Transcript 經費動支及核銷應行注意事項

經費動支及
核銷應行注意事項
會計室
100.11.28.
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經費動支原則
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•
•
各項經費應先查明有無預算，且與預算所
定用途及預算科目定義相符，並於事前依
規定程序簽准後方得據以辦理。
各項經費應本撙節原則辦理，單據之核銷
請切實依照「支出憑證處理要點」辦理，
並本誠信原則對所提出之憑證真實性負責，
如有不實應負相關責任。
補助款、代辦事項應專款專用，非經原委
託機關同意，不得移作它用。
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經費動支程序
• 確定經費來源→事先申請(簽案或請購單)→
會簽相關權責單位→校長或授權代簽人核
准。
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申請動支
• 請購單：一般財物採購(修)作業之經費動支。
(1)申請單位填寫請購單時應註明品名、 數量、
預計金額、用途說明(請摘要說明購置事由
勿以「公務用」籠統帶過) 及並註明經費來
源及動支科目，交總務處辦理詢價經會計
室審核(10000元以下免會) 、校長核准後方
可辦理採購。
(2)校外活動需付現之小額採購由各處室自行
採購核銷。
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申請動支
• 簽案：規模較為複雜及龐大之財物採購(修)
及工程與其他非財物之經費動支案件，則
請以簽案妥為清楚敘明擬辦理事項、經費
支用等之依據或相關法規及需用經費、事
由等辦理動支。
(1)動支簽案時，請附原核准文件或簽呈，以
利會計室審核。
(2)經費動支請務必註明經費來源。倘動支他
單位預算，應請加會該單位會簽後，方得
辦理。
(3)經會計室審核及校長核准之案件，不得任
意調整金額。
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各項經費支用之重要注意事項
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財物請購(修繕)
• 各項營繕工程暨財物採購(修繕)案件，凡能一次
辦理者，不得規避採購法，化整為零分批辦理，
違者其責任自負。
• 有關台灣銀行集中採購項目（個人電腦/筆記型電
腦/伺服器/掃描器/燒錄器/印表機/數位相機/傳真機
/影印機/投影機/電視機/冷氣機/電冰箱/飲水機/辦
公設備/軟體），請確實依共同供應契約辦理。
• 各類文具用品總務處若有供應者，應以領用為原
則，各單位不得自行購買。
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財物請購(修繕)
•婚、喪、喜、慶餽贈禮金、花籃、花圈、盆
景等公共關係費用，不得報支業務費。
•財物分類以總務處財管人員之判定為準，簽
案及請購單請務必加會財管人員。財物分類
標準：
財產：金額10,000元以上者，且使用年限在
2年以上之設備及圖書。
物品：金額未達10,000元者，或耐用年限未
達2年之消耗或非消耗用品。
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國內出差旅費
• 因公出差應填寫出差請示單，並應於事先
陳經核准，出差事竣後，應於15日內填具
差旅費報告表，檢附有關單據辦理結報。
• 搭乘飛機及高鐵者，應事先經校長核准，
並應檢據(票根) 核實列支。
• 凡公民營汽車能到達之地區，不得報支計
程車費。(若因急要公務或特殊情況需搭計
程車者，需經校長核准) 。
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國內出差旅費
•
•
國內旅費分為交通費、住宿費及膳雜費，
按新北市政府各機關員工國內出差旅費支
給要點規定報支 。惟礙於本校經費限制，
膳雜費部分不得報支。
自行駕車者，其交通費得按同路段公民客
運汽車最高等級之票報支，但不得另行報
支油料、通行、停車等費用。
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舉辦活動及會議
• 非經常性的活動（如畢業典禮、校慶、研習營
等），辦理處室應提出計畫書（含經費概算表
表），敘明經費來源，會簽相關權責單位，經校
長核定後方能實施。
• 實際執行時仍需依動支程序填寫請購單辦理採購
事宜。
• 各單位舉辦活動所投保之意外險，其中學生投保
支出由該活動經費項下支應；至教職員工依「公
教員工因公傷殘死亡慰問金發給辦法」第三條、
第七條規定，不再重複投保。
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舉辦活動及會議
• 會議中非必要時不得提供點心或水果，倘
有外賓與會或上級督導等， 且會議已逾誤
餐時間者，方得提供便當為原則。
• 餐費點心便當其報支標準每人每餐以80元
為上限（含飲料）。
• 會議超過用餐時間始得提供餐盒，請購單
請加註用餐日期、時間、會議名稱及地點，
或檢陳開會通知單或簽呈。
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各項酬勞支給
• 有關支給本校教職員各項待遇、給與、兼
職酬金、鐘點費、出席費等有關之簽呈與
清冊，請先敬會人事室核辦。
• 出差及加班均應事先陳經核准後辦理，加
班費請領清冊教職員部分需會人事室、技
工友部分需會事務組，簡任以上人員並支
領主管加給者均不另支加班費。
• 鐘點費之領據或印領清冊請註明日期、支
給標準、服務單位，並檢附課程表或請示
單。
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各項酬勞支給
• 各機關學校與業務有關之重要文件或資料，
需委由本機關以外人員或機構撰述、翻譯
或編審，經機關首長或其授權人核准者，
得依「各機關學校出席費及稿費支給規定」
第11點規定標準支領稿費。經核定交本機
關學校人員撰述、翻譯或編審者，不得支
給稿費。
• 本市各單位、各公所之人員擔任評選委員
均不支給出席費。
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補助及委辦計畫
• 補助經費應確實依據核定計畫及經費概算
表內容執行。
• 教育部補助及委辦計畫請依教育部補助及
委辦經費核撥結報作業要點規定辦理。
• 其他補助及委辦計畫依各補助委辦單位規
定辦理。
• 原始憑證（統一發票、收據…..）之日期，
須在計畫執行期限內。
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經費核銷
核銷程序
• 取得收據、發票或相關書據。
• 整理憑證(將收據發票等粘貼於支出憑證粘存單)
及相關書據。
• 會簽相關權責單位。
• 校長或授權代簽人核准。
• 付款(預算內經費10000元以下由出納組以零用
金支付、10000元以上由會計室編製付款憑單支
付款項；代辦經費由會計室編製支出傳票出納
組付款) 。
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經費核銷
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各單位承辦人員應本崇法務實之態度及
誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所
提出之支出憑證之支付事實真實性負責，
如有不實應負相關責任。
支付款項應取得證明支付事實所取得之
收據、發票或相關書據。
請將公務用品及私人用品之採購發票、
收據分別開立，避免核銷時衍生審核之
困擾。
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取得各項單據注意事項
發票、收據應記載事項
• 營業人(受領人)名稱、地址、營利事業統一編號。
• 開立日期及買受人：買受人請填本校全銜「新北市立雙溪
高中」或本校統一編號(39306401)。
• 品名、規格、數量、單價及總價：應核實填寫，勿以「一
批」或「一式」統括。
• 取得收據應請店家加蓋有免用統一發票專用章及負責人之
印章，其出據商號及負責人之印章須明晰，並書明地址。
如係直接生產者或提供勞務者個人收據，須註明身份證統
一編號及地址。
• 憑證之總數應用大寫數字書寫，但採機器作業或國外憑證
無法用大寫數字表示者，不在此限。總數如有改正(不得塗
改、挖補、擦刮或用藥水塗滅)，並請廠商加章負責。
• 郵費應檢附購買票品證明單，並填列本校全銜「新北市立
雙溪高中」或本校統一編號。
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取得各項單據注意事項
收銀機發票
• 收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列貨品代
號者，應由經手人加註貨品名稱，並簽名，如其
他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免
加註。
• 取得收銀機統一發票時，免填載「新北市立雙溪
高中」之抬頭，惟應請廠商輸入本校統一編號
(39306401)；缺漏者須由店家加註並蓋統一發票
專用章。但如屬輸入錯誤，則應依「統一發票使
用辦法」第24條規定退請廠商另行開立。
• 收銀機發票列有賣方公司名稱、統一編號及地址，
可免加蓋廠商「統一發票專用章」。
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取得各項單據注意事項
無法取得單據
• 費用支出請向合法登記之營業人取具合法
發票或收據(需有免用統一發票統一編號)，
若有不能取具者（如攤販、公車、計程車
業），請填寫支出證明單依式填妥單價、
數量、金額、敘明不能取得單據之原因，
經經手人簽章後，粘貼於支出憑證粘存單，
依程序簽核。
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取得各項單據注意事項
經費分攤
• 多項計畫共同支出時，其支出憑證不能分
割者，應加具「支出科目分攤表」。
• 數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加
具「支出機關分攤表」，由主辦機關另行
保存，其他各分攤機關應檢附主辦機關出
具之收據及支出機關分攤表。
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取得各項單據注意事項
單據遺失
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收據或發票如有遺失或供其他用途者，應檢具原立據人
加蓋印章，載明「與正本相符」之影本，並註明無法提
出原本之原因。
無法核銷之單據
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取得學校、機關或團體之員工消費合作社收據，因其性
質非屬對外營業，無法核銷。
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「出貨單」、「估價單」、「劃撥收據」非支出憑證，
無法核銷。
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購買商品禮券及圖書禮券之證明單並非最終消費，無法
核銷（必須購買時可取得發票者才可核銷）。
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取得各項單據注意事項
各項清冊及表冊
• 本校教職員外之各項酬勞(演講費、出席費、工
讀費…等)清冊或收據，應書明受雇人姓名、戶
籍地址、身分證字號及薪資標準、實際工作起
訖日數或時數及計算式。
• 各項印領清冊應於最後結記總數，並由主辦承
辦人員、單位主管及主辦人事人員、主辦會計
人員及機關長官或授權代簽人於彙總頁分別簽
名或蓋章。
• 支領差旅費，應依國內、外出差旅費報支要點，
填具出差旅費報告表及檢具相關支出憑證。
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支出憑證粘存單
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各承辦單位依核准簽案(須附正本)，辦理經費核
銷，應將支出憑證 (收據、發票、領款收據等)
粘貼於支出憑證粘存單連同相關書據一併送核。
各項支出憑證(如印領清冊，領款收據等)，如業
經經手人、權責單位主管、主辦會計及機關首
長或其授權代簽人逐級核簽完成者，可不用再
將其黏貼於支出憑證粘存單，以簡化重複核簽，
提昇行政效率。
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支出憑證粘存單
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本校為非營業單位，應取具二聯式發票核
銷，若取據電子計算機三聯式發票，應將
扣抵聯及收執聯一併黏貼核銷。
核銷金額少於發票或收據金額時，請註明
實付金額並由經辦人簽章。
支出憑證黏存單金額或相關資料塗改時，
請經辦人在改正處簽章證明。
經辦人與驗收證明人不可為同一人。
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相關書據附件
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單據報銷時，所附的簽呈或請購單，請以正本
送出，若使用簽文影本，請於其上註記『與正
本相符』並加蓋承辦人印章，分批付款者，後
續付款請以影本代之。
採購案件應檢附驗收證明文件及其他足資證明
之相關文件。
訂有合約者，應檢附合約副本或抄本，分批
（期）付款之案件或單據，應附分批（期）付
款表（附格式），列明應付總額、已付及未付
金額等；其訂有合約者，應於第一次付款時檢
送合約副本或抄本。
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其他
• 零用金以外之支付方式，以直接匯入受款
人金融機構存款帳戶為原則。
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謝謝指教
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