Transcript Grondslagen administratieve organisatie deel A

Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel A algemene beginselen
prof. E.O.J. Jans
m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
1
Hoofdstuk 4
AO: ontwerpvariabelen voor ontwikkelen
informatiesysteem
•
•
•
•
Infobehoeften => procesanalyse
Formulering infobehoeften i.f.v. doel
Gegevensverwerking
Maatregelen i.v.m. kwaliteitsbewaking
2

Doelstelling van de procesanalyse is
◦ Onderkennen van de samenhang van alle
bedrijfsprocessen
◦ Verwerven van inzicht in
 de aard van een bepaald proces
 de structuur van een bepaald proces
 de aard van de leidinggevende functies (proces)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
3
Procesinventarisatie
hoofdprocessen opdelen in
deelprocessen (fig. 30)
Proces/organisatiestructuurrelatie
welke functionaris is verantwoordelijk voor welk
deelproces, en op welke wijze (fig. 29)
Proces/activiteitenrelatie =
systeemstroomschema (fig 31)
Relateren gegevens
aan activiteiten
activiteitenschema (fig 33 HIPO, fig
34 ISAC, fig 35 PRISMA, Petri-net)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
4
afd.
proces
Het vermelden van
lettercodes in de
cellen levert een
3D matrix op
RACI – Responsible, Accountable, Consulted, Informed
of
Controle-technische Functiescheiding:
BWRC – Beschikken, beWaren, Registreren, Controleren
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
5



Activiteiten in een bepaald PROCES
Facultatieve vermelding AFDELING en/of
FUNCTIONARIS
In de praktijk vaak detailprocesschema
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
6

Proces/activiteiten/gegevensschema
◦ HIPO (fig 33)
◦ A-schema volgens ISAC (fig 34)
◦ PRISMA (fig 35)
◦ Petri-net (fig 36)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
7


Welke informatie heeft een functionaris nodig om
zijn functie in de organisatie te kunnen vervullen?
Wordt bepaald door:
1.De functie die iemand vervult
2.De persoon die de functie vervult
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
8







Niveau van de functie bvb. strategisch
Aard van de functie bvb. technisch
Personen waarmee men te maken heeft bvb.
leveranciers
Objecten die relevant zijn bvb. apparatuur
Bijzondere omstandigheden bvb. specifieke
werkmethodes
Wettelijke en interne voorschriften
Bedrijfseconomische principes bvb. waardering- en
calculatiemethodes
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
9
Intern
gerichte
functie
Extern
gerichte
functie
Procesmanagement
Topmanagement
Procesinfo
Managementinfo
Transactiegerichte
systemen
Managementinformatiesystemen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
10




Vaststellen informatiebehoefte via
Gegevensanalyse (Data-analysis)
◦ Wie ontvangt welke gegevens?
◦ Analyseren, aanpassen, aanvullen
Besluitvormingsanalyse (Decision-analysis)
◦ Wie neemt welke beslissingen?
◦ Benodigde info per beslissingsstap?
Prototyping
◦ Prototype IS evolueert tot productiesysteem
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
11

Monitorsystemen
◦ Opvolging relevante omgevingsfactoren (moeilijk)

KSF-methode
◦ Zwakte/sterkte van de organisatie
◦ Kansen/bedreigingen voor de organisatie in
relatie tot de omgeving
◦ Risicoanalyse
◦ Operationeel maken
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
12
opslag
Invoer andere
gegevensverwerkende
processen
invoer
bewerkingen
GEBRUIKERS
Financieeladministratief
proces
tijdelijke
opslag
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
13


Doelstelling:
◦ Verstrekken van gegevens die naadloos
aansluiten op de informatiebehoeften van de
betrokken gebruikers
Categorieën van procesactiviteiten
◦ Invoer: vaststellen basisgegevens
◦ Verwerking: via instructies vd applicatie
◦ Opslag: in bestanden
◦ Uitvoer: beschikbaar stellen van gegevens
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
14

Invoer en verwerking kunnen worden
losgekoppeld
◦ Operationeel manager is verantwoordelijk voor
doelgericht en doelmatig verlopen van het proces
◦ Gegevens over werkelijk gebeuren en toestanden
moeten worden vastgelegd

Verantwoordelijke = operationeel manager
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
15

Plaats verwerkingsproces:
centralisatie/decentralisatie
◦ voor- en nadelen


Tendens tot decentralisatie
◦ verwerking gebeurt bij informatiegebruikers =
gedistribueerde/gespreide gegevensverwerking
Plaatsing apparatuur: concentratie/deconcentratie
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
16



Kwaliteitsaspecten
◦ Effectiviteit
◦ Betrouwbaarheid
◦ Vertrouwelijkheid
◦ Enz.
Kwaliteitsobjecten
◦ Informatie
◦ Informatieverzorgingsproces
◦ Enz.
Kwaliteitsaspect eerst koppelen aan kwaliteitsobjet,
om betekenis van de kwaliteitseis te kennen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
17

Toereikendheid gegevensverstrekking

Continuïteit informatieverzorging

“Wat moet worden verstrekt en hoe?”
◦ Inhoudsaspect
◦ Tijdsaspect
 Periodiciteit
 Tijdigheid
◦ Vormaspect
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
18
DOELMATIGHEID
BETROUWBAARHEID
Flexibiliteit
aanpasbaarheid
uitbreidbaarheid
Onderhoudbaarheid
herstellen
kleine aanpassingen
Integriteit
Controleerbaarheid
Integreerbaarheid
interfaces, ...
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
19
DOELMATIGHEID
BETROUWBAARHEID
Budgettering en
Budgetbewaking
Bezettingsgraad
Doelmatigheid
procedures en
instructies
CONTINUÏTEIT
Beschikbaarheidseisen:
Controletechnische
Functiescheiding
.
Apparatuur
Programmatuur
Gegevens
Documentatie
Fysieke beveil.
GEBRUIKERSVRIENDELIJKHEID
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
20


Preventieve maatregelen:
◦ Interne controle (application controls)
◦ Beveiliging (general EDP controls)
Interne controle: Juistheid-VolledigheidAutorisatie-Tijdigheid van
◦ Ingevoerde mutaties
◦ Programma’s
◦ Bestanden
◦ Gegevensverwerking zelf
◦ Uitvoer van gegevens
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
21




Gericht op:
◦ Continuïteit
◦ Betrouwbaarheid
Risicoanalyse (Risk-management)
Maatregelen:
◦ Fysieke
◦ Organisatorische
◦ Hardwarematige
◦ Softwarematige
Backup en recovery
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
22


Toepasbaarheid maatregelen IC en beveiliging mee
afhankelijk van omvang van de organisatie en de
veelal daarmee samenhangende grootte van het
computersysteem
Specifieke problemen:
◦ Informele wijze van werken
◦ Minder mogelijkheden m.b.t. functiescheiding
◦ Beperkingen van apparatuur/programmatuur
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
23