Transcript Kod księgowy - Ministerstwo Środowiska

UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków
• Podstawy prawne dotyczące realizacji projektów
współfinansowanych z Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko
• Analiza umowy o dofinansowanie:
 Obowiązki Beneficjenta
 Obowiązki Instytucji Wdrażającej
 Zmiany w projekcie i umowie o dofinansowanie
• Dokumentacja księgowa wydatków w projekcie.
2
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków
• Podstawy prawne:
 Rozporządzenie
Rady
(WE)
nr
1083/2006
(rozporządzenie ogólne)
 Rozporządzenie
Komisji (WE)
nr 1828/2006
(rozporządzenie wykonawcze)
 Rozporządzenie
Rady
(WE)
nr
1084/2006
ustanawiające Fundusz Spójności
 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr
1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
3
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków
 Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju,
 PO Infrastruktura i Środowisko, zaakceptowany
przez Radę Ministrów i KE,
 Uszczegółowienie Programu wydane przez Ministra
Rozwoju Regionalnego,
 Krajowe
wytyczne
dotyczące
kwalifikowania
wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i
Funduszu Spójności w okresie programowania 20072013, wydane przez MRR,
4
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków
 Minister Rozwoju Regionalnego wydał „Wytyczne w
zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
PO IiŚ”:
 Wytyczne z 21 czerwca 2011 r.
Są dostępne na stronach internetowych:
 www.pois.gov.pl
 www.mrr.gov.pl
Wytyczne są skierowane do instytucji uczestniczących w
systemie realizacji PO IiŚ, jak również do Beneficjentów
projektów współfinansowanych w ramach PO IiŚ
5
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków
• Podstawowe akty prawne i inne dokumenty regulujące
kwalifikowalność wydatków
w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
• Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w tym
zagadnienia:
 Okres
kwalifikowalności,
zakaz
podwójnego
finansowania, zasada elastyczności – crossfinancing, projekty generujące przychód i dochód,
wkład niepieniężny,
 Przykłady rozwiązań stosowanych w praktyce.
6
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków
• Podstawowe akty prawne i inne dokumenty regulujące
kwalifikowalność wydatków
w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
• Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w tym
zagadnienia:
 Okres
kwalifikowalności,
zakaz
podwójnego
finansowania, zasada elastyczności – crossfinancing, projekty generujące przychód i dochód,
wkład niepieniężny,
 Przykłady rozwiązań stosowanych w praktyce.
7
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków cd.
• Analiza
wybranych
wydatków
pod
kątem
kwalifikowalności:
 Wynagrodzenia, amortyzacja, nabycie środków
trwałych, podatek od towarów i usług, koszty
ogólne, zakup gruntu, zakup nieruchomości.
• Wydatki niekwalifikowane.
8
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Fakt, że dany projekt został zakwalifikowany do wsparcia
w ramach PO IiŚ nie oznacza, że wszystkie wydatki
poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane
za kwalifikowane.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Zasady kwalifikowania wydatków dotyczą wszystkich
wydatków ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w
ramach współfinansowania krajowego, jak i środków
wspólnotowych w ramach realizacji projektu
współfinansowanego z Funduszu Spójności lub
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu
Tylko wydatki poniesione przez beneficjenta (tj. podmiot
odpowiedzialny za realizację projektu) mogą być uznane
za kwalifikowane.
W uzasadnionych przypadkach beneficjent może wskazać
w umowie inny podmiot, który również będzie mógł
ponosić wydatki kwalifikowane.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.)
W przypadku, kiedy beneficjent wskazuje inny podmiot do
ponoszenia wydatków kwalifikowanych, dołącza do
wniosku o dofinansowanie porozumienie zawarte
pomiędzy beneficjentem a danym podmiotem oraz
dodatkowo opisuje strukturę własności majątku
wytworzonego w związku z realizacją projektu, strukturę
przepływów finansowych związanych z realizacją projektu
oraz sposób zapewnienia trwałości projektu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.)
1.
2.
3.
Niezależnie od tego, czy beneficjent upoważni inny podmiot do
ponoszenia wydatków kwalifikowanych, czy ponosi je sam,
zawsze beneficjent :
pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość rzeczowej i
finansowej realizacji projektu i odpowiada przed instytucją, z
którą podpisał umowę o dofinansowanie, za prawidłowość
całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w
ramach projektu;
pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu zgodnie z art.
57 Rozporządzenia 1083/2006;
pozostaje jedynym podmiotem właściwym do kontaktów z
instytucjami w systemie realizacji programu operacyjnego, w
tym przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania
środków.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Ramy czasowe okresu kwalifikowania wydatków
Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowane. Wydatki poniesione poza tym okresem nie stanowią
wydatków kwalifikowanych.
Dla PO IiŚ :
Początek okresu kwalifikowania: 1 styczeń 2007r.
Koniec okresu kwalifikowania:
31 grudzień 2015r.
Ostateczny okres kwalifikowania wydatków dla danego projektu jest określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z beneficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową
datę kwalifikowalności wydatków.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Zakaz podwójnego finansowania
Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe
danego wydatku dwa razy ze środków publicznych
(krajowych lub wspólnotowych) :
1. tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów
współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych
lub Funduszu Spójności;
2. podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie
odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w
oparciu o ustawę o VAT;
3. zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a
następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w
ramach środków wspólnotowych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Dokumentowanie wydatków
Poniesione wydatki nie mogą naruszać postanowień
prawa krajowego i wspólnotowego.
Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesionych wydatków z przepisami obowiązującymi w
obszarach : zamówień publicznych, finansów i
rachunkowości, ochrony środowiska, pomocy publicznej,
itd.
Np. wydatki poniesione na podstawie umowy, która została zawarta z naruszeniem prawa zamówień publicznych,
mogą być uznane w całości za niekwalifikowane.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Dokumentowanie wydatków (cd.)
Wydatki kwalifikowane muszą wynikać z prawnie
wiążących umów (kontraktów), porozumień lub innych
dokumentów.
W związku z tym, niezbędne jest posiadanie przez
beneficjenta należytej dokumentacji, będącej podstawą do
poniesienia wydatku, potwierdzającej wykonanie i odbiór
poszczególnych prac lub etapów prac.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Główne zasady kwalifikowania wydatków
Dokumentowanie wydatków (cd.)
Beneficjent przedkłada (w formie kserokopii potwierdzonych za
zgodność z oryginałem) komplet dokumentów rozliczeniowych
poświadczających wydatki kwalifikowane, wynikające z realizacji
prac w ramach projektu.
Dokumenty muszą być podpisane przez osoby do tego
upoważnione.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Realizacja
1. Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów z
wykonawcami dla zadań objętych projektem zgodnie z
przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (w
przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej
ustawy).
2. Umowy nie objęte zakresem stosowania ustawy PZP powinny również być zawierane z uwzględnieniem m. in.
następujących zasad: jawności, niedyskryminacyjnego
opisu przedmiotu zamówienia, równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw
członkowskich.
3. Beneficjent może wykonywać prace siłami własnymi.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Prace budowlane realizowane siłami własnymi
Kwalifikujące się wydatki mogą zawierać się w jednej lub
kilku z następujących kategorii:
a) koszty siły roboczej (wynagrodzenia brutto),
b) obciążenia za użycie sprzętu trwałego wyposażenia w
trakcie budowy (amortyzacja tego sprzętu),
c) koszty użytych materiałów,
d) koszty administracyjne i inne, jeśli są szczegółowo
uzasadnione (związane z realizacją projektu).
Koszty te muszą być obliczone (skalkulowane) w cenach
rynkowych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Prace budowlane realizowane siłami własnymi (cd.)
Jeżeli beneficjent samodzielnie wykonuje całość lub
część prac związanych z przygotowaniem placu
budowy lub budową, związane z tymi pracami wydatki
muszą być przypisane poprzez przejrzysty i oddzielny
system rozliczania projektu, oparty na dokumentach
księgowych lub dokumentach o równoważnej wartości
dowodowej.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Wydatki kwalifikowane związane z przygotowaniem projektu dotyczą m. in.:
• studium wykonalności, w tym:
- analizy finansowej,
- dokumentacji technicznej,
- raportu oddziaływania na środowisko,
• wniosku na dofinansowanie (oprócz wydatków poniesionych na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie);
• wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie;
• dokumentacji przetargowej dla poszczególnych kontraktów;
• uzyskania niezbędnych decyzji administracyjnych.
Warunkiem koniecznym do uznania tych kosztów jako kwalifikowanych,
jest wskazanie ich w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie).
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Wydatki kwalifikowane związane z zarządzaniem projektem dotyczą m.
in.:
• nadzoru nad kontraktami na roboty budowlane,
• wdrażania projektu (siły własne lub podmiot zewnętrzny),
• kosztów ogólnych (np. opłaty czynszowe, koszty administracyjne),
• wydatki osobowe (nowi pracownicy zatrudnieni lub oddelegowani),
• zakupu i instalacji systemów informatycznych wspomagających
zarządzanie i monitorowanie projektu.
Warunkiem uznania tych kosztów za kwalifikowane jest ich wskazanie
w umowie o dofinansowanie.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Zakup używanego sprzętu :
Wydatki na zakup używanego sprzętu mogą być
kwalifikowane pod następującymi warunkami:
-
w okresie ostatnich 7 lat sprzęt ten nie był nabyty z udziałem
dotacji krajowych lub wspólnotowych (oświadczenie
sprzedawcy);
cena sprzętu nie może przekraczać jego wartości rynkowej i
nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego
sprzętu;
sprzęt powinien posiadać cechy wymagane do prawidłowej
eksploatacji obiektów zrealizowanych w ramach projektu i
spełniać odpowiednie normy.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Przy dokumentowaniu wydatków ponoszonych poza kontraktami (np. w
przypadku zakupu nieruchomości), wymagane jest :
•
przy zakupie – operat szacunkowy,
•
przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego – operat szacunkowy,
•
przy przejęciu nieruchomości za odszkodowaniem – operat
szacunkowy,
•
przy obowiązkowym wykupie nieruchomości – odpowiednie dokumenty
potwierdzające obowiązkowy wykup (np. dokumenty związane z
ustanowieniem obszaru ograniczonego użytkowania lub obowiązkowych
odszkodowań wynikających z ustanowienia obszaru ograniczonego
użytkowania, a przede wszystkim odpowiedni operat szacunkowy).
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Łączna kwota wydatków
kwalifikowanych należących do tej
kategorii (zakup nieruchomości) nie
może przekraczać 10% całkowitych
wydatków kwalifikowanych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Inne rodzaje wydatków, które wymagają szczegółowego
udokumentowania zgodnie z „Wytycznymi…” :
• wynagrodzenia,
• wkład niepieniężny lub amortyzacja,
• koszty ogólne,
• koszty zajęcia pasa drogowego,
• opłaty nałożone na beneficjenta,
• odszkodowania za utracone zbiory,
• raty leasingowe.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
W przypadku poniesienia kosztu
związanego z wkładem niepieniężnym
lub amortyzacją, dokumentami
potwierdzającymi są dokumenty
księgowe lub wyciągi z ksiąg
rachunkowych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Amortyzacja :





Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środka trwałego
stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są następujące
warunki:
dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej
realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego
wdrażania,
zakup tego środka nie był finansowany ze środków dotacji
krajowej lub wspólnotowej,
kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się
wyłącznie do okresu realizacji danego projektu,
wartość ta została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości,
w przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest w innych
celach, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu, która
odpowiada proporcji wykorzystania do realizacji projektu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
•
•
•
•
•
Leasing :
Wydatki poniesione w związku z leasingiem kwalifikują się
do dofinansowania zgodnie z postanowieniami
„Wytycznych w zakresie kwalifikowania…”.
Wydatkiem kwalifikowanym jest część opłaconej raty
leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowego
aktywa;
Refundacja wydatków faktycznie poniesionych może
zostać skierowana wyłącznie rzecz beneficjenta
(leasingobiorcy);
Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych nie może
przekroczyć rynkowej wartości aktywu będącej
przedmiotem leasingu;
Kwalifikowane mogą być jedynie te raty, które przypadają
do zapłaty w okresie kwalifikowania wydatków.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Reklama
Wydatki poniesione przez beneficjenta na działania informacyjno promocyjne zgodne z wytycznymi Instytucji Zarządzającej w tym
zakresie, oraz wskazane w umowie o dofinansowanie będą uznane
za kwalifikowane.
1.
2.
„Wytyczne w zakresie informacji i promocji” (Narodowe
Strategiczne Ramy Odniesienia 2007- 2013).
Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Reklama (cd.)
Działania obowiązkowe :
• tablice informacyjne,
• tablice pamiątkowe,
• tabliczki i naklejki informacyjne,
• oznaczanie dokumentów.
Inne działania:
• media (prasa, radio, telewizja),
• plakaty,
• materiały informacyjno-promocyjne,
• wydarzenia informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy),
• strony internetowe.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Inne
Podatek od towarów i usług VAT
Może być uznany za kwalifikowany tylko wtedy, gdy :
• został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez
beneficjenta,
• nie przysługuje beneficjentowi prawo do odzyskania
podatku VAT.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki kwalifikujące się do pomocy
Inne cd.
Opłaty finansowe, koszty gwarancji i ubezpieczeń
• wydatki poniesione na obowiązkowe ubezpieczenia oraz
obowiązkowe gwarancje bankowe (jeśli zostały przewidziane
w dokumentach przetargowych w ramach procedury
udzielania zamówienia publicznego),
• opłaty związane z prowadzeniem rachunkowości projektu,
• opłaty związane z prowadzeniem odrębnego rachunku
bankowego oraz opłaty pobierane za dokonywanie transakcji
finansowych,
• wydatki poniesione na opłaty prawne, opłaty notarialne,
doradztwo finansowe lub techniczne,
• wydatki związane z obsługą instrumentów zabezpieczających
realizację umowy o dofinansowanie.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Akty prawne regulujące problematykę zamówień
publicznych
1)
Traktat z dnia 25 marca 1957 r. ustanawiający Wspólnotę
Europejską - art. 184 ust. 4 stanowi, iż „W odniesieniu do
inwestycji finansowanych przez Wspólnotę udział w
przetargach i dostawach jest otwarty na równych warunkach
dla wszystkich osób fizycznych i prawnych, które maja
przynależność Państwa Członkowskiego lub jednego z krajów i
terytoriów”
2)
DYREKTYWA 2004/18/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I
RADY z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur
udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane,
dostawy i usługi (tzw. dyrektywa klasyczna)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Akty prawne regulujące problematykę zamówień
publicznych
3)
DYREKTYWA 2004/17/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I
RADY z dnia 31 marca 2004 r. koordynująca procedury
udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach
gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych
(tzw. dyrektywa sektorowa)
4)
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z
późniejszymi zmianami)
- nowelizacja – ustawa z dnia 5 listopada 2009 r. o zmianie
ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o kosztach
sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 206, poz. 1591) –
weszła w życie 22 grudnia 2009r.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Akty prawne regulujące problematykę zamówień
publicznych
- nowelizacja – ustawa z dnia 2 grudnia 2009r. o zmianie ustawy
– Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych (Dz. U.
Nr 223, poz. 1778) – weszła w życie 29 stycznia 2010r.
•
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16,
poz. 93 z późniejszymi zmianami)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Procedury negocjacyjne bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
Dyrektywy przewidują możliwość udzielenia zamówienia poza
procedurą konkurencyjną (otwarta, ograniczona) tylko w sytuacji,
gdy zachodzą ściśle określone przesłanki zawarte w art. 31
dyrektywy 2004/18/WE
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku
udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych
zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i
nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia,
niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało
się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia,
jeżeli:
a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia
dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby
poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub
b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od
wykonania zamówienia dodatkowego
(art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku
udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego,
dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień
uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia
podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju
zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie
przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie
uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla
zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia
podstawowego (obowiązuje od 24 października 2008 roku)
(…) zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych
warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy
przedmiotu zamówienia w niej określonego (obowiązywało przed 24
października 2008 roku)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
•
•
•
•
•
Udzielenie w trybie zamówienia z wolnej ręki zamówień dodatkowych do
realizowanego zamówienia podstawowego zależne jest od łącznego
spełnienia kilku przesłanek, tj.
zamówienie dodatkowe należy udzielić temu samemu wykonawcy
robót budowlanych (lub usług), który realizuje zamówienie
podstawowe
roboty budowlane (lub usługi) nie mogą być objęte zamówieniem
podstawowym
wartość robot dodatkowych nie przekracza łącznie 50% wartości
realizowanego zamówienia podstawowego
prace dodatkowe są niezbędne do prawidłowego wykonania
zamówienia podstawowego
wykonanie robót/usług dodatkowych stało się konieczne na skutek
sytuacji niemożliwej do przewidzenia (charakter obiektywny)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
a ponadto:
•
z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia
dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia
niewspółmiernie wysokich kosztów lub
•
wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania
zamówienia dodatkowego
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
Aby określone zamówienie na roboty budowlane (lub usługi)
mogło zostać uznane za zamówienie uzupełniające musi ono
polegać na powtórzeniu tych samych robót/usług (w okresie 3 lat
od udzielenia zamówienia podstawowego), co roboty/usługi
objęte zamówieniem podstawowym. Robotami/usługami
uzupełniającymi nie są zatem takie roboty/usługi, których
wykonania zamawiający nie planował na etapie udzielania
zamówienia podstawowego, których konieczność wykonania
pojawiła się po zawarciu umowy w sprawie zamówienia
podstawowego. Wartość robót/ usług uzupełniających nie może
przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
Ponieważ zamówienia z wolnej ręki w zakresie zamówień
dodatkowych i zamówień uzupełniających stanowią wyjątki od
stosowania procedur konkurencyjnych powinny być one
interpretowane ściśle (rygoryzm) z zapisami ustawy (również
dyrektyw), a ciężar dowodu, że rzeczywiście zaszły okoliczności
pozwalające na skorzystanie z procedury, przewidzianej dla tego
trybu, spoczywa na zamawiającym.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
•
•
•
Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z
jego zobowiązaniem zawartym w ofercie
Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie
przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia (obowiązywało do dnia wejścia w życie tzw. dużej
nowelizacji)
Umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie
przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia (brzmienie aktualne; obowiązuje od dnia 29 stycznia 2010
roku)
(art. 140 ust. 1 i 3 ustawy Pzp)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
•
•
•
•
Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści
oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że
konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których
nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są
korzystne dla zamawiającego (obowiązywało do 24 października 2008
roku)
Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku
do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy,
chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w
ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany (brzmienie aktualne;
obowiązuje de facto od 24 października 2008 roku, wprowadzono, tzw.
małą nowelizacją)
Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu jest nieważna
(obowiązywało do dnia wejścia w życie, tzw. dużej nowelizacji)
Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu podlega
unieważnieniu (brzmienie aktualne)
(art. 144 ust. 1 i 2 ustawy Pzp)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
•
•
•
Zmiana postanowień zawartej umowy jest możliwa w sytuacji łącznego
spełnienia następujących przesłanek:
zaistnienia obiektywnej konieczności wprowadzenia zmian, np. gdy
spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami
albo groziłoby jednej ze stron rażącą startą w rozumieniu art. 3531 k.c.
zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewiedzieć w
momencie zawarcia umowy, i za które zamawiający nie ponosi
odpowiedzialności
zmiana pozostaje w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z
wystąpieniem danych okoliczności i nie wykracza poza to, co konieczne
w celu przeciwdziałania skutkom takiej zmiany okoliczności
(wg starych zasad, na podstawie Zaleceń MRR)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
Ustawa dopuszcza zatem zmiany, które:
• nie zmieniają treści oferty;
• zmieniają treść oferty ale konieczność ich wprowadzenia wynika z
okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili
zawarcia umowy;
• zmieniają treść oferty ale zmiany te są korzystne dla
Zamawiającego.
(wg starych zasad)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
„Wąska” interpretacja pojęcia „nieprzewidywalności” (zdarzenie,
którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało
prawdopodobne, np. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w
stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezależne ) oraz
„korzystności” (zmiany korzystne to takie, które wzmacniają
pozycję zamawiającego jako wierzyciela z tytułu świadczenia
niepieniężnego np. dłuższy okres rękojmi lub dłużnika
świadczenia pieniężnego np. wydłużenie terminu zapłaty).
(wg starych zasad)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
W celu uelastycznienia i usprawnienia procesu udzielania
zamówień publicznych, uwzględniając orzecznictwo ETS
zmieniono art. 144 ustawy Pzp ograniczając zakaz zmian umowy
w stosunku do treści oferty jedynie do istotnych zmian. Zmiany
istotne mogą być dokonywane jedynie w sytuacjach, gdy
zamawiający przewiedział możliwość ich dokonania w ogłoszeniu
o zamówieniu lub w siwz oraz określił warunki takiej zmiany.
Oznacza to, ze zmiana umowy, która nie stanowi zmiany istotnych
postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest
dopuszczalna (zmiany, które nie zmieniają treści oferty są
dopuszczone bez ograniczeń - regulacja k.c.)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Interpretacja
Zgodnie z orzecznictwem ETS:
- postanowienia umowy należy uznać za istotne przede wszystkim
wówczas, gdy uwzględnienie takiego postanowienia w
pierwotnym ogłoszeniu o zamówieniu pozwoliłoby oferentom
przedstawić znacząco odmienna ofertę (ETS w sprawie C-496/99
Succhi di Frutta)
- Udzielenie nowego zamówienia stanowi zmiana postanowień
umowy w sprawie zamówienia publicznego w czasie jego trwania,
jeżeli w istotny sposób odbiega od postanowień pierwotnego
zamówienia i w ten sposób może wskazywać na wolę ponownego
negocjowania przez strony podstawowych ustaleń tego
zamówienia (ETS w sprawie C-454/06)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Korekta finansowa
• Zgodnie z Taryfikatorem naruszenie polegające na udzieleniu
zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki bez
zachowania ustawowych przesłanek zachowania tego trybu, o ile
łączna wartość zamówień dodatkowych nie przekroczy 50%
wartości zamówienia podstawowego – skutkuje korektą w
wysokości 25% dofinansowania tego zamówienia dodatkowego
• W stosunku do postępowań o wartości poniżej progu stosowania
dyrektywy 2004/18/WE za naruszenie ww. przepisu korekta
finansowa wynosi 5%
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podatkowe aspekty rozliczania projektów w
ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko:
• Aktualne uregulowania prawne.
• Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych
indywidualnych interpretacji podatkowych.
53
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Założenia i sposób ponownego przeliczania
wartości projektu po uzyskaniu oszczędności na
projekcie.
• Aktualne uregulowania prawne.
• Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych
indywidualnych interpretacji podatkowych.
54
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości w
związku realizacją projektów
współfinansowanych z funduszy strukturalnych:.
• Rozwiązania praktyczne rozbudowy planu kont na
potrzeby sprawozdawcze jednostki.
• Zasady (metody) księgowania dotacji, przychodów
projektu oraz zwrotów niewykorzystanych środków.
• Ewidencja wydatków inwestycyjnych.
55
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej
księgowości projektu w prawie unijnym i
polskim
Jednym z podstawowych przepisów unijnych jest
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca
2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr
1260/1999
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej
księgowości projektu w prawie unijnym i
polskim
Zgodnie z art. 60 tego Rozporządzenia, Instytucja
zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami
operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą
należytego zarządzania finansami, w tym m.in.
zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne
podmioty uczestniczące w realizacji operacji
odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego
kodu księgowego dla wszystkich transakcji
związanych z projektem, bez uszczerbku dla
krajowych zasad księgowych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej
księgowości projektu w prawie unijnym i
polskim
Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja
ma być gwarancją rzetelnego i terminowego
rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe
wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych
dotacją w znacznym stopniu ułatwia też kontrolę
prawidłowości ich wykorzystania.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
- ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15.11.2001 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla
niektórych jednostek nie będących spółkami
handlowymi, nieprowadzących działalności
gospodarczej
- ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia
poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura,
ochrona zdrowia itp.).
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Podręcznik Wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko (wersja 2.0 z marca 2010 r.)
W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane przez
beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące m.in.
wyodrębnionej ewidencji księgowej:
(…) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedury
dotyczące:
- polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont
uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu
księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla
wszystkich operacji związanych z projektem,
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Instrukcja wypełniania wniosku o płatność
W części „Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej
realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych
wydatków” zapisano :
„ (…) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną
dla potrzeb projektu, ewidencję księgową.
Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być
zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie
danych do sprawozdań.”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Umowa o dofinansowanie
W ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące
wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w dwóch paragrafach,
które cytujemy poniżej:
§ 14 - Ewidencja księgowa i archiwizacja danych
Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu
odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów,
wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego
informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu
księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich
transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z
Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie
z obowiązującymi przepisami.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
§ 15. - Kontrola
Wszystkie dokumenty oraz zapisy księgowe związane z
realizacją Projektu podlegają kontroli prowadzonej przez
Instytucję Wdrażającą, IP, IZ, IC, Instytucję Audytową, Komisję
Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne
właściwe organy kontroli. Beneficjent zobowiązany jest
zapewnić dostęp do dokumentacji i poddać się prowadzonym
kontrolom.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podstawy prawne
Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo
odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek
prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć
ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną
jednostkę ksiąg rachunkowych. Powinno to polegać na
wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i
wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej poprzez
wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości
Beneficjenta. Do zakładowego planu kont należy natomiast
wprowadzić odrębne konta syntetyczne, analityczne lub
pozabilansowe w takim układzie, aby możliwe było spełnienie
wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej)
wykorzystania tych środków.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej
1.
2.
3.
Zasady tworzenia i zakres tych dokumentów są
takie same dla wszystkich podmiotów
prowadzących księgi rachunkowe
Zasady (polityka) rachunkowości jednostki
organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych
zasad dla operacji gospodarczych dotyczących
funduszy unijnych,
Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów uwzględniającą specyfikę
dokumentacji związanej z funduszami unijnymi
Inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy,
regulamin wynagradzania, regulamin Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych itp.)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Ogólne zasady rachunkowości
Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy)
W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie
osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i
obciążające ją koszty dotyczące danego roku
obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (np.
należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień,
mimo iż mają być wypłacone w styczniu następnego
roku podlegają zarachowaniu do kosztów grudnia.
Jeśli zgodnie z umową nabywca odebrał sprzedany dla
niego towar w końcowych dniach grudnia, a faktura
została wystawiona w styczniu roku następnego, to
sprzedawca powinien zarachować tę operację do
przychodów ze sprzedaży w grudniu roku bieżącego, a
nie w styczniu roku następnego
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Ogólne zasady rachunkowości
2. Zasada współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2
ustawy)
Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego
zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów
oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które
jeszcze nie zostały poniesione. Zasadę współmierności stosuje
się do kosztów i przychodów działalności operacyjnej oraz
kosztów i przychodów finansowych. Zasada ta nie ma natomiast
zastosowania do pozostałych przychodów i kosztów
operacyjnych oraz do strat i zysków nadzwyczajnych.
Stosując przepisy art. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, w wyniku
finansowym za okres bieżący uwzględnia się wyłącznie
niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski
nadzwyczajne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty
operacyjne i straty nadzwyczajne.
(np. koszty audytu)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Ogólne zasady rachunkowości
3. Zasada istotności (art. 4 ust.3)
Powinna być stosowana z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy,
uprawniającego jednostkę do stosowania przez nią uproszczeń,
jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne
przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku
finansowego. Jednostka powinna, stosując przepisy art. 10 ust. 1
ustawy, posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią - z
uwzględnieniem zasady istotności - rozwiązania (zasady)
rachunkowości, spośród możliwych, dopuszczonych ustawą do
stosowania oraz sprawdzonych przez praktykę i zwyczaje, jeśli
wzmacniają rzetelność informacji i skuteczność kontroli
wewnętrznej. Zasadę istotności powinno się stosować nie tylko
przy doborze rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg, lecz
również jako zasadę rozstrzygającą przy ocenie tych rozwiązań
podczas badania rocznych sprawozdań finansowych. Zasada ta
odnosi się również do rozwiązań mających wpływ na wycenę
aktywów i pasywów zarówno w ciągu roku, jak też na dzień
bilansowy.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady ewidencji przychodów z dotacji
1. Metody ewidencji
Podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych
działają w bardzo zróżnicowanych formach prawnych
oraz na podstawie różnych przepisów systemowych
regulujących działalność tych jednostek. W zależności
od tych właśnie przepisów systemowych podmioty
powinny otrzymane przychody z tytułu dotacji
ewidencjonować jedną z dwóch metod:
- metodą kapitałową lub
- metodą wynikową.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów
Podmioty gospodarcze ustalając zasady (politykę)
rachunkowości w zakresie ewidencji przychodów z
dotacji unijnych powinny mieć na uwadze przepisy art.
3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości zawierający
definicję przychodów rozumianych jako:
„uprawdopodobnione powstanie w okresie
sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o
wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia
wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości
zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału
własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny
sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub
właścicieli.”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów
Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 20
reguluje zasady ewidencji w księgach rachunkowych
dotacji rządowych. Jako pomoc rządowa traktowane
jest przekazanie środków podmiotowi gospodarczemu
w zamian za warunki, które zostały lub dopiero
zostaną spełnione.
• Zgodnie z MSR dotacje rządowe należy ująć w
księgach rachunkowych, w momencie gdy istnieje
„dostateczna pewność”, że jednostka spełni warunki
uzyskania dotacji
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów
DOTACJE DO AKTYWÓW
Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż
do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza
się środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie
nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym
także środków trwałych w budowie oraz prac
rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie
zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych.
Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych
przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe
przychody operacyjne, równolegle do odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków
trwałych lub kosztów prac rozwojowych
sfinansowanych z tych źródeł.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady ewidencji przychodów z dotacji
Ustalając zasady klasyfikacji środków pochodzących
z funduszy strukturalnych UE w jednostkach
prowadzących różnego rodzaju działalność
gospodarczą (m.in. produkcyjną, usługową, handlową,
rolniczą) należy mieć na uwadze następujące przepisy
ustawy o rachunkowości:
art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g - określający pozostałe
przychody operacyjne jako przychody związane
pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym
w szczególności z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym
w drodze darowizny aktywów, w tym także środków
pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie
środków trwałych, środków trwałych w budowie albo
wartości niematerialnych i prawnych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady ewidencji przychodów z dotacji
Zapisy księgowe dotyczące ujęcia środków z funduszy
strukturalnych UE w księgach rachunkowych
jednostek stosujących metodę wynikową mogą
przebiegać w następujący sposób:
Wn konto 130 "Rachunek bieżący" lub 135 "Inne
rachunki
bankowe",
Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne"
(w analityce: Środki z funduszy strukturalnych UE)
lub
Ma konto 702 „Inne przychody”
Lub
Ma konto 701 „Przychody z działalności statutowej”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady ewidencji kosztów finansowanych
dotacją
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości
możliwe są trzy podstawowe rozwiązania w zakresie
ewidencji i rozliczania kosztów działalności
operacyjnej, a mianowicie:
- według rodzajów – na kontach zespołu 4
- według miejsca pochodzenia – na kontach zespołu 5
z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na
kontach zespołu 4,
- według rodzajów i równocześnie według miejsca
pochodzenia.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kwalifikowanie środków trwałych
• Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 3
ust. 1 pkt 15) przez środek trwały rozumie się
rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o
przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności
dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i
przeznaczone na potrzeby jednostki.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wartość początkowa środków trwałych
• Wartość początkową środka trwałego nabytego
w drodze kupna stanowi cena jego nabycia, za którą
uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną
o koszty związane z zakupem naliczone do dnia
przekazania środka trwałego do używania, m.in.
o koszty transportu, załadunku i wyładunku,
ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat
notarialnych, skarbowych i innych, odsetek
i prowizji. Wartość tę powiększa również VAT
niepodlegający odliczeniu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wartość początkowa środków trwałych
Wartość początkową środka trwałego wytworzonego
we własnym zakresie - koszt jego wytworzenia.
Koszt wytworzenia środków trwałych ustawa
o rachunkowości definiuje jako ogół kosztów
poniesionych przez jednostkę za okres budowy
do dnia przyjęcia środka trwałego do używania,
w tym również:
- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów
i usług oraz podatek akcyzowy,
- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich
finansowania i związane z nimi różnice kursowe,
pomniejszony o przychody z tego tytułu
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wartość początkowa środków trwałych
•
•
•
•
•
Do kosztu wytworzenia środków trwałych w budowie nie zalicza
się m.in.:
kosztów ogólnego zarządu (na przykład wynagrodzenia wraz
z narzutami kadry kierowniczej, księgowości, pracowników
BHP, niezwiązanych bezpośrednio z prowadzoną budową),
kosztów promocji i reklamy,
kosztów szkoleń pracowników
podatku od nieruchomości oraz opłaty za wieczyste
użytkowanie gruntu, na którym ma być
wybudowany środek trwały,
kosztów finansowych - w tym odsetek od kredytów i pożyczek
oraz prowizji naliczonych po przekazaniu środka trwałego
do używania
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Odpisy amortyzacyjne
Pojęcie amortyzacji jest nierozerwalnie związane z
pojęciem środków trwałych.
Zgodnie z art. 32 ustawy o rachunkowości odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka
trwałego dokonuje się drogą systematycznego,
planowego rozłożenia jego wartości początkowej na
ustalony okres amortyzacji (okres przewidywanego
uzywania). Przy ustalaniu okresu amortyzacji i
rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres
ekonomicznej użyteczności środka trwałego
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości
•
•
•
•
Zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości wynika z
art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika,
że jednostka powinna posiadać dokumentację, opisującą w
języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę)
rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład
okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku
finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co
najmniej:
a) zakładowego planu kont,
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości
• b) wykazu ksiąg rachunkowych (wykazu zbiorów danych
tworzących księgi rachunkowe w przypadku prowadzenia ksiąg
przy użyciu komputera),
• c) opisu systemu przetwarzania danych (opisu systemu
informatycznego w przypadku prowadzenia ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera),
• d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym
dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych
dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
zapisów.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości
Zakładowy Plan Kont
Jednym z integralnych elementów polityki
rachunkowości jest Zakładowy Plan Kont ustalający:
• wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne),
• opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
• zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (konta
analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości
• Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla
celów realizowanych projektów finansowanych
dotacją odbywa się przede wszystkim właśnie w
momencie definiowania wykazu kont księgi głównej
(kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont
analitycznych).
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości
• Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona
odpowiednim aktem prawnym funkcjonującym u
Beneficjenta (np. zarządzenie, uchwała). Takim
samym aktem prawnym powinny być wprowadzane
zmiany do polityki.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębniona ewidencja księgowa
1.
2.
3.
4.
Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych
Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki
Metoda mieszana – częściowo konta syntetyczne,
częściowo analityczne
Wprowadzenie kont pozabilansowych
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
070 Umorzenie środków trwałych
070-1 Prawa użytkowania wieczystego gruntów
070-2 Budynki i lokale
070-3 Urządzenia techniczne i komputery
070-3-1 komputery – Projekt A
070-3-2 komputery – Projekt B
070-4 Inne środki trwałe
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
Innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych
sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z
analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych.
010 Środki trwale
010 - 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 - 2 Budynki i lokale
010 - 3 Urządzenia techniczne i komputery
010 - 4 Inne środki trwałe
010 - 5 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A
010 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 – 5 – 2 Budynki i lokale
010 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery
010 – 5 – 4 Inne środki trwałe
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
010 - 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B
010 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 – 6 – 2 Budynki i lokale
010 – 6 – 3 Urządzenia techniczne i komputery
010 – 6 – 4 Inne środki trwałe
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
070 Umorzenie środków trwałych
070 - 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
070 - 2 Budynki i lokale
070 - 3 Urządzenia techniczne i komputery
070 - 4 Inne środki trwałe
070 - 5 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A
070 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
070 – 5 – 2 Budynki i lokale
070 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery
070 – 5 – 4 Inne środki trwałe
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
070 – 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B
070 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
070 – 6– 2 Budynki i lokale
070 – 6– 3 Urządzenia techniczne i komputery
070 – 6– 4 Inne środki trwałe
Taki sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy
stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy
pozwala na „podłączanie” do odpowiednich pozycji bilansu kont
bilansowych z poziomu analityki. Pamiętać bowiem należy, że w
bilansie musi być zachowany układ, określony w załączniku do
ustawy o rachunkowości.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
• W przypadku projektów inwestycyjnych zdecydowana
większość operacji będzie ewidencjonowana na
koncie 080 (081, 082 itp.) „Środki trwałe w budowie”.
Konto to służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i
zmniejszeń kosztów, a także do rozliczeń kosztów na
uzyskane efekty
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
080 „Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa”
081 „Środki trwałe w budowie – projekt X”
lub
080 „Środki trwałe w budowie”
080 – 1 „Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa”
080 – 2 „Środki trwałe w budowie – projekt X”
lub
095 „Środki trwałe w budowie – projekt X” (konto pozabilansowe)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
W przypadku ewidencjonowania kosztów tylko na kontach zespołu 4
alternatywnym sposobem może być założenie kont
pozabilansowych, np. zespół 9.
901 - Koszty kwalifikowane związane z projektem A
901-1 Amortyzacja
901-2 Materiały biurowe i energia
901-3 Usługi obce
901-4 Wynagrodzenia
901-5 Narzuty na wynagrodzenia
901-6 Pozostałe koszty
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
Wyodrębniona ewidencja przychodów
Wyodrębnienie ewidencji księgowej przychodów z
tytułu otrzymanej dotacji uzależnione jest od tego, do
jakiej kategorii przychodów dotacje te będą zaliczane
w jednostce:
- operacyjnej (statutowej), tj. działalności podstawowej
- pozostałej operacyjnej, tj. działalności ubocznej.
Jeżeli podmiot gospodarczy otrzyma dwie lub więcej
dotacji, dla każdej z nich powinno być założone
odrębne syntetyczne konto przychodów lub
dodatkowa analityka.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
Ewidencja jako przychody operacyjne
701 „Inne przychody określone statutem”
701-1 „Dotacja Projekt A”
701-2 „Dotacja Projekt B”
701-3 „Inne przychody – darowizny”
Można również założyć odrębne konto syntetyczne tylko dla
ewidencjonowania dotacji
701 „Inne przychody określone statutem”
702 „Przychody statutowe z tytułu otrzymanych dotacji”
702-1 „Dotacja Projekt A”
702-2 „Dotacja Projekt B”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
Ewidencja jako pozostałe przychody operacyjne
761 – „Pozostałe przychody operacyjne”
761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego”
761-2 „Przychody z dotacji”
761-2-1 „Dotacja Projekt A”
761-2-2 „Dotacja Projekt B”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
lub
761 „Pozostałe przychody operacyjne”
761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego”
761-2 „Przychody z dotacji Projekt A”
761-3 „Przychody z dotacji Projekt B”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
• Wyodrębniona ewidencja w jednostkach sfery
finansów publicznych
• W jednostkach tych wyodrębnienie księgowe
operacji dodatkowo wymusza Rozporządzenie
Ministra Finansów w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i
rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych. Zgodnie z tym przepisem istnieje
konieczność stosowania do paragrafów (które są
elementem kont analitycznych) – czwartej cyfry:
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Jednostki sfery finansów publicznych
• 0 - w przypadku finansowania wydatku, który nie jest
ujęty w budżecie projektu
• 7 – w przypadku finansowania wydatku ze środków
unijnych (budżet środków europejskich)
• 9 – w przypadku finansowania wydatku
kwalifikowalnego ze środków współfinansowania
krajowego lub wydatku niekwalifikowalnego ujętego w
projekcie (budżet państwa)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
• Integralnym elementem Zakładowego Planu Kont jest:
- opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
(ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami
księgi głównej.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
• W dalszej części przedstawia się przykład opisu
który powinien się znaleźć w zakładowym planie
kont, i który powinien być taki sam bez względu na
formę organizacyjną Beneficjenta oraz sektor
(transport i energetyka, środowisko, nauka, zdrowie,
kultura)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy plan kont
• Przykład 1
• Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu „
System gospodarki odpadami” w ramach realizacji projektu
finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia
oraz budowę środków trwałych
• Przykład 2
• Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu „
Internetowa biblioteka zbiorów zabytkowych” w ramach
realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na
zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
Przykładowe opisy w zakładowym planie kont
Konto 070 „Umorzenie środków trwałych”
W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji
unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w
ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko wprowadza się analitykę drugiego stopnia
do konta analitycznego 070-4
•
070-4-1 Umorzenie urządzeń technicznych i
wyposażenia finansowanych z własnych środków
•
070-4-2 umorzenie komputerów finansowane w
projekcie XXXX
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
Konto 080 „Środki trwałe w budowie”
W związku z finansowaniem kosztów budowy środka
trwałego ze środków dotacji unijnej na realizację
projektu XXXX realizowanego w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
wprowadza się do konta analitycznego 080-1-1
„Budowa obiektu Y” trzeci poziom analityki
•
• 080-1-x-1 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami
własnymi
• 080-1-x-2 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami
z dotacji unijnej w ramach projektu XXXX
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zakładowy Plan Kont
• W związku z finansowaniem środków trwałych z
dotacji unijnych przekazanych przez Ministerstwo
Rozwoju Regionalnego na zakup wyposażenia biura
wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta
analitycznego 010-5
•
010-5-1 Wyposażenie finansowane z własnych
środków
•
010-5-2 Wyposażenie – finansowane dotacją z MRR
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek
księgowego wyodrębniania operacji w projektach
dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu
księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod
księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten
może przyjmować dwie postacie:
- kod księgowy funkcjonujący w ramach
prowadzonego systemu księgowego
- kod księgowy funkcjonujący poza systemem
księgowym
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Kod księgowy w ramach systemu księgowego
Programy finansowo księgowe zazwyczaj posiadają funkcje
oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp.
Jeżeli program księgowy daje możliwość takiego oznaczania
(wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na
sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach
księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i
zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio
oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki
określone w przepisach unijnych dotyczące „zachowania
odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji
dotyczących projektu”.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• Używanie takiego kodu księgowego w bardzo istotny
sposób upraszcza ewidencję, dając jednoczenie efekt
taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy
pozabilansowych. System oznaczeń musiałby być
jednak odpowiednio skonfigurowany, żeby zapewnić
uzyskiwanie informacji wymaganych przez jednostki
udzielające dotacji.
• Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry,
ikony, itp.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• W trakcie księgowania operacji, przed wydaniem
polecenia „zaksięguj” można wydać polecenie
„oznacz kodem” (cechą, znacznikiem). Podczas
oglądania dokumentu w systemie, ale również na
różnego rodzaju wydrukach (zapisy na koncie
księgowym, dziennik księgowań it.p) przy
dokumencie pojawia się odpowiednie oznaczenie.
Można również wydać polecenie aby system pokazał
i wydrukował tylko pozycje oznaczone odpowiednim
symbolem (kodem).
• Oczywiście takim samym kodem należy w takiej
sytuacji oznaczyć sam dokument.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia
żadnych dodatkowych zestawień pozaksięgowych.
• Ponieważ jednak metoda ta jest stosowana w
ramach funkcjonującego systemu księgowego,
wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegółowe
opisanie jej w polityce rachunkowości.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• Przykład
• W związku z otrzymaniem dotacji z Ministerstwa
Infrastruktury na realizację projektu „Rozwój
inteligentnych systemów transportowych”
wprowadza się aneks do polityki rachunkowości
dotyczący wyodrębnionej ewidencji operacji
księgowych związanych z realizowanym projektem
XXXX o następującej treści:
• „ Dla wszystkich operacji księgowych związanych z
realizowanym projektem XXXX stosuje się
oznaczenie tych operacji w systemie finansowoksięgowym literą „T”.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Stosowany system finansowo-księgowy zapewni aby
oznaczenie kodem „T” znajdowało się przy danej
operacji na wydrukach zapisów kont księgowych
oraz dziennika księgowań. Oznaczenie kodem będzie
się znajdowało również na edytowanych w
programie finansowo-księgowym dokumentach”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Kod księgowy poza systemem księgowym
Regulację tego problemu wskazuje Ministerstwo
Rozwoju Regionalnego definiując pojęcie kodu
księgowego:
„Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni
symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji,
ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który
umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru
dowodów księgowych w określonym przedziale
czasowym ujmujących wszystkie operacje związane
z projektem oraz obejmujących przynajmniej
następujący zakres danych:
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
- nr dokumentu źródłowego,
- nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu,
- datę wystawienia dokumentu,
- kwotę brutto,
- kwotę netto dokumentu,
- kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu.
Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu
kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o
płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci
arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) - Zestawienia
dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem.”
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Metoda ta nie powoduje konieczności wprowadzania
jakichkolwiek zmian w funkcjonującym systemie
księgowym. Oznaczanie i ewidencjonowanie
dokumentów odbywa poza tym systemem. Niemniej
jednak w polityce rachunkowości należy wpisać
informację o tym sposobie ewidencji pozaksięgowej.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• Należy jednak zwrócić uwagę, że wspomniana wyżej
definicja została sformułowana przez Ministerstwo
Rozwoju Regionalnego jedynie w „Zasadach
finansowania PO KL” (dokument dostępny na
stronie POKL). Biorąc jednak pod uwagę, że
Ministerstwo jest Instytucją Zarządzającą zarówno w
przypadku PO KL jak i PO IiŚ wydaje się, że nie
będzie błędem odniesienie tej definicji również do
innych programów operacyjnych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• W przeciwnym przypadku niemożliwe byłoby w
żadnym przypadku finansowanie wydatków
poniesionych przez Beneficjenta w latach
poprzedzających podpisanie umowy o
dofinansowanie. Ponadto uniemożliwiałoby to
realizację projektów przez Beneficjentów nie
zobowiązanych w ogóle do prowadzenia ksiąg
rachunkowych (np. parafie, związki wyznaniowe itp.)
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Beneficjent stosując odpowiedni kod księgowy,
odpowiednio oznacza dokumenty oraz sporządza ich
zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać
zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz
umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany
jej w zestawieniu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
Przykład
Beneficjent realizuje trzy projekty finansowane ze
środków unijnych. Jeden z projektów, realizowany w
ramach PO IiŚ oznaczył kodem „C”
• W aneksie do polityki rachunkowości opisującym
zasady ewidencji wydatków z danego projektu
umieścił odpowiednią adnotację o kodzie nadanym
wydatkom w realizowanym projekcie, dotyczącym lat
poprzednich, np.:
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kod księgowy
• „Operacjom gospodarczym, które miały miejsce w
latach 2007 – 2009 zostaje przyporządkowany kod
C, którym zostaną oznaczone dokumenty
potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowane w
projekcie”. Wydatki te zostaną ujęte w odrębnym
zestawieniu”.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed
podpisaniem umowy
Rozporządzenie 1083 wprowadzając wymóg
wyodrębnienia operacji zaznacza, że ma to dotyczyć
wszystkich operacji związanych z projektem, ale
jednocześnie ma się to odbywać bez uszczerbku dla
krajowych zasad księgowych. Zasadą, która może
wprowadzać ograniczenia w wyodrębnianiu zapisów
księgowych jest zapis art. 12 ust. 2 ustawy o
rachunkowości. Stanowi on, że księgi rachunkowe
należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy nie
później niż w ciągu 3 miesięcy (do 31 marca roku
następnego).
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed
podpisaniem umowy
• Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych
jednostki powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15
dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania
finansowego za rok obrotowy.
•
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na
nieodwracalnym wyłączeniu możliwości
dokonywania zapisów księgowych w zbiorach
tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed
podpisaniem umowy
Beneficjent w 2010 r. nie ma żadnej prawnej ani
technicznej możliwości aby wyodrębnić zapisy
księgowe dotyczące wydatków z lat 2007-2009. są już
na pewno nieodwracalnie zamknięte.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed
podpisaniem umowy
Z wytycznych wynika, że nie mogąc dokonywać
przeksięgowań, Beneficjent może zastosować
odpowiedni kod księgowy, czyli odpowiednio
oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich
zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba
opisać zgodnie z wymaganiami programu
operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo
numer przyporządkowany jej w zestawieniu
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce w
trakcie i po zakończeniu projektu
Problemy z wyodrębnioną ewidencją mogą się
pojawiać również w innych sytuacjach. Jeżeli kontrola
zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z
projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania
tych wydatków z kont księgowych
przyporządkowanych do projektu. Może też powstać
sytuacja odwrotna, że wydatek nie został wykazany
przez Beneficjenta chociaż jest niezbędny dla realizacji
projektu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce w
trakcie i po zakończeniu projektu
• W takiej sytuacji należy przeanalizować możliwość
dokonania zmian w ewidencji księgowej na zasadach
opisanych powyżej. Jeżeli dotyczy to lat
zatwierdzonych – należy zastosować pozaksięgowy
wyodrębniony kod. Jeśli dotyczy to roku bieżącego lub
niezatwierdzonego – należy dokonać stosownych
przeksięgowań.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wyodrębnienie operacji mających miejsce w
trakcie i po zakończeniu projektu
• Należy zwrócić uwagę na sposób przeksięgowań. Dokumenty
ujęte w księgach rachunkowych nie powinny być usuwane. Nie
należy również zmieniać istniejących zapisów księgowych
poprzez zmianę tych zapisów w księgach, a co za tym idzie
zmianę dekretacji na dokumentach. Sposób poprawiania błędów
regulują przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi
błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami
korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument
korygujący (Polecenie księgowania) na podstawie którego
wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do
stanu poprawnego.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Obowiązek wyodrębnienia wszystkich kosztów
(kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych)
• W ramach realizacji projektu mogą być generowane
wydatki niekwalifikowalne, chociaż są one niezbędne
do realizacji projektu.. W projektach inwestycyjnych
często pojawiają się wydatki na różnego rodzaju
roboty dodatkowe. Wydatki te nie są kwalifikowalne
ale zwiększają wartość projektu. Rozporządzenie 1083
stanowi, że wyodrębnione księgowo mają być
wszystkie operacje związane z projektem, a więc
również i te.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia
przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji
• W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane
przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi
dotyczące beneficjentów projektów.
• (…) Beneficjent powinien posiadać i stosować
procedury dotyczące:
• - trybu wyboru wykonawcy oraz zawierania umów w
ramach projektu realizowanego w ramach POIiŚ –
zgodne z zasadami obowiązującymi w POIiŚ (patrz
rozdział 7, punkt d – Zawieranie umów dla zadań
objętych projektem),
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez
beneficjenta wyodrębnionej ewidencji
•
•
•
•
- weryfikacji, czy roboty, usługi lub dostawy za które jest dokonywana
płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową,
- przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i
poświadczania czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność
są zgodnie z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra
Rozwoju Regionalnego,
- polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont
uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu
księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich
operacji związanych z projektem,
- archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu
w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z
postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz
art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia
przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji
• Paragraf 17 umowy o dofinansowanie
Zwrot dofinansowania
W sytuacjach, gdy dofinansowanie udzielone Beneficjentowi
zostało:
• wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;
• wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy
realizacji Projektu;
• pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości
podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w
art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240).
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”
• Obowiązek oznaczania poniesionych wydatków
czwartą cyfrą 7, 8 lub 9 (klasyfikacji budżetowej)
dotyczy podmiotów sektora finansów publicznych.
Podmioty te mają obowiązek sporządzać roczne
sprawozdania Rb-WS, w których wykazują wydatki
strukturalne (z krajowych środków publicznych
poniesione w związku z realizacją celu )
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”
• Celem tego sprawozdania jest dostarczenie informacji
o kształtowaniu wydatków w obszarach strukturalnych
do UE
• Są to wszystkie wydatki z końcówką „9" (środki
krajowe). Jeżeli w ramach projektu wystąpiły wydatki
niekwalifikowane (z końcówką paragrafu „0") należy je
również włączyć do tego sprawozdania w celu
zaprezentowania całości wkładu krajowego
poniesionego na realizację projektu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”
• Sprawozdanie należy sporządzić do 31 marca za rok
poprzedni. Jednak w sprawozdaniu tym muszą być
zamieszczone wydatki na cele strukturalne faktycznie
poniesione w danym roku sprawozdawczym (ujęcie
kasowe). Z tego powodu nie ma możliwości
korygowania pod tym kątem wydatków
zaksięgowanych w poprzednim roku budżetowym.
Wszystkie wydatki, które zostały poniesione do 31
grudnia muszą pozostać z taką cyfrą z jaką zostały
wydatkowane.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”
W przypadku państwowych jednostek budżetowych
możliwość przeksięgowania z „7” na „9” nie istnieje
również w trakcie roku budżetowego. Dotyczy to
sytuacji gdy zostanie stwierdzona niekwalifikowalność
wydatków w zakresie projektów PJB. W takiej sytuacji
ryzyko pokrycia wydatków niekwalifikowalnych
obciąża budżet państwa, co oznacza, iż PJB nie
zwraca wydatków poniesionych w ramach wydatków
budżetu środków europejskich.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”
• Z uwagi na fakt poniesienia wydatków poprzez
rachunek BGK do obsługi płatności nie jest również
możliwe dokonanie przeksięgowania tych wydatków
i np. zaewidencjonowanie ich w paragrafach z
czwartą cyfrą „0”. W przypadku projektów gdzie
beneficjentem jest inny podmiot niż PJB w
przypadku stwierdzenia niekwalifikowalności
wydatku beneficjent powinien dokonać zwrotu
środków stanowiących wydatki niekwalifikowalne
lub instytucja powinna dokonać potrącenia
weryfikując kolejny wniosek o płatność.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia
przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji
• Zakwestionowanie obowiązkowych procedur, w tym
brak wyodrębnionej ewidencji może skutkować
obowiązkiem zwrotu całej dotacji.
• Pozwolenie Beneficjentowi na zastosowanie w tej
sytuacji „trybu zastępczego” w postaci
pozaksięgowego wyodrębnionego kodu do wszystkich
operacji (w tym również tych, co do których miał
możliwość ich wyodrębnienia) wydaje się ryzykowne.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola prawidłowości zastosowania
wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego
• Zasady, zakres oraz metodyka przeprowadzania
kontroli Beneficjenta zostały uregulowane w
Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola prawidłowości zastosowania
wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego
Kontrole projektów na miejscu
• Istotą prowadzenia kontroli projektów na miejscu jest weryfikacja
prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy
informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz
poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we
wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a
także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały
dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów
w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście
poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola prawidłowości zastosowania
wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego
Minimalny zakres kontroli projektu na miejscu został
określony w Załączniku nr 3 do Wytycznych. Zgodnie z
nim jednym z obowiązkowych elementów kontroli jest
ustalenie czy istnieje i jest stosowany odrębny system
księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich
operacji związanych z realizacją projektu.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola prawidłowości zastosowania
wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego
Kontrole na zakończenie realizacji projektu
• Kontrola na zakończenie realizacji projektu
przeprowadzana jest po przekazaniu przez
beneficjenta wniosku o płatność końcową przed
akceptacją tego wniosku. Przeprowadzenie kontroli na
zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu powinna
obejmować co najmniej:
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola prawidłowości zastosowania
wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego
• a) weryfikację wniosku o płatność końcową
przekazanego przez beneficjenta i sprawdzenie jego
zgodności z poprzednimi wnioskami o płatność, jeżeli
były składane przez beneficjenta,
• b) sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej
z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia
właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym
uwzględnieniem dokumentów potwierdzających
prawidłowość poniesionych wydatków.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola prawidłowości zastosowania
wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego
• Jednym z podstawowych dokumentów określającym
właściwą ścieżkę audytu jest polityka rachunkowości
opisująca sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej.
Na podstawie tego dokumentu (w konfrontacji z
danymi wynikającymi z wniosków o płatność)
kontrolujący wie jakie zestawienia (wydruki) z
ewidencji księgowej powinien zażądać od Beneficjenta
(zapisy na kontach księgowych, dziennik księgowań,
sprawozdania). Zapisy na kontach księgowych dają z
kolei informację o dokumentach jakie należy
sprawdzić.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
1. Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez
odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont .
• Podczas kontroli należy skonfrontować numery kont,
na których dokonywane są księgowania z wykazem
kont określonym w zakładowym planie kont.
Nieprawidłowości należy usunąć poprzez aktualizację
planu kont.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
• Przykład
• Podczas kontroli stwierdzono, że wydatki związane z
realizacją inwestycji (środki trwałe w budowie) były
ewidencjonowane na koncie
011 – 2 -2. Kontrolujący stwierdził, że w zakładowym
planie kont takie konto nie występuje. Wydano
zalecenie aktualizacji zapisów w zakładowym planie
kont.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
2. Stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów.
• Przepisy wymagają aby wszystkie operacje w projekcie były
księgowo wyodrębnione. Podczas kontroli należy przeanalizować
czy operacje związane z zakupem środków trwałych, operacje
kasowe, operacje związane z przychodami z tytułu dotacji również
zostały prawidłowo wyodrębnione. W tym celu podczas kontroli
dokumentów źródłowych należy zwrócić szczególną uwagę na
dekretację na dokumentach. Na tym etapie kontroli często można
wykryć błędy w tym zakresie.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego
•
•
•
•
•
•
•
•
Przykład
Na fakturze zakupu komputera jest dekretacja wskazująca, że operację
zaksięgowano na koncie 010- 5 -2. Sugeruje to, że operacja została
prawidłowo wyodrębniona. Podczas kontroli stwierdzono, że zapisy w
zakładowym planie kont wymieniają konta:
010 Środki trwałe
…
010 – 5 Urządzenia techniczne i komputery
010-5 -1 Urządzenia techniczne i komputery – dział
sprzedaży
010-5-2 Urządzenia techniczne i komputery – dział
administracji
To oznacza, że brak jest wyodrębnionej ewidencji dla komputerów
finansowanych dotacją
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
• Powinna być utworzona dodatkowa analityka:
• 010- 5 -2 Urządzenia techniczne i komputery – dział
administracji
•
010-5-2-1 Urządzenia techniczne i
komputery – dział administracji – działalność
podstawowa
•
010-5-2-2 Urządzenia techniczne i
komputery – dział administracji – Projekt XXXX
Wydano zalecenie wyodrębnienia księgowego tej
operacji
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
3. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji na kontach
pozabilansowych bez zapewnienia odpowiednich
procedur systemowych
• Brak odpowiednich procedur powinien powodować
kwestionowanie tej metody jako niewiarygodnej, a co
za tym idzie obowiązek zastosowania innej metody.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
• Księgowanie na kontach pozabilansowych nie wymaga
stosowania tej zasady, a tym samym stwarza niebezpieczeństwo
popełniania błędów. Może się zdarzyć, że ujmiemy operację na
tym koncie a „zapomnimy” ująć ją na kontach bilansowych lub
wynikowych. Dlatego aby dozwolone było wyodrębnianie
ewidencji na kontach pozabilansowych konieczne jest takie
skonfigurowanie programu księgowego aby nie dopuszczał on
możliwości księgowania na koncie pozabilansowym bez
uprzedniego zaksięgowania na koncie bilansowym lub
wynikowym.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
4. Pomyłki w księgowaniach.
• Zdarza się to zwłaszcza przy bardzo rozbudowanej ewidencji
analitycznej. W przypadku gdy ewidencja analityczna jest
rozbudowana do czterech, pięciu poziomów należy zwrócić
szczególną uwagę na prawidłowość księgowania. Ewentualne
pomyłki muszą być naprawiane. Może to jednak powodować
problemy w przypadku gdy projekt trwa dłużej niż rok, a błąd
zostanie zauważony po zatwierdzeniu sprawozdania za rok, w
którym został on popełniony. Nie ma wtedy możliwości poprawy
błędu w księgach rachunkowych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
• Przykład
• Podczas kontroli stwierdzono, że koszt wynagrodzeń został
zaksięgowany na koncie
• 405- 1-2-1. Powinien być zaksięgowany na koncie 405-1-2-2.
Stwierdzono, że jest to oczywista pomyłka przy księgowaniu.
Pomyłka zdarzyła się w tym samym roku, w którym była kontrola.
Wydano polecenie przeksięgowania wydatku na prawidłowe
konto. Gdyby kontrola była w roku następnym i nie byłoby już
możliwe przeksięgowanie należałoby się zastanowić czy nie
pozwolić Beneficjentowi na zastosowanie kodu księgowego.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
5. Nie wyodrębnianie środków trwałych w ewidencji
środków trwałych. Wyodrębnienie zakupu środków
trwałych tylko na kontach księgowych może
powodować problemy z prawidłowym wypełnieniem
obowiązku utrzymania trwałości projektu. Zwłaszcza w
przypadku niskocennych środków trwałych których
amortyzacja rozłożona jest na okres krótszy niż okres
trwałości projektu lub które są amortyzowane
jednorazowo w trakcie realizacji projektu
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
• Gdy Beneficjent nie ma już obowiązku utrzymywania
wyodrębnionej ewidencji może nie pamiętać, że nie
wolno mu zbyć tego środka w okresie trwałości.
Odpowiednia adnotacja w rejestrze środków trwałych
skutecznie temu zapobiega. W przypadku braku
takiego wyodrębnienia Beneficjent powinien to
uzupełnić podczas kontroli. W tym przypadku nie ma
żadnych ograniczeń czasowych, tak jak w przypadku
ksiąg rachunkowych.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
6. Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w
przypadku ponoszonych przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie (w tym wydatków
niekwalifikowanych).
Nieprawidłowość tą można naprawić poprzez
sporządzenie odpowiedniego zestawienia – kodu
księgowego również podczas kontroli. Nie ma w tym
zakresie ograniczeń czasowych tak jak w przypadku
ksiąg rachunkowych
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu
księgowego
•
7. Niewyodrębnianie kosztów niekwalifikowanych w
projekcie
Sposób poprawy tej nieprawidłowości jest
uzależniony od tego kiedy zostały poniesione wydatki:
a) w latach zatwierdzonych – należy zastosować kod
księgowy
b) w latach niezatwierdzonych – należy dokonać
korekty księgowań
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Rozliczanie środków trwałych w budowie oraz
ustalanie wartości początkowej środków
trwałych dla potrzeb własnych ustawy o podatku
dochodowym i rozliczaniu dotacji.
• Bardzo często Beneficjent wytwarza środki trwałe we
własnym zakresie, lub też po ich kupnie musi wykonać
dużą ilość prac montażowych i dostosowawczych,
zanim środek będzie zdatny do użytku. Prace te mogą
niekiedy trwać kilka miesięcy albo nawet dłużej. W tym
czasie
nakłady
ponoszone
na
te
środki
ewidencjonowane są na koncie „Środki trwałe w
budowie”.
158
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
W momencie, gdy środek zostaje ukończony i jest
przyjmowany do użytku, wartość nakładów poniesionych
na jego budowę przeksięgowywana jest na konto „Środki
trwałe” jako wartość początkowa danego środka
trwałego.
159
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasada działania konta „Środki trwałe w
budowie”
Strona debetowa konta środki trwałe w budowie
• Na koncie „Środki trwałe w budowie” po stronie
debetowej księguje się wszystkie nakłady poniesione
na budowę danego środka trwałego. Księgowanie
odbywa się w korespondencji z różnymi kontami,
zależnie od rodzaju nakładu.
160
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wszystkie standardy rachunkowości, jak również przepisy
podatkowe w każdym kraju, dokładnie określają, które nakłady
można kapitalizować na środku trwałym, a które nie. Z reguły do
wartości środka trwałego zalicza się takie nakłady jak:
•Koszty nabycia komponentów wykorzystanych do budowy środka
trwałego;
•Koszty przygotowania terenów pod budowę;
•Koszty uzyskania pozwoleń;
•Koszty badań i ekspertyz koniecznych do budowy środka trwałego;
•Koszty robót montażowych i budowlanych;
•Koszty wynagrodzeń pracowników adekwatne do czasu ich pracy
poświęconego na budowę środka trwałego;
•Itp.
161
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Strona kredytowa konta środki trwałe w budowie
•Po stronie kredytowej konta „Środki trwałe w budowie”
księguje się natomiast następujące zdarzenia:
•Przekazanie ukończonych środków trwałych do
użytkowania;
•Spisanie środków trwałych, które nie zostały ukończone
lub nastąpiła trwała utrata ich wartości;
•Sprzedaż, likwidacja lub oddanie środka trwałego.
162
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
163
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
164
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Powyższy schemat księgowania jest sytuacją
najczęściej spotykaną. Widzimy, że koszty różnego
rodzaju księgowane są w korespondencji z kontem
„Środki trwałe w budowie”. Gdy dany środek zostaje
ukończony, wartość nakładów na niego poniesionych
przenoszona jest na konto „Środki trwałe” jako jego
wartość początkowa.
• Oczywiście, w przypadku większych podmiotów, które
budują często wiele środków trwałych naraz, dla
ułatwienia kontroli które nakłady dotyczą którego
środka, wprowadzana jest „analityka” do konta
„Środki trwałe w budowie”
165
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
166
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
W tym przykładzie widzimy, że jeden ze środków
został ukończony przez końcem okresu
obrachunkowego i oddany do użytku, a zatem został
on przeksięgowany z konta „Środki trwałe w
budowie” na konto „Środki trwałe”. Pozostałe środki
były na dzień bilansowy wciąż w fazie konstrukcji,
dlatego też saldo nakładów na nie poniesionych
zostanie w bilansie zaprezentowane w pozycji
„Środki trwałe w budowie”.
167
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Sporządzanie wniosków o płatność – Generator
Wniosków Płatniczych.
168
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Weryfikacja finansowa przez IW wniosku o płatność dotyczy
sprawdzenia części finansowej wniosku o płatność oraz
załączonych dokumentów pod względem finansowym obejmuje
sprawdzenie w szczególności:
• zgodności informacji zamieszczonych w tabelach finansowych
wniosku o płatność z dokumentami towarzyszącymi,
• poprawności rachunkowej tabel finansowych wniosku o
płatność,
• czy dokument załączony do wniosku o płatność nie został w
tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO
IiŚ (dotyczy obligatoryjnie 100 % dokumentów załączonych do
wniosku o płatność).
169
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zasady przekazywania środków
• Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki
i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95 % maksymalnej
kwoty dofinansowania.
• Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji
przez IW wniosku o płatność końcową.
• Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w
terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o
dofinansowanie. Dla projektów zaawansowanych finansowo zgodnie z zaleceniem MRR - należy złożyć wniosek niezwłocznie po
podpisaniu umowy o dofinansowanie.
• IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w
ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania.
170
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Wypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym
terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta
wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na
rachunku IW.
Wniosek Beneficjenta o płatność
• Wzór wraz z Instrukcją wypełniania określony w Wytycznych w
zakresie sprawozdawczości POIiŚ (projekt nowego dokumentu –
„Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w
ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko”).
• Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na trzy
miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia
okresu sprawozdawczego.
171
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 30 dni
przed upływem okresu kwalifikowania wydatków (zgodnie z
umową).
• Wniosek składany jest jednym egzemplarzu w wersji papierowej i
elektronicznej.
• Do wniosku załączane są kopie dokumentów potwierdzone za
zgodność z oryginałem.
• Wersja elektroniczna wniosku o płatność obejmuje jedynie
formularz wniosku i nie obejmuje załączników do wniosku (z
wyłączeniem sytuacji, w której do wniosku zamiast dokumentów
potwierdzających poniesienie wydatków beneficjent dołącza
zestawienie takich dokumentów), które mogą zostać przedłożone
wyłącznie w wersji papierowej.
172
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z
obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu
rzeczowego (części sprawozdawczej wniosku).
Wniosek o płatność służy:
• rozliczaniu środków otrzymanych wcześniej, tj. transzy zaliczki z
jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze zaliczki,
• wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków,
• rozliczeniu wydatków poniesionych (dot. państwowych jednostek
budżetowych i wydatków poniesionych ze środków zapisanych w
budżecie danego dysponenta),
• przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu
(beneficjent wypełnia wówczas poz. 1-5 oraz 12-20 wniosku).
173
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Wniosek może służyć kilku wymienionym wyżej funkcjom, np.
beneficjent może złożyć jeden wniosek o płatność pośrednią oraz
zaliczkową.
• Obecny kształt umowy/decyzji o dofinansowanie dopuszcza
dowolność w zakresie kolejności rodzajów płatności, jakie
dokonywane będą na rzecz beneficjenta w trakcie realizacji
projektu.
174
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Formularz wniosku o płatność (pozycje 1-11)
1. Wniosek za okres od do
• W przypadku pierwszego wniosku o płatność w polu „od” wpisuje się
początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w
umowie o dofinansowanie.
• Wniosek powinien obejmować pełne okresy miesięcy
kalendarzowych, z wyjątkiem pierwszego wniosku o płatność.
• Szare pola wniosku wypełniane są przez IW.
W projekcie Zaleceń w zakresie wniosku o płatność przewidziane są
trzy możliwe sytuacje dot. początkowej daty pierwszego wniosku o
płatność:
• data umowy
• data kwalifkowalności wydatków (jeśli jest wcześniejsza niż data
zawarcia umowy)
175
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• data
rozpoczęcia
realizacji
zadania
określonego
w
Harmonogramie realizacji projektu (jeśli jest wcześniejsza niż obie
ww. daty)
2. Dane beneficjenta
3. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
4. Priorytet, Działanie, Fundusz, z którego dofinansowany jest
projekt
5. Nazwa projektu
6. Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa).
W przypadku, gdy wniosek beneficjenta stanowi jedynie rozliczeniu
przekazanej zaliczki lub służy przekazaniu informacji o postępie
rzeczowym projektu, należy wykreślić wszystkie trzy wskazane
rodzaje płatności, gdyż beneficjent nie wnioskuje o przyznanie żadnej
płatności.
176
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
7. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem - suma
wartości wykazanych w tabeli 9 (w kolumnie 8).
8. Wnioskowana kwota
• W przypadku refundacji poniesionych wydatków - iloczyn kwoty
wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem oraz poziomu
dofinansowania
projektu
wynikającego
z
umowy
o
dofinansowanie,
• Kwota powyższa powinna zostać zaokrąglona w dół do dwóch
miejsc po przecinku, aby nie doszło do przekroczenia ww. poziomu
dofinansowania,
• Jeśli wniosek dotyczy rozliczenia transzy zaliczki i jednocześnie
wnioskowaniu o kolejną transzę w pkt 8 należy wpisać wartość
kolejnej transzy zaliczki zgodnie z Planem wystąpień o środki
dotacji rozwojowej
177
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Punkt 8 nie jest wypełniany jeśli:
- wniosek dotyczy wyłącznie rozliczenia otrzymania zaliczki,
- wniosek służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym
projektu.
Wydatki
przedstawione
przez
Beneficjenta
refundowane są wg stopy określonej dla właściwego
działania POIiŚ (dla działania 1.1 – 85 %) - do momentu
osiągnięcia
maksymalnej
kwoty
wydatków
kwalifikowanych, określonej w umowie.
Zasada „luki finansowej” określa maksymalny poziom wydatków
kwalifikowalnych na poziomie projektu, a nie na poziomie
poszczególnych zadań.
178
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
9. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki
objęte wnioskiem
1. Nr dokumentu
2. Nr księgowy lub ewidencyjny
3. Data wystawienia dokumentu
4. Data zapłaty
• Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy
podać wszystkie daty lub daty graniczne;
• Jeżeli pracownik pobrał zaliczkę za zakupy i zapłacił gotówką - w
kolumnie jako datę zapłaty należy wpisać datę zapłaty gotówką, a
nie daty rozliczenia zaliczki (faktura będzie zawierała zapis o
zapłacie gotówką i datę zapłaty).
179
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Jeżeli w ww. przypadku konieczna była dodatkowa płatność
gotówką - już nie z przyznanej zaliczki, a ze środków własnych
pracownika - w kolumnie 4 należy wpisać dwie daty - datę zapłaty
gotówką oraz datę rozliczenia zaliczki.
• W przypadku delegacji, jako datę zapłaty należy wpisać datę
wypłaty zaliczki (jeśli była pobierana) oraz datę rozliczenia
delegacji.
5. Nazwa towaru lub usługi
Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na
jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi/towaru dana pozycja
dotyczy. W przypadku wielu pozycji zawartych w fakturze możliwe jest
podanie łącznego dla tych pozycji rodzaju asortymentu.
180
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
6. Kwota dokumentu brutto
Kwota tożsama z kwotą łączną, na jaką opiewa przedmiotowy
dokument, nawet jeśli w kwocie tej zawierają się wydatki poniesione w
ramach innego projektu czy też programu operacyjnego lub w ogóle nie
związane z żadnym projektem.
7. Kwota dokumentu netto
• Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może
wyłącznie z podatku VAT.
• Jeśli
dokument
dotyczy
wydatków
kwalifikowanych
i
niekwalifikowanych w kolumnie 6 i 7 należy wykazać łącznie ww.
kwotę wydatków związanych z projektem.
181
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
8. Kwota wydatków kwalifikowalnych
Wydatki kwalifikowalne, związane z projektem, rozliczane danym
wnioskiem o płatność.
9. W tym VAT
• Należy podać kwotę VAT zawartą w wydatkach uwzględnionych w
kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny.
• W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać „0”.
10. Kategoria wydatku.
• Należy podać kategorię lub podkategorię wydatku z listy określonej
w Instrukcji wniosku o płatność.
182
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Jeśli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii lub
kilku podkategorii, to w kolumnie 10 należy wymienić wszystkie
dotyczące go kategorie i podkategorie wraz z kwotami wydatku
kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii.
• W przypadku, gdy wydatek dotyczy opłat, należy jednocześnie
zamieścić dopisek „opłata”.
• Wszystkie kategorie wydatków powinny być interpretowane w
kontekście postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POIiŚ.
• Suma poniesionych wydatków, zadeklarowanych w kolejnych
wnioskach o płatność, w ramach tych kategorii, które występują w
załączniku do umowy o dofinansowanie pn. Opis projektu, nie może
przekraczać odpowiednich limitów.
183
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych
(wynikających z umów cywilno – prawnych: zleceń i o dzieło) należy
podać w odpowiednich kolumnach (pozostałe kolumny wypełniane
jak wyżej):
- graniczne daty dokonania płatności (tj. najwcześniejsza i
najpóźniejszą);
- wartość dokumentu;
- kolumny 7 (kwota netto) i 9 (VAT) pozostają niewypełnione
(należy wpisać 0).
• Faktury korygujące również powinny być ujmowane w
zestawieniu dokumentów (ze znakiem „minus” , jeśli na podstawie
tej faktury została pomniejszona należność dla wykonawcy) lub ze
znakiem „plus” (jeśli na podstawie tej faktury została zwiększona
należność dla wykonawcy).
184
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów
dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych.
• Jeżeli beneficjent nie rozlicza faktur (a chciałby np. wydatkować
wkład własny na początku realizacji projektu), nie powinien tych
wydatków ujmować we wniosku o płatność.
• Dla ułatwienia procesu weryfikacji wniosku o płatność zaleca się,
aby kolejny nr pozycji pod którą ujęto wydatek w tabeli 9
nanieść na pierwszym dowodzie załączanym do wniosku i
potwierdzającym poniesienie wydatku.
185
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Okres sprawozdawczy nie jest tożsamy z okresem
ponoszenia wydatków.
• W przypadku wydatków poniesionych w danym okresie
sprawozdawczym, które nie zostały ujęte we wniosku o
płatność za ten okres (np. z powodu przeoczenia przez
beneficjenta lub konieczności przedstawienia dodatkowych
dokumentów potwierdzających prawidłowość operacji, np. operatu
szacunkowego), można je ująć we wniosku o płatność za inny
okres sprawozdawczy (zaleca się, by były ujmowane w ostatnich
wierszach zestawienia nr 9).
186
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• W sytuacji gdy faktura zapłacona została po ostatnim
dniu okresu sprawozdawczego (w okresie 14 dni na
złożenie wniosku), określonego jako ostatni dzień
miesiąca kalendarzowego, ale wystawiono ją w okresie
sprawozdawczym, w celu przyspieszenia dokonywania
płatności, można ją uwzględnić we wniosku o płatność
za okres, kiedy została wystawiona.
• Warunek - wydatki muszą być poniesione w okresie
kwalifikowania wydatków.
Nie jest to dopuszczalne jednakże w przypadku
wydatków ponoszonych pod koniec roku.
187
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Deklarowanie ponownie tych samych wydatków
• Co do zasady beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym
wniosku o płatność tych samych wydatków, które już raz
zostały uznane za kwalifikowane.
• Zasada ta nie dotyczy jednak wydatków, które zostały uznane za
niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność, były
we wcześniejszych wnioskach deklarowane jako niekwalifikowalne
lub zostały wstrzymane przez IW na etapie weryfikacji wniosku o
płatność. W takiej sytuacji beneficjent może ponownie załączyć
dane wydatki do kolejnego wniosku o płatność.
•
188
Należy je wówczas opatrzyć odpowiednim odnośnikiem i komentarzem
pod tabelą - np. „wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres
… Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany/Wydatek
na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowalny”.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Faktury w walutach obcych
W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN, jako
wydatek kwalifikowany należy uznać wartość faktury z dnia
dokonania płatności, tj. faktyczny rozchód środków pieniężnych
odzwierciedlony w księgach rachunkowych beneficjenta (podrozdział
5.4 pkt 13 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
PO IiŚ).
Przykład: Beneficjent otrzymał fakturę z dn. 30 maja 2009 r. na kwotę
100 000 euro. Wycenił zobowiązanie po średnim kursie NBP z dnia
poprzedzającego dzień operacji – wartość faktury wyniosła 445 880
PLN. Beneficjent dokonał zapłaty tej faktury w dniu 15 czerwca 2009 r.
– faktyczny wydatek wyniósł 464 100 PLN i jest wyższy niż wycena
faktury w księgach rachunkowych.
W tym przypadku za kwalifikowaną należy uznać kwotę 464 100 PLN.
189
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• W takim przypadku dane na opisie faktury mogą różnić się od
kwot wykazanych w zestawieniu, jeśli kurs po którym je
zaksięgowano był inny niż kurs wg którego dokonano płatności.
Wartość podatku VAT pozostaje niezmieniona.
10. Uzyskany dochód oraz odsetki
poprzedniego wniosku o płatność.
narosłe
od
złożenia
• Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego
projektu (w rozumieniu Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z
dnia 11.07.2006r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące
EFRR oraz FS), jaki beneficjent uzyskał w okresie:
- w przypadku pierwszego wniosku o płatność, w którym
beneficjent rozlicza zaliczkę: okres od otrzymania zaliczki do
końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność,
190
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• w przypadku kolejnych wniosków o płatność - okres od
ostatniego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozliczał
zaliczkę, wnioskował o zaliczkę lub refundację do końca okresu za
jaki składany jest wniosek o płatność.
• Zgodnie z Wytycznymi „Dochody incydentalne”, jak również kary
umowne nie są traktowane jako dochody w rozumieniu ww.
rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności
operacyjnej projektu.
• Należy wskazać wyłącznie te rzeczywiście uzyskane dochody
brutto, które nie zostały uwzględnione na etapie szacowania
poziomu dofinansowania (wyliczania luki finansowej) przed
podpisaniem umowy o dofinansowaniu.
191
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• W punkcie 10 należy wykazywać także wysokość odsetek
bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej, przekazanej
beneficjentowi w formie zaliczki.
• Zgodnie z Wytycznymi ws. trybu dokonywania płatności i rozliczeń
przychód z odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji
rozwojowej przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki
pomniejsza płatność na rzecz beneficjenta.
• Dochodem nie są odsetki bankowe od środków otrzymanych w
formie refundacji.
• Punkt 10 wniosku nie jest wypełniany w przypadku, gdy wniosek
beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym
projektu. W takiej sytuacji należy wpisać 0.
192
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
11. Finansowanie wydatków z pożyczek Europejskiego Banku
Inwestycyjnego (EBI)
• Dla projektów, dla których ma to zastosowanie, należy wskazać
kwotę wydatków objętych wnioskiem, które zostały
sfinansowane z pożyczki Europejskiego Banku Inwestycyjnego
(EBI).
• W pozostałych przypadkach należy wpisać „nie dotyczy”.
193
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podpisy i potwierdzanie za zgodność z oryginałem
• Wniosek na ostatniej stronie podpisuje i pieczętuje osoba
wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów
beneficjent powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność
(format karty jest dowolny, może go określić IW). Karta może
zawierać przykładowo również podpisy osób potwierdzających
dokumenty za zgodność z oryginałem.
• W przypadku konieczności zmiany informacji zawartych w tej karcie
beneficjent przedstawia jej aktualizację wraz z wnioskiem o
płatność, od którego ta aktualizacja będzie obowiązywała.
• Dodatkowo wniosek należy parafować na każdej stronie.
• Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z
oryginałem poprzez przynajmniej czytelny podpis (imię i
nazwisko) lub parafę osoby dokonującej potwierdzenia. W
przypadku parafy, osoba taka powinna zostać umieszczona na
194
karcie wzorów podpisów.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokonywanie poprawek i uzupełnień wniosku o
płatność
• Zgodnie z Wytycznymi w zakresie trybu dokonywania płatności i
rozliczeń Ministra Rozwoju Regionalnego instytucja weryfikująca
wniosek może poprawiać lub uzupełniać następujące błędy
stwierdzone w tym wniosku:
-
195
oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w zestawieniu
dokumentów;
oczywiste omyłki w opisie załączonych kserokopii dokumentów;
oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w innych punktach
wniosku.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Sposób nanoszenia poprawek:
Poprawka powinna być dokonana przez jednokrotne skreślenie
błędnej treści, wpisanie nad/obok treści właściwej, postawienie
parafy wraz z datą.
• Każdorazowo przed dokonaniem jakichkolwiek poprawek lub
uzupełnień, w przypadku jeśli wniosek mógłby być zaakceptowany i
występują w nim błędy, które będą mogły zostać dokonane przez
IW, powinna ona upewnić się poprzez kontakt (mailowy lub
pisemny), że poprawki są prawidłowe.
• W przypadku uzyskania potwierdzenia odpowiednie adnotacje
powinny zostać naniesione na liście sprawdzającej w IW, a
następnie możliwe są dwa sposoby postępowania:
196
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
-
poprawki są naniesione na wniosku otrzymanym przez IW, a
kopia skorygowanego wniosku (potwierdzona za zgodność z
oryginałem) przekazywana jest do beneficjenta wraz z
informacją dotyczącą zatwierdzenia;
- poprawki naniesione są na wniosku otrzymanym przez
instytucję weryfikującą oraz kopii wniosku posiadanej przez
beneficjenta; możliwa jest sytuacja, aby beneficjent dokonał
poprawek/uzupełnień na formularzu wniosku w siedzibie
instytucji. Dla ułatwienia - osoba dokonująca tych
poprawek/uzupełnień powinna widnieć na karcie wzorów
podpisów.
• Poprawiona
wniosku.
197
powinna
zostać
również
wersja
elektroniczna
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Jeśli wniosek zawiera zarówno błędy, które mogłyby zostać
poprawione przez IW, jak i błędy uniemożliwiające autoryzację
wniosku, beneficjent proszony jest o poprawę wszystkich
stwierdzonych błędów.
Przykłady omyłek „oczywistych”
-
literówki;
-
pomyłka w numerze wniosku o płatność IPII,
błąd w sumie, błąd w kwocie brutto, netto lub VAT pojedynczego
dokumentu,
do faktury o danym numerze przypisano zły numer
księgowy/ewidencyjny,
podano błędną datę w kolumnie 3 i 4 - w stosunku do tego co
wynika z załączonej dokumentacji,
198
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
-
błędna informacja w jednym z pkt 3-7; w sytuacji gdy informacja w
więcej niż jednym punkcie jest nieprawidłowa (tzn. podane dane dla
innego programu operacyjnego) istnieje podejrzenie, że wniosek
może nie dotyczyć PO IiŚ,
-
wpisanie danych niezgodnych z umową o dofinansowanie (np.:
wartość bazowa wskaźnika),
-
błędy rachunkowe wynikające z tabel zawierających dane
finansowe,
o w tym np.: kwota w pkt 7 wniosku jest różna od sumy ogółem w
pkt 8 zestawienia wydatków,
o nieprawidłowo obliczono kwotę w pkt 8 (jeśli wnioskowano o
refundację).
199
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Przykłady omyłek „nieoczywistych”
-
w opisie dokumentu podano prawidłowy nr projektu, ale błędny tytuł
lub odwrotnie,
-
w opisie dokumentu w ogóle nie zawarto informacji na temat
projektu,
-
kwota wydatku ujęta w zestawieniu różni się od ujętej w
załączonym
dokumencie - tzn. jest od niej niższa, a w opisie
dokumentu nie ma informacji, iż stwierdzona różnica jest
niekwalifikowalna,
-
w opisie projektu podano błędną kategorię wydatku lub pozycję
budżetu.
200
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wybrane zagadnienia dot. dokumentowania wydatków
• Na potrzeby realizacji projektu beneficjent musi prowadzić odrębny
system księgowy albo zapewnić odpowiedni osobny kod
księgowy dla wszystkich operacji dot. projektu (zarówno dla
wydatków kwalifikowanych, jak i niekwalifikowanych)
• W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla
potrzeb projektu, ewidencję księgową.
• Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być
zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając pozyskiwanie
danych do sprawozdań.
201
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Realizacja projektu podlega systematycznej kontroli finansowej.
Wynikiem takiej kontroli jest następnie poświadczenie przez
poszczególne instytucje systemu, że deklaracje wydatków
kwalifikowanych są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości
opartych na sprawdzalnych dokumentach.
• W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w
części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z
uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą.
202
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Za kwalifikowany uznaje się jedynie wydatek faktycznie
poniesiony, tj. wydatek faktycznie zrealizowany w
znaczeniu
kasowym
(jako
rozchód
środków
pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy
beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego do
ponoszenia wydatków kwalifikowalnych).
Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady jest wkład
niepieniężny oraz amortyzacja.
203
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku
•
faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej
wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty.
Przez dokument o równoważnej wartości
dowodowej
należy
rozumieć każdy dokument potwierdzający, że zapis księgowy
podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie
wykonanych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W szczególności
dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu może być dokument
księgowy lub wyciąg z ksiąg rachunkowych, odzwierciedlający
wysokość poniesionych kosztów, potwierdzony przez upoważnione
osoby.
Nie jest możliwe rozliczanie wydatku na podstawie faktur pro - forma
(możliwe - na podstawie duplikatu faktury).
204
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dowód zapłaty stanowi:
• wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty lub tzw.
historia rachunku.
Dokonując płatności na rzecz wykonawców w tytule przelewu
powinno się podać albo numer kontraktu (umowy) zawartego z
wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr faktury
(lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej), z tytułu której
dokonywana jest płatność. Jest to niezbędne dla celów
przyporządkowania kopii wyciągów bankowych (lub historii rachunków)
do odpowiednich faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej).
Jeżeli na dokumencie potwierdzającym dokonanie zapłaty nie widnieje
kurs walutowy, należy załączyć dodatkowy dokument zawierający
taką informację - dotyczy płatności za faktury wyrażone w walucie
innej niż PLN.
205
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji - jako
dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na
wyciągu tym nie podano szczegółów płatności.
Na przelewie powinien być podany albo numer kontraktu (umowy)
zawartego z wykonawcą albo numer faktury.
Nie jest konieczne załączanie pełnego wyciągu bankowego,
zwłaszcza jeśli jest on obszerny. Można załączyć pierwszą stronę
wyciągu oraz stronę z zaksięgowanym wydatkiem.
206
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• w przypadku płatności gotówkowych jako dokument
potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć:
-
fakturę lub dokument księgowy o równoważnej
dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” lub
-
dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o
równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków,
którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności
wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub
dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej,
którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania
płatności. Jeżeli nie jest możliwe aby KP/KW zawierały odniesienie
do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości
dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie
informacji o numerach KP/KW.
207
wartości
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku
elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane
elektronicznie
potwierdzenie
przelewu.
Dokument
sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe
(tj. Dz.U z 2002 r. Nr 72, poz 665 z późn. zm.). Nie wymaga
podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma
konieczności ich potwierdzania za zgodność oryginałem.
208
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wkład niepieniężny
Beneficjent we wniosku o płatność może również zadeklarować do
refundacji (w 85 %) wkład niepieniężny w realizację przedsięwzięcia
(nieruchomości, urządzenia lub materiały, ekspertyzy, nieodpłatna
praca wolontariuszy). Nie trzeba wówczas przedstawiać
dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (np. wyciągu
bankowego).
W tym przypadku dokumentami potwierdzającymi wartość wkładu
niepieniężnego, niezbędnymi do przedłożenia razem z wnioskiem o
płatność są:
o w przypadku nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego
do nieruchomości:
- dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych
odzwierciedlające
wysokość
poniesionych
kosztów,
potwierdzone przez upoważnione osoby,
209
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
-
operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego
rzeczoznawcę, określający wartość rynkowej nieruchomości lub
wartości prawa użytkowania wieczystego nieruchomości.
Podstawowym dokumentem, który określa wysokość wkładu
niepieniężnego w postaci nieruchomości jest dokument księgowy.
Operat szacunkowy jest dokumentem pomocniczym, określającym
wartość rynkową nieruchomości. W przypadku, gdy dokument
księgowy opiewa na wyższą wartość niż operat szacunkowy należy
zadeklarować jako wkład niepieniężny kwotę do wysokości określonej
w operacie, jeśli ww. wartość z dokumentu księgowego jest niższa niż
w operacie szacunkowym należy zadeklarować jako kwalifikowaną
kwotę do wysokości określonej w dokumencie księgowym.
210
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Jeżeli beneficjent poniósł wydatek na nieruchomości bądź sprzęt
(urządzenia) w okresie kwalifikowania wydatków nie powinien
deklarować tego jako wkład niepieniężny, ale jako zwykły wydatek.
Wkład niepieniężny powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji, w której
beneficjent poniósł wydatek na nabycie nieruchomości bądź sprzętu
przed rozpoczęciem okresu kwalifikowania wydatków dla POIiŚ
lub sytuacji, w której beneficjent nabył prawo do sprzętu w innej
drodze niż poprzez zakup (np. kompensata należności wniesienie
aportem itp.), a zatem nie może zadeklarować go jako wydatek
kwalifikowany.
211
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokumentowanie amortyzacji
•
Tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi
dokumentami księgowymi, np. w postaci PK lub inne
dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych
(również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego).
Odpisy amortyzacyjne, żeby mogły być kwalifikowane powinny
być liczone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o
podatku dochodowym od osób prawnych.
212
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
•
Przykład ujęcia we wnioskach o płatność odpisów amortyzacyjnych
dotyczących
zakupu
przenośnych
środków
trwałych
nie
zainstalowanych na stałe w projekcie:
Zakup sprzętu komputerowego, wartość netto 10 000 zł, w tym 7 000 zł - środki
trwałe, 3 000 - odpis jednorazowy (wyposażenie).
W pierwszym wniosku o płatność w kolumnie 8 w tabeli 9 zostanie wykazana
kwota 3 000 zł + wartość odpisów amortyzacyjnych za dany okres,
potwierdzona, dokumentami PK. W drugim wniosku o płatność kwota
odpisów amortyzacyjnych za okres objęty drugim wnioskiem itd.
Właściwym postępowaniem jest również np. ujęcie wszystkich PK
dotyczących odpisów amortyzacyjnych we wniosku o płatność końcową
lub we wniosku o płatność pośrednią w tym okresie, w którym sprzęt
zostanie całkowicie zamortyzowany.
Koszty związane z amortyzacją nie mogą być przedstawione w celu
rozliczenia zaliczki, gdyż w tym przypadku nie nastąpiło faktyczne
wykorzystanie środków poprzez ich wydatkowanie.
213
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokumentowanie zakupu środków trwałych
W przypadku zakupu środków trwałych do wniosków o płatność należy
dołączyć:
-
faktury (lub równoważny dokument księgowy),
dokumenty potwierdzające zapłatę,
protokoły odbioru,
dokumenty OT.
Zasadniczo zawsze należy odrębnie dokumentować wykonanie
zamówienia protokołem odbioru.
Wymóg podpisania protokołu odbioru nie dotyczy umów, dla
których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy
bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów, podnoszenie
kwalifikacji).
214
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
W ww. przypadku beneficjent jest zobowiązany uprawdopodobnić
zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na
potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu
przepisów o rachunkowości.
W przypadku zakupu środków trwałych w budowie
wydatki są kwalifikowane pod warunkiem:
- przyjęcia danego środka trwałego do ewidencji środków
trwałych
- wydatek ten będzie traktowany jako inwestycyjny zgodnie z
zasadami rachunkowości beneficjenta.
Dopiero po przyjęciu środka trwałego do ewidencji środków
trwałych wydatki z nim związane powinny być ujmowane we
wnioskach o płatność.
215
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokumentowanie wydatków na
wygrodzenia
Wydatki osobowe, tj. koszty wynagrodzenia (wszystkich składników
wynagrodzenia) pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie
umowy o pracę albo mianowania, ponoszone przez pracodawcę, za
okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, w
tym regulaminowych dodatków, nagród oraz premii) mogą
stanowić wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników
zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby przygotowania bądź
realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania
wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań
związanych z przygotowaniem lub realizacją projektu.
216
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Wydatki
osobowe
mogą
stanowić
wydatek
kwalifikowalny w proporcji, w jakiej dany pracownik
poświęca swój czas na działania związane z
przygotowaniem
lub
realizacją
projektu
współfinansowanego w ramach PO IiŚ.
• Zgodnie z informacją uzyskaną z IP nie jest możliwe rozliczenie
wynagrodzenia pracownika poprzez wykazanie jako wydatku
kwalifikowanego 100 % dodatku do wynagrodzenia (mimo
proporcjonalnego rozdziału obowiązków i sporządzania oddzielnych
list płac), przyznanego przez pracodawcę za czynności
wykonywane w związku z realizacją projektu
IW wystąpiła do IP o formalne potwierdzenie ww. informacji.
217
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokumenty składane przy rozliczaniu wynagrodzeń:
-
oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są
związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w
ramach POIiŚ,
-
lista stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są
deklarowane jako kwalifikowalne,
-
wskazanie, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy
poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze
wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia,
-
lista płac (umożliwiająca jednoznaczne zidentyfikowanie stanowisk
finansowanych w ramach projektu),
-
wyciągi bankowe,
218
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
-
opisy stanowisk lub zakresy obowiązków zadań pracowników,
których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu.
Wytyczne dopuszczają się też możliwość rozliczania czasu pracy
pracownika na podstawie kart czasu pracy. W takim przypadku opis
stanowiska (lub zakres obowiązków) nie musi zawierać informacji na
temat proporcji, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania
związane z realizacją projektu).
•
219
W przypadku gdy Beneficjent załącza do wniosku o płatność
dowody
zapłaty
składek
ZUS
dotyczące
całego
przedsiębiorstwa, wskazane jest by złożył oświadczenie
wyjaśniające, że w ramach ww. kwot przekazane zostały
kwalifikowane składki pracowników JRP (z określeniem ich
wysokości).
Powyższe oświadczenie nie musi być oddzielnym dokumentem –
może przyjąć formę opisu na przekazanym dowodzie zapłaty
składek ZUS.
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
•
Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest
składnikiem wynagrodzenia, a zatem nie może być uznany za
wydatek kwalifikowalny.
• Dokumentowanie wydatków na wynagrodzenia
związane z umowami zleceń z pracownikami wykonującymi
zadania POIiŚ:
- listy płac,
- Deklaracje ZUS,
- wyciągi bankowe.
Listy płac oraz deklaracje ZUS powinny być opisane zgodnie z
Wytycznymi.
220
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wydatki poniesione na wynagrodzenia,
kwalifikowalne,
powinny
być
zgodne
wynagradzania w danej instytucji.
deklarowane jako
z
regulaminami
• Zgodnie z Wytycznymi beneficjent powinien - na potrzeby przyszłej
kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - posiadać dokumenty
potwierdzające, iż dana osoba wykonywała, w określonym zakresie,
prace związane z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach
POIiŚ (np. poprzez przedstawienie dokumentów przygotowanych
przez daną osobę). Dla celów kontroli zaleca się prowadzenie
ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w
danych okresach miesięcznych.
• Beneficjent powinien również - na potrzeby przyszłej kontroli
projektu przez uprawnioną instytucję - móc uzasadnić na wniosek
podmiotu kontrolującego (w oparciu o dostępne dokumenty, czy też
opracowania) - wysokość wynagrodzenia pracowników np. w
odniesieniu do warunków rynkowych.
221
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dowód księgowy
• Dowód księgowy stanowi podstawę księgowania. Stwierdza fakt
dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym
przebiegiem.
• Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 Ustawy
o rachunkowości):
1. Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwa,
adres)
3. Opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe również w
jednostkach naturalnych);
4. Datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, jeśli jest
inna;
222
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której
przyjęto składniki aktywów;
6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz
sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których
mowa w pkt 5 i 6, o ile wynika to z odrębnych przepisów lub techniki
dokumentowania zapisów księgowych.
• Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać
przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu
obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej
(podatek na fakturze zawsze wykazywany jest w walucie polskiej).
Wynik zamieszcza się na dowodzie lub załącza w formie wydruku.
223
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dodatkowe, szczególne wymogi, jakie musi spełniać
faktura VAT
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w
sprawie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur,
sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają
zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (z
zastrzeżeniem par. 5 ust. 10 i 11 rozporządzenia);
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena
jednostkowa netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż,
bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
224
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z
podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od
podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów
(usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek
podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
225
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług
zwolnionych od podatku dodatkowo wskazuje się również:
• symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych
na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub
przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol lub
• przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na
podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub
• przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to
świadczenie.
226
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Faktury, które mogą nie zawierać numeru identyfikacji
podatkowej nabywcy:
• wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących
działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących
działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw
rolnych,
• wystawiane nabywcom eksportowanych towarów,
• wystawiane uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i
urzędom konsularnym oraz członkom ich personelu,
• nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii
elektrycznej
i
cieplnej,
gazu
przewodowego,
usług
telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych (między innymi).
227
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dowody księgowe powinny być:
• rzetelne - zgodne z rzeczywistym
gospodarczej, który dokumentują;
przebiegiem
operacji
• kompletne - zawierające co najmniej dane określone w art. 21
ustawy o rachunkowości;
• wolne od błędów rachunkowych;
• Sprawdzone pod względem:
–
merytorycznym
rzeczywistością,
–
formalnym - sprawdzenie czy dokument odpowiada stawianym
mu wymogom, co do formy, kompletności danych, właściwego
sporządzenia, właściwego formularza, czytelności
–
rachunkowym – sprawdzenie czy dokument zawiera błędy
arytmetyczne;
228
-
potwierdzenie
zgodności
operacji
z
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Pozbawione niedopuszczalnych poprawek;
• Opatrzone oznaczeniami identyfikującymi je z zapisami w księgach
rachunkowych.
Opisywanie dokumentów księgowych
Zgodnie z zaleceniami MRR z dnia 20.04.2009 r. możliwe jest
stosowanie uproszczonego sposobu opisywania faktur lub
dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oraz
ograniczenie zakresu danych podawanych w dokumentach
potwierdzających poniesienie wydatku - w stosunku do zaleceń
określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ.
229
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości
dowodowej powinien zawierać:
1. jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o
równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek.
2. numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia
kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono
wydatek;
3. numer umowy o dofinansowanie/decyzji;
4. jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji –
nazwę Programu Operacyjnego;
5. numer działania;
6. w przypadku państwowych
klasyfikacji budżetowej;
230
jednostek
budżetowych
–
kod
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
7.
w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej - kategorię
wydatku oraz podkategorię wydatku na podstawie RPD;
8.
w każdym innym przypadku niż wskazany w pkt 7 - kategorię
wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu
dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np.
Przygotowanie projektu – Przygotowanie raportów OOŚ lub
Roboty budowlane);
9.
jeśli
sporządzono
odrębny
dokument
potwierdzający
wykonanie/odebranie
robót/usług/dostaw
–
dane
identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia);
10. kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT;
dodatkowo, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku,
którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku
należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze
wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki,
bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną;
11. w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy
podać kurs, po którym przeliczono jej wartość.
231
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o
równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w
zakresie,
- o którym mowa w punkcie 3,
- a w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za
kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub
dokumentu
księgowego
o
równoważnej
wartości
dowodowej - także w zakresie, o którym mowa w punkcie
10 (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest
niekwalifikowalny).
232
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej
kartce, stanowiącej załącznik do faktury lub innego dokumentu
księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
W tym przypadku załącznik powinien określać numer dokumentu
księgowego, do którego się odnosi.
Brak poprawnego opisu faktury/innego dokumentu księgowego jest
podstawą do zwrotu tego dokumentu beneficjentowi do poprawy.
Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej
powinny zawierać zapis dokumentujący sprawdzenie jej pod
względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz
zatwierdzenie przez upoważnioną osobę.
Przykładowy opis do faktury stanowi załącznik Nr 2 do Wytycznych w
zakresie sprawozdawczości.
233
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Rachunki bankowe
• Beneficjent powinien posiadać odrębne
otrzymywania zaliczki oraz odrębne
otrzymywania refundacji.
konto na potrzeby
konto na potrzeby
Przy czym na potrzeby otrzymywania zaliczki należy wskazać
bezwzględnie wyodrębniony rachunek bankowy, na potrzeby
refundacji można wskazać podstawowy rachunek jednostki.
• Odsetki od środków zaliczki będą pomniejszać kwotę dotacji
przekazywanej w ramach kolejnych płatności.
• Rachunek zaliczkowy powinien być oprocentowany.
• Nie jest natomiast dopuszczalne zakładanie lokat ze środków
na ww. rachunku.
234
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokonywanie płatności z rachunków zaliczkowych w
sytuacji gdy jedynie część wydatku jest
kwalifikowana.
• Ogólna zasada: środki na rachunku zaliczkowym powinny być
wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowalnych.
Możliwe są trzy sposoby postępowania:
1) beneficjent dokonuje płatności za fakturę w części kwalifikowanej
–
z
rachunku
zaliczkowego,
natomiast
za
część
niekwalifikowaną dokonuje płatności z innego rachunku ze
środków własnych (rozwiązanie zalecane
ze względu na
przejrzystość przepływów na rachunku zaliczkowym i łatwiejszą
weryfikację wniosków o rozliczenie zaliczki).
235
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
2) beneficjent przekazuje równowartość kwoty do zapłaty w części
niekwalifikowanej na rachunek zaliczki, a następnie w tym
samym dniu lub później dokonuje płatności na rzecz wykonawcy
płatności jednym przelewem z rachunku zaliczkowego.
Przy wniosku o rozliczenie zaliczki niezbędne jest dodatkowo
przedłożenie wyciągów bankowych potwierdzających zasilenie
rachunku zaliczkowego. W takiej sytuacji wszystkie odsetki naliczone
na rachunku zaliczkowym powinny być zadeklarowane w rozliczeniu.
Pomniejszają one kwotę dofinansowania wypłacanego beneficjentowi
przy kolejnym wniosku o płatność.
236
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
3) rozwiązanie dopuszczalne, ale nie zalecane - beneficjent
posiadając środki na rachunku zaliczkowym, dokonuje płatności za
fakturę kwalifikowaną częściowo lub w całości ze środków
własnych, a następnie „refunduje” kwalifikowaną część faktury,
przelewając środki z rachunku zaliczkowego na rachunek własny.
W takiej sytuacji przy wniosku o rozliczenie zaliczki należy załączyć
standardowe dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku oraz
potwierdzenie dokonania przelewu z rachunku zaliczkowego na
rachunek środków własnych. Należy przy tym zapewnić odpowiednią
ścieżkę audytu, w tym w szczególności z dokumentu
potwierdzającego dokonanie przelewu z rachunku zaliczkowego
powinna jasno wynikać przyczyna przelewu, tj. powinna być jasna
informacja, że „refundacja” dotyczy konkretnego wydatku dokonanego
ze środków własnych.
237
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Nieprawidłowy sposób dokonywania
płatności z rachunku zaliczkowego:
• Postępowanie polegające na tym, że beneficjent najpierw dokona
płatności z rachunku zaliczkowego za niekwalifikowalną część
faktury, a następnie uzupełni ten rachunek równowartością wydatku
niekwalifikowanego, nie jest właściwe.
W takiej sytuacji, beneficjent jest zobowiązany zwrócić na rachunek
zaliczkowy
zarówno
kwotę
odpowiadającą
wydatkom
niekwalifikowalnym, jak i odsetki, które powinny być naliczone od tej
kwoty zgodnie z umową o prowadzenie rachunku bankowego w okresie
od dokonania płatności za wydatki niekwalifikowalne do dokonania
zwrotu tej kwoty ze środków własnych beneficjenta na rachunek
zaliczkowy.
238
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Wydatki poniesione przez beneficjenta ze środków własnych przed
otrzymaniem zaliczki nie mogą być przedstawione we wniosku o
płatność jako rozliczenie zaliczki (sam wydatek jest kwalifikowany).
Zaliczka - zgodnie z ogólnie funkcjonującą definicją zaliczki przekazywana jest na przyszłe wydatki.
• Jeżeli beneficjent poniósł wydatki przed otrzymaniem zaliczki, a
umowa nie przewidywała płatności w formie refundacji możliwe są
dwa rozwiązania:
- ujęcie ww. wydatków dopiero we wniosku o płatność końcową,
która będzie refundacją,
- aneksowanie umowy o dofinansowanie i przewidzenie w niej
płatności pośrednich.
• Jeżeli beneficjent po otrzymaniu zaliczki dokona wydatku z konta
głównego, a nie z konta zaliczkowego - istnieje możliwość
zrefundowania takiego wydatku z zaliczki.
239
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Wysokość zaliczki i tryb jej rozliczenia określa umowa o
dofinansowanie:
- pierwsza transza zaliczki może zostać wypłacona na
podstawie harmonogramu określonego w umowie,
- każda kolejna transza może być wypłacona pod warunkiem
rozliczenia co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych
wcześniej środków (wykazania we wnioskach o płatność
przedłożonych do IW wydatków kwalifikowalnych na co najmniej
70 % wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek).
• W ramach zaliczki nie można rozliczyć poniesionych kosztów, jeśli
nie wiążą się one z fizycznym przepływem środków na rachunku/w
kasie beneficjenta, a stanowią jedynie zapis w księgach
rachunkowych, jak to ma miejsce w przypadku np. kosztów
amortyzacji.
240
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Przekazywana na podstawie umowy o dofinansowanie zaliczka
może zostać w całości wykorzystana na opłacenie 100 %
zobowiązań kwalifikowalnych wynikających z dowodów
księgowych (choć we wniosku o płatność tylko 85 % tej zaliczki
zostanie rozliczone).
241
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Pytania zgłoszone pisemnie przez uczestników szkolenia
(zakres finansowy).
1) W jaki sposób dokonać przeliczeń na PLN w przypadku faktur i
płatności w EUR w następujących elementach wniosku o płatność w
ramach POIiŚ:
- opis faktury - pkt „w tym wydatki kwalifikowalne w kwocie PLN”,
- pkt 9 wniosku - Zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki objęte wnioskiem – kolumna 8 „kwota wydatków
kwalifikowanych”?.
Nie ma potrzeby dokonywania przeliczeń specjalnie na potrzeby wniosku o
płatność. Zasada jest taka, że wydatkiem kwalifikowanym, który jest ujmowany
w opisie faktury i zestawieniu, jest wydatek faktycznie poniesiony przez
beneficjenta. W momencie zapłaty za fakturę w EUR beneficjent musi określić
jej wartość w PLN na dzień operacji (wymóg ustawy o rachunkowości) i ten
wydatek, potwierdzony wyciągiem bankowym, jest ujmowany we wniosku o
płatność.
242
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
2) Czym jest podyktowana decyzja, że beneficjent może do wniosku o
płatność załączyć zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki, a inny beneficjent musi załączyć kopie
dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem ?
Odpowiedź: możliwość takiego dokumentowania wydatków (zestawienie
dokumentów wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych kosztów)
przewidują Wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń,
jednakże odnosi się ona przede wszystkim do projektów realizowanych w
ramach programu operacyjnego współfinansowanego z Europejskiego
Funduszu Społecznego (musi to wynikać z umowy) – projekty te z reguły mają
mniejszą wartość niż projekty infrastrukturalne i często przewidują znaczną
liczbę drobnych wypłat.
W odniesieniu do projektów realizowanych w ramach POIiŚ Wytyczne
stwierdzają możliwość dokumentowania wydatków zestawieniem dokumentów
jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, określonych przez
Instytucję Zarządzającą (IZ) lub Instytucję Pośredniczącą (za zgodą IZ).
Możliwość taka musi wynikać z umowy o dofinansowanie. Jak do tej pory IZ/IP
nie określiła takich przypadków - zatwierdzony przez IZ wzór umowy o
dofinansowanie dla priorytetu I i II takiej możliwości nie przewiduje.
243
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zgodnie z umową wydatki muszą być rozliczane na warunkach określonych w
Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, które wskazują na
konieczność dokumentowania poniesionych wydatków kopiami dokumentów
źródłowych, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. Obowiązuje to
wszystkich beneficjentów.
Ww. wymóg złagodzony jest jedynie w przypadków projektów pomocy
technicznej (dla instytucji funkcjonujących w systemie wdrażania POIiŚ) – tu
część wydatków może być dokumentowana w formie zestawienia.
3) W przypadku gdy beneficjent prowadzi dwie ewidencje księgowe, tzn.
jedną ewidencję podstawową,
a drugą ewidencję pozabilansową szczegółową do projektu,
to w punkcie 11 wniosku o płatność, w kolumnie 2, którego
należy użyć numeru księgowego lub ewidencyjnego?
Odpowiedź: w kolumnie 2 zestawienia wydatków należy podać numer
księgowy lub ewidencyjny odnoszący się do ewidencji bilansowej
(podstawowej).
244
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
4) Czy we wniosku można ująć:
a) faktury zapłacone gotówką,
b) faktury zapłacone po terminie?
Odpowiedź:
ad. a) Tak.
ad. b) Tak.
Opóźnienia w płatnościach beneficjenta na rzecz wykonawcy nie
powinny mieć zasadniczo wpływu na kwalifikowalność wydatku.
Za opóźnienia wykonawca może naliczyć beneficjentowi odsetki karne,
które nie stanowią wydatków kwalifikowalnych.
5) Czy dochodem są kary umowne uzyskane z nieterminowego
wykonania przedmiotu umowy?
Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku w chwili obecnej kary
umowne nie stanowią dochodu w rozumieniu rozporządzenia
ogólnego - nie są wykazywane w pkt 10 wniosku.
245
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
•
W przypadku gdy kara umowna została potrącona z płatności na rzecz
wykonawcy (np. faktura została zapłacona w niższej kwocie) - wydatek
powinien być kwalifikowany w wysokości wypłaconych środków.
•
W przypadku gdy kara umowna została zapłacona odrębnym przelewem nie pomniejsza wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu,
jednakże beneficjent powinien przeznaczyć ją w pierwszej kolejności na
pokrycie dodatkowych wydatków związanych z niewywiązaniem się przez
wykonawcę z umowy (z tytułu którego naliczona została kara umowna).
246
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna projektu:
• Ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną
ocenę
funkcjonowania
instytucji,
legalności,
gospodarności, celowości, rzetelności, nazywany jest
audytem. Zazwyczaj wykonywany on jest przez
odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio
kierownikowi instytucji lub przez podmiot zewnętrzny.
Audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny,
niezależny od jednostki audytowanej stanowi audyt
zewnętrzny.
247
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia
audytu Projektu, zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie standardami oraz wytycznymi Instytucji
Zarządzającej w zakresie audytu Projektu. Jeżeli
Beneficjent nie posiada w swojej strukturze
wyodrębnionej komórki audytu wewnętrznego, jest
zobowiązany do przeprowadzenia audytu
zewnętrznego Projektu przez podmiot
zatrudniający osoby o odpowiednich
kwalifikacjach i wiedzy z zakresu funkcjonowania
Programu oraz posiadający wymagane prawem
uprawnienia.
248
Ministerstwo Środowiska
13 kwietnia 2015
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków projektów
z I i II osi priorytetowej.
• Przykłady z realizowanych projektów w ramach osi I i II
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
249
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Przykłady nieprawidłowości i nadużyć w trakcie realizacji
i dokumentacji rozliczeniowej projektów.
• Przykłady z aktualnie zrealizowanych projektów formie
zestawienia.
250
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dyskusja. Podsumowanie szkolenia.
251
Ministerstwo Środowiska
1 grudzień 2011