Transcript De magazijnfunctie

Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel B processen en systemen
prof. E.O.J. Jans
m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
1
Hoofdstuk 4
Het magazijnproces- en voorraadsysteem
•
•
•
•
•
•
Magazijnfunctie
Magazijnproces
Informatiebehoeften
Procesactiviteiten
Voorraadsysteem/ fin-adm proces
Voorraadinventarisatie
2
De magazijnfunctie
Bewarende functie
◦ Goederen moeten zorgvuldig worden
bewaard
◦ Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot
rentekosten
◦ Risico’s van waardevermindering, enz.
◦ Opslagkosten en handlingkosten
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
3
1
De magazijnfunctie
Waarom voorraden aanhouden?
◦ Tijd-en ritmeverschillen tussen
Inkoop en verkoop (handelsonderneming)
Inkoop en productie (ind. Bedrijven)
Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven)
◦ Onzekerheid
Variatie in vraag
Veranderende levertermijnen
◦ Economisch motief: kostenafweging – trade off
bestelkosten/omstelkosten versus
voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten)
kosten van variatie in productieritme versus voorraadkosten
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
4
De magazijnfunctie
Magazijnfunctie = schakel tussen twee
beschikkende functies in het
waardekringloopproces.
Inkoop
beschikken
Magazijn
bewaren
Verkoop
beschikken
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
5
Gesloten en open magazijnen
Onderscheid
◦ Technisch => geen/wel toegang voor personeel
◦ Administratief => wel/geen uitgiftebon
Open magazijnen
◦
◦
◦
◦
Geen magazijnafgiftedocumenten
Grijpvoorraden
Indirecte verbruiksmeting
Toepassingsgebieden
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
6
2
Het magazijnproces
Verkoopproces
Inkoopproces
MAGAZIJNPROCES
Productieproces
Financieeladministratief
proces
Human
resource
proces
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
7
Procesanalyse
7.
In ontvangst nemen van goederen
Keuring van ontvangen goederen
Opslaan van ontvangen goederen
Afgeven van goederen (intern/extern)
Verzenden van goederen
Aanhouden van eigen registratie
Inventariseren van voorraden
8.
Secundaire activiteiten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
8
Informatiebehoeften
Uitvoerders procesactiviteiten =>
operationele informatiebehoeften
T.b.v. de planningfunctie
◦
◦
Aanwezigheid van voorraden
Staat waarin goederen zich bevinden
T.b.v. de controlfunctie
◦
◦
Klachteninformatie
Informatie over voorraadverschillen
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
9
3
1. Goederenontvangst
Autorisatie tot inontvangstneming
◦ Overzicht te ontvangen zendingen
◦ Verzameling kopie-bestelorders
Eerste globale controle bij portier
Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is
◦ Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit
◦ Geautomatiseerde ontvangstmeldingen
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
10
2. Kwaliteitscontrole (keuring)
Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen
moet voldoen
Keuringsprocedure
Procedure afgekeurde goederen
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
11
3. Opslag van goederen
Afsluitbare ruimten, enz.
Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat
Periodiek onderhoud
Doelmatige magazijninrichting
◦ Locatiecode:
gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak
◦ Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’
◦ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren
AS - AR
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
12
4
4. Afgifte van goederen
Autorisatie tot goederenafgifte
Afgifteorganisatie
◦ Individuele uitgiftebonnen
◦ Verzameluitgiftelijsten (picking lists)
verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk;
nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag
Geautomatiseerd verzamelsysteem
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
13
5. Verzenden van goederen
Magazijnchef of Expeditiechef
Eigen vervoer/externe transporteur
Fysieke distributie
◦ Routeplanning
◦ Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst)
Kosten
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
14
6. De magazijnadministratie
Afleggen van verantwoording
◦ Bewaren
◦ Ontvangen/afgeven van goederen
Controle door inventarisatie:
◦ Inventarisatie vs. info uit artikelbestand
Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde
omgevingen
◦ Zelfcontrole enz.
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
15
5
7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5)
Doel
◦ Controle op de bewaarder
Controle op juistheid en volledigheid
van de voorraadadministratie
◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen
Methoden
◦ Integraal
◦ Partieel roulerend
◦ (simultaan)
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
16
8. Vernietigen van goederen
Niet op eigen initiatief magazijnchef:
beschikkend functionaris geeft opdracht
Afval en uitval; kosten van vernietiging
Opmaken proces-verbaal (protocol)
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
17
Het voorraadsysteem
Informatieve en controlerende aard
◦
◦
◦
◦
Functies van voorraden (voorraadbegrippen)
Opslaglocaties
Prijzen bij mutaties en waardering (prijssystemen)
Registratiemethoden
Per stuk
Per artikelsoort
Per partij
Per artikelgroep (financieel)
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
18
6
Voorraadinventarisatie
Doel
◦ Controle op de bewaarder
◦ Controle op juistheid en volledigheid van de
voorraadadministratie
◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen
Methoden van voorraadopname
◦ Integraal
◦ Partieel roulerend
◦ (simultaan)
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
19
Inventarisatieprocedure
Aanwijzen van controleur
Bepalen van inventarisatiemoment
Uitprinten inventarisatielijst
Vergelijken IST – SOLL met verschillenanalyse
Afboeken magazijnverschillen (autorisatie
door procuratiehouder)
Bijhouden verschillenstatistiek
Voorraden bij derden
◦ Positieve methode
◦ Negatieve methode
Opgaven,
Opgaven, 3e druk,
druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
druk)
© WoltersWolters-Noordhoff
20
7