Transcript Grondslagen administratieve organisatie deel A

Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel B processen en systemen
prof. E.O.J. Jans
m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
1
Hoofdstuk 10
Capaciteitsproces en dienstverlenende
bedrijven
•
•
•
Procesanalyse
Controle-technische aspecten
Beschikbaarstelling van
• Arbeidskracht
• Productiemiddelen
• Ruimten
•
•
Outsourcing
Ruimten voor evenementen
2
Procesanalyse

Ruime
verscheidenheid van
dienstverlenende
bedrijven
Dienstverlenende bedrijven
I
met een eigen goederenbeweging
II
met een goederenbeweging met goederen van derden
III
beschikbaarstelling van ruimten
met specifieke reservering
zonder specifieke reservering
IV
overige bedrijven en vrije beroepen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
3


specifieke dienst en overeenkomstig primair proces = tijdelijke
beschikbaarstelling van
 een bepaalde soort capaciteit met evt.
 aanvullende en/of ondersteunende activiteiten
dienstverlenende bedrijven stellen iets beschikbaar
◦ menselijke arbeid
 wegens tijdelijk tekort (uitzendarbeid)
 om specifieke kennis
 om ‘ambachtelijke vaardigheden’
◦ goederen bvb. schilderijen (ook duurzame productiemiddelen
bvb. transportmiddelen, bouwkranen)
◦ ruimten
 woonruimten, kantoren, bedrijfsruimten
Bvb. http://www.nl.regus.be/
 ruimten voorzien van apparatuur/ faciliteiten ten dienste van
derden
Bvb. http://www.wasserijgilberte.be/pages/wasserij.php
 ruimten voor evenementen, recreatie of vervoer
Bvb. http://www.sportoase.be/portal/
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
4

Investeren
◦ relatief grote investeringen, terugverdientijd>1jr
◦ nood aan meerjarenplan, investeringsplan,
liquiditeitsbegroting

Individualiseren
◦ Toekennen code
◦ Object voorzien van code
◦ Controle teruggave

Inspecteren
◦ In goede staat (behoud/verbeteren kwaliteit)
◦ Regelmatige inspectie, onderhoud indien nodig
◦ Bij terugkomst van goederen/vrijkomen van ruimten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
5

Plannen
◦ Capaciteiten:
 Welke
 Waar
 Termijn
◦ Optimale bezettingsgraad
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
6

Berekenen (calculatie => tarieven)
◦ berekening afhankelijk van soort capaciteit
◦ jaarbudget kosten (‘normale’/’verwachte’ bezetting)




Onderhoud
Gebruikskosten
Afschrijving
Algemene kosten
◦ winstopslag
◦ ervaring WN

Menselijke arbeidskracht?
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
7

Controletechnische functiescheiding
◦
◦
◦
◦
◦

Beschikken
Registreren
Controleren
Bewaren
Uitvoeren
Aanvullende controlemaatregelen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
8






Doorberekening arbeidsuren
Doorberekening aanneemsommen
Doorberekening tarieven materieelgebruik
Verbandscontroles opbrengsten/capaciteiten met gemaakte kosten
Standenregisters
Langs gescheiden wegen inbrengen van
‘impulsgegevens’
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
9

Opdrachtfase
Beoordelen kredietwaardigheid
Beoordelen beschikbaarheid
Het uitbrengen van een offerte
Het ontvangen van een schriftelijke opdracht of
getekende overeenkomst
◦ Het invoeren van de opdrachtgegevens in het
systeem
◦ Het geven van de opdracht tot beschikbaarstelling
◦
◦
◦
◦

Uitvoeringsfase en afwikkelingsfase
◦ Verschilt per categorie van dienstverlening’
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
10
Organisatievormen

Uitzendbureau’s
Beroeps- en ambachtelijke organisaties
◦
◦

Procesactiviteiten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Aanvraag cliënt
Uitbrengen offerte
Opdracht
Uitvoering/verantwoording
Gereedmelding
Betalingsafwikkeling
Kwaliteitsbeoordeling
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
11

Karakteristiek = individualisering

Procesactiviteiten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Aanvraag cliënt
Offerte
Opdracht
Beschikbaarstelling
Retourontvangst
Facturering en factuurafwikkeling
Onderhoud
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
12

Algemene karakteristiek = huurOV

Woningenbestand  capaciteit

Procesactiviteiten
1. Sluiten huurovereenkomst
2. Huurincasso
3. Verrichten van onderhoud
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
13

Algemene karakteristiek

Procesactiviteiten
1.Reparatieaanvraag
2.Inname van te repareren object
3.Repareren van het object
4.Kwaliteitscontrole
5.Financiële afwikkeling
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
14

Algemene karakteristiek = restauratie

Procesactiviteiten
◦ Buffet
◦ Restaurant (en keuken)

Controleaspecten
◦ Theoretisch verbruik
◦ voorraden
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
15

Uitvoeren van (ondersteundende) processen door een
andere partij, in naam van de opdrachtgever, bvb. voor
◦
◦
◦
◦

ICT-beheer
Salarisprocessen
Productieprocessen
Wagenparkbeheer
Beheersing van outsourcingprocessen
◦
◦
◦
◦
◦
Prestatieniveau vastleggen d.m.v. KPI’s
Inkooptraject + selectie
Contract + SLA
Overdracht processen (gegevens, medewerkers, …)
Evaluatie i.v.m. uitvoering
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
16
Karakteristiek:

◦ frequent wisselende gebruikers
◦ korte tijdsduur van het gebruik
Procesfasen (organisatie
evenement en
toegangskaarten)

◦
◦
◦
◦
◦
De aanschaf van toegangskaarten
De ontvangst van de kaarten
De verkoop van toegangskaarten
De toegangscontrole
De afrekening van de verkochte
kaarten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
17



Planninginfo = i.v.m. optimale bezettingsgraad
◦ V naar capaciteit + verloop
◦ kostenbegroting
Controlinfo = verantwoording opbrengsten (zie eerder)
◦ Doorberekening arbeidsuren
◦ Doorberekening aanneemsommen
◦ Doorberekening tarieven materieelgebruik
◦ Verbandscontroles opbrengsten/capa- citeiten met
gemaakte kosten
◦ Standenregisters
◦ Langs gescheiden wegen inbrengen van
‘impulsgegevens’
Operationele info
◦ Info m.b.t. capaciteiten: welke/waar/termijn
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
18