesa proizvodnje, široko tržište, visok stupanj razvoja
proizvodnih snaga, velika financijska sredstva, specijalizacija i
simplifikacija.
U okviru automatizacije razlikujemo 2 stupnja:
a) djelomična automatizacija (pojedine su operacije
automatizirane, a ostale su operacije na razini mehaniziranog,
ili ručnog rada),
b) kompleksna automatizacija (sve operacije su
automatizirane)
Centralizacija i decentralizacija – centralizacija predstavlja
usredotočenje poslova na nekom središnjem mjestu
(odlučivanje, upravljanje, reguliranje). Centralizirati se može
svaka poslovna funkcija.
Decentralizaciju je potrebno promatrati kao prenošenje
formalnih prava na odlučivanje i poslovođenje sa viših na niže
organizacijske razine, ali isto tako i odgovornosti.
Decentralizaciju ne treba shvatiti kao cilj organizacije, već kao
način da se bolje i uspješnije ostvare postavljeni ciljevi.
Autoritet – osobe koje su pri vrhu organizacijske piramide
imaju više autoriteta od onih osoba koje su u sredini, ili pri
dnu organizacijske piramide. Autoritet u organizacijskom
smislu podrazumijeva ovlaštenje zahtijevanja obavljanja
određenih pojedinačnih zadataka koji su nužni za ostvarenje
cjelokupnog zadatka.
Autoritet može biti:
Linijski - odnos u organizaciji u kojem nadređeni direktno
nadgleda podređenog - ”lanac zapovijedanja” ili “skalarni
lanac”.
Štabni - imaju štabni organi u štabno - linijskoj strukturi
rukovođenja - štabni organi daju preporuke i sugestije
linijskom rukovodstvu.
Funkcionalni - autoritet koji linijsko rukovodstvo prenosi na
štab na nekim područjima djelatnosti, npr. kontrola u
organizaciji.
Autoritet managera može biti:
- osobni (stvara se izražavanjem značajki osobe kao takve – fizičke
značajke, inteligencija, moral…).
- stručni (opće obrazovanje, stručno obrazovanje, iskustvo…).
- položajni (stječe se i gubi položajem, privremen je i relativan).
Odgovornost – odgovornost je obveza pojedinca, člana organizacije
za izvršenje određenog zadatka.
“Odgovornost je osjećanje poštovanja posljedica”.
Decentralizacija rukovođenja je u najužoj svezi s delegiranjem
autoriteta i odgovornosti.
U procesu delegiranja mogu se javiti i određene poteškoće:
- zapreke koje se odnose na nadređene (nadređeni misle da svaki
posao mogu odraditi bolje od drugih; pomanjkanje komunikacije
između nadređenih i podređenih; pomanjkanje povjerenja u
suradnike i sl.).
- zapreke koje se odnose na podređene (strah od pogreške;
pomanjkanje samopouzdanja; nemotiviranost i sl.).
- zapreke koje se odnose na organizaciju (nespremnost delegiranja
poslova od strane managera.).
Otklanjanje zapreka u delegiranju može se riješiti:
- razvijanjem komunikacija između nadređenih i podređenih,
- načelom komunikacije - razviti ravnotežu između količine
autoriteta i odgovornosti,
- razvijanjem poticaja za dodatnu odgovornost.
Odgovornost najčešće obuhvaća: odgovornost za pravilno
obavljanje posla, odgovornost za sredstva za rad i pojedincu
povjerene vrijednosti, odgovornost za proces rada i sigurnost
drugih, odgovornost za obavljanje službe od općeg značenja.
Prema prirodi sankcija koje se protiv pojedinca mogu
poduzimati razlikuju se sljedeće vrste i oblici odgovornosti:
- Materijalna,
- Disciplinska,
- Moralna,
- Kaznena,
- Administrativna.
Disciplina – uvjet za normalan život i upravljanje organizacijom.
Razlikujemo sljedeće discipline:
- Planska disciplina (izražava se u obavljanju planom predviđenih
zadataka, postizanju planiranih učinaka, održavanju planom
predviđenih rokova i količina i sl. Planska disciplina je potrebnija
ako je poduzeće složenije, te se radi na višoj tehnološkoj razini).
- Tehnološka disciplina (podrazumijeva održavanje tehnološkog
procesa u onom planu u kojem je on koncipiran, projektiran i
postavljen – pridržavanje tehnoloških propisa, upute o
redoslijedu i broju operacija, propisi o održavanju optmalnih
režima rada i sl.).
- Organizacijska disciplina (sastoji se u održavanju postojeće
organizacije poduzeća, pridržavanje određene organizacijske
strukture, puteva komuniciranja, uporabe i korištenja propisanih
organizacijskih sredstava).
- Radna disciplina (sinteza svih oblika discipline, sastoji se u
svjesnom i savjesnom ispunjavanju svih radnih dužnosti –
dolazak redovito na posao, pristupanje poslu pažnjom dobrog
gospodarstvenika i sl.).
Vrste organiziranja
Pod vrstama organiziranja razumijevaju se različiti pristupi u
organiziranju.
Organiziranje se može obaviti na različite načine, u različitim
područjima i kroz različito vrijeme.
a)
b)
c)
d)
e)
Najznačajnije vrste organiziranja:
Prema opsegu - potpuno i djelomično.
Prema načinu na koji se provodi - individualno i shematsko.
Prema koncepciji rukovođenja i upravljanja - centralizirano i
decentralizirano.
Prema trajanju rada u organizaciji - jednokratno i postupno.
S obzirom na postojanje organizacije - organizacija i
reorganizacija.
U praksi je moguće istovremeno kombiniranje upotrebe više organizacija.
Vrste organiziranja prema opsegu:
1. Potpuno - ona organizacija koja se odnosi na cjelokupno
poslovanje, upotrebljava se u poduzećima koja se nalaze u
osnivanju kada treba potpuno izgraditi organizaciju, ili kod
onih poduzeća koja provode veliku rekonstrukciju i
modernizaciju. Za potpunu organizaciju je bitno da proces
izgradnje ide od ukupne organizacije i usklađivanja
pojedinačnih elemenata sa ukupnom organizacijom, a ne da
ide od pojedinih organizacijskih dijelova.
2. Djelomično – susreće se u onim poduzećima koja provode
manje organizacijske promjene, promjene na ograničenom
području. Kod takve organizacije nije potrebno mijenjati i
kritički istraživati cijelu organizaciju. Ovdje se zapravo radi o
manjim promjenama, međutim ipak im je potrebno pažljivo
prilaziti kako se ne bi stvorili noi dodatni problemi.
Vrste organiziranja prema načinu na koji se provode:
1. Individualno (specifično) organiziranje – organizacijski
problemima pristupa na individualan način. Uspjeh ove
organizacije biti će potpun ako bude držala korak sa razvojem,
te ako bude usvajala samo one promjene koje vode
poboljšanjima.
2. Shematsko organiziranje – organizacijske promjene i
organizacijski zahvati se vrše prema unaprijed utvrđenim
shemama. Na taj način se eliminiraju subjektivni utjecaji
pojedinaca makar to bili rukovodeći ljudi. Ovakva vrsta
organizacije upotrebljava se obično u poduzećima koja žele da
svi njegovi pogoni i dijelovi rade prema istim načelima (obično
u divizijskim strukturama). Ovakva vrsta organizacije uglavnom
se upotrebljava kod tehničkih servisa.
Vrste organiziranja prema koncepciji rukovođenja:
1. Centralizacija – označava takvu vrstu organizacije kojom se
rukovođenje i upravljanje nekim poslom, ili čitavim
poduzećem usredotočuje na vrhu hijerarhijske organizacijske
strukture. Svako mjesto na takvoj ljestvici ima točno utvrđene
zadatke, a niža su mjesta podređena višim.
2. Decentralizacija – upravljanje i rukovođenje se prenosi sa
centralnih naniže organe. Niži organi imaju veću, ili manju
samostalnost.
U suvremenom svijetu praktički nema poduzeća za koje bi se
moglo tvrditi kako je dosljedno u potpunosti centralizirano, ili
decentralizirano.
Vrste organiziranja prema trajanju rada u organizaciji:
Jednokratna organizacija – susreće se obično prilikom rješavanja
pojedinih organizacijskih problema, ili funkcija. Ona rješava
probleme na ograničenom području u relativno kratkom roku.
Jednokratna organizacija donosi koristi samo ako je u skladu sa
dugoročnim planom razvoja poduzeća.
Postupna organizacija – upotrebljava se u pravilu kod većih
organizacijskih zahvata. Ovakva organizacija zapravo pretpostavlja
provođenje dugoročnih organizacijskih promjena prema unaprijed
utvrđenoj koncepciji koja se realizira većim brojem sinhroniziranih
jednokratnih organizacijskih postupaka.
Jednokratna i postupna organizacija vrlo su slične djelomičnoj i
potpunoj organizaciji. Djelomična organizacija se provodi
jednokratno, dok se potpuna organizacija provodi postupno.
Djelomična i potpuna organizacija se odnose na prostornu
obuhvatnost, a jednokratna i postupna na vremensku obuhvatnost.
Vrste organiziranja s obzirom na postojanje organizacije:
- jedina razlika između organizacije i reorganizacije je u tome
što se reorganizacija odnosi na postojeće poduzeće, a
organizacija na novoosnovano poduzeće.
Vrste organizacija
Organizacije prema intenzitetu strukturiranja:
Formalna organizacija - organizacija koja je propisana i
službeno utvrđena, a nalazi se zapisana u organizacijskim
sredstvima poduzeća. To je organizacija koja postoji “na
papiru”. Ovdje su precizno razgraničene funkcije, utvrđena
prava, koordinacija i kontrola. Ona predstavlja objektivnu,
stvarnu organizacijsku strukturu.
Neformalna organizacija – sastoji se od većeg, ili manjeg broja
neformalnih grupa. Ona zapravo predstavlja sustav osobnih i
društvenih odnosa koji se razvijaju između ljudi unutar
formalne strukture. Neformalne grupe počivaju na
zajedničkim vrijednostima, normama, ponašanjima i
metodama djelovanja.
Organizacije prema odnosu pojedinca i organizacije (u
odnosu na emotivnu svrstanost pojedinca):
Primarne – podrazumijevaju potpunu emotivnu uključenost
pojedinca u organizaciju.
Sekundarne – podrazumijevaju intelektualnu, racionalnu, ili
ugovornu uključenost pojedinca u organizaciju.
Organizacije u odnosu na ciljeve osnivanja:
Uslužne organizacije - dobrotvorne organizacije, javne škole,
parkovi, ZOO vrtovi, auto ceste.
Ekonomske (gospodarske) – poduzeća.
Vjerske organizacije - crkve, sekte.
Zaštitne organizacije - vojska, vatrogasci.
Vladine organizacije - sud,država,lokalna uprava.
Društvene organizacije - udruženja, klubovi.
Jedna od čestih podjela organizacija u odnosu na ciljeve
osnivanja je na profitne i neprofitne.
Profitna organizacija je organizacija čiji je primarni cilj
postizanje profita.
Neprofitna organizacija je ona čiji cilj nije profit, nego nešto
drugo.
Neprofitne se organizacije u odnosu na profitne razlikuju u
slijedećem:
- ne postoje mjerila uspješnosti izražena profitom,
- porezi su diferencirani (različito se oporezuje profitna i
neprofitna organizacija),
- postoji tendencija ka uslužnim djelatnostima,
- u poslovnoj politici ograničeni su ciljevi i strategije,
- postoji ovisnost o novčanoj potpori,
- dominiraju volonteri,
- u metodama, sustavima i razinama upravljanja,
- u većoj razini političkog utjecaja,
- nemaju odgovarajuću (primjerenu) menadžersku kontrolu.