کارکرد حرفه ای کایزن
Download
Report
Transcript کارکرد حرفه ای کایزن
استاد :
دکترودیعی
حسابداری مدیریت
(هزینه یابی کایزن ـ بهبود مستمر)
تهیه کننده :مرتضی
حاجی پور
آقای میر بیر جندیان
مقدمه
کایزن فرایندی است تدریجی که در آن تغییرات کوچک منجر به تغییرات بزرگ و اساس ی خواهد
شد و همواره تحولی دائمی خواهد بود و هر گونه ایستایی آن را از کایزن بودن به معنای
واقعی خارج میکند.و نکته حائز اهمیت در این مدیریت کم شدن فاصله طبقاتی و تبعیض
در یک سازمان است.و چون خالقیت عنصر مهمی در کایزن میباشد پس همواره دارای ابتکار
و تغییراتی همراه با کارایی و اثربخش ی بهتر که دو رکن اساس ی بهره وری بوده میباشد.
تعریف مدیریت کایزن
کایزن یک شیوة مدیریتی ژاپنی است که براساس دیدگاههای دکتر دمینگ و دکتر جوران
(اساتید رشته مدیریت در آمریکا) شکل گرفته است و بعدها کشور ژاپن با استفاده از آن،
کلید قدرتمند رقابت را به دست آورد.
كايزن ( ) KAI + ZEN = KAIZENتركيبي دو كلمه اي از يك مفهوم ژاپني است كه
تعريف آن تغيیر به سمت بهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است .در واقع كايزن بر اين
فلسفه استوار است كه براي ايجاد بهبود در سازمان ها الزم نيست به دنبال تغيیرات
انفجاري يا ناگهاني باشيم ،بلكه هر نوع بهبود يا اصالح به شرط آنكه پيوسته و مداوم
باشد ،ارتقاي بهره وري را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد؛ بهبود مستمر و تدريجي با
بهره گیري از مشاركت كاركنان .
فلسفه کایزن
کایزن روی تغییرات تدریجی در فرایندها تأکید دارد و در مقایسه با دیگر روشها
بسیار کم هزینه است ،اما در مجموع به تحوالت شگرفی میانجامد .فلسفه کایزن بر
این اصل استوار است که شیوة زندگی انسان(شغلی ،اجتماعی ،خانوادگی) میباید
پیوسته بهبود یابد.
-1آموزش مستمر
-2مشارکت و تالش گروهی
-3تحول دائمی
-4مشارکت تمام افراد سازمان
-5بهبود استانداردها
هدف از تغییر بهبود مستمر:
-1ارتقای کارایی
-2ارتقای اثربخش ی
-3بهبود بهره وری
درنگاه کایزن برای بهبود مستمر در سازمان باید سه اقدام انجام
گیرد
3اقدام اساس ی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها
-1 كليه فعاليت هايي كه هزينه زا هستند ولي ارزش ي توليد نمي كنند ( )Mudaبايد
حذف شوند .
-2 فعاليت هايي كه به شكلي در جاي ديگري به صورت موازي انجام مي شوند
( )Muriبا يكديگر تلفيق شوند.
-3 آن دسته از فعاليت هايي كه براي تكميل و بهبود سطح كيفي خدمات الزمند
)(Muraبه فعاليت هاي سازمان افزوده شوند.
اين حركت يا نهضت Mu3اساس اقدامات كارگاه آموزش ي گمبا كايزن ( كايزن عملي
) را تشكيل مي دهد .
مودا از نگاه ژاپني ها به هر فعاليتي اطالق مي شود كه براي سازمان ها ايجاد
هزينه مي كند ،اما ارزش افزوده اي توليد نمي كند .به عبارتي مودا مجموعه
فعاليت هايي است كه از نظر مشتري نهايي ارزش ي ندارد و مشتري تمايلي به
پرداخت پول براي اين فعاليت ها ندارد درواقع موارد ذيل مودا محسوب مي
شوند:
اهداف بهبود مستمر
-1کسب رضایت کامل مشتریان
-2کسب رضایت کامل کارمندان
- 3تولید فراتر از انتظارات مشتریان
-4افزایش بهره وری
برای رسیدن به پیشرفت دو دیدگاه وجود دارد
-1پیشرفت با یک جهش بزرگ (نوآوری )
-2پیشرفت تدریجی (کایزن)
***ویژگی های دیدگاه کایزن و دیدگاه نوآوری ***
مقایسه ویژگیهای اصلی کایزن و نوآوری
ویژگی
كايزن
نوآوري
تاثیر
بلند وبا دوام و غیر مهیج
کوتاه و مهیج
سرعت
با گامهای کوچک
با گامهای بلند
دوره زمانی
مداوم و طوالنی
متناوب و کوتاه
تغيیرات
تدریجی و پیوسته
ناگهانی و با نوسان
مشارکت
فراگیر
تعدادی نخبه
روش
نگهداری و بهبود
خارج کردن از رده
و دوباره سازی
نیازهای عملی
سرمایه گذری کم ،
تالش مستمر
سرمایه گذاری زیاد ،
تالش اندک
تالش برای
مردم
تکنولوژی
مزیت
مناسب برای اقتصاد
با رشد کم
مناسب برای اقتصاد
با رشد سریع
تفکر
روند گرا
نتیجه گرا
رویکرد های تحول سازمانی
-1روش بهبود تدریجی (کایزن)
-2روش جهش بزرگ (نوآوری )
-3روش ترکیبی از یک و دو
روش بهبود تدريجي -كايزن
time
Slow and steady wins the race
رهرو آن نيست كه گهي تند و گهي خسته رود رهرو آن است كه پيوسته و آهسته رود
روش جهش بزرگ -نوآوري
time
کایزن و مدیریت
نمودار زیر تصویر برداشت ژاپنی ها از وظایف را نشان می دهد.
نگهداری
مدیریت از دو عنصر تشکیل می شود
بهبود
مدل مدیریت کایزنی
مدیریت سه
بعدی
اطالعات
اثربخش
اصول
بنیادی کایزن
کارکرد حرفه
ای کایزن
کارکرد حرفه ای کایزن •
چرخه
طرح یا برنامه ( : ) Plan
در برنامه ریزی چرخه دمینگ نیاز سنجی های الزم به منظور شناسائی اهداف و تعریف مسئله یا مشکل انجام می
شود در ادامه برنامه ریزی ،دلیل انتخاب موضوع با نمودار علت و معلول تعیین و مهمترین عوامل مؤثر از طریق
تحلیل رگرسیو ن انجام میشود.
درپایان برنامه ریزی چرخه دمینگ با استفاده از ( ( ) 5Wچرا ،چی،کجا،چه وقت،چه کس ی و چگونه) اقدامات
اصالحی الزم شناسایی وبه منظور تحقق اصالحات جلسه ای با حضور متخصصان برگزار می گردد.
در مرحله بازرس ی ،بازرسان فرایند محصول را بررس ی کرده و نتایج حاصله جهت انجام اصالحات الزم به
سازمانهای ذیربط گزارش میگردد.
این مرحله شامل کلیه اقدامات سازگاری و پذیرش بهبود و اجرا ،با اعمال کلیه تغییرات الزم میباشد .این مرحله با
هدف استاندارد سازی فرایند و با هدف جلو گیری از تکرار مشکالت مشابه و بررس ی مسائل حل نشده انجام
میشود.
دو روش کارکرد حرفه ای کایزن ( :سیستمی و کارگاهی)
) (1روش سیستمی :مبنای رویکرد سیستمی درالگوی چرخه
خالصه می شود .
این چرخه برای افزایش کیفیت محصول ،فرایند و سیستم ها ،چرخه ای چهار پله ای به وجود می آورد،که شامل (برنامه
ریزی ،اجرا ،بازرس ی و اصالح می باشد.نکته اول اینکه دراین چرخه وضعیت موجود همیشه موضوع اصلی برنامه ریزی
است و نکته دوم چرخه از برنامه ریزی آغاز و به برنامه ریزی ختم می شود .و در صورت بروز مشکل حق توقف برنامه
را نداریم بلکه دالیل ناتوانی اجرای برنامه جهت اصالح و بهبود مورد بررس ی واقع می شود.
()2روش کارگاهی( :)Gemba
در این روش به منظور شناسایی مشکالت و تهیه راه حلهای عملیاتی آن ،ابتدا
فهرست بازبینی از اقالم مهم ،زمان تحویل و حمل ،وضعیت اتو ماسیون و ...
تهیه شده .و بر این مبنا نقاط مشکل شناسایی و نسبت به ارائه راه کار اصولی
اقدام می گردد .
در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان میبایست 3اقدام
اساس ی صورت پذیرد :
)1فعالیتهای هزینه زا و بدون ایجاد ارزش حذف شود.)Muda(.
)2فعالیتهای موازی تلفیق گردد(.)Muri
)3فعالیتهای بهبود سطح کیفی خدمات درصورت لزوم اضافه گردد (.)Mura
این سه اقدام
اساس اقدامات گمبا (روش کارگاهی) و کایزن عملی را تشکیل
می دهد.
عوامل موثر بر اجراي موفقيت آميز كايزن• :
-1آموزش
-2انگیزش
-3نظام پيشنهادات
-4نظام آراستگي(s 5يا 5ت)
-5اجراي مناسب
-6گروههاي كيفيت
آموزش •
•ارتقا مهارت هاي مديران و كاركنان
•مشكالت بوجود آمده بر اثر تغيیر را برطرف ميكند
•افزايش رقابت به منظور استقرار مناسبتر كايزن
•كاركنان خود را در مقابل استقرار درست كايزن مسئول ميدانند
•تشويق به يادگیري كايزن
انگيزش •
.1هر تغيیري همواره با مقاومت كاركنان روبرو ميشود.
.2بايد پذيرش تغيیرات را در موقعيت مناسب در كاركنان ايجاد كنيم.
.3كايزن انسان را عامل بهبود هر فعاليت ميداند.
.4براي رسيدن به اهداف بايد افراد به طور مناسب برانگيخته شوند
نظام پيشنهادات •
• افراد كه از شرايط خود راض ي نباشند تمايل بيشتري به به تغيیر در محيط و شرايط كاري
خود دارند.بنابراين بيشتر اوقات كاركنان تمايل بيشتري براي ارائه پيشنهادات خود دارند.و
اگر اين كار اصولي به اجرا درآيد نتايج مطلوبي در بر خواهد داشت.در اين شرايط مدير بايد
از پيشنهاددهندگان قدر داني نمايد.بي توجهي يا مواخذه نتايج بدي در بر خواهد
داشت.جوابهايي مانند:
•
•
•
•
•
•
براي مطالعه آن وقت ندارم
عقيده و پيشنهاد خوبي است ولي زمان اجراي آن زود است
باري اين كار بودجه نداريم
آيا ايده بهتري نداريد
اين پيشنهاد به كار ما نمي آيد آنرا در جاي ديگري بكار ببريد
و...
نظام پيشنهادات •
پاداش مادي
ارزش گذاري به تالش افراد
•در ايران و جوامع غربي بيشتر تمايل به پاداش مادي وجود دارد وليكن بايد به ارزش گذاري به
تالش كاركنان نیز توجه شود تا اين پاداش ها بصورت حقوق ثابت در نيايند.البته اين موضوع
به سياست نوآوري و مديريت نتيجه گرا در غرب و مديريت هدفگرا در ژاپن مربوط ميشود.
•نو آوري به معناي دست يافتن به بهبود از طريق سرمايه گذاري در تجهیزات و بكارگیري آخرين
فناوري براي تغيیري بزرگ است.
•كايزن به بهبود هاي مستمر كوچك كه در نهايت به بهبود اوضاع كاري مي انجامد تاكيد دارد.
نظام
آراستگی:
4-SEIKETSU 5-SHITSUKE
1-SEIRI 2-SEITION
3-Seiton
ابتدایی ترین اصول بهبود بهره وری در روش کایزن اجرای 5sاست که موجب آراستگی ،افزایش ایمنی ،افزایش کیفیت ،بهبود بهره وری تولید و ماشین آالت
آالت و کاهش ضایعات و آمادگی استقرار سایر نظامهای بهروری را فراهم می نماید.
()1
تشخیص :شناسایی اقالم ضروری و غیر ضروری
()2
ترتیب :مرتب سازی اقالم ضروری جهت دسترس ی آسان
()3
تنظیف :به معنی تمیز کردن محیط کار
()5
تکلیف :آموزش افراد جهت رعایت نظافت و انظباط محیط
()4
تنظیم :تدوین استانداردهای پاکیزگی و تالش جهت حفظ گامهای اولیه
مراحل اجراي تئوری طرح كايزن
.1
شناخت مشكالت و وضع موجود
.2
چاره جويي
.3
تجزيه و تحليل مشكل
.4
رديابي يا مشخص نمودن علل مشكل
.5
پيش بيني و مشخص نمودن تدابير الزم
.6
به اجرا درآوردن راه حل
.7
ارزيابي نتايج
مراحل اجراي كايزن عملي
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
ناحيه نمونه را انتخاب كنيد .
گروه بهبود ( تيم كايزن ) را ايجاد و سازمان دهي كنيد .
داده هاي آماري مورد نياز را در ناحيه نمونه با كمك اعضاي گروه گرد آوري كنيد
.
اعضاي شركت كننده را در كارگاه آموزش ي با مفاهيم و ابزارهاي بهبود آشنا كنيد .
نظام آراستگي ( 5ت ) را آغاز كنيد .
مودا ( اتالف ) ها را شناسايي و فهرستي از آنها تهيه كنيد .
تحليل علل رويداد اتالف را در ناحيه نمونه انجام دهيد و راه حلهايي را با استفاده
از كار گروهي بدست آوريد .
مراحل اجراي كايزن عملي
.8هر نوع تغيیر فیزيكي در آرايش ناحيه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهيد .
.9راه حل هايي را كه عملي ترند انتخاب كنيد .
.10بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآوريد .
.11موفقيت حاصله را به اطالع ساير همكارانتان برسانيد .
.12نتايج به دست آمده را ارزيابي كنيد تا در مراحل بعدي مورد استفاده قرار
گیرند .
.13به سراغ مشكل بعدي برويد.
اصول بيست گانه مديريت در كايزن
-1نگوييد چرا اين كار انجام نمي شود .فكر كنيد چگونه مي توانيد آن را انجام دهيد.
-2در مورد مشكل به وجود آمده نگراني به خود راه ندهيد .همین االن براي رفع آن اقدام
نماييد.
-3از وضعيت موجود راض ي نباشيد .باور داشته باشيد كه هميشه راه بهتري هم وجود دارد.
-4اگر مرتكب اشتباه شديد ،بالفاصله در صدد رفع اشتباه برآييد.
-5براي تحقق هدف به دنبال كمال مطلوب نگرديد .اگر %60از تحقق هدف اطمينان
داريد دست بكار شويد.
-6براي پي بردن به ريشه مشكالت 5بار بپرسيد چرا؟
-7گمبا محل واقعي رويداد خطاست .سعي نكنيد از دفتر كار خود مشكالت محيط را حل
كنيد.
-8هميشه براي حل مشكل از داده و اطالعات كمي و به روز استفاده كنيد.
اصول بيست گانه مديريت در كايزن
-9براي حل مشكل بالفاصله به دنبال هزينه كردن نباشيد .بلكه از خرد خود استفاده كنيد .اگر عقلتان به
جايي نمي رسد ،آن را در همكارانتان بجوييد و از خرد جمعي استفاده كنيد.
-10هيچ وقت جزئيات و نكات ريز مسئله را فراموش نكنيد .ريشه بسياري از مشكالت بزرگ همین نكات ريز
است.
-11حمايت مديريت ارشد منحصر به قول و كالم نيست .مديريت بايد حضور مشهود و ملموس داشته باشد.
-12براي حل مسائل هر جا كه امكان آن وجود دارد از واگذاري اختيار به زيردستان ابا نكنيد.
-13هيچ وقت به دنبال مقصر نگرديد .هيچ گاه عجوالنه قضاوت نكنيد.
-14مديريت ديداري و انتقال اطالعات بهترين ابزار براي حل مسئله به صورت گروهي است.
-15ارتباط يك طرفه دستوري از باال به پايین مشكالت سازمان را پيچيده تر مي كند .مديريت ارشد بايد با
اليه هاي پايین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.
-16انسانها توانايي هاي فراواني دارند .از الگوهاي چند مهارتي و غني سازي شغلي براي شكوفا شدن آنها
استفاده كنيد.
اصول بيست گانه مديريت در كايزن
-17تنها فعاليت هايي را انجام دهيد كه براي سازمان شما ارزش افزوده ايجاد مي كنند.
-18فراموش نكنيد كه 5(5Sت) ،پايه و بنيان ايجاد محصولي با كيفيت است.
-19بر اساس الگوهاي كار گروهي ،مسائل محيط كارتان را حل كنيد.
-20حذف مودا فرآيندي پايان ناپذير است .هيچ وقت از اين كار خسته نشويد.
مزایا اصلی کایزن نسبت به دیگر روشها
•
•
•
•
•
•
•
ساده بودن مطالب
قابلیت اجرا در کلیه سطوح سازمان
جذابیت در اجرا
اثربخش ی باالی نتایج
کمهزینه بودن اجرای روش در سازمان
تاکید بر کار گروهی
تقویت خالقیت در پرسنل
سیستم هزینه یابی کایزن و سیستم هزینه یابی استاندارد
مفاهیم هزینه یابی کایزن و استاندارد
مقایسه هزینه یابی کایزن و هزینه یاب هدف
هزینه یابی كایزن
هزینه یابی استاندارد
هزینه یابی كایزن
هزینه یابی هدف
سیستم کاهش هزینه
سیستم کنترل هزینه
در زمان تولید محصول
به کار می آید
قبل از توالی محصول
مطرح می شود
فرض مطلوبیت شرایط
فعلی تولید
از اهداف سود آوری
دوره ای مدیریت ارشد
ناشی می شود
از نظرات مشتری ناشی
می شود
هدف ،کاهش هزینه از
طریق تمرکز بر کاهش
هزینه ها در مراحل
کایزن و استاندارد
ساخت
هدف کاهش هزینه از
طریق تمرکز در مرحله
طراحی و برنامه ریزی
فرض بهبود پیوسته
تولید
در
حصول کاهش برنامه
ریزی شده
تحقق هزینه های
استاندارد
تکنیکهای هزینه یابی
هزینه یابی كایزن
هزینه یابی استاندارد
سیستم کاهش در هزینه برای هر ماه برنامه
ریزی می شود و روشهای بهبود پیوسته کایزن به
طور مستمر به کار گرفته می شود تا سود مور
انتظار حاصل گردد و فاصله سود واقعی با مورد
انتظار به حداقل ممکن ماهش یابد
استانداردها ساالنه یا هر شش ماه وضع می شود
تجزیه و تحلیل انحراف هزینه شامل مقایسه
میزان کاهش در هزینه های واقعی با ماهش مور
انتظار(برنامه ریزی شده ) می باشد
تجزیه و تحلیل هزینه شامل مقایسه هزینه های واقعی
با هزینه های استاندارد است
بررسی و واکنش زمانی صورت می گیرد که میزان
کاهش در هزینه های مورد انتظار کایزن تحقق
نیافته باشد
بررسی و واکنش زمانی صورت می گیرد که استاندارد ها
تحقق نیافته باشد
در رویکرد ABCبا توجه به عوامل هزینه ای که با حجم تولید در ارتباط نیستند فعالیتهایی که توسط محصول مصرف می شوند به چهار
سطح طبقه بندی می شوند:
(1
(2
(3
(4
سطح واحد محصول
سطح دسته محصول
سطح پشتیبانی
سطح کارخانه
هزینه های فعالیتهای سطح مقدار واحد محصول عمدتا متغییر هستند در حالیکه فعالیتهای سه سطح دیگر عمدتا هزینه های ثابت هستند و بر اساس آن به
تجزیه و تحلیل هزینه و کنترل می پردازند .اما در هزینه یابی کایزن هزینه ها به ثابت و متغیر تقسیم شده و برای هزینه های متغیر در دوره مشخص هدف کاهش
هزینه مشخص میشود و از هزینه ثابت به همان میزان که در بودجه آمده است استفاده میشود.
پیامبر اسالم (ص)
-------------------------------
مسلمانی که دو روزش مثل هم باشد مغبون است.
مو فق
با شید