Transcript LOS ORGANIGRAMAS - Rescate Estudiantil

Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas
UNIDAD II
ORGANIGRAMAS
COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Apuntes de Administración II,
realizado con fines didácticos.
1
Concepto
Organigrama es la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la componen.
Objeto
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en
forma gráfica y objetiva la composición de una
organización.
2
Utilidad
Proporciona una imagen formal de la
organización.
 Facilita
el
conocimiento
de
una
organización, así como de sus relaciones de
jerarquía.
 Representa un elemento técnico valioso
para el análisis organizacional.
 Constituye una fuente autorizada de
consulta

3
Requisitos Fundamentales

Precisión: en los organigramas, las unidades
administrativas y sus interrelaciones deben
definirse con exactitud.

Sencillez: debe ser muy simple, para que se
comprenda fácilmente.
4

Uniformidad: para facilitar su interpretación
conviene homogenizar las líneas y figuras
que se utilicen en su diseño

Presentación: en su preparación deben
considerarse criterios técnicos y de servicio,
en función de su objetivo.

Vigencia: debe mantenerse actualizado
(nombre de quien lo preparó y fecha de
autorización o actualización)
5
Clasificación de organigramas
Por su naturaleza:

MICROADMINISTRATIVOS:

MACROADMINISTRATIVOS:
una sola organización
involucran a más de
una organización
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Por su ámbito
 Generales: representan únicamente a los
órganos principales de la institución y sus
relaciones básicas.
 Específicos: se refieren únicamente a una
dependencia o unidad administrativa en
concreto .
7
Organigrama General
GERENCIA
AREA
AREA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
8
Organigrama Especifico
DIRECCION DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO
REC. HUMANOS
SECCION
SECCION
DEPARTAMENTO
PRODUCCION
SECCION
SECCION
9
Por su contenido
 INTEGRALES: representación gráfica de
todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.
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Organigrama Integral o Estructural
GERENCIA
AREA
AREA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
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 FUNCIONALES Y DE FUNCIONES:
incluyen las principales funciones, además
de las unidades y sus interrelaciones.
Es de utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organización en forma
general.
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Organigrama Funcional y de
Funciones
Dirección general
1. Cumplir los acuerdos de la
junta administrativa
2. Coordinar a las direcciones
Dirección técnica
1. Evaluar y controlar la aplicación
y desarrollo de los programas
2. Formular el programa anual
Dirección financiera
1. Obtener los resultados necesa.
2. Formular el programa anual de
financiamiento
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 DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O
NOMINAL: indican para cada unidad
administrativa los puestos y el número de
plazas existentes o necesarias. También
pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.
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Organigrama de Puestos, Plazas y
Unidades o Nominal
Dirección general
Director
Auxiliar
Secretarias
Dirección técnica
Director
Analistas
Secretarias
5
1
2
2
5
1
2
2
4
1
1
2
4
1
1
2
Dirección financiera
Director
Auxiliares
Secretarias
5
1
2
2
7
1
4
2
15
Por su presentación
 VERTICALES: presentan las unidades de arriba
hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está
colocado en la parte superior, desagregando los
diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada, y las relaciones entre las unidades se
representan por líneas verticales.
Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual se recomienda su uso
en los manuales de organización.
16
Organigrama Vertical
GERENCIA
AREA
AREA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
17
 HORIZONTALES: despliegan las unidades
de izquierda a derecha y colocan el órgano
superior en el extremo izquierdo, los niveles
jerárquicos se ubican en las columnas y las
relaciones entre las unidades se representan
por líneas horizontales.
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Organigrama Horizontal
Gerencia de
Producción
Gerencia
General
Gerencia
Financiera
Gerencia de
Ventas
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 MIXTOS:
esta
presentación
utiliza
combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda su utilización
en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades administrativas.
20
Diseño de organigramas
1. FIGURAS:
los
elementos
gráficos
esenciales para la elaboración de
organigramas son las figuras (comúnmente
rectángulos) para presentar las unidades
administrativas y las líneas de conexión
para expresar los grados de autoridad y
responsabilidad, así como la clase de
relación entre los órganos de la institución.
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2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un
solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la
misma.
3. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de
un organigrama deben tener dimensiones
semejantes
4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe
tener presente el nivel jerárquico que ocupa la
unidad dentro de la organización y es importante
tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que
se desea elaborar
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LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de
relaciones que se dan entre las unidades administrativas
1) RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la
responsabilidad se transmite mediante una sola línea.
2) RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de
mando especializado. Se representa por medio de líneas
cortas de trazo fino discontinuo
3) RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diferentes
unidades de la organización. Se representa por medio de
líneas largas de trazo descontinuó
4) RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que
brindan información técnica o conocimientos especializados
a unidades de línea.
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Líneas de autoridad
 INTERNA: es la que proporcionan las unidades
asesoras, que forman parte de la estructura
organizacional, a los órganos de línea. (están
conformadas con recursos de la empresa).
Se representan por medio de líneas continuas de
trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea
de mando de la unidad a la cual se adscriben.
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 EXTERNA: es la que suministran unidades
asesoras a los órganos de línea, que aunque
forman parte del gráfico de la organización,
desempeñan sus funciones en forma independiente
de ésta.
Su colocación en el organigrama se hace a través
de líneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la línea de mando de la
unidad de la cual dependen jerárquicamente.
25
Recomendaciones
para las líneas de conexión
 Utilizar un trazo más grueso para las líneas que




interconectan las figuras rectangulares, que el que se
utiliza para trazar las figuras
Las líneas de conexión no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio
de autoridad-responsabilidad.
Todas las unidades que dependen de un superior
deben quedar vinculadas a él por una sola línea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados
Mantener el mismo grosor de las líneas de
interconexión en todo el organigrama.
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Procedimiento para elaborar o actualizar
organigramas
1. AUTORIZACIÓN
PARA
REALIZAR
EL
ESTUDIO:
debe emanar del titular de la
organización apoyado por los niveles de decisión,
en especial por el responsable del órgano
administrativo.
2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO:
personal compenetrado en la materia.
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3. DETERMINACION DEL PROGRAMA
DE
TRABAJO:
planeación
de
actividades plasmada en un documento
(gráfica de Gantt)
4. CAPTACION DE INFORMACION:
entrevistas con los empleados, revisar
archivos y documentos
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5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA
INFORMACION: ordenarse en carpetas, y
utilizar equipos de computo.
6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar
los datos obtenidos con el fin de detectar
contradicciones o duplicidad de funciones.
7. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración
del documento con las
estructuras específicas.
opciones
de
29
ALTO
No lo olvides:
“La mejor forma de aprender es
poner en practica los
conocimientos adquiridos”
¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!
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