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行政工作經驗分享
傳播管理學系 劉昱品
資訊管理學系 陳麗卿
人文社會學院 李立行
報告大綱
一、工作分配及角色扮演
二、檔案管理
（一）電子郵件
（二）個人資料夾
（三）紙本
三、建立SOP流程
四、其他小技巧分享
報告人：劉昱品
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一、工作分配及角色扮演
組員、助理的工作分配原則
工讀生的培訓（工作守則、工作交接本、簽到表）
善用領弱勢獎助金之學生（32小時／位）
善用今年短期人力（方案八、方案九）
報告人：劉昱品
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一、工作分配及角色扮演
～組員、助理的工作分配原則～
例：98 學年度工作分配表（依大項區分）
昱品
專兼任教師新續聘
各項請購與核銷
（含卓越計畫）
新生始業式
系教評會議
升等
導師活動費
甄選入學－學校推薦
－個人申請
碩士甄試
排課
輔、雙、轉系、學程、雙聯
學制：日間部、碩士班
佳莉
系課程會議
昱君
卓越計畫成果撰寫
課程輸入及檢核
新生宣傳活動經費申請
校外課程顧問
碩士口試、碩專口試
轉學生、陸生
98 研討會
系務會議
媒體實習
課程上網
系網最新消息更新
共同課程大綱
協辦系友聯誼會活動
協辦系友聯誼會活動
學制：專班、碩專班
報告人：劉昱品
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一、工作分配及角色扮演
～組員、助理的工作分配原則～
例：98 學年度工作分配表（依大項區分）
方案九-黑咩
方案八-多啦
方案八-信翰
方案九-志良
負責「協同教學」和
「業界師資」領據與
教學 6 小時/週
專任 TA
教學 6 小時/週
經費、成果、問卷、
拍照、演講資料收齊
碩士班「專題研討」
強化升學與提升就業
課外輔導 10 小時/週
費用、照片、學生簽 課外輔導 10 小時/週
競爭力
到
方案八、九每月資料
學生學習地圖
系網最新消息更新
電子報
彙整收齊
主辦系友聯誼會活動 Elearn 教材上網
教師專業知能研習
電子雜誌
「 教 師 整 體 成 就 系 畢業典禮、運動會相
學生學術論文
統」資料建置
關資料繳交
協辦系友聯誼會、兩
協辦兩岸學術研討會 協辦系友聯誼活動
岸學術研討會
協助學制：第二部、
協辦兩岸研討會
碩專班
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
（一）電子郵件
（二）個人資料夾
（三）紙本
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～電子郵件（收件夾）～
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～電子郵件（各處室）～
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～電子郵件（各處室－細項分類１）～
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～電子郵件（待處理）～
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～個人資料夾～
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～紙本～
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～紙本～
需要翻閱或是只有紙本的資料才需歸檔
依性質分類
依學制分類（大學部、二年制專班、碩士班、碩專班）
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～紙本～
各單位
人事室、教務處（課務組）、教務處（註冊
組）、教務處（招生組）、教學卓越中心、
終教院、會計室、學務處、總務處、財產請
購單、財產增加單、財產保管單、財產移轉
單、財產請修單、財產報廢單、研發處、國
際學術交流中心、公共事務室、傳播學院
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～紙本～
學生
碩士生資料、碩專生資料、碩士生發表審核
、碩專生發表審核、畢業學分審核（日部）
、畢業學分審核（碩士）、畢業學分審核（
碩專）、畢業學分審核（專班）、轉學生抵
免、延修生（復學生）、輔系雙主修、轉系
（部）
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～紙本～
會議
系所會議、傳院會議、行政會議、招生會議
、校各處室會議
系辦
簽報、教師傳閱單、媒體實習、畢業專題、
演講、學程資料、研討會、Honors課程、對
外發文
報告人：劉昱品
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二、檔案管理
～紙本～
其他
規章辦法、國科會、教育部來函、校外來函
、校內來函、就業學程
保存期限的判別（何時該丟棄）
校內外來函
歷年成績單（僅留最後版本）
簽報（特殊）
招生資訊
報告人：劉昱品
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三、建立SOP流程
教師升等流程表及相關注意事項（如附件一）
七月底八月初先行發信詢問老師升等意願調查表（約 7～10 天內回覆）
附件資料包括：1.世新大學教師聘任暨升等辦法【98.3.25 修訂】
2.各系（所）教師評審委員會設置通則
3.本系系教評會作業要點
4.本系教師升等審查項目評分指標與通過門檻
5.教師以著作（作品）送審教師資格檢覈表【97.8.20 修改】
6.教師著作升等審查履歷表【從山洞口輸入並列印出來】
7.教師之代表著作、參考著作、參考資料檢覈表
8.代表作合著人證明
9.著作、作品審查迴避參考名單
10.升等應繳至院資料檢核表【傳院】
11.教師升等著作（作品）自評表【傳院】
↓
收件截止日-9 月 15 日（一式三份）
【9/15 係本系作業要點中規定，若前一學期之教師評鑑仍無法有結果，則人
事室會訂定截止收件時間】
↓
擬審查職級：教授
因本系教授人數不足，故主要及參考著作
擬審查職級：教授以下
擬送請院審查
↓
↓
院開畢「審查小組」會議後
可直接召開系教評會議
，系即可召開系教評會議
報告人：劉昱品
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三、建立SOP流程
碩士甄試考試流程及相關注意事項（如附件二）
※約 9 月底時已詢問主任整年所有考試委員
收到學生甄試資料
（此時招生組已經審核該生基本資格和繳費）
↓
1 「碩甄報名人數」○
2 「書面審查注意事項及圖解」
招生組會寄○
至招生系統輸入委員名單，及列印學生名單，做成：
1 『甄試資料 9*』○
2 「書面審查名單--貼在牆上」
○
↓
詢問主任是否召開會前會
1 各系所招生報名人數
準備資料○
2 簡章
○
3 前一年度口試通知書【是否修改口試進行方式規定】
○
↓
書面資料審查＜約三天（二天也 ok）＞
1 書面審查名單（張貼在 C203 會議室）
※○
2 請工讀生將寄來的學生資料整理好
○
放置資料之注意事項
1.有附光碟片的先放到筆電中
2.請工讀生檢查，有推薦信者要拆開
3.準備茶包、咖啡包、零食供委員們翻閱資料時使用
1 口試通知書（分別寄 E-mail 給各師）
給口試委員：○
2 評分成績（印一式兩份（正反面印在一起）
○
，且提醒老師「書
面審查」與「總成績」兩欄成績均相同，即兩欄都填一樣）
↓
報告人：劉昱品
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三、建立SOP流程
排課流程表及相關注意事項（如附件三）
【上學期】
步驟一：給全系專任老師「排課原則及考量」
、
「各學制新的學年度開課表」
、
「授課意願排序表（內含課程相關需求）
」
（約 7-10 天回覆）
↓
步驟二：將老師們回覆的資料整理成 excel 檔（約 2-3 個工作天）
↓
步驟三：將整理完畢的資料給主任排定（約 7-14 天可完成）
↓
步驟四：將主任初排好的課程給老師們確認並同時調查不排課時段（３天）
↓
步驟五：專任教師課程確認完畢後，才開始聯絡兼任老師（此時列印空白的
各班班表）
，除告知排定課程外，並同時調查需排課時段、教室或課
程需求等資料
↓
在步驟四、五時就可以開始輸入新學年課程資料（建議一次輸入全學年）
↓
待教務處排定時段後，先做初步的課程檢核，較明顯的問題，如選修和必修
衝堂、兩門選修衝堂、教師課程時間天地課、教室太小等，一發現時就先請
課務組窗口幫忙調整
↓
最後等教務處通知，要將檢核結果簽名確認繳交回去時，再分別列印給各老
師授課課程表（CA0316）
，請老師們確認時段和教室等資料
報告人：劉昱品
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四、其他小技巧分享
學生狀況
發文本、簽收本
表單總表、記帳、年度預算
待處理事項
行事曆
報告人：劉昱品
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四、其他小技巧分享
～發文本、簽收本（系辦、教師）～
報告人：劉昱品
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四、其他小技巧分享
～發文本、簽收本（系辦、教師）～
報告人：劉昱品
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輔導個案經驗分享
資訊管理學系
陳麗卿
人在世新
人文社會學院 李立行
報告完畢
～敬請指教～
Ｑ＆Ａ時間
～歡迎踴躍提問～