Transcript Inleiding administratieve organisatie

Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel A algemene beginselen
prof. E.O.J. Jans
m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
1
Hoofdstuk 1
Het functioneren
van organisaties
•
•
•
•
•
•
•
•
Organisatie
Leiding
Doelbepaling
Doelrealisatie
Control
Besluitvorming
Communicatie
Administratieve organisatie
Inleiding AO
2
Organisaties
Onder een organisatie wordt verstaan:
een groepering mensen die
- in onderlinge samenwerking
- met behulp van middelen
activiteiten ontplooien om
- op doelmatige wijze
- overeengekomen doelstellingen
te realiseren.
Kenmerken:
1. Doelbewustheid
2. Doelgerichtheid
3. Doelmatigheid
Functies van de leiding (onder meer):
- Doelbepaling
- Doelrealisatie



Doelbepaling (WAT)
Doelrealisatie (HOE)
Kernbegrippen hierbij zijn:
◦ Planning
◦ Control
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
SAMENLEVING
ORGANISATIE
Een systeem omvat ‘een stel elementen
tezamen met een stel onderlinge relaties die
een geïntegreerd geheel vormen’.
Kenmerken organisatie: open en dynamisch
systeem
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
ORGANISATIE
proces
proces
proces
proces
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
proces
activiteit
•Activiteiten
•Bestuurlijke =>
besluitvormingsprocessen
•Technische (uitvoering) =>
functioneel processen
activiteit
•Functioneel processen
(organisatieprocessen)
•Primaire (kernactiviteit)
•Secundaire
(ondersteunend)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
input
output
Transformatieproces
Grondstoffen
Hulpstoffen
Arbeid
Gegevens
Goederen
Diensten
Informatie
Doelstelling: verkrijgen van toegevoegde waarde of
winst
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
Inkopen
Goederen
Vorderingen
Schulden
Betalingen
Verkopen
Geld
Ontvangsten
Goederenbeweging
Geldbeweging
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

PLANNEN:
Doelen

ORGANISEREN:
Structuur van mensen,
middelen en procedures

DIRIGEREN:
Gekwantificeerde
taakstellingen

COÖRDINEREN:
Afstemming van
plannen, procedures en taken

MGT. CONTROL:
Bewaking van organisatie,
activiteiten en resultaten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Missie / visie / KSF

KSF => SWOT-analyse
◦ analyse van de eigen mogelijkheden (intern)
 sterke punten (strengths)
 zwakke punten (weaknesses)
 vb.
◦ omgevingsanalyse (extern)
 kansen (opportunities)
 bedreigingen (threats)
 vb.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Ondernemingsplan/meerjarenplan: inzicht in onder meer
◦ activiteiten vd organisatie (komende 3-5 jaar)
◦ welke kosten, verwachte opbrengsten?
◦ financiering
◦ gebruik van scenario’s
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Niveau’s van plannen
◦ Strategisch: doelstellingen zelf
◦ Tactisch: wijze waarop, middelen waarmee
◦ Operationeel: voorbereiden en regelen van de uitvoering
Begroting!
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten


vertalen bedrijfsstrategie naar uit te voeren activiteiten om
doelstellingen te bereiken
waarom? toenemende complexiteit
ondernemingsomgeving

overzichtelijk prestatiesysteem van
◦ financiële en niet-financiële prestaties
◦ van de onderneming
◦ voor de 3 belangrijkste belangengroepen (financiers,
klanten en werknemers)

individueel
◦ elke onderneming heeft eigen kritieke succesfactoren
en meetpunten
◦ sluit aan bij de noden van de onderneming
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
Balanced Scorecard

inzicht in de prestaties en op de relatie tussen 4
essentiële invalshoeken voor de onderneming

Structurering: nood aan arbeidsverdeling

Functie- en taakbeschrijvingen, functieprofiel

Kennismanagement (lerende organisatie)

Delegatie: overdracht van bevoegdheden en
verantwoordelijkheden van hoogste leiding naar lagere
niveau’s (zie schema)
◦ verantwoording afleggen
◦ coördinatie van de gedelegeerde bevoegdheden
◦ controle van de gedelegeerde bevoegdheden
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
verantwoording
delegatie
Strategisch niveau
Managementniveau
Operationeel niveau
Uitvoerend niveau
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
Organisatiestructuren (p. 40)
structuurschema
Directeur
Chef
afdeling Administratie
Chef
afdeling Inkoop
Chef
afdeling Verkoop
Chef
afdeling Productie
Medewerkers
afdeling Inkoop
Medewerkers
afdeling Verkoop
Medewerkers
afdeling Productie
Functionele indeling: inkoop – verkoop – productie – fin. – HR
Indeling volgens product – klant – markt - ...
Fit tss structuur organisatie en haar omgeving

procedures
werkinstructie

afstemmen van verantwoordelijkheden

Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
Gehele systeem van beheersingsmaatregelen ten
behoeve van management
INSTRUMENTEN
 Selectie van personeel
 Opleiden van personeel
 Organisatiecultuur
 Beloningssysteem
 Regels en procedures
 Interne controle
STRATEGISCHE KEUZES
 Veel of weinig control?
 Baseren op risico-analyse?
 Basis van control?
 Controle van gedrag of
resultaten?
 Alleen financiële resultaten?
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten


Control  doel:
procesbeheersing
Control omvat
◦ Controle (vgl, vastleggen)
 doel: melden van
fouten
◦ Analyse van afwijkingen
◦ Bijsturing (correctieve
maatregelen)
Doel
(SOLL-situatie)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
Realisatie
(IST-situatie)
Verkoopbudget
Producten
Personeel
Kosten/
uitgaven
Kapitaalsuitgaven
Productiebudget
Grondstoffen
Personeel
Kosten/
uitgaven
Kapitaalsuitgaven
Personeel
Kosten/
uitgaven
Kapitaalsuitgaven
Personeelsbudget
Kostenbudget
Kapitaalsuitgaven
Administr.
plan
Inkoop- en
voorraadbudget
liquiditeitsbegroting
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Soorten beslissingen
◦ Strategisch
◦ Organisatorisch (= tactisch)
◦ Operationeel

Beslissingshiërarchie
◦ (niet) programmeerbare beslissingen
◦ (on)gestructureerde beslissingen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
impuls
Probleemonderkenning
en formulering
Ontwikkelen
alternatieve
oplossingen
Bepalen
consequenties
alternatieven
Beslissingen zijn het resultaat van
besluitvormingsprocessen.
Daarna moet de besluitvorming leiden
tot veranderingsprocessen.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten
Doen van
een keuze
(beslissen)
Beslissingsoverdracht

Overdracht van gegevens
◦ Extern
◦ Intern

Communicatieprocessen
◦ Formeel
◦ Informeel

Wijze van communicatie
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk)
© Wolters-Noordhoff Groningen/Houten