Transcript Total Quality Management6 - Safaa

‫إدارة الجودة الشاملة‬
‫التدقيق‬
‫‪1‬‬
‫‪‬التدقيق‪ :‬عملية‬
‫منهجية وموثقة للحصول على أدلة يتم تقييمها‬
‫بموضوعية لتحديد الى أي مدى تم إستيفاء المعايير المحددة‪.‬‬
‫‪‬الغرض من عملية التدقيق‪ :‬تزويد اإلدارة بالمعلومات التى توضح‬
‫مدى مطابقة نظم إدارة الجودة للمتطلبات المنصوص عليها ومدى‬
‫الحاجة للتطوير والتحسين‪ .‬عملية التدقيق تركز على إظهار الفرص‬
‫اإليجابية للتحسين وليست لتصيد السلبيات‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫‪ .1‬تدقيق الطرف األول أو التدقيق الداخلى‪ :‬هو تدقيق تقوم به‬
‫الشركة على األنشطة والعمليات المختلفة للتأكد من أن نظام‬
‫الجودة يطبق كما هو موصف في وثائق الجودة وأن نظام الجودة‬
‫فعال ويحقق األهداف التي وضعتها الشركة‪.‬‬
‫‪ .2‬تدقيق الطرف الثانى أو تدقيق الموردين‪ :‬هو مراجعة الشركة‬
‫على نظام الجودة لمورد يتعامل مع الشركة أو مورد جديد للتأكد‬
‫من قدرتهم علي تحقيق متطلبات محددة‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫‪ .3‬تدقيق الطرف الثالث أو التدقيق للحصول على شهادة المطابقة‬
‫لمتطلبات مواصفة معتمدة‪:‬‬
‫هو تدقيق على نظام الجودة في المؤسسة بواسطة مؤسسة أخرى‬
‫محترفة ومستقلة حيث يتم تقييم أنشطة المؤسسة بالمقارنة بمتطلبات‬
‫مواصفة معتمدة و محددة‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫‪ ‬الجهات المانحة للشهادة‪ :‬هى منظمات مستقلة‪ ،‬مجال عملها هو‬
‫تقييم المطابقة‪ .‬وهذه الجهات مؤهلة وتستطيع أن تثبت تأهيل‬
‫وجدارة الشركة والعاملين بها‪.‬‬
‫‪‬جهات اإلعتماد‪ :‬هي الجهات لها حق التدقيق على الجهات التى‬
‫ترغب فى العمل فى مجال منح شهادات المطابقة ( تقييم المطابقة )‬
‫واعتمادها إلصدار الشهادات الخاصة بمستوى الكفاءة والتأهيل طبقاً‬
‫لألدلة اإلرشادية الصادرة من الهيئة العالمية للتوحيد القياسى‪.‬‬
‫‪5‬‬
‫‪ ‬أمثلة على جهات االعتماد‪ :‬المجلس البريطانى لالعتماد‪ ،‬مجلس‬
‫االعتماد بالواليات المتحدة األمريكية‪.‬‬
‫‪ ‬هناك منظمات معتمدة العتماد وتسجيل المدققين المؤهلين طبقاً‬
‫للمواصفة القياسية العالمية الصادرة فى هذا الشأن (‪(ISO 19011‬‬
‫وأكثر الجهات المشهورة فى هذا المجال هى السجل الدولى للمدققين‬
‫المعتمدين‪.‬‬
‫‪International Register of Certificated Auditors‬‬
‫‪6‬‬
‫)‪(IRCA‬‬
‫‪ .1‬أن يكون حاصالً على األقل على شهادة الثانوية العامة‪.‬‬
‫‪ .2‬أن يكون له خبرة عمل سابقة ال تقل عن أربعة سنوات منهم سنتان‬
‫فى مجال موضوعات الجودة ‪.‬‬
‫‪ .3‬أن يكون حاصالً على برنامج تدريب معتمد فى مجال التدقيق‪.‬‬
‫‪ .4‬أن تكون لديه الخبرة فى مجال التدقيق‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫‪ .1‬المدقق المبتدىء‪ :‬هو الذى يفي بمتطلبات تسجيله كمدقق ولكن‬
‫تنقصه الخبرة فى التدقيق‪.‬‬
‫‪ .2‬المدقق‪ :‬هو الشخص المؤهل الذى اكتسب خبرة معنية ال تقل فترة‬
‫الخبرة عن عشرين يوماً منهم عشرة أيام مراجعة (تدقيق) بالموقع‬
‫تغطى على األقل خمس مراجعات‪.‬‬
‫‪ .3‬كبير فريق المدققين‪ :‬هو المدقق المؤهل جيداً والذى أكتسب خبرة‬
‫طويلة ال تقل فترة الخبرة على األقل عن عشرين يوماً منهم (‪)5‬‬
‫عمليات كرئيس فريق التدقيق‪ ،‬وأصبحت له سلطة إدارة فريق عمل‬
‫‪8‬‬
‫من المدققين‪.‬‬
‫يعتمد نظام إختيار المدققين على األسس اآلتية‪:‬‬
‫‪ .1‬السمات الشخصية ‪.‬‬
‫‪ .2‬التدريب المناسب ‪.‬‬
‫‪ .3‬التأهيل األكاديمى ‪.‬‬
‫‪ .4‬الخبرة فى مجال تطبيق نظم إدارة الجودة فى المجاالت الصناعية‬
‫أو الخدمية‪.‬‬
‫‪9‬‬
‫‪ .1‬متفتح الذهن ‪.‬‬
‫‪ .2‬يعمل بدون تحيز ‪.‬‬
‫‪ .3‬لبق الحديث والمعاملة ‪.‬‬
‫‪ .4‬أن يكون أميناً وصبو اًر ‪.‬‬
‫‪ .5‬أن يكون منضبطاً وملتزماً ‪.‬‬
‫‪ .6‬أن يكون لديه القدرة على االستماع واإلصغاء ‪.‬‬
‫‪ .7‬أن يكون مقتنعاً بهذا العمل ويحبه ‪.‬‬
‫‪ .8‬له القدرة على التحليل واالستقراء‪.‬‬
‫‪10‬‬
‫يجب أن يحقق تدريب المدقق اآلتى‪:‬‬
‫‪ .1‬المعرفة والفهم التام للمواصفات القياسية ‪.‬‬
‫‪ .2‬تقنيات التدقيق التي توضح كيفية أخذ عينات التدقيق‪ ،‬المعلومات‬
‫المهمة في التدقيق‪ ،‬كيفية التعمال مع األشخاص المدقق عليهم ‪.‬‬
‫‪ .3‬المهارات اإلضافية المطلوبة إلدارة عمل فريق المدققين‪.‬‬
‫‪11‬‬
‫‪ .1‬مؤهل علمى ال يقل عن الثانوية العامة ‪.‬‬
‫‪ .2‬خبرة عملية فى مجال العمل ‪.‬‬
‫‪ .3‬دورات تدريبية فى مجال المراجعة لنظم الجودة وأن يجتاز‬
‫االمتحانات الخاصة بها ‪.‬‬
‫‪ .4‬أن يكون قد اكتسب القدره على أداء المراجعه (التدقيق) من خالل‬
‫التنفيذ الفعلى لمراجعات سابقة ‪.‬‬
‫‪ .5‬له القدرة على التعبير عن أفكاره ومفاهيم النظام شفاهية أو كتابة‪.‬‬
‫‪12‬‬
‫جميع أنواع التدقيق تمر بأربعة مراحل‬
‫‪1‬‬
‫التخطيط‬
‫‪2‬‬
‫اإلعداد‬
‫‪3‬‬
‫التنفيذ‬
‫‪13‬‬
‫‪4‬‬
‫كتابة التقارير‬
‫والمتابعة‬
‫تحتوى عملية التخطيط على العمليات الفرعية اآلتية ‪:‬‬
‫‪ .1‬توضيح الهدف ومجال التدقيق‪.‬‬
‫‪ .2‬توضيح دورية التدقيق‪.‬‬
‫‪ .3‬تحديد معايير اختيار المدققين وتدريبهم واعتمادهم‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد فريق التدقيق‪.‬‬
‫‪ .5‬الوقت المطلوب لتنفيذ عملية التدقيق ‪.‬‬
‫‪14‬‬
‫الغرض من هذه المرحلة هو ضمان القيام بتطبيق عملية التدقيق فى‬
‫الموقع بشكل فعال من خالل اآلتي ‪:‬‬
‫‪ .1‬مراجعة الوثائق‪.‬‬
‫‪ .2‬إعداد قائمة أسئلة التدقيق‪.‬‬
‫‪ .3‬إعداد خطة تفصيلية لتنفيذ أنشطة التدقيق بالموقع بحيث توضح‬
‫العمليات المدققة‪ ،‬األشخاص المدققون على هذه العمليات‪ ،‬ومواعيد‬
‫التدقيق‪.‬‬
‫‪15‬‬
‫‪‬الغرض من مرحلة التنفيذ هو تحديد مستوى تطبيق ما جاء بنظام‬
‫الجودة الموثق للمنظمة ومدى فاعلية هذا التطبيق من خالل جمع‬
‫األدلة‪ ،‬و تقييم هذه األدلة بموضوعية‪ ،‬وتحديد نتائج هذا التقييم‪.‬‬
‫‪‬تشمل مرحلة التنفيذ اآلتى ‪:‬‬
‫‪ .1‬االجتماع االفتتاحي‪ :‬الذي يهدف الى كسر الخوف بين المدقق‬
‫والمدقق عليه‪.‬‬
‫‪ .2‬مراجعة مدى تطبيق وثائق نظام إدارة الجودة من خالل ‪:‬‬
‫ اختيار عينات من التطبيقات يتم فحصها عن طريق األسئلة‬‫والمالحظة ومراجعة السجالت للحصول على األدلة الملموسة‪.‬‬
‫عقد اللقاءات الدورية لفريق التدقيق‪.‬‬‫‪ .3‬االجتماع النهائي في نهاية التدقيق‪ :‬تتضمن توضيح نتيجة التدقيق‬
‫والتوصيات‪.‬‬
‫‪16‬‬
‫الغرض من هذه المرحلة هو‪:‬‬
‫‪ .1‬إعداد وتقديم ملف كامل موثق عما حدث فى التدقيق‪.‬‬
‫‪ .2‬تقديم تقرير موثق ورسمى عن النتائج واالنطباعات والتوصيات‬
‫لفريق التدقيق‪.‬‬
‫‪ .3‬عندما يتم تحديد حاالت عدم مطابقة أثناء التدقيق وتم تقديمها‬
‫فى التقرير‪ ،‬فإن مسئولية المدقق عليه متابعتها وتحديد األسباب‬
‫الجذرية لهذه الحاالت واتخاذ اإلجراءات التصحيحية واالتصال‬
‫بالمدقق واخباره بهذه اإلجراءات إلغالق التقارير المتعلقة بهذه‬
‫‪17‬‬
‫الحاالت ‪.‬‬