Transcript Planlama - Yrd. Doç. Dr. Recep KILIÇ

YÖNETİM
VE
ORGANİZASYON
3.DERS
Yrd. Doç. Dr. Recep KILIÇ
www.recepkilic.net
E mail: [email protected]
Twitter/krecep
PLANLAMA
ÖRGÜTLEME
KOORDİNASYON
(EŞGÜDÜMLEME)
DENETİM
(KONTROL)
YÖNELTME
YÖNETİMİN FONKSİYONLARI
2
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
YÖNETİMDE PLANLAMA İŞLEVİ
Roma'nın filozof imparatoru Marcus Aurelius, iki bin yıl kadar önce şöyle
diyordu: "Kazanç ve güvenliği sağlayan şey kumar değil, planlamadır."
Yöneticilerin, en önemli sorumluluklarından biri, örgütün gelecekte nerede
olacağına ve buraya nasıl ulaşılacağına karar vermektir. Ancak belirsiz ve
sürekli değişen bir çevrede, yöneticilerin geleceği nasıl planlayacağı önemli
bir sorundur.
Tamer Koçel’e göre Plan; bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak ve nelerin
gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır,
Plan, örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için
ne gibi işlerin yapılacağını, bunların nasıl,
ne zaman ve kimler aracılığıyla yapılması
gerektiğini gösteren kararlar bütününü
ifade eder.
Planlama, örgütün amaçlarını ortaya
koyarak, bu amaçlara nasıl ulaşacağını
belirleme sürecini ifade eder
4.2. Planlamanın Özellikleri
 Planlama bir seçim ve karar verme sürecidir:
 Planlama geleceğe dönük bir süreçtir:
 Planlama; risk, amaç ve varsayımlar ile ilişkili bir kavramdır:
 Planlama esnek ve dinamik bir süreçtir:
4.3. Planlama İlkeleri
• Temel ve Yardımcı Planların, Örgüt Amaçlarının Gerçekleşmesine
Katkı Sağlaması İlkesi: Tek başına plan yapmak, örgütü başarıya
ulaştırmak için yeterli değildir. Planla birlikte eyleme geçmek gerekir.
• Planlamanın Üstünlüğü İlkesi: Planlama, örgütlerde yönetim
sürecinin ilk ve en önemli işlevi olarak kabul edilir. Diğer yönetim
işlevlerinin başarıya ulaşabilmesi, öncelikle planlama işlevinin etkin
biçimde yerine getirilmesi ve akılcı plan hedeflerinin ortaya
konulmasına bağlıdır.
• Planlamanın
Etkinliği
İlkesi:
Bir
planın etkinliği, o planın uygulamaya
konulması için katlanılan maliyetler ile
örgüt amaçlarına yaptığı katkı miktarı
arasındaki ilişkiye bakılarak ölçülür.
4.4. Planlamanın Yararları ve Sakıncaları
•Plansız çalışma sonucu ortaya çıkan stres ve karmaşa ortadan kalkar;
•Yöneticinin dikkatinin amaçlar üzerinde odaklanmasını sağlar;
•İş görenlerin dikkatinin ulaşılması istenen amaçlar üzerinde
toplanmasına yardımcı olur.
•Örgütlere esneklik kazandırır, değişimlere uyum sağlamayı kolaylaştırır;
•Örgütün değişik birimlerinde harcanan çabaların eşgüdümünü sağlar;
•Yöneticilere uzun vadeli düşünme alışkanlığı kazandırır;
•Denetimde kullanılacak standartları ortaya koyar;
•Örgütün iç ve dış çevresindeki olası fırsatların ve bunlardan yararlanma
olanaklarının belirlenmesini sağlar;
•Karşılaşılabilecek sorunların öngörülmesi ve bunlardan kaçınılmasına
olanak verir;
•Tekrarları ve getireceği zaman kayıplarını ortadan kaldırır.
Planlamanın bazı sakıncaları:
•Biçimsel anlamda planlama süreci önemli ölçüde zaman, para ve enerji
harcamayı gerektirir;
•Planlama kapsamında ortaya konan sonuçlara ulaşılamadığında, zaman,
emek ve sermaye açısından bir kayıp ortaya çıkabilir;
•Planlama çalışmaları ile birlikte işgörenlerde, sonradan ortaya çıkan bu
değişiklik ve gelişmelere karşı bir direnç ortaya çıkabilir;
•Planlama gelecekle ilgili bir faaliyet olup, tahminlere dayandığı için bazen
amaçların gerçekleşmemesi gibi bir durum ortaya çıkabilir;
•Planlamanın geleceğe yönelik bir faaliyet
olması nedeniyle, güncel gelişmelerin
dikkatten kaçması gibi riskli bir durum söz
konusu olabilir;
•Planlama faaliyetlerinde yöneticilerin sabit
ve değişmeyen bir düşünceye sahip
olmaları ve belirli kalıplar içerisinde
hareket
etmeleri,
planların
esneklik
özelliğini ortadan kaldırabilir.
4.5. Plan Türleri
a) Kullanım Biçimlerine Göre Planlar
Tekrarlanan/Sürekli Planlar: Örnek: Yatırım projelerine ilişkin planlar
Tek Kullanımlık Planlar: Örnek: Eğitim planları, satın alma planları,
bakım-onarım planları
b) Niteliklerine Göre Planlar
Stratejik Planlar: Örgütün büyüme
planları,
yeni
pazarlara
açılma
planları, birleşme ve ortaklıklara dönük
planları
Taktik Planlar: pazarlama biriminin
satış planları, reklâm planları, bütçesi
vb.
Operasyonel (Uygulamaya Dönük)
Planlar: Üretim biriminin haftalık
çalışma programları, vardiyalar, haftalık
ve günlük satış planları.
c) Kapsadıkları Dönemlere Göre Planlar
• Uzun Dönemli Planlar: (5 yıldan fazla) Uzun süreli
planlar; satışların artması, kâr, yatırım, sermaye artırımı,
ürün değişimi, satışların coğrafi bölgelere göre bileşimi,
personel sayısının artırılması vb.
• Orta Dönemli Planlar: (1-5 yıl) örgüt yatırımları, gelirgider analizi vb
• Kısa Dönemli Planlar: (1 yıldan az) genellikle günlük
işlerin yürütülmesine ilişkin planlardır.
d) Biçimsellik Derecesine Göre Planlar
•Biçimsel Planlar: Yazılı hale
getirilmiş
•Biçimsel Olmayan Planlar:Yazılı
hale getirilmemiş (gizli)
4.6. Planlama Süreci
a) Örgütsel Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi
•Amaç ve hedefler açık ve anlaşılabilir olmalıdır:
•Amaç ve hedefler ölçülebilir olmalıdır:
•Amaç ve hedefler aynı zamanda önemli sonuçlar üzerinde
odaklanmalıdır:
•Amaç ve hedefler, iddialı ancak aynı zamanda gerçekçi olmalıdır:
•Amaç ve hedefler belirli bir zaman
boyutunu kapsamalıdır:
•Amaç
ve
hedefler
ödüllere
bağlanmalıdır:
•Bunların yanında amaç ve hedefler;
örgüt
çalışanları
tarafından
paylaşılabilir, özgün, belirli ölçüde
esnek ve birbirleriyle uyumlu
MİSYON VE VİZYON
Misyon, örgütün ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere
kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini ve örgütün varlık
nedenini ifade eder.
•Örgütün ürettiği mal ve hizmetlerin neler
olduğu;
•Örgütün hangi müşteri kitlesi veya pazara
hizmet sunduğu;
•Örgütün kullandığı temel teknolojilerin neler
olduğu;
•Örgütün büyüme ve kârlılık konusundaki temel
amaçları;
•Örgütün genel felsefesi;
•Örgütün kendini nasıl gördüğü ve örgütün
kamuoyuna genel olarak vermek istediği mesaj.
Vizyon, örgütün gelecekte kendini görmek istediği yerin karşılığı
olarak kullanılmaktadır.
•Her örgütün vizyonu kendine özgü ve diğerlerinden farklı bir özelliğe
sahip olmalıdır.
•Geleceğe yönelik olarak örgütün iç ve dış çevresinde yapılması
düşünülen tüm faaliyetler göz önünde bulundurulup, değerlendirilmelidir.
•Vizyonun, örgütün tüm paydaşları tarafından anlaşılması, paylaşılması
sağlanmalıdır.
•Vizyon,
örgütün
geleceğe
ilişkin
faaliyetleri ile ilgili olup, bu yönüyle
örgütsel amaç ve hedefler için önemli bir
kaynak niteliğini taşır.
•Vizyon,
yöneticilerin
yaratıcılık,
yenilikçilik, riski göze alma, katılımcı ve
paylaşımcı olma vb. özellikleri ile ilgili
bilgi vererek, kamuoyunda örgütün
kültürü hakkında bir fikir oluşmasını
yardımcı olmalıdır.
b) Örgütsel
Belirlenmesi
Amaç
ve
Hedeflere
Ulaştıracak
Seçeneklerin
Planlama sürecinin bu aşamasında, örgütün gelecekte ulaşmak istediği amaç ve
hedeflere ‘nasıl’ ve ‘ne yaparak’ ulaşılabileceğine yönelik seçeneklerin
belirlenmesi söz konusudur.
c) Seçenekler Arasından Seçim Yapma
Örgütü amaç ve hedeflerine ulaştıracak seçenekler ve hareket biçimleri
arasından en uygun olanının seçimi
d) Planlama Sürecinin Gözden Geçirilmesi ve Güncelleştirilmesi
Planlama işlevinin dinamik bir özellik
taşıması nedeniyle, elde edilen sonuçların
sürekli olarak gözden geçirilmesi, ortaya
çıkan
olumsuz
sonuçların
araştırılarak düzeltilmesi.
nedenlerinin