Transcript إدارة الزمن
إدارة الزمن إعداد د .غياث محمد عباس مدير وحدة تدريب وبناء قدرات الباحثين إدارة البحوث-وزارة الصحة االتحادية في هذا التقديم ما هو المقصود بإدارة الزمن؟ هل أنت مدير زمن جيد؟ مفاهيم خاطئة عن إدارة الزمن.. أين يذهب الزمن؟ كيف تدير زمنك ليكون أكثر فاعلية؟ أدوات تعينك على ترتيب زمنك مفهوم إدارة الزمن المقصود بإدارة الزمن هو أن تنجز أكبر قدر من المهام المخطط لها في الزمن المقرر لها بالطريقة المخطط لها قبل بداية التنفيذ. ملاذا تهمك إدارة زمنك؟ الزمن هو المورد الذي ال يمكن شراؤه ،وال يتجدد وال يمكن تعويضه إذا ضاع ،كما ال يمكن إعادة استعماله. أين يذهب الزمن؟ البداية الصحيحة قبل التحرك إلدارة زمنك بفعالية أكبر هي أن تعرف أين يذهب الزمن في الوقت الراهن. مضيعات زمن ذاتية (داخلية): التردد ،والتسويف ،والتأجيل عدم وجود خطط ،أو غياب سقف زمني محدد لتسليم العمل. أهداف غير واضحة الصياغة أو غير واقعية سوء تقدير الزمن المطلوب لتحقيق األهداف محاولة انجاز عدد كبير من النشاطات بسرعة في وقت قصير مضيعات زمن خارجية: المكالمات الهاتفية الزوار غير المتوقعين االجتماعات (المجدولة وغير المجدولة) البحث عن الملفات في المكاتب المكدسة، وسيئة التنظيم طلبات الرؤساء غير المجدولة مضيعات زمن خارجية...تابع عدم القدرة على قول (ال) تفويض غير فعال التدخل في تفاصيل األعمال الروتينية لآلخرين (للمرؤوسين) ضعف االتصاالت ،أو عدم وضوح آلياتها. المهام العالقة Pending tasks كيف تدير زمنك ليكون أكثر فاعلية؟ بعد أن تعرف أين يذهب زمنك، تذكر أننا لن نطمح في استئصال المضيعات كليا بل نريد أن نسيطر عليها ونستثمرها بشكل أفضل ،إذا أمكن. اعرف عدوك حدد البيانات الممكنة عن المضيعات وذلك باآلتي: ّ سجل مضيعات الزمن بالساعة والدقيقة لمدة أسبوع مثال حدد نوعها ،ومصدرها :أي هل هي مضيعات من عوامل ذاتية ،أم من عوامل خارجية. حدد مدى إمكانية السيطرة عليها ال تحبط ،وتعامل مع األمر كجزء من مصاعب العمل. حلول مقترحة ملضيعات الزمن: أوال :الزوار مقابلة الزائر ما أمكن خارج المكتب ،فاحتمال إطالة اللقاءات في هذه األماكن أقل احتماال. قابل زائرك وقوفاً ،فال تجلس بعد أن تحييه. ضع كتباً وأوراقا ولوازم عمل على أماكن الجلوس ،لكي ال تشجعهم على البقاء طويالً. حدد زمن الزيارة ،واعتذر بوضوح أن أعماال أخرى البد أن تنتهي اليوم. الزوار ...تابع ضع ساعة حائط في مكان واضح ،واسترق النظر لها من حين آلخر. تحاشى وضع تحف ،أو زخارف يمكنها أن تكون مصد ار لتعليقات خارج موضوع الزيارة. تحاشى تشغيل التلفاز ما لم يكن ذلك ضرورياً! وضع عبارات مثل (راجع االستقبال-فضال اطرق الباب-يوجد اجتماع ...الخ)، إضافة إلى وضع لوحة المهام والخطط والمواعيد في مكان بارز. الهواتف معالجات للتغلب على الهاتف كمضيع للزمن: تكليف السكرتيرة بالرد على الهاتف. وعرف نفسك بلطف قصر زمن التحية ِّ ّ ووضوح ،وقلل المجامالت. وفِّر قائمة بأسماء وأرقام الهواتف األكثر استعماال التعرف على الشخص األكثر اتصاال التخاذ المعالجة المناسبة معالجة الهواتف كمضيعات زمن ...تابع خصص وقتا معينا في اليوم إلجراء ِّ االتصاالت. اختر أكثر األوقات تضجي ار لالتصال ،حيث يكون مكلمك غير راغب في الثرثرة. حدد موضوعات المكالمة مسبقا في ورقة جوار الهاتف ،وراجعها بعينك أثناء المكالمة. ِ انه المكالمة بمجرد انتهاء غرضها. درب المرؤوسين على الرد على المكالمات ِّ وطرح األسئلة األساسية. فضال ال تكذب تحت أي ظرف من الظروف ،وال تطلب ذلك من أي من موظفيك. ثالثا :إدارة األوراق االتجاه نحو المكاتب غير الورقية يقلل من أهمية إدارة األوراق. األوراق المكدسة على المكتب توحي باألهمية وكثرة العمل. يجب مراجعة أي وكل ورقة ترد أو تخرج من اإلدارة/القسم من المدير. ليس لدي الوقت اآلن .ضع هذه الورقة في أي مكان ،وسأعود إليها الحقاً. مقترحات إلدارة أوراقك : افرز األوراق إلى ما يمكن إلغاؤها نهائيا بال تردد وطرحها في سلة المهمالت. أوراق يتم تحويلها لجهة االختصاص أوراق تنتظر بعض المعلومات التخاذ إجراء بشأنها. أوراق يمكن اتخاذ قرار بشأنها اآلن. التعامل مع األوراق توزيع الموضوعات على المرؤوسين وتشجيعهم على إبداء اآلراء ،وتبادلها. تخصيص الموضوعات األقل في أهميتها لتتم مراجعتها على مستويات أقل من المرؤوسين. إتباع مبدأ (استخدام الهاتف أكثر ،والكتابة أقل). توفير نظام مناسب لحفظ هذه الملفات ،بحيث تكون هناك عالمات واضحة على كل منها، التعامل مع األوراق ..تابع واستعمال أختام األوراق والتي تحدد المطلوب عمله في هذه الورقة (مراجعة-تصحيح- حفظ...الخ) راجع أوراقك يوميا إذا أمكن ،لتعيد فرزها، والتخلص من األوراق ،أو تبويبها. ال تضع أي شيء في أي مكان ،لتجدها الحقاً. اخسر دقيقة في وضع الورقة في مكانها ،فهي ستوفر عليك 10دقائق تضيعها في البحث عنها الحقاً. كيفية التغلب على مكتب غير منظم: ال تتردد في االستغناء عن المكتب إذا كنت غير محتاج إليه. اختر المكتب حسب موائمته الحتياجاتك، وليس باعتباره رم از لمنصبك اإلداري. ال تستعمل األدراج كمخازن ورق. ِّ صنف األوراق سجل نظاما للتصنيف ،وعرف به مرؤوسيك، وتأكد من إتباعهم له. تقسيم الزمن: يقصد بتخطيط الزمن تقدير الزمن الذي يحتاجه كل منشط خالل الفترة الزمنية المخطط لها حسب أولويتها واستعجالها. مهم أم عاجل ؟ Urgent vs. Important Matrix مهم أم عاجل؟! املنطقة األولى: مهام مستعجلة ومهمة ينبغي أن تتحرك النجازها اآلن. املنطقة الثانية: نجز بكفاءة ،لكن في كل مستعجل ولكن أقل أهمية ينبغي أن تُ َ األحوال بسرعة. املنطقة الثالثة: مهمة وغير مستعجلة هذه المهام تكون غالباً إما بال سقف زمني، أو سقفها الزمني بعيد نسبياً .حدد لها سقف زمني. املنطقة الرابعة: لهذا النوع من المهام خطورته ،فانك إذا قللت من الزمن التي تعمله فيها فقد يبدو لك مريحا أن يكون يوم عملك أقل ازدحاماً. أدوات تخطيط /تقسيم الزمن Time Scheduling Tools: يمكن تقسيم هذه األدوات إلى أدوات ورقية، وأخرى الكترونية. يمكن تقسيمها حسب زمنها: المدى الطويل (سنوية-نصف سنوية)، متوسطة المدى (ربع سوية-شهرية)، وقصيرة المدى (أسبوعية-يومية). التخطيط بعيد المدى: مخطط قانت :Gannt's Chartتعتمد فكرة هذا المخطط على تقسيم المنتج المطلوب إلى نشاطات صغيرة يحدد لكل منها سقفه الزمن .مثال :المنتج :إقامة دورة تدريبية في مجال اإلدارة بنهاية العام ،النشاطات يمكن تقسيمها بطريقة قائمة المراجعة checklist حسب الخطوات المطلوبة (انظر الشكل) نموذج مخطط قانت التخطيط قصير المدى: المخطط األسبوعي الجدولة اليوميةDaily Schedule: ارشادات وضع الجدول اليومي: ََ ُ ُ فاعلُ ذلك غداُ إال أن يشاء (وال تقولن لش ٍيء إني هللا واذكر رَّبك إذا نسيت) بداية يومك بالبكور. ضع جدولك في مكان ظاهر يمكنك رؤيته بشكل واضح طوال وقت العمل. انظر لجدولك اليومي كجزء من الجدول األسبوعي ،واألسبوعي كجزء من الجدول الشهري ،وهكذا. الجدولة اليومية ...تابع انظر لجدولك اليومي كجزء من الجدول األسبوعي، واألسبوعي كجزء من الشهري..الخ. امنح لنفسك وقتاً كافياً للراحة والواجبات اإليمانية. حدد زمن األعمال المكتبية المتكررة تعرف على مضيعات الزمن. ال تفرط في تقدير عدد المهام التي يمكن أن تؤديها خصِّص زمن في بداية ونهاية اليوم للمراجعة والترتيب الجدولة اليومية ...تابع ح ّدد األوقات األكثر إنتاجا واجعل لها المهام األصعب أو األثقل اترك مكانا ً شاغراً في تقويمك األسبوعي. راجع أداءك كل يوم ،وقدر نسبة تنفيذك لما وضعته ال تنهزم أو تشعر باإلحباط إذا أحرزت نسبة تنفيذ ضئيلة. قد يكون من المهم أن تضع عالمات مميزة جوار المهام لتقييم أهميتها واستعجالها:1( ،أقل في أهميته، :2متوسط:3 ،مهم جدا) األدوات/الطرق االلكترونية: برنامج :Microsoft Outlook مجدوالت البريد االلكتروني E-mail :Calendar :مصادر وقراءات إضافية .م2004 الطبعة الثالثة. شيخ الدين يوسف من هللا. د.إدارة الوقت Health Sector Capacity Building Program Performance Management Training. FMOHWHO Partnership. Khartoum, Republic of Sudan. Training Manual. Prepared by: Dr. Walid A. Abubaker, Technical Advisor, World Health Organization. www.academictips.org/acad/timemanagemen t.html www.enterpreneur.com www.fehredsudan.org/training www.anasudany.net/cb http://www.ifmsa.org/training/materials.html شكرا لحسن اصغاءكم وجزاكم هللا خيرا