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行政工作經驗分享
傳播管理學系 劉昱品
資訊管理學系 陳麗卿
人文社會學院 李立行
報告大綱
一、工作分配及角色扮演
二、檔案管理
(一)電子郵件
(二)個人資料夾
(三)紙本
三、建立SOP流程
四、其他小技巧分享
報告人:劉昱品
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一、工作分配及角色扮演
組員、助理的工作分配原則
工讀生的培訓(工作守則、工作交接本、簽到表)
善用領弱勢獎助金之學生(32小時/位)
善用今年短期人力(方案八、方案九)
報告人:劉昱品
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一、工作分配及角色扮演
~組員、助理的工作分配原則~
例:98 學年度工作分配表(依大項區分)
昱品
專兼任教師新續聘
各項請購與核銷
(含卓越計畫)
新生始業式
系教評會議
升等
導師活動費
甄選入學-學校推薦
-個人申請
碩士甄試
排課
輔、雙、轉系、學程、雙聯
學制:日間部、碩士班
佳莉
系課程會議
昱君
卓越計畫成果撰寫
課程輸入及檢核
新生宣傳活動經費申請
校外課程顧問
碩士口試、碩專口試
轉學生、陸生
98 研討會
系務會議
媒體實習
課程上網
系網最新消息更新
共同課程大綱
協辦系友聯誼會活動
協辦系友聯誼會活動
學制:專班、碩專班
報告人:劉昱品
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一、工作分配及角色扮演
~組員、助理的工作分配原則~
例:98 學年度工作分配表(依大項區分)
方案九-黑咩
方案八-多啦
方案八-信翰
方案九-志良
負責「協同教學」和
「業界師資」領據與
教學 6 小時/週
專任 TA
教學 6 小時/週
經費、成果、問卷、
拍照、演講資料收齊
碩士班「專題研討」
強化升學與提升就業
課外輔導 10 小時/週
費用、照片、學生簽 課外輔導 10 小時/週
競爭力
到
方案八、九每月資料
學生學習地圖
系網最新消息更新
電子報
彙整收齊
主辦系友聯誼會活動 Elearn 教材上網
教師專業知能研習
電子雜誌
「 教 師 整 體 成 就 系 畢業典禮、運動會相
學生學術論文
統」資料建置
關資料繳交
協辦系友聯誼會、兩
協辦兩岸學術研討會 協辦系友聯誼活動
岸學術研討會
協助學制:第二部、
協辦兩岸研討會
碩專班
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
(一)電子郵件
(二)個人資料夾
(三)紙本
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~電子郵件(收件夾)~
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~電子郵件(各處室)~
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~電子郵件(各處室-細項分類1)~
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~電子郵件(待處理)~
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~個人資料夾~
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~紙本~
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~紙本~
需要翻閱或是只有紙本的資料才需歸檔
依性質分類
依學制分類(大學部、二年制專班、碩士班、碩專班)
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~紙本~
各單位
人事室、教務處(課務組)、教務處(註冊
組)、教務處(招生組)、教學卓越中心、
終教院、會計室、學務處、總務處、財產請
購單、財產增加單、財產保管單、財產移轉
單、財產請修單、財產報廢單、研發處、國
際學術交流中心、公共事務室、傳播學院
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~紙本~
學生
碩士生資料、碩專生資料、碩士生發表審核
、碩專生發表審核、畢業學分審核(日部)
、畢業學分審核(碩士)、畢業學分審核(
碩專)、畢業學分審核(專班)、轉學生抵
免、延修生(復學生)、輔系雙主修、轉系
(部)
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~紙本~
會議
系所會議、傳院會議、行政會議、招生會議
、校各處室會議
系辦
簽報、教師傳閱單、媒體實習、畢業專題、
演講、學程資料、研討會、Honors課程、對
外發文
報告人:劉昱品
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二、檔案管理
~紙本~
其他
規章辦法、國科會、教育部來函、校外來函
、校內來函、就業學程
保存期限的判別(何時該丟棄)
校內外來函
歷年成績單(僅留最後版本)
簽報(特殊)
招生資訊
報告人:劉昱品
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三、建立SOP流程
教師升等流程表及相關注意事項(如附件一)
七月底八月初先行發信詢問老師升等意願調查表(約 7~10 天內回覆)
附件資料包括:1.世新大學教師聘任暨升等辦法【98.3.25 修訂】
2.各系(所)教師評審委員會設置通則
3.本系系教評會作業要點
4.本系教師升等審查項目評分指標與通過門檻
5.教師以著作(作品)送審教師資格檢覈表【97.8.20 修改】
6.教師著作升等審查履歷表【從山洞口輸入並列印出來】
7.教師之代表著作、參考著作、參考資料檢覈表
8.代表作合著人證明
9.著作、作品審查迴避參考名單
10.升等應繳至院資料檢核表【傳院】
11.教師升等著作(作品)自評表【傳院】
↓
收件截止日-9 月 15 日(一式三份)
【9/15 係本系作業要點中規定,若前一學期之教師評鑑仍無法有結果,則人
事室會訂定截止收件時間】
↓
擬審查職級:教授
因本系教授人數不足,故主要及參考著作
擬審查職級:教授以下
擬送請院審查
↓
↓
院開畢「審查小組」會議後
可直接召開系教評會議
,系即可召開系教評會議
報告人:劉昱品
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三、建立SOP流程
碩士甄試考試流程及相關注意事項(如附件二)
※約 9 月底時已詢問主任整年所有考試委員
收到學生甄試資料
(此時招生組已經審核該生基本資格和繳費)
↓
1 「碩甄報名人數」○
2 「書面審查注意事項及圖解」
招生組會寄○
至招生系統輸入委員名單,及列印學生名單,做成:
1 『甄試資料 9*』○
2 「書面審查名單--貼在牆上」
○
↓
詢問主任是否召開會前會
1 各系所招生報名人數
準備資料○
2 簡章
○
3 前一年度口試通知書【是否修改口試進行方式規定】
○
↓
書面資料審查<約三天(二天也 ok)>
1 書面審查名單(張貼在 C203 會議室)
※○
2 請工讀生將寄來的學生資料整理好
○
放置資料之注意事項
1.有附光碟片的先放到筆電中
2.請工讀生檢查,有推薦信者要拆開
3.準備茶包、咖啡包、零食供委員們翻閱資料時使用
1 口試通知書(分別寄 E-mail 給各師)
給口試委員:○
2 評分成績(印一式兩份(正反面印在一起)
○
,且提醒老師「書
面審查」與「總成績」兩欄成績均相同,即兩欄都填一樣)
↓
報告人:劉昱品
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三、建立SOP流程
排課流程表及相關注意事項(如附件三)
【上學期】
步驟一:給全系專任老師「排課原則及考量」
、
「各學制新的學年度開課表」
、
「授課意願排序表(內含課程相關需求)
」
(約 7-10 天回覆)
↓
步驟二:將老師們回覆的資料整理成 excel 檔(約 2-3 個工作天)
↓
步驟三:將整理完畢的資料給主任排定(約 7-14 天可完成)
↓
步驟四:將主任初排好的課程給老師們確認並同時調查不排課時段(3天)
↓
步驟五:專任教師課程確認完畢後,才開始聯絡兼任老師(此時列印空白的
各班班表)
,除告知排定課程外,並同時調查需排課時段、教室或課
程需求等資料
↓
在步驟四、五時就可以開始輸入新學年課程資料(建議一次輸入全學年)
↓
待教務處排定時段後,先做初步的課程檢核,較明顯的問題,如選修和必修
衝堂、兩門選修衝堂、教師課程時間天地課、教室太小等,一發現時就先請
課務組窗口幫忙調整
↓
最後等教務處通知,要將檢核結果簽名確認繳交回去時,再分別列印給各老
師授課課程表(CA0316)
,請老師們確認時段和教室等資料
報告人:劉昱品
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四、其他小技巧分享
學生狀況
發文本、簽收本
表單總表、記帳、年度預算
待處理事項
行事曆
報告人:劉昱品
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四、其他小技巧分享
~發文本、簽收本(系辦、教師)~
報告人:劉昱品
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四、其他小技巧分享
~發文本、簽收本(系辦、教師)~
報告人:劉昱品
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輔導個案經驗分享
資訊管理學系
陳麗卿
人在世新
人文社會學院 李立行
報告完畢
~敬請指教~
Q&A時間
~歡迎踴躍提問~