Transcript Grondslagen administratieve organisatie deel A

Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel B processen en systemen
prof. E.O.J. Jans
m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
1
Hoofdstuk 4
Het magazijnproces- en voorraadsysteem
•
•
•
•
•
•
Magazijnfunctie
Magazijnproces
Informatiebehoeften
Procesactiviteiten
Voorraadsysteem/ fin-adm proces
Voorraadinventarisatie
2

Bewarende functie
◦ Goederen moeten zorgvuldig worden
bewaard
◦ Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot
rentekosten
◦ Risico’s van waardevermindering, enz.
◦ Opslagkosten en handlingkosten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
3

Waarom voorraden aanhouden?
◦ Tijd-en ritmeverschillen tussen
 Inkoop en verkoop (handelsonderneming)
 Inkoop en productie (ind. Bedrijven)
 Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven)
◦ Onzekerheid
 Variatie in vraag
 Veranderende levertermijnen
◦ Economisch motief: kostenafweging – trade off
 bestelkosten/omstelkosten versus
voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten)
 kosten van variatie in productieritme versus voorraadkosten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
4



Magazijnfunctie = schakel tussen twee
beschikkende functies in het
waardekringloopproces.
Inkoop
Magazijn
beschikken bewaren
Verkoop
beschikken
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
5

Onderscheid
◦ Technisch => geen/wel toegang voor personeel
◦ Administratief => wel/geen uitgiftebon

Open magazijnen
◦
◦
◦
◦
Geen magazijnafgiftedocumenten
Grijpvoorraden
Indirecte verbruiksmeting
Toepassingsgebieden
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
6
Verkoopproces
Inkoopproces
MAGAZIJNPROCES
Productieproces
Financieeladministratief
proces
Human
resource
proces
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
7
7.
In ontvangst nemen van goederen
Keuring van ontvangen goederen
Opslaan van ontvangen goederen
Afgeven van goederen (intern/extern)
Verzenden van goederen
Aanhouden van eigen registratie
Inventariseren van voorraden
8.
Secundaire activiteiten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
8
Uitvoerders procesactiviteiten =>
operationele informatiebehoeften

T.b.v. de planningfunctie

◦
◦
Aanwezigheid van voorraden
Staat waarin goederen zich bevinden
T.b.v. de controlfunctie

◦
◦
Klachteninformatie
Informatie over voorraadverschillen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
9

Autorisatie tot inontvangstneming
◦ Overzicht te ontvangen zendingen
◦ Verzameling kopie-bestelorders

Eerste globale controle bij portier

Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is
◦ Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit
◦ Geautomatiseerde ontvangstmeldingen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
10

Normen waaraan kwaliteit inkomende
goederen moet voldoen

Keuringsprocedure

Procedure afgekeurde goederen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
11

Afsluitbare ruimten, enz.
Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat
Periodiek onderhoud

Doelmatige magazijninrichting


◦ Locatiecode:
 gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak
◦ Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’
◦ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren
 AS - AR
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
12


Autorisatie tot goederenafgifte
Afgifteorganisatie
◦ Individuele uitgiftebonnen
◦ Verzameluitgiftelijsten (picking lists)
verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk;
nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag

Geautomatiseerd verzamelsysteem
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
13

Magazijnchef of Expeditiechef
Eigen vervoer/externe transporteur

Fysieke distributie

◦ Routeplanning
◦ Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst)

Kosten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
14

Afleggen van verantwoording
◦ Bewaren
◦ Ontvangen/afgeven van goederen

Controle door inventarisatie:
◦ Inventarisatie vs. info uit artikelbestand

Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde
omgevingen
◦ Zelfcontrole enz.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
15

Doel
◦ Controle op de bewaarder

Controle op juistheid en volledigheid van de
voorraadadministratie
◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen

Methoden
◦ Integraal
◦ Partieel roulerend
◦ (simultaan)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
16



Niet op eigen initiatief magazijnchef:
beschikkend functionaris geeft opdracht
Afval en uitval; kosten van vernietiging
Opmaken proces-verbaal (protocol)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
17

Informatieve en controlerende aard
◦
◦
◦
◦
Functies van voorraden (voorraadbegrippen)
Opslaglocaties
Prijzen bij mutaties en waardering (prijssystemen)
Registratiemethoden
 Per stuk
 Per artikelsoort
 Per partij
 Per artikelgroep (financieel)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
18

Doel
◦ Controle op de bewaarder
◦ Controle op juistheid en volledigheid van de
voorraadadministratie
◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen

Methoden van voorraadopname
◦ Integraal
◦ Partieel roulerend
◦ (simultaan)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
19

Aanwijzen van controleur
Bepalen van inventarisatiemoment
Uitprinten inventarisatielijst
Vergelijken IST – SOLL met
verschillenanalyse
Afboeken magazijnverschillen (autorisatie
door procuratiehouder)
Bijhouden verschillenstatistiek

Voorraden bij derden





◦ Positieve methode
methode
Opgaven,◦3eNegatieve
druk, behorend bij Grondslagen
Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
20