Transcript Deberes funcionales de la secretaria en ausencia del jefe.

TEMAS
DEBERES FUNCIONALES
DE LA SECRETARIA
EN AUSENCIA DEL JEFE
¿QUÉ HAGO?
DEBERES FUNCIONALES
Mantener en todo
momento los principios
básicos de la ÉTICA
3º
Tener en cuenta el
cumplimiento del
Reglamento del Centro
2º
Conocer a la perfección el organigrama
del Centro, la organización, estructura
y coordinaciones de trabajo
1º
DEBERES FUNCIONALES
4º.-Conocer en lo posible la especialización de su
superior, a fin de que pueda asistirle
correctamente en todo momento en lo referente
a sus necesidades laborales.
5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la
perfección cada una de las responsabilidades
inherentes a su Jefe.
6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello
que no sea de su competencia.
DEBERES FUNCIONALES
Evitar interrupciones
identificando la prioridad
de cada asunto
9º
Planificar su tiempo y actividades de
modo muy flexible (con frecuencia
hay cambio de prioridades).
8º
Trabajar con doble agenda (la
del Jefe y la propia).
7º
DEBERES FUNCIONALES
10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del
superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a
los compromisos en el centro y en el exterior.
11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior
y el Jefe para evitar que se vea obligado a:
 Leer o analizar todos los documentos.
 Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con
el desvío a otros directivos o subordinados
autorizados a hacerlo.
Preparar y organizar junto al Jefe
las reuniones, seminarios, clases
u otras actividades del
Departamento
Planificar las actividades del
día de acuerdo a la agenda
de trabajo del jefe
14º
Despachar con el Jefe cada día al
iniciar la jornada.
13º
Actualización diaria de los Planes de
Trabajo (anual, mensual, semanal y
diario).
12º
15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a
a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.
b) Días y horarios de atención a las visitas no
programadas.
16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia,
memos e informes.
17º.-Realizar los trabajos inherentes a su
Departamento (cartas, informes, controles) etc.
18º.-Confeccionar las actas de las reuniones.
19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los
documentos de la oficina.
DEBERES FUNCIONALES
Gestión de las llamadas
telefónicas de entrada y salida
22º
Organizar las visitas,
coordinando con antelación todo
lo necesario para su éxito.
21º
Mantener actualizados los
archivos y hacer que el Jefe
conozca como acceder a ellos.
20º
1. Reuniones
2. Vacaciones,
3. Enfermedad,
4. Otros problemas
personales,
5. Viajes
6. Eventos
El Jefe puede ausentarse
de la oficina por causas
muy diversas:
7. Clases
8. Compromisos
sociales
Siempre es responsabilidad de la Secretaria
que el trabajo continúe con su ritmo habitual
(pone a prueba su capacidad ejecutora)
La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse
correctamente en estas ocasiones, deberá
cumplimentar sus tareas habituales y otras que
más adelante se relacionan:
EN AUSENCIA DEL JEFE
ACTIVIDADES
FUNCIONALES
S. A. P
Ubicación del
Jefe
Representar
a su Jefe
Despachar cada día
al concluir el Jefe
sus labores a fin de
determinar que es
prioritario para su
cumplimiento en la
próxima jornada
Conocer la
ubicación exacta de
su Jefe
Esta información
sólo debe ser
manejada por la
secretaria
Crear un sistema de
atención y
prevención
(SAP) de
emergencias en
cuanto a:
a) Cartas, memos,
notas, etc., que
hayan sido
remitidos a otros
y que demanden
respuesta.
b) Llamadas
c) Respuestas a dar por el
superior a terceros antes de una
fecha determinada.
d) Compromisos que conlleven
una previa preparación.
e) Acuerdos de las reuniones
EN AUSENCIA DEL JEFE
ACTIVIDADES
FUNCIONALES
S. A. P
S. A. P
S. A. P
Llene los recuadros con otras
actividades que usted realice
CRECIMIENTO
INICIATIVA
EFICIENCIA
NATURALIDAD
TOLERANCIA
SEGURIDAD
ESTÉ O NO
EL
JEFE
DECISIÓN
AUTOCRÍTICA
DISCRESIÓN
TACTO
CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN
LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE
AUSENTA
INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya
respuesta o solución sea conocida por Usted.
CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para
hacerlo.
SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe.
DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su
Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como
resolver.
AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!
Cont.
EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y
calidad.
NATURALIDAD: No aparente lo que no es.
TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas
con las que se relaciona en sus labores y con
las circunstancias en que se vea envuelta.
DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son
sinónimos. Téngalo en cuenta.
TACTO: Sea diplomática en todo momento. No
lo olvide.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA
SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ
PRESENTE
Utilice palabras y
maneras no
agresivas.
Aprenda a identificar la
gravedad de los
asuntos
Enfrente con
diplomacia y tacto las
situaciones difíciles
Resuelva el mayor
número de ellas,
siempre que sea
posible y apropiado
Comprométase a
solucionar la situación
siempre que se pueda y
hágalo con
posterioridad
Técnicas
Si sabe que no hay solución inmediata,
no se comprometa, explique lo mejor que
pueda e intente ganar la comprensión de su
interlocutor.
17
Técnicas (cont)
Emplee Listas de Chequeo para :
Que no
queden
asuntos
pendientes
Asuma las
actividades que no
requieran la
presencia
imprescindible del
Jefe o que pueden
reducirse a su Visto
Bueno o
aprobación.
Presente
soluciones, no
problemas.
Son una
excelente
manera para
poder verificar
el trabajo a
realizar
Todo lo que
requiera
verificación en
detalles.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR
AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)
Ofrezca su ayuda y evite hacer que las
personas esperen por su superior.
Evite malos entendidos e
incomprensiones.
Si es imprescindible sugiera otro
momento más propicio para solventar la
situación.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR
AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)
Logre un clima de cooperación adecuado
intercalando con otros jefes las situaciones
de trabajo.
Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y
llega a dominar el vocabulario de su campo,
los principios generales y sus aspectos
éticos y sociales, sus posibilidades serán
mayores y solucionará un sin número de
dificultades sin su presencia.
DE LO CONTRARIO
CAMBIE DE PLAZA