Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Sistema de Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad

Que es un SGC?

Es la manera Secretaria de cómo la Educación dirige y actividades competencia controla de que las su están asociadas con la calidad.

Se debe hacer un sistema NO sólo para certificación, se debe preguntar qué aspectos de la Secretaria están asociados con la calidad.

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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Control de documentos Control de Registros Responsabilidad de la Dirección Gestión de Recursos Recursos Humanos Control de la realización del Proceso Adquisición de Bienes y Servicios Identificación y Trazabilidad del proceso Medición, Análisis y Mejora Proceso no Conforme Acciones Correctivas Acciones Preventivas Tratamiento de Quejas Auditorias Internas Sistema de Gestión de la Calidad

1. Control de documentos

• Revisar y actualizar los documentos • Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual.

• Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

• Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

• Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución,.

• Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón .

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Control de documentos en el MACRO N02.04:

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Leer y revisar los macroprocesos C, E, H y D Actualizarlos, ajustándolos a la particularidad de la secretaría teniendo en cuenta su estructura Aprobarlos de acuerdo a lo establecido en el procedimiento N0204 Cada vez que se detecte la necesidad de una modificación solicitar la aprobación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento N0204

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2. Control de Registros

• Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz de los requisitos de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, identificables y recuperables.

fácilmente • La Secretaria de Educación debe establecer y conservar registros que suministren evidencia que el servicio o proceso ha sido controlado de acuerdo a los procedimientos documentados aplicables.

Estos registros deben mostrar claramente si el proceso ha sido conforme. Los registros deben identificar la autoridad responsable por el control del proceso .

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Control de registros en el Macro N02.01

Organizar el archivo de gestión Implementar las tablas de retención documental Foliar las carpetas Las carpetas no deben tener más de 200 folios

3. Responsabilidad de la Dirección

El Secretario de Educación y/o el comité directivo deben proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: a) la comunicación a los funcionarios y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la secretaría acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos de la comunidad educativa como los legales, b) el establecimiento de la política de la calidad, c) la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad, d) la realización de las revisiones por la dirección, y e) el aseguramiento de la disponibilidad de recursos.

Sistema de Gestión de la Calidad

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4. Gestión de Recursos

La Secretaría de Educación debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para implementar, mantener y verificar los requisitos de gestión de calidad y técnicos para el control de la conformidad de todos los procesos implementados.

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5. Recursos Humanos

El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del proceso y que realiza las actividades de control requeridas, de acuerdo con los procedimientos documentados aplicables, debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Para tal efecto la secretaría debe: • Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del proceso y el control de acuerdo con los procedimientos documentados aplicables.

• Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades.

• Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.

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6. Control de la realización del proceso

La Secretaría de Educación debe planificar y llevar a cabo la realización del proceso bajo condiciones controladas que permitan garantizar el cumplimiento de cada proceso.

Las condiciones controladas deben incluir: • La disponibilidad de información que describa las características del proceso • La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario • El uso del equipo adecuado • La implementación del seguimiento y de la medición • La implementación de actividades de entrega del proceso y posteriores a la entrega

7. Adquisición de Bienes y Servicios

La Secretaria de Educación debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para la realización del proceso cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables y debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para lograr esto.

La Secretaría debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad.

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8. Identificación y trazabilidad

Se debe establecer una metodología única que permita recuperar la información en el tiempo.

9. Medición, Análisis y Mejora

La Secretaría debe medir y hacer un seguimiento de las características del proceso para verificar que se cumplen los requisitos de las especificaciones técnicas aplicando procedimientos documentados.

Debe mantener conformidad aceptación.

con evidencia los de criterios la de Sistema de Gestión de la Calidad

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10. Producto No Conforme

La Secretaria debe asegurar que el producto o servicio que no sea conforme identifica con con los los requisitos, controles, se las responsabilidades y autoridades Debe ser un procedimiento documentado y cuando se detecte, se debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, conformidad.

de la no

11. Acciones Correctivas – 12 Acciones Preventivas

La Secretaria debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que NO vuelvan a ocurrir.

Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

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13 . Tratamiento de Quejas

La Secretaria mantener debe aplicar y actualizados procedimientos documentados para la recepción y tratamiento de las quejas de los clientes sobre los procesos implementados.

existir evidencia con Debe relación al tratamiento dado a la queja, Se debe mantener un registro numerado consecutivamente de las quejas.

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14 . Auditoria Interna

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Principales NO Conformidades detectadas en la auditoria de ICONTEC 2012 sobre el SGC

1.

Medición, Análisis y Mejora. “INDICADORES Y ANÁLISIS” 2. Acciones Correctivas 3. Producto no Conforme

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