دانلود قسمت پنجم
Download
Report
Transcript دانلود قسمت پنجم
مقدمه
براي پيشگيري از مواردي که يك سيستم از مسير وهدف خود دور شود
بايد درسيستم كنترل انجام گيرد.
هيچ فعاليتي در سازمان موفق نخواهد بود مگر آنكه كنترلهاي الزم نسبت به آن
انجام گيرد.
3
تعريف کنترل
درجه تطابق عمليات انجام شده با عملياتي كه بايد انجام شود
درجه تطابق با ايده آلها يا استانداردها
تالش براي جلوگيري از تفاوتها و تضادهاي احتمالي
فرايندي است كه از طريق آن عمليات انجام شده با فعاليتهاي برنامه
ريزي شده تطبيق داده ميشود.
4
فرآيند كنترل
تعيين استاندارد يا ضابطه عملكرد
مديران بايد برنامه هاي سازمان را به استاندارهاي قابل سنجش و مناسب براي پيگيري عملكرد سازمان تبديل كنند.
سنجش عملكرد دربرابر استاندارد
وقتي استاندارها مشخص شد بايد نتايج عمليات انجام شده با هدف ها و استاندارهاي تعيين شده مقايسه شود.
بديهي است تكرار دفعات مقايسه و سنجش به نوع فعاليت مورد نظر بستگي دارد.
تشخيص انحرافات و تحليل علل آنها
مقايسه عميات درحال انجام با استانداردها ،منجر به تشخيص انحرافات ميشود.
پس از تشخيص انحرافات بايد براي تعيين علل آنها اقدام شود.
تا بتوان بر مبناي آن اقدامات اصالحي را به نحو موثري اجرا كرد.
5
اقدامات اصالحي
درصورتي كه عمكرد كمتر از استاندارد باشد .وتجزيه و تحليل نشان دهد كه بايد دست به اقداماتي زد” ،اقدام“ الزامي
است.
اين اقدام ممكن است مستلزم تغيير در يك يا چند فعاليت باشد.
ممكن است شركت مجبور به تجديد نظر در استانداردهاي از پيش تعيين شده گردد.
سنجش
تعيين
استاندارها
و
روشهايي
براي
سنجش
عملكردها
آيا
عملكرد
مطابق
استاندار
است؟
خير
آري
نبايد هيچ اقدامي نمود
6
بايد
اقدامات
اصالحي
به عمل
آورد
انواع كنترل
الف -كنترل آينده نگريا قبل از انجام عمليات
درمرحله ورودي و قبل از انجام فرآيند تبديل انجام ميشود و بر پيش بينيهاي آينده نظر دارد.
اين كنترل از انحرافاتي كه ممكن است بعدا به وجود آيد ،جوگيري ميكند.
ب -كنترل زمان وقوع يا در حين انجام عمليات
اين نوع كنترل توانايي اقدام اصالحي در حين انجام عمليات يعني قبل از بروز انحراف را دارد .
ج -كنترل گذشته نگر يا بعد از انجام عمليات
اين نوع كنترل بر اطالعات گذشته استوار است.
درمرحله خروجي و پس از تكميل عمليات ساخت يك محصول يا ارائه خدمت انجام ميشود و نتايج اقدامات
انجام شده را ارزيابي ميكند.
چنانچه انحرافي مشاهده شود اقدامات اصالحي براي بهبودعمليات انجام ميگيرد.
7
روشهاي كنترل
تدابير سنتي
گزارش هاي آماري
بازرسي عملي
مشاهدات شخصي
كنترل از طريق بودجه
نحوه تخصيص منابع مالي را به فعاليتهاي مشخص در يك دوره معين نشان ميدهد.
از طريق تجزيه و تحليل نقطه سربه سر
نشان ميدهد كه در مقادير مختلف توليد ،ميزان سود و يا زيان دستگاه با توجه به هزينه هاي ثابت ،متغير
و عوايد فروش در مقادير مختلف توليد چقدر است.
از طريق نمودار گنت
نمودار گانت پيشرفت كار را در طول زمان مشخصي بانمودار ستوني نشان ميدهد.
8
از طريق فنون تجزيه و تحليل شبكه
نقطه سربه سر،
نقطه اي است كه در آن درآمد كل با هزينه كل برابر ميشود.
نقطه اي كه سازمان هيچ سود و زياني ندارد.
تحليل نقطه سربه سر رابطه بين ميزان توليد و هزينه ناشي از آن را در سازمان
نشان ميدهد.
نشان ميدهد در چه سطحي از توليد ،درآمد ،و هزينه ها برابرند و چه ميزاني از
توليد براي موسسه سود آور است.
نقطه سربه سر از طريق رسم نمودار به دست ميآيد.
9
محور افقي ميزان توليد
محور عمودي هزينه ها و درآمد
هزينه و درآمد
درآمد كل
هزينه كل
F
هزينه ثابت
ميزان توليد
نقطه سربه سر
10
نمودار گنت (گانت )GANT
فهرستي از كليه فعاليتهايي كه براي اجراي يك طرح خاص ضرورت دارد تهيه ،و
براي انجام هر فعاليت مدت زماني پيش بيني ميشود.
اين نمودار از 2محور تشکيل ميشود.
محور افقی زمان را نشان ميدهد،
محور عمودی نمايان گر مراحل انجام کار است( .فعاليتها)
هر مستطيل نشان دهنده فعاليت يک مرحله ميباشد و طول آن مستطيل متناسب با زمان انجام آن
خواهد بود.
به عبارت ديگر طول مستطيل نشان ميدهد که هرمرحله از پروژه چه مدت زمانی طول خواهد کشيد.
براساس اين نمودار مشخص ميشود:
كدام فعاليت از برنامه زماني تعيين شده جلوتر است يا مطابق برنامه زماني تعيين شده جلو رفته
است.
كدام فعاليت از زمان تعيين شده عقب تر است ،تا علل آن كشف و بررسي شود.
11
ماه
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
فعالیتها
اول
دوم
سوم
چهارم
پتجم
زمان پيش بيني
زمان تحقق يافته /واقعي
نمودار ميله اي (پايان نمای) گانت
از طريق فنون تجزيه و تحليل شبكه
اين فنون از روشهاي كنترل پروژه و شامل دو تكنيك مي باشد( :شبكه
پرت و مسير بحراني)
روش اول بازنگري و ارزيابي شبكه پرت PERT
نمودار گردش كاري است كه توالي فعاليتهاي مورد نياز براي تكميل يك پروژه را نشان
ميدهد و معموال براي پروژه هاي بزرگي كه مستلزم هماهنگي داده هاي بسياري است
استفاده ميشود.
براي رسم شبكه پرت ازعالئم مخصوص مانند
مسير بحراني استفاده ميشود.
13
رويداد،
فعاليت (بردار) ،و
رويداد (گره)
نشانگر آغاز و انجام يك فعاليت است.
نياز به هزينه و زمان ندارد.
فعاليت (بردار)
اجزاي اصلي تشكيل دهنده يك برنامه يا پروژه اند.
از زمان مشخص شروع و در زمان معين خاتمه مي يابند و اجراي آنها مستلزم صرفه هزينه ميباشد.
در شبكه پرت به صورت پيكان يا فلش نشان داده ميشود.
جهت فش نشان دهنده جهت اجراي فعاليت ميباشد.
طول فلش هيچ ارتباطي با زمان اجراي فعاليت ندارد.
فعاليتي كه به وقت و انرژي سازماني نيازي ندارد به عنوان فعاليت مجازي است و با خط چين نشان داده ميشود.
مسير بحراني
مسيري كه بيشترين زمان را براي انجام فعاليت به خود تخصيص داده باشد .و هرگونه تاخير درانجام فعاليتهاي موجود
در اين مسير موجب تاخير در كل پروژه ميگردد.
14
قواعد ترسيم شبکه:
فعاليت ورودی و خروجی در يک دايره بايد کامال مشخص باشد.
هر فعاليت (بردار) بايد به وسيله 2رويداد(گره) مشخص شود.
تا زمانی که تمام فعاليتهای قبلی تکميل نشده باشد و رويدادهای
الزم اتفاق نيفتاده باشد ،فعاليتهای بعدی نميتوانند شروع شوند.
(مثال برای شروع فعاليتهای Dو Cبايد فعاليتهای Aو Bکامل شده باشند).
A
B
C
D
15
تمام رويدادها ،به جز رويداد اول و آخر بايد حداقل يک فعاليت ماقبل و
يک فعاليت مابعد داشته باشد.
شکل شبکه يک طرفه است و هيچ رويدادی به عقب برنميگردد.
تعداد بردارهايی که به يک دايره ختم ميشود ،نشان دهنده تعداد فعاليتهايی
است که با تکميل آنها يک رويداد اتفاق می افتد.
از کشيدن خطوط متقاطع خودداری شود.
سعی شود تمام خطوط به يک اندازه باشد و رابطه ای بين زمان انجام
فعاليت و طول خط بردار وجود نداشته باشد.
از کشيدن بردار فعاليتهای مجازی تا حد امکان خود داری شود.
16
مثال:
فرض كنيد ناظر يك شركت ساختماني هستيد و بايد بر بناي ساختمان اداري نظارت كنيد.
جدول رويدادها و فعاليتهاي پروژه را به همراه شبكه پرت تهيه كنيد.
.1
تعيين رويدادها و فعاليتها:
شرح فعاليت
رويداد
رويداد قبلي
زمان موردانتظار
تاييد طرح و گرفتن مجوز
A
A
6هفته
حفر گاراژ زيرزميني
B
B
14هفته
برپاكردن اسكلت ديوار
C
C
6هفته
ساختن كف اتاقها
D
C
3هفته
نصب پنجره ها
E
C
3هفته
ساختن سقف
F
D,E,F
5هفته
سيم كشي سقف
G
G
5هفته
نصب آسانسور
H
D
4هفته
قراردادن پوشش كف و قاب بندي كردن
I
I,H
3هفته
قراردادن درها و طراحي تزئيني داخلي
J
J
1هفته
مروري بر كروه مديريت ساختمان
K
10هفته
17
.2
رسم نمودار:
با استفاده از جدول فعاليتها و زمان مورد انتظار برای هر فعاليت ،نمودار
فعاليتها رسم ميگردد.
3
4
I
1
K
D
6
5
J
3
14
5
H
5
E
G
C
3
10
6
B
A
شروع
5
3
F
18
با استفاده از نمودار شبكه پرت ميتوان زمان تكميل اين پروژه را
محاسبه كرد.
مسير 1
مسير 2
مسير 3
مسير 4
A,B,C,D,G,H,J,K= 10+6+14+6+5+5+3+1= 50
محاسبات شبكه پرت نشان ميدهد اگر همه كارها مطابق برنامه پيش رود انجام
پروژه .....هفته طول ميكشد.
A,B,C,D,I,J,K=10+6+14+6+4+3+1= 44
A,B,C,E,G,H,J,K=10+6+14+3+5+5+3+1= 47
A,B,C,F,G,H,J,K=10+6+14+3+5+5+3+1= 47
مسير بحراني؟ ؟؟؟
19
روش دوم مسير بحراني C.P.M
Critical Path Method
اين روش از فنون شبكه در برنامه ريزي و كنترل استفاده ميشود .و مخصوص
طرح هايي است كه اطالعات كافي از زمان و هزينه اجراي آن در دست باشد.
شبيه روش پرت ميباشد و بر يافتن طوالني ترين مسير براي انجام پروژه تاكيد
دارد( .مسير بحراني)
20
سرپرست چه نقشي در فرآيند كنترل دارد؟
تغذيه سيستم اطالعاتي سازمان است .و 2كار اساسي را در فرآيند كنترل انجام
ميدهد:
.1
مانند قاضي عمل كرده و عملكرد رويدادهاي واحد خود را نظارت و مشاهده
ميكند .سپس مشاهدات را با معيارها و استانداردهاي تنظيم شده در برنامه
ريزي مقايسه ميكند.
.2
درنقش حل مسئله و برنامه ريزي بايد تشخيص دهد چرا نتايج پائين تر از
استانداردها هست .و شرايط را نيز اصالح نموده و نتايج را به سطح
موردنظر برساند.
21
آنچه بايد كنترل شود
كنترل كيفيت (كيفيت كاال ،محصوالت ،و خدمات)
كنترل پرسنل
كنترل توليد (كاال و محصوالت)
كنترل بازار
كنترل هزينه ها
.
.
.
22
مدلهاي كنترل كيفيت
.1
عمده ترين مشكالت درسازمانها عدم آشنايي مديران از تكنيكهاي كنترل
كيفيت ميباشد .مهمترين اين تكنيكها عبارتند از:
بازرسي
بازرسي وارده
(براي جلوگيري از هزينه هاي ناشي از توليد كاالي نامرغوب)
بازرسي جريان توليد
براي بررسي و كاهش درصد ضايعات در نقاط مختلف كاال
بازرسي محصول نهايي
23
براي اطمينان از مطابقت كاالي توليدي با استانداردهاي تعيين شده.
.2
.3
نمونه برداري
وقتي بازرسي همه بخشهاي همه محصوالت توليدي
امكان پذير نيست (.هزينه و زمان بر است) از نمونه برداري استفاده ميگردد.
عبارت است ازانتخاب جزئي از محصول براي اطالع از خصوصيات آن
مجموعه.
(مثال همه مواد اوليه و وارده ها)
نمودارهاي كنترل
با استفاده از آمارحدود باال و پائين تر از متوسط توليد را محاسبه و نمودار آن رسم ميشود.
به منظورتفكيك تغييرات با دليل از تغييرات بي دليل ،تا درصورت مشاهده اين تغييرات مورد
بررسي قرار گرفته و علت آن كشف و قبل از توليد بيشتر ،اصالح گردد.
24
تغييرات بي دليل (تصادفي)
اين تغييرات داراي نظم خاصي نيستند و ميتوانند در اثر ناهماهنگي در مواد اوليه،
ماشين آالت ،كارگران ،شرايط فيزيكي و ...ايجادشوند .دراين حالت از نمودار استفاده
نميشود.
تغييرات با دليل (غير تصادفي)
وظيفه ستاد كنترل تشخيص تغييرات با دليل ميباشد .كه ميتواند به علت خاصي ايجاد
شده باشد.
چگونه ميتوان كاركنان را به كيفيت عالقمند كرد؟
اگر كاركنان به كيفيت بي توجه هستند ،مديران و سرپرستان مقصرند كه نتوانسته
اند آنها را به اهميت كيفيت جلب كنند.
اگر ميخواهيد كارگر نسبت به كيفيت حساس باشد:
بايداز لحظه شروع كار ،همان ميزان كه براي بازده اهميت قائل هستيد ،براي
كيفيت هم قائل شويد.
براي كاركنان جديد نشان دهيد كه چه كاري قابل قبول و يا غير قابل قبول
است.
داليل مربوط به كيفيت محصول يا خدمات را توضيح دهيد.
25
مديريت كيفيت جامع يا فراگير TQM/
Total Quality Management
انقالب كيفيت محصوالت در ژاپن ( 2آمريكايي)
باتاكيد بر نيازهاي واقعي مصرف كنندگان ،بايد به جنبه هايي از محصو كه از نظر مشتري
اهميت دارد بيشتر توجه كرد.
محصول يا خدمت بايد از نظر كيفيت بهصورت ”قابل مصرف“ يا ” مناسب مصرف“ باشد.
كيفيت باالتر به معني قيمت بيشتر نيست.
با توجه كردن به كنترل كيفي محصوالت ميتوان با هزينه اي كمتر كيفيت محصول را باال برد.
بنابراين:
مدير بايد همواره در صدد يافتن علت هاي ضعف خود باشد و انها را اصالح كند نه اينكه
منتظر بماند تا عيب و نقص مشخص شود.
ژاپني ها تحت تاثيرنظرات اين 2آمريكايي ،سيستمهاي عمياتي خود را طوري طرح ريزي كردند
كه بتوانند محصوالتي تقريبا بدون عيب و نقص توليد نمايند.
تعهد به كيفيت بخش مهمي از فرهنگ ژاپن مي باشد .كه اين تعهد به كيفيت به عنوان ”مديريت
كيفيت جامع يا فراگير“ شناخته شده است.
26
در”مديريت كيفيت جامع يا فراگير“ هدف تنها افزايش كيفيت نميباشد بلكه عوامل ديگري نيز
مد نظر ميباشد:
تحويل به موقع كاال
كاهش هزينه ها
افزايش بهره وري
توسعه بازار
فروش كاالها و خدمات پس از فروش
توسعه فرهنگ مشتري مداري
توسعه فرهنگ مشاركت عمومي درسازمان
از ميان برداشتن موانع ارتباطي بين واحدهاي مختف
براي رسيدن به اين اهداف بهترين ابزار ،استانداردهاي جهاني ISO 9000
ميباشد.
27
استاندارد ISO 9000
Iso9000استانداردهاي پذيرفته شده بين المللي در مورد مديريت كيفيت و تضمين كيفيت ميباشد.
اواخر دهه 70ميالدي با بهره گيري از استانداردهاي مي انگستان و ساير
استانداردهاي مربوط به سيستم كيفيت طراحي و در 1987از سوي دبيرخانه
سازمان بين المللي استاندارد ISOمنتشر شد.
International Standard Organization
اين استانداردها پس از ويرايش در 1994و مجددا در سال 2000منتشر شد .اهم
مواردعبارت است از:
رويكرد بيشتر به رضايت مشتري،
فرآيند سيستم مديريت كيفيت براساس اصول مديريت كيفيت،
كيفيت كاالها و خدمات برمبناي معيارهاي از قبل تعيين و توافق شده باشد.
درسيستم استاندارد (:)ISO
28
مسئوليت اصي كليه افراد ،رعايت كيفيت است.
كليه مديران و كاركنان آموزش ميبينند و توجيه ميشوند.
نظام كنترل كيفي ،طراحي و مكتوب و كيه دستورالعمل ها مدون ميشود.
29