Transcript Secretaria, Funciones.

Las tres cosas más
difíciles
de esta vida son:
Guardar un secreto,
Perdonar un agravio y
Aprovechar el tiempo.
Benjamin Flanklin
Secretaria
Según la Real Academia
de la Lengua Española,
la palabra Secretaria
viene
derivada
del
vocablo latín Secretu
(Secreto), cuya acepción
es: persona a cuya
discreción se confía un
secreto.
La secretaria debe
de estar dotada de
ciertas cualidades
profesionales y
humanas.
A su entender,
¿cuáles serían?
4c/u
ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN:
1. Iniciativa: Para qué esperar hasta que se le ordene.
2. Superación: Crecer en todos los aspectos y motivarse
por ello.
3. Capacidad de aprendizaje: Sentirse segura de lo que
se es y de lo que se sabe.
4. Decisión: Clave en diversas ocasiones.
5. Autocrítica: Conocerse a sí misma y corregirse.
6. Naturalidad: No aparentar lo que no es.
7. Sencillez: Cualidad de las personas valiosas.
8. Discreción: Secretaria y secreto son casi sinónimos.
ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN
9.
Eficiencia: Hacerlo una vez, en corto tiempo y con
calidad.
10.
Entusiasmo: Llevar esa energía interior y desbordarla en
el trabajo.
11.
Responsabilidad: En todos los aspectos del trabajo.
12.
Puntualidad: Practicarla como filosofía.
13.
Organización: Es una cualidad indispensable en una
secretaria.
14.
Interés: En el trabajo y en el mejoramiento de éste.
15.
Tolerancia: Hacia el jefe, otras personas y circunstancias.
16.
Tacto: Ser diplomática en todo momento.
Exponga críticamente cuáles son las tres
cualidades que más resaltan en su persona
(profesionales y humanas)

Diga al menos una que no posee o que
requiere perfeccionar
¿Cuáles
consideran
ustedes que son
las funciones de la
secretaria?
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
SECRETARIA EJECUTIVA.
FUNCIONES BÁSICAS
Representa a su
entidad y a su jefe
Ayuda a simplificar
el trabajo del jefe
Sirve de enlace y
coordinación en la
comunicación
interna y externa
FUNCIONES BÁSICAS
1.
Representación de su jefe y de la ENSAP
La secretaria es, además la primera imagen que
se muestra de la entidad y de su superior, por
ser la primera persona con la que se relacionan.
La impresión que reciban en un primer contacto
dependerá muchas veces de la eficacia con que
se desenvuelva la secretaria.
FUNCIONES BÁSICAS
2. Organizar y facilitar el trabajo del
jefe
Una secretaria eficiente es la que facilita la
labor del directivo y lo descarga de todo
tipo de obligaciones que no sean las
propias de su cargo, para que pueda
dedicar todo su esfuerzo al mismo.
Cómo facilitar el trabajo del jefe:
-
Desviar o anular visitas inoportunas y
organizar las que sean de su interés,
facilitándoles entrevistas para fecha y hora
convenientes.
-
Filtrar las llamadas telefónicas
-
Preparar las llamadas a las personas precisas
y en el momento oportuno.
-
Mantener al jefe informado sobre los
compromisos internos y externos.
Cómo facilitar el trabajo del jefe:
-
Planificar, ordenar y actualizar la agenda de trabajo de su jefe y
la suya para evitar omisiones y reiteraciones.
-
Organizar el puesto de trabajo del jefe.
-
Solicitar (materiales de oficinas) y Servicios generales.
-
Organizar y supervisar el trabajo de otros empleados.
-
Librar al jefe del papeleo administrativo, del archivo y de la
correspondencia asumiendo ella estas actividades.
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
- La entrada y salida de correspondencia:
control y clasificación de los correos que
llegan, control y envío de la correspondencia
de salida.
- La redacción y gestión de la correspondencia,
dossier, memorias, informes, etc.
- Gestión y control del archivo.
- Atención de las llamadas telefónicas.
- Extender las actas de las reuniones.
- Custodiar los documentos de la oficina.
FUNCIONES BÁSICAS
3. Coordinar las comunicaciones que se
producen en el centro, ya sea de orden
interno o externo.
La secretaria ejerce una labor de enlace y
coordinación del centro, en la medida que facilita
las comunicaciones de la institución tanto
internas como externas.
COORDINACIÓN Y ENLACE
- Gestiones de los compromisos del director y
acogida de las visitas.
-Organización de eventuales viajes, reuniones y
almuerzo o cena de trabajo del director.
- Relaciones con otras instituciones y las
internas del centro.
RESUMEN:
La secretaria tiene tres
funciones básicas:
o Representación
personal de su jefe y del
centro.
o Ayuda a organizar y
simplificar el trabajo del
jefe.
o Sirve de enlace y
coordinación.
Marque con una X lo que
considere que son principios
éticos de la secretaria.
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Objetividad
Cuidadosa de la imagen
Lealtad
No divulgar ninguna información
Honestidad
Modestia
Maquillaje discreto
Discreción
Tolerancia
TAREA: Presentar,
para el próximo
encuentro, el
• CÓDIGO DE
ETICA DE LA
SECRETARIA
ELABORADO POR:
Lic. Myrtha Obregón Martín MSc.