Transcript Grondslagen administratieve organisatie deel A

Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel B processen en systemen
prof. E.O.J. Jans
m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
1
Hoofdstuk 3
Het verkoopproces- en systeem
•
•
•
Verkoopfunctie
Verkoopproces
Procesactiviteiten
• Verkoopproces
• Magazijnproces
•
•
•
•
•
•
•
Facturafwikkeling
Verpakking
Verkoopcontracten
Consignatiegoederen
Informatiebehoeften
Voorraadbeheersing
Verkoopsysteem
2

Inhoud marketingfunctie
◦ Identificeren van de vraag
◦ Verkrijgen van orders
◦ Adequaat uitvoeren van orders

Marktstrategie kiezen (SWOT)
◦ Operationaliseren in marketingplan
 Marktkeuze (marktsegment)
 Afzet, omzet en marge per grootheid
 Marketinginstrumenten (4 P’s)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
3

Product/dienst
◦ aansluiting met samenleving

Prijs
◦ verkoopprijs, korting, ...

Plaats
◦ distributie, verkoopkanaal

Promotie
◦ reclame, PR, direct marketing, ...
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
4

Customer Relation Management
◦ One-to-one marketing
◦ Registratie van gegevens over aankoopgedrag en
specifieke persoonskenmerken individuele
afnemers
◦ Specifieke softwaretoepassingen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
5

Deelfunctie van marketingfunctie

Taken
◦ Verkrijgen van orders
◦ Op correcte wijze uitvoeren van orders
◦ Zorg dragen voor klantenbinding

Wie?
◦ Buitendienst
◦ Binnendienst

Verkoop is een beschikkende functie
◦ Acceptatie van orders
◦ Uitlevering van gevraagde goederen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
6

Bij afdeling Administratie (omwille van CT-FS)
◦ Geen commercieel belang
◦ Controlerende functie door Administratie op
gedelegeerde bevoegdheden t.a.v. gehanteerde
prijzen en kortingen
◦ Rol ERP-systeem

Verkoopdocumentatie
◦ Belangrijk aanknopingspunt controlerende functie
van het management m.b.t. prijzen en kortingen
◦ Bijhouden op intranet, m.b.v. CRM-software, enz.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
7
Magazijnproces
Productieproces
Inkoopproces
VERKOOPPROCES
Human
resource
proces
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
Financieeladministratief
proces
© Wolters-Noordhoff
8
•
•
•
•
•
•
•
•
Overzicht procesactiviteiten
Orderverkrijging
Orderontvangst
Orderbeoordeling
Orderverwerking
Goederenuitlevering
Retourzendingen
Afwikkeling verkoopfacturen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
9





Aangaan van relatie met een afnemer:
kredietwaardigheid
Vaststellen van de prijs/eventuele korting
(bevoegdheid!)
Uitlevering van goederen
E-commerce
Producten/diensten op maat: opstellen specs,
vervolgens calculatie
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
10


Via vertegenwoordiger
Rechtstreeks van klanten
◦ Schriftelijk
◦ Telefonisch (evt. via callcenter)
◦ Via internet (webwinkel, e-mail)

Inbrengen van de ordergegevens
◦ Naam/nummer klant, artikelnummers met
hoeveelheden, gewenste afleverdatum,
afleveradres
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
11

Kredietwaardigheid: WIL ik leveren?
◦ Kredietlimiet (max. uitstaand bedrag)
◦ Krediettermijn (max. periode om te betalen)
◦ Bestaande versus nieuwe klanten

Leverbaarheid/levertijd: KAN ik leveren?
◦
◦
◦
◦
Voldoende beschikbare voorraad?
Informatie uit artikelbestand
Eventueel backorders/naleveringen
Doorlooptijd van de order
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
12

Factureringssysteem
◦ Voorfacturering
 Voorwaarden om te kunnen toepassen (zie volgende slide)
◦ Nafacturering

Maandfacturen
◦ Reden?

Rembourszendingen (contante afrekening)
◦ procedure
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
13
◦ Artikelbestand wordt gemuteerd voordat de
facturen worden aangemaakt; aan de hand van de
kopie-verkoopfacturen worden goederen
gereedgesteld.
◦ Geen goederen verzenden waarvoor nog geen
factuur is aangemaakt.
◦ Voorwaarden toepassen voorfacturering
 Uitvoerbaarheid order moet vaststaan
 Uitgifte-eenheid = Prijseenheid artikelbestand
 Bijkomende kosten zijn vooraf bekend
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
14



Uitgiftebonnen per order of picklijst
Verzenddocumenten
Verzenden via eigen vervoer (routelijst) en/of
externe vervoerder
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
15

Redenen retourzendingen

Vaststelling
(beschikkende handelingen!)
◦ Nog in goede staat ( voorraad)
◦ Herstelbaar ( reparatie)
◦ Onbruikbaar ( vernietiging)

Retourbon (evt. digitaal)

Verhoogd risico onterecht afboeken van de voorraad

Vernietigen van goederen  procedure
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
16



Debiteurenadministratie: bewaarfunctie
Bewaking van vorderingen
Manen (aanmanen)
◦ Overleg met afdeling Verkoop
◦ Maanmethoden


Factoring
Informatiebehoeften chef
debiteurenadministratie
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
17


Verpakkingsmateriaal
Doorberekening
◦
◦
◦
◦

In de verkoopprijs opnemen
Afzonderlijk in rekening brengen
In rekening brengen + retournering
Bruikleenverstrekking
Statiegeld/huurtarief
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
18

Levering tegen vooraf overeengekomen
prijzen van overeengekomen hoeveelheden
van bepaalde goederen
◦ Op vastgestelde tijdstippen
◦ Op afroep



Contractenbestand
Contractleveringen
Contractposities
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
19




Consignatielevering = verplaatsen van deel
van de voorraad van eigen magazijn naar de
afnemer zonder dat eigendomsrecht verloren
gaat
Consignatieovereenkomst
Consignatieleveringen
Consignatieverkopen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
20

Externe factoren
◦ Algemene omgevingsfactoren
◦ De markt en haar omgeving
◦ Klantenbinding

Interne factoren
◦ Kostprijs, ontwikkeling afzet, omzet, winst
◦ Resultaten product-marktsegmenten, analyse
concurrenten
◦ Enz.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
21

Verkoopresultaten:
Vergelijking tussen SOLL- en
IST-situatie

Orderverkrijging:
- Ontwikkeling
klantenbestand
- Effect reclame etc.

Orderafhandeling
- Aantal/soort klachten

Betalingsgedrag
- Totaal openstaand
- Ouderdom
- Omlooptijd



debiteuren
- Aantal orders per art.

- Aantal nee-verkopen

- Aantal backorders
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff

Voorraadbewaking
22

Orderontvangst: - afnemersbestand
- artikelbestand




Orderbeoordeling: - debiteurenbestand
- voorraadbestand
Orderverwerking:Een uitvoerverslag om de
juistheid en de volledigheid
van de uitgaande facturen te
kunnen vaststellen.
Orderuitvoering: Lijst van nog niet uitgevoerde orders
door magazijn/expeditie.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
23

Een transactiegericht systeem dat relaties
heeft met:

Functionaliteit

◦ Verkoopproces
◦ Magazijnproces
◦ Financieel-administratief proces






Gegevensinvoer
Gegevensverwerking
Uitvoer
Budgetverantwoordelijkheid
Interne controlefunctie
Controleaspecten
 Autorisatie
 Juistheid/volledigheid invoeren klantenorders
 Integriteit van de bestanden
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk)
© Wolters-Noordhoff
24