Transcript เทคนิคการสื่อสารในองค์กร

เทคนิคการสื่อสารในองค์ กร
การสื่ อสารในองค์กร

เป็ นกระบวนการแลกเปลีย่ นข่ าวสารระหว่ างบุคคลทุกระดับ ทุก
หน่ วยงาน โดยมีความสั มพันธ์ กนั ภายในสภาพแวดล้อมที่เป็ น
บรรยากาศขององค์ กร ซึ่งสามารถปรับเปลีย่ นไปตามกาลเทศะ บุคคล
ตลอดจนสาระเรื่องราวตามวัตถุประสงค์ ของการสื่ อสาร
การสื่ อสารในการทางาน

การสื่ อสารเป็ นเครื่องมือสาคัญอย่ างหนึ่งในการตัดสิ นความสาเร็จ
หรือการล้มเหลวของการทางานร่ วมกันของบุคคลกร ทั้งการสื่ อสาร
ภายในองค์ กรและนอกองค์ กร ดังนั้นจึงมีความจาเป็ นอย่ างยิ่งที่
บุคลากรภายในองค์ กรจาเป็ นต้ องมีความรู้ทกั ษะเกีย่ วกับสื่ อสารเพือ่
ใช้ ในการปฏิบัติงานเพือ่ ทาให้ เกิดประสิ ทธิภาพในการดาเนินงาน
วัตถุประสงค์ ของการติดต่ อสื่ อสารภายในองค์ กร
๑. เพือ่ ให้ เกิดความเข้ าใจ สร้ างทัศนะให้ เป็ นไปในทิศทางเดียวกัน
๒. เพือ่ ให้ เกิดความพยายามเข้ าด้ วยกัน เกิดการสร้ างเป้ าหมายแล้วทาให้ เกิดการ
ทางานร่ วมกัน (Team Work) ได้ อย่างดี
๓. เพือ่ คงไว้ ซึ่งความสมบูรณ์ ขององค์ กร ทาให้ เกิดความไว้ วางใจซึ่งกันและกัน
ระหว่ างผู้บริหารและพนักงาน
๔. เพือ่ การตัดสิ นใจทีถ่ ูกต้ อง การสื่ อสารทีด่ คี วรจะเป็ นการสื่ อสารแบบสองทาง
(Two Way Communication) การทีผ่ ้ บู ริหารได้ รับข้ อมูล
จากระดับพนักงาน แบบล่างขึน้ บน (Upward
Communication) ด้ วยวิธีต่าง ๆ จะทาให้ ผ้ บู ริหารมีข้อมูลที่
ครบถ้ วนและอยู่บนพืน้ ฐานความเป็ นจริงมากขึน้
รู ปแบบของเครือข่ ายการติดต่ อสื่ อสาร
๑. แบบลูกโซ่ (Chain) เป็ นเครือข่ ายที่พบความผิดพลาด
๒. แบบวงล้อหรือดาว (Wheel or Star) เป็ นครือข่ ายของการ
ประสานงานแบบเผด็จการ
๓. แบบวงกลม (Circle) เป็ นการติดต่ อข่ าวสารกันแบบต่ อเนื่องกัน ซึ่ งให้
ประสิ ทธิภาพในการแก้ปัญหาได้ ต่า
๔. แบบว่ าว (Kite)เป็ นการติดต่ อที่ผสมผสานกันทั้งแบบลูกโซ่ และแบบวงล้ อ
๕. แบบทุกช่ องทาง (All Channel) เป็ นเครือข่ ายการติดต่ อสื่ อสารที่มีการ
ประสารกันได้ ทุกจุด ทาให้ มปี ระสิ ทธิภาพมากทีส่ ุ ด
รู ปแบบของการสื่ อสาร
การสนทนาแบบตัวต่ อตัว
 การสั มภาษณ์
 การประชุ ม
 การประกาศ

วิธีการสื่ อสารในองค์กร
การพูด
 การเขียน
 การพูดและการเขียน
 การสื่ อสารด้ วยภาพ

การสื่ อสารในองค์กร
ผู้บังคับบัญชา
 ผู้ใต้ บังคับบัญชา
 ผู้ร่วมงานในระดับเดียวกัน

ผู้บังคับบัญชา
ในองค์ กรของไทยเราส่ วนใหญ่ ควรใช้ การสื่ อสารสองทาง
 ระหว่ างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้ บังคับบัญชา ซึ่งจะช่ วยให้ เกิดความ
เข้ าอกเข้ าใจกันในการทางาน
 ผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้ บังคับบัญชา ในสั งคมไทยจึงควรมีลกั ษณะของ
การมีท้งั พระเดชและพระคุณ คือมุ่งความสั มพันธ์ ในงานที่
ผู้บังคับบัญชาจะต้ องแสดงความสามารถให้ เป็ นทีย่ อมรับ และมุ่งใน
ความสั มพันธ์ ส่วนตัวทีผ่ ู้บังคับบัญชาพึงเอือ้ อาทรต่ อทุกข์ สุขต่ อ
ผู้ใต้ บังคับบัญชา

ผู้ใต้ บังคับบัญชา

การสื่ อสารจากผู้ใต้ บังคับบัญชาไปยังผู้บงั คับบัญชา
จะช่ วยให้
ผู้บังคับบัญชาได้ ทราบข้ อมูลในการทางาน และสามารถนาไปใช้ การ
ตัดสิ นใจและกาหนดนโยบายของหน่ วยงานได้ อย่ างเหมาะสม
ผู้ใต้ บงั คับบัญชาควรต้ องกล้าแสดงความคิดเห็นท้ วงติงให้
ข้ อเสนอแนะเมื่อผู้บงั คับบัญชาตัดสิ นใจผิดพลาด รู้จกั เสนอความ
คิดเห็นใหม่ ๆ ที่เป็ นประโยชน์ ต่อการทางาน
ผู้ร่วมงานในระดับเดียวกัน

การสื่ อสารของผู้ร่วมงานในระดับเดียวกันนับว่ ามีความสาคัญมาก
เพราะเป็ นกลไกในการผลักดันให้ เกิดผลงานหรือจุดมุ่งหมายของ
องค์ กรให้ ประสบความสาเร็จตามความคาดหวัง ดังนั้นการสื่ อสาร
ระหว่ างเพือ่ ร่ วมงานจะต้ องรับฟังปัญหาและให้ คาแนะนารวมถึงการ
ช่ วยเหลือซึ่งกันและกัน
องค์ ประกอบในการสื่ อสารทีส่ มบูรณ์
๑. ผู้ส่งสาร (Source)
หมายถึง แหล่ งกาเนิดสารทีเ่ ป็ นผู้กาหนดสาระ ความคิด ความรู้ ซึ่งอาจเป็ นบุคคล
องค์ กร สถาบันหรือคณะบุคคลก็ได้
๒. สาร (Message)
หมายถึง เรื่องราวความรู้ ความคิดต่ าง ๆ ทีผ่ ู้ส่งสารต้ องการส่ งไปถึงผู้รับ โดยมี
ความสาคัญ คือ เนือ้ หาของสาร สั ญลักษณ์ หรือรหัสของสาร และการเลือกจัดลาดับข่ าวสาร
๓. ตัวเข้ ารหัสสาร (Encoder) อาจเป็ นคาพูด สั ญญาณ ภาษาท่ าทาง หรือรหัสอืน่
ช่ องทางการสื่ อสาร (Channel) คือ สื่ อหรือตัวกลาง เช่ น วิทยุ โทรทัศน์ คอมพิวเตอร์
SMS
๕. การแปลรหัสสาร (decoder)
คือ การแปลความหมายของรหัสสั ญญาณทีส่ ่ งมายังผู้รับเพือ่ ให้ เกิดความเข้ าใจหากผู้
ส่ งสารใช้ รหัสสั ญญาณทีผ่ ้ ูรับแปลความหมายได้ เองโดยตรง
๖. ผู้รับ (Receiver)
เป็ นจุดมุ่งหมายทางการสื่ อสาร ทีต่ ้ องมีการรับรู้ เข้ าใจหรือแสดงพฤติกรรมตามทีผ่ ้ ูส่งสาร
ต้ องการ ผู้รับสารต้ องมีทกั ษะการสื่ อสารดีเช่ นเดียวกับผู้ส่งสารจึงจะช่ วยให้ การสื่ อสาร
บรรลุผลอย่ างสมบูรณ์
๗. ปฏิกริ ิยาของผู้รับสารและการตอบสนอง (Response and Feedback)
เมือ่ ผู้รับได้ รับสารและแปลความหมายจนเป็ นทีเ่ ข้ าใจแล้ ว ผู้รับสารย่ อมมีปฏิกริ ิยา
ตอบสนองต่ อสารนั้นอย่ างใดอย่ างหนึ่ง เช่ น เห็นด้ วย ไม่ เห็นด้ วย คล้ อยตามหรื อต่ อต้ าน
การสื่ อสารที่ดีมีประสิ ทธิภาพควรมีลกั ษณะ ดังนี้
Model 9 c’s









มีความชัดเจน (clear)
มีความสมบูรณ์ (Complete)
มีความกะทัดรัด(Conciseness)
เป็ นรู ปธรรม(Concreteness)
เหมาะสมกับโอกาส(Context)
มีความถูกต้ อง(Correctness)
มีความน่ าเชื่อถือ(Credibility)
ช่ องทางการสื่ อสาร(Channel)
มีความต่ อเนื่องและแน่ นอน(Continuity and
Consistency)
การทาตัวให้ เป็ นคนสื่ อสารทีด่ ี
ต้ องรู้จักหน้ าที่
 มีความรับผิดชอบ
 ขยัน และขวนขวายแสวงหาความรู้ อยู่เสมอ
 ทาตัวให้ เป็ นทีร่ ักของผู้บงั คับบัญชาและ
 ผู้ใต้ บังคับบัญชา
 การรักษามารยาทและระเบียบในทีท
่ างาน
 การสร้ างบรรยากาศสดใสในทีท
่ างา

อุปสรรคการสื่ อสารในองค์ กร
การรับรู้ทแี่ ตกต่ างกัน
 การบิดเบือนข้ อมูล
 การตกหล่ น หรือบางครั้งมีการปรุ งแต่ งข้ อมูล
 การกลัน
่ กรองข่ าว
 จังหวะเวลาของการติดต่ อสื่ อสาร

การปรับปรุงการสื่ อสารในองค์ กร
การพัฒนาบุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับการสื่ อสาร
 การเป็ นผู้ฟังทีด
่ ี
 การเป็ นผู้ตอบสนองทีด
่ ี

การพัฒนาทักษะทีด่ ี

มีหลักสาคัญอยู่ ๑๐ ประการ สามารถช่ วยปรับปรุงการสื่ อสารภายใน
องค์ กรให้ มีประสิ ทธิภาพเพิม่ ขึน้
๑. สร้ างความคิดให้ ชัดเจนก่อนทาการสื่ อสาร
๒. กาหนดเป้าหมายในการสื่ อสารทุกครั้ง
๓. พิจารณาสภาพแวดล้อมของการสื่ อสาร
๔. ขอคาแนะนาผู้เชี่ยวชาญในการวางแผนการสื่ อสาร
๕. ควรระวังการสื่ อสารทางสี หน้ า ท่ าทาง และ นา้ เสี ยง
๖. พยายามทาการสื่ อสารกับผู้ร่วมงานในทุกครั้งทีม่ โี อกาส
๗. คอยติดตามผลการสื่ อสารอยู่เสมอ
๘. วางแผนการติดต่ อสื่ อสารทั้งเรื่องทีจ่ ะทาทั้งในปัจจุบันและในอนาคต
๙. ควรปฏิบัติตามในสิ่ งทีไ่ ด้ พดู ไว้
๑๐. ควรเป็ นผู้ฟังทีด่ ี